办公室副主任工作责任制度.doc

精选资料办公室副主任工作责任制度（一）职务1、副部级，执行公司每年干部聘任制。是公司办公室现场管理工作的主要负责人，具体搞好职责范围内各项行政协调、卫生检查及分管领导安排的各项后勤服务生产保障的计划落实和公司制度的监督、考核工作。2、负责督促、检查后勤部室的劳动纪律和对党和国家的方针政策、上级指示和总经理办公会、中层以上干部调度会决议、分管领导的决定或临时安排的各项计划的贯彻执行。3、根据分管领导指示,负责组织总经理主持的各项工作会议,安排做好会务工作。4、负责做好全厂文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。5、组织做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊订分发工作,及时编写工作大事记。6、组织做好来客接待和车辆使用的管理工作。7、指导做好电话话务、电脑、空调、监控摄像头的使用管理与机线维修工作。8、根据公司方针目标要求,及时编制本室方针目标展开,并组织检查、诊断、落实。9、负责公司公办用房、职工宿舍的分配调整及办公用品用具标准化制订和管理,并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。10、组织制定公司后勤及行政管理制度并监督实施。11、为总经理收集、整理和提供有关公司内外部综合性和专题性的信息。12、对总经理批示的有关重大事项进行跟踪检查，并负责对其实施执行情况及时向总经理汇报13、负责公司总经理办公会议和中层以上干部调度会的会务准备、会议记录和编发会议纪要。14、负责办公室人员的考勤；食堂的管理；招待费管理、防火、防盗、安全保卫工作的管理；公共场地卫生的管理及保洁人员的管理。15、做好上传下达、下情上报工作,深入调查研究,了解掌握情况,发现问题及时向领导汇报,当好领导参谋。16、协助分管领导处理公司的外事协调管理和节日的宣传标语的悬挂、张贴及福利的发放工作。17、组织做好每月两次卫生检查管理工作。18、完成每月本人的月计划管理目标和各项流程管理工作。（二）职权1、有权对公司领导的决议、决策提出意见和建议。2、有权向公司领导反映公司存在的问题和有权向有关部门负责人反映部门存在的问题。3、有权督办总经理和分管领导下达的各项工作，有权制止不利公司的宣传事项。4、对公司会议决议和总经理指示的贯彻执行情况,有权检查督促。5、有权催促后勤各部门按时按要求完成公司下达的各项工作任务。6、有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。7、有权按分管领导的指示,协调好各部门之间的外事工作关系和后勤服务保障工作。8、有权按照车辆管理制度，安排调度小车的使用。9、对各科室以公司名义起草的文件有审核和校正权。10、对不符合上级规定,或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。11、有权根据厂长的指示,对办公用房进行分配和调整,对办公用品、具体标准化进行检查、督促。12、有权对管理范围内的各项影响生产事务和造成生产秩序影响的“三违”人和事的惩处，并及时报告分管领导。13、对部门工作人员因不服从管理所造成的质量问题有权向公司提出追究裁决意见。14、对本单位人员的生产、人事和违章违纪问题有直接行使管人理事及按制度直接惩处的权力。15、有权参与公司成立的安全、设备、卫生等小组的年终评比工作，有直接提合理化建议的权力。16、对办公室人员根据每月个人工作业绩的优劣和成绩突出的有权进行上报分管领导予以批评、处罚及表彰、奖励的权力。（三）职责1、对得知后勤管理工作和办公室管理工作出现异常情况,未能及时向总经理和分管领导反映,以致造成严重后果的负责。2、对公司行文差错,收集与整理的资料失实造成严重后果的负责。3、对机密文件和文书档案管理不严,发生失密、泄密或丢失、损坏负责。4、对公文、函件、报刊、电报传递不及时,或发生丢失、误传现象,影响工作的负责。5、对印鉴、介绍信管理不严,使用不当造成不良后果负责。6、对外事服务协调工作质量差错造成不良后果和影响的负责。7、对食堂招待费管理和加班就餐费管理及冬季澡堂、水暖管理不力的负责。8、对未及时根据工厂方针目标要求,编制好本室方针目标未及时检查、诊断和落实的负责。9、对安全生产、责任制绩效考核检查过程中出现的现场管理质量问题及管人理事不力造成的经济损失负主要责任。