付款申请审批制度

付款申请审批制度为规范本企业范围内的对内对外支付行为，防范付款过程中的差错和舞弊，确保付款业务的真实性、合法性，根据XX公司有限公司章程，制定本制度。l 本制度为XX公司财务内控制度的一个组成部分。l 本制度不涉及付款申请前的业务审批制度和流程。l 本制度不涉及因扩大生产而产生的大型设备采购及工程款等投资性支出，此部分支出由集团资金统一调度。l 本制度由公司决策层共同研究制定，并委托公司财务部编撰和解释。具体条款如下：一、付款审批权限（不同于业务审批权限）：l 所有支付款项对应的业务的审批手续必须完备。l 所有付款必须经过业务审核（部门），财务审核（二级审核）和有权签署的分管领导（具体分管领导审批权限见付款类型及审批权限表）核准，并严格按指定的顺序执行审批流程，否则财务有权拒绝支付款项，相关责任由经办人及其部门承担。l 各级审批人因故不能履行审批手续时，则由其书面指定所属下级为代理人，并粘贴公告于公司内部，同时到财务部备案。指定代理人可在委托代理期间行使相应的审批权力，并于代理期限过后向委托人报告。代理人在代理期间的审批责任由委托人负责。l 负责各类型付款审核的分责会计：项 目审核人n 生产用设备、材料、配件国外采购付款、采购费用采购应付会计n 非生产用固定资产采购、工程款项、工资奖金、托收费用、税款、市场销售费用及各部门日常费用报销、内部借款、销售退款、关联企业往来款预算管理专员l 各分责会计对负责的付款申请的合理性、合法性、规范性，及付款金额的正确性负有审查责任；l 各分责会计对负责的单据收集整理工作负有确保单据完整、正确、及时的责任；l 如被发现存在工作失误、不作为或推诿责任的行为，经认定，扣发其部分或全部奖金，屡犯或情节严重的可将其调离工作岗位。二、付款申请审批流程：付款申请审批分为业务经办、业务审核、财务审核（二级审核）、有权签署、付款计划、支付款项六个步骤。凡无事先审批手续、越级越权操作和审批、超出预算额定范围或不按流程办理的付款申请将不予受理。l 业务经办：按付款类型收集整理齐全完整的付款凭据作为附件，并正确填写相应的付款申请单据，签名确认后报送部门经理进行业务审核。（付款类型详见附文）l 业务审核：部门经理审核确认后，由部门指定的专人于每周四上午之前送交财务部审核，并在审核单据流转表上登记送单记录，并将单据存于相应部门的待审单据文件夹。l 财务审核：分责会计检查付款凭据是否齐全，业务是否合规、合理，支出金额是否超出预算或合同、单据是否合法完整，同时核实账务记录后签字确认。分责会计将付款单证整理分类报送至复核人审查并签字确认后，交由分责会计报送有权签署人审批。超出预算和超出合同规定支付金额的款项，由分责会计询问并记录详细说明情况，最后由分管的有权签署人确认是否允许开支，分责会计定期统计非正常支出报告提供给公司决策层和预算管理部门参考。l 有权签署：分管有权签署人最终判定是否核准并签字后，由分责会计定期取回单据。分管有权签署人个人费用报销需要董事长审批。l 付款计划：预算管理专员每周四统计一周付款单据，周五上午召开付款计划会议，根据预测现金流和付款的优先等级安排付款，统一调度资金，并由付款计划有权签署人（一般为总经理或分管财务的副总）审核后，按计划安排付款。l 支付款项：出纳根据付款计划及手续完整的单据付款并登记资金日记账。三、付款结算方式l 除工资和差旅费借款外，结算金额在3000元以上的付款项目必须通过银行转账支付。四、关于借款的规定l 员工因经办业务或出差可以向公司预支款项，因私不得借款。l 借款必须按规定的流程履行相关手续，借款人必须在借款单上签字确认借款。l 累计借款最高限额职务限额（单位：人民币元）总经理20000副总经理总工程师15000总经理助理副总工程师10000部门经理/副经理5000销售业务人员5000其他经办人员1000l 借款人员出差回公司或业务完成后，五日内应按规定到财务部报账，报账后结欠部分金额。欠款逾期1个月的，财务部有权通知人事在当月工资中扣回。l 试用人员因出差或经办业务借款，须由正式员工出具担保书或签认担保，方能办理，若借款人未能偿还借款，担保人应负有连带责任。l 借款人员全额归还借款时，可取回借款单。倘若借款单已入账则不再退还，改由出纳开据等额的统一收款收据证明其已还款。五、关于预付款的规定l 合同规定需要预付的款项，方可办理预付款。l 预付款必须按规定的流程履行相关手续。l 经办人应在业务完成三日内应按规定收集相关单据到财务部报账核销，核销流程同付款流程。l 经办人员工作移交前需落实预付款的核销工作。六、单据及附件l 单据中的各项必须按要求填写完整，不得有任何涂改事项。