10、未定期组织检查本部门安全用电、地面防火、治安及环境卫生工作的，负直接领导责任。11、对劳动纪律落实不严，执行不力和各项培训学习服务协调不力，各项会议布置准备不及时，办公用品发放不及时等，负主要领导责任。12、对月计划指标任务和本人的月计划管理目标完不成负主要责任。对管人理事不力造成群体闹事扰乱办公秩序的负直接领导责任。13、对本人违章违纪造成的各项影响生产、经济损失、安全设备事故等负主要领导责任。14、对公司管理中的各项目标、方针、政策、指示精神未及时贯彻、布置、落实，导致生产管理滞后；目标不明；责任不清影响生产的负责。15、对违章指挥工人或者强令工人违章、冒险作业的；对工人屡次违章作业熟视无睹，不加制止的；对重大事故预兆或者已发现的事故隐患不及时采取措施的及拒不执行安全管理制度和安全监察指令造成安全出现严重后果的负追究刑事责任。16、对车间各岗位安全操作和各项管理制度，不执行职责制度流程进行现场管理，导致“三违”人和事及安全、设备事故的负主要领导责任。17、未及时发现、整改各班组存在的安全隐患和决策失误导致他人受伤或经济损失的负直接领导责任。18、对外出、事假、公休期间未明确专人代行职权所出现的后果负直接领导责任。19、完不成主任和分管领导日常安排的各项应急事务的负责。（四）工作标准1、后勤管理和车辆管理，要保证为职工服务的原则，车辆管理要保证运行的安全和效率。2、日常做好明传电报、文件的接收，收到后登记编号，填制收文处理签送办公室领导提出拟办意见，送总经理阅批及根据来文的要求办理，一般即收即送，最迟不能超过1个工作日呈送，如领导不在办公室，要通过电话或其他形式报告领导，领导阅悉后有批示或指示的当天转出或复印送给有关单位办理。对于上级文件要求限时办理件和领导批示，要限时办理，转出后专门登记催办、查办备忘表，利用书面、电话形式适时催办，确保如期完成。3、日常安排好业务员对印、发文件工作管理，需以办公室名义发文的，由党委（总经理）、分管领导、办公室主任或分管办公室工作的直接领导签发；需以党委或工会委员会名义发文的，按办文程序送总经理提出意见，再呈送党委或工会委员会领导审核签发后印发。上报省委、省政府、市委、市政府、县委、县政府、县经贸局等的公文，必须经公司党委书记或总经理签发，方可印发上报。4、日常公司举办一般会议，首先接到领导安排通知开会任务，要记清楚会议时间、点、内容，与会单位及人员。落实好会议室准备工作，做好有关会议横幅、茶水、音响和席位牌等准备工作。通知参会单位及人员参加会议，紧急会议必须立即通知，一般会议在会前一、两日内或二小时以内通知。如遇会议改期，必须立即通知有关单位。5、举办综合性大型会议，会前准备工作，要安排好.秘书预先作出筹备会议的总体方案，报请办公室主任和分管领导审批，召集有关单位开会，研究布置会议会务工作，视会议规模成立会议会务组、宣传材料组、后勤接待组等若干小组，将每项具体工作分解到组落实到人。拟发会议通知。联系安排会场并制作会议横标、布置会场。收集与会人员名单（单位、姓名、职务），通知其他单位人员参会。起草和印制领导讲话稿、新闻通讯稿及有关会议文件、资料。起草和印制会议须知（包括会议日程安排，分组讨论名单及小组召集人、记录人，大会及讨论地点，会场注意事项等，以上内容要经区主要领导审定后才能印制）。落实主持会议、出席会议的有关领导。会议文件资料装袋，并提前送到参会领导手上。会场布置（挂横额或会标、座位安排、摆放花卉、检查试放音响、灯光、录音设备等）。如会议有颁奖事项，要落实颁奖领导，商定领、颁奖顺序和行走路线，并要预先演习。6、会议期间有关工作，会议签到（同时与会人员领取会议材料等）。如会议需召开预备会议，通知参会人员。每节会议重新落实和确认出席领导。收集整理小组讨论情况并作汇报。会议结束后有关工作，收集一套完整的会议文件资料送档案科存档。会议要求督办的事项，一一列出督促落实，并将结果报告区相关领导。7、日常做好来人来访的接待工作，内宾接待，收到通知后，要问清有关情况（包括来访客人姓名、性别、职务级别、工作单位、来访人数、到达时间、停留时间、联系人姓名、电话等）。将来访的情况，及时告知办公室主任和总经理，根据客人情况和接待规定提出接待意见，拟出日程安排，送分管办公室领导阅后，报总经理审定。需总经理接待的，秘书负责做好衔接。需要参观学习的，即组织好来宾的视察、参观、学习、访问等活动，来宾要求约见公司领导或有关部门的，事前要与有关领导和部门联系，做好准备工作。需要到车间和井、下参观的，提前通知有关单位做好准备。