l 单据的付款单位全称、金额必须同所附票据载明的单位、金额相符。l 各付款类型所需的附件必须齐全、各附件的所载明的单位、数量、金额钩稽关系正确。附文：一、付款类型定义及有权签署的分管领导：本企业付款可分为12大类，具体划分如下：1) 生产用设备、材料、配件国外采购2) 生产用设备、材料、配件国内采购3) 办公用设备、物料采购，物料包含办公用品、汽车配件等4) 采购辅助税费，包括进口关税、进口增值税、检疫费、码头费用、保管费、保险费、运费、仓储费、提货费、邮寄费、进口代理费等5) 市场销售费用，包括广告费、宣传费、发运费、保险费、快件费、佣金等6) 员工日常费用报销，包含行政部门办公费，市内交通费、招待费、移动话费、汽车费用等7) 员工差旅费用报销8) 集团内部往来及其他单位往来9) 预付货款和销售退款10) 工资奖金11) 业务经办、差旅费借款、备用金12) 其他：国税、地税税金缴交，电话费、水电费、人事代理、社保金等托收项目二、各类付款申请需要填写的单据及提供的附件付款类型申请单据填写内容所需附件注意事项有权签署人1) 生产用设备、材料、配件国外采购付款申请/核销单合同号发票号付款币种应付金额收款人银行及账号款项说明付款期限采购审批表、进口合同、代理协议（代理进口）、进口发票、进口报关单（自营进口）、设备验收单（或材料入库单）、代理费用发票及明细（代理进口）收款人与发票出具人必须一致（代理进口除外）发票及清单应与入库单相符XX副总经理2) 生产用设备、材料、配件国内采购合同号发票号付款币种应付金额收款人银行及账号款项说明付款期限采购审批表、采购协议（仅第一次或变更时提供）、采购订单、供应商增值税发票、运费发票，其他费用发票，设备验收单（或材料入库单）收款人与发票出具人必须一致发票及清单应与入库单相符XX副总经理3) 办公用设备、物料合同号发票号付款币种应付金额收款人银行及账号款项说明付款期限非生产用品采购审批表、采购合同、供应商增值税发票、运费发票，其他费用发票，设备验收单（或材料入库单）收款人与发票出具人必须一致发票及清单应与入库单相符XX2副总经理经理4) 采购辅助税费付款申请/核销单合同号发票号付款币种应付金额收款人银行及账号款项说明付款期限立项审批表、业务合同，广告业专用发票/其他合法票据，佣金支付计算表收款人与发票出具人必须一致XX副总经理5) 市场销售费用XX副总经理6) 员工日常费用报销费用报销单应付金额报销人费用项目事项说明费用发票部门审核核准金额、分责会计审核预算执行情况各部门的分管领导7) 员工差旅费用报销差旅费报销单起讫日期、行程、说明、附件张数、城市间交通费、市内交通费、房费、杂项费用出差计划表、车票、船票、机票、机场建设费票据、乘机保险费票据、酒店房费发票分责会计审核时计算补助天数、差旅补贴，并审核预算执行情况XX2副总经理经理8) 集团内部往来及其他单位往来付款申请/核销单付款币种应付金额收款人银行及账号款项说明付款期限内部调拨往来收据、税务局或行政部门统一收据（外单位）XX2副总经理经理9) 预付货款和销售退款合同号付款币种应付金额收款人银行及账号款项说明付款期限销售款项收款记录/销售发货单号采购协议（合同）、采购订单/退货协议/退货入库单XX2副总经理经理10) 工资奖金工资发放表，工资汇总表工资发放表，工资汇总表XX2副总经理经理11) 业务经办、差旅费借款、备用金借款申请单金额借款人事由业务经办借款需提供相关业务审批单，差旅费借款提供出差计划，备用金根据公司的规定执行XX2副总经理经理12) 国税、地税税金缴交，电话费、水电费、人事代理、社保金等托收项目相关的申报付款单据相关的申报付款单据XX2副总经理经理规格24cm12.5cm付款申请/核销单年 月 日No.QK-12345678请款部门款项说明付款计划号收款单位开户银行账号付款期限付款金额佰拾万仟佰拾元角分￥业务性质 无合同预付款 有合同预付款（合同号: ） 其他往来 预付款核销 未结算付款 已结算到期付款 已结算提前付款（发票号: ）业务经办业务审核会计审核会计复核有权签署规格24cm12.5cm借款申请单年 月 日No.JK-12345678所属部门岗位借款人签名付款计划号借款用途借款金额万仟佰拾元角分￥支付方式现金 转账（户名： 银行及账号： ）会计核定核定限额内超出限额_账面借款余额： ￥万仟佰拾元角分￥业务经办业务审核会计审核会计复核有权签署规格24cm12.5cm费用支出报销单年 月 日No.BX-12345678所属部门岗位报销签名付款计划号费用项目事项说明单据张数填报金额部 门核准金额预算控制列支/超支_/预算外列支/超支_/预算外列支/超支_/预算外列支/超支_/预算外列