需在矿食堂宴请的，填制食堂接待通知单，做好伙食安排计划。8、接待外宾，接待前应做好充分的准备工作，包括了解领导意图，了解外宾的有关情况，并订出接待计划，准备好有关资料，做好各方的联络、迎接。应根据外宾的身份，对等安排有关领导和人员去迎接，并安排好车辆和宾馆，重要接待还要安排备用车辆随行。日程安排。安排外宾的日常生活，应根据各国习俗，要注意尊重不同的生活习惯，拟订接待日程安排计划，报接待领导或区主要领导审定。宴请。要按照外事工作的规定，外宾的情况，拟定宴请的规模、菜单、席次和陪客人员，报区主要领导审定后，作好安排。参观游览。要在接待计划中先行安排，包括参观游览的路线，具体活动内容等。做好安全保卫工作，协调公安部门做好保卫工作，确保外宾的安全。9、日常布置好业务员接听电话的工作，严格执行首问责任制，首先要热情招呼，问清来人身份等情况，并就有关问题给予热情回答或解释，属职责范围的问题，要明确答复，属其他部门、单位职责范围的事项，介绍来电人与有关部门联系，并告知联系电话。如来电人要找的领导在，可告知情况；如需传达，待领导回来后报告。重要来电，要登记电话记录表详细记录来电人的姓名、单位、职务、通话内容、联系电话和通话时间，并与对方核对无误。重要电话记录，按领导的分工抓紧呈有关领导批阅或电话报告。10、日常负责行政公章的保管和使用，公章使用，有办公室主任或总经理批准。除印发文件外，使用公章均要办理登记手续。重要资料需加盖印章的，要提供1份原件或复印件存档。11、日常安排业务员做好文印工作，各部门凡需在办公室文印室打印的文件、资料和表格，须经分管领导领导签发或审定，然后送办公室安排打印。次序原则是：先内后外，先急后平，先文件后资料、表格；急件优先打印，平件2个工作日内完成。来文要认真校对，以避免错漏造成不必要的翻工和浪费。凡复印文件资料须填写文印登记表，由本单位领导签字后，送秘书科审核再复印。文印室一般不向外接领任务。各单位不得以本单位名义为外单位或私人复印资料，否则文印业务人员有权拒印。各单位急需在节假日或休息时间加班打印文件资料，必须先报告办公室，由办公室主任确定并安排打字员加班。12、每月做好办公用品、卫生管理用品的发放。制定办公用品发放标准，调查了解实际消耗情况，适时调整发放标准，并及时发放。对浪费严重或人为损坏的要进行处罚。13、每月认真做好15日、30日二次的卫生检查工作，制定厂区环境卫生管理制度、环境卫生标准并组织实施；检查督促清洁工的工作，每周不定时抽查1次，各单位卫生责任人、责任区域，维持整洁卫生情况并推动改善；并组织解决检查中发现的问题。14、强化管理，厉行节约，做好后勤保障工作，确保公司正常运转。节约使用办公用品，购买和更新设备时，积极采用高效节能的新产品，在办公用品的管理上，实行统一申报购买、领取登记制度。节约用水、用电，在醒目位置张贴节约用水小标识，杜绝“跑、冒、滴、漏”，工作完成后及时关闭电灯、计算机、电视机和饮水机等，加强电话通讯管理。节约公务用车燃油和维修费用，禁止公车私用，减少出车次数，正确驾驶，减少车辆非正常损耗，降低油耗，选择讲信誉、技术好的维修厂，保证质优价低。规范接待工作，严格执行接待标准，不准超标接待、超范围接待、超规格接待，杜绝用公款大吃大喝及喝酒上岗。15、协助主任，狠抓后勤管理制度建设，在自查自纠、严格落实办公室相关制度的同时，逐步建立健全办公室内部岗位责任制，通过建立健全一系列管理制度，促进办公室工作再上新水平。16、积极带领本部室人员，认真履行岗位责任制度和流程操作管理规定。实行内部人员定责，根据职能工作，将具体工作职能、工作范围、工作内容、工作标准、目标要求分解到各工作人员，做到岗位清楚、任务明确、责任到人。每位工作人员根据岗位职责制定保证工作落实的措施，明确每项工作的标准及办结时限、履行职责的具体要求、不履行职责或不正确履行职责所产生后果应承担的责任。自己应对本科室工作负全责，并对本科室工作人员履行职责、完成工作任务的情况进行监督检查，发现问题及时纠正，确保工作效率和质量。17、认真做好每月考勤小组的参与审核工作，办公室工作人员必须严格遵守办公室的考勤和值班制度，做到不迟到、不早退、不脱岗、不串岗。因故不能正常上班者，必须严格按照办公室有关规定，履行请销假手续。18、每天要认真检查办公室工作人员对承办的工作事项，在规定的时限内办结，并保证办理的质量。凡法律、法规、规章及上级部门对有关管理事项有明确规定办理时限的，必须严格执行；已在服务承诺中承诺的办结时限，必须严格兑现。一般性事务当场办结，凡一时不能办理的，