德信诚文件材料归档及保管期限的管理程序

德信诚文件材料归档及保管期限的管理程序1 总则公司档案是公司生产经营活动中形成的一种真实历史记录，是信息流的组成部分，是信息工作的一项重要内容。属于存储的固定信息范畴。按照公司文件材料系统地收集归档，保证完整齐全，利于档案信息科学管理和开发利用的要求，特就公司文件材料的形成、积累、归档和保管过程作出规定。2 文件材料归档要求与工作程序2.1 归档文件材料，应符合完整性、准确性、系统性的要求，必须经过系统的整理和编目，线条清晰，字迹清楚，纸质优良，签署完备。2.2 为确保归档材料的完整和质量，在材料归档前，应填写“文件材料归档审核表”随同档案材料一起交档案部门。2.3 文件材料归档时，档案管理人员应认真检查文件的质量，交接双方必须在移交清单上签字、盖章。移交清单一式两份，一份存档案部门，一份留移交部门。2.4 文件材料归档的质量保证措施2.4.1 产品试制、科研课题研究、基建工程或其他技术项目活动过程中的文件材料，平时应由项目负责人或责成专人组织积累、整理和归档。项目周期短的应在完成、鉴定、验收后两个月内组织归档；项目周期长的，可分阶段归档。凡是设备随机所附文件，应在开箱后立即归档，再提供利用。关于上述项目以外须归档的文件材料，应由各职能部门责成专人组织平时积累、整理，在次年四月份前提交档案部门归档。2.4.2 工作人员因公外出参观学习、考察和参加上级有关业务会议所得的具有查考利用价值的文件材料，须交总经理办公室按文书处理程序统一上呈、下达、归档。2.4.3 负责组织新产品和科技成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱验收的相关职能部门必须通知档案部门一起参加上述活动。2.4.4 文件材料的形成、积累、组卷和归档工作，要列入各职能部门管理工作程序和有关人员的岗位责任制。2.4.5 产品和基建工程创优、科研成果评奖，有关部门必须主动做好文件材料归档，并经档案室签署意见。2.4.6 引进国外的科技资料，凡由国外直接寄来的，首先由档案室接收登记；凡是由出国人员带回来的，首先向档案部门移交，然后再复制供翻译和借阅利用。2.4.7 档案部门负责对各部门文件材料的形成、积累、组卷和归档工作进行业务指导、监督和检查。2.5 文件材料归档份数，一般是一式一份；对经常查阅使用的科技文件材料，应归档一式两份(有底图的一式一份)，其中一份供日常借阅利用；基建工程文件材料凡需向上级档案机构归档的，亦应归档一式两份。3 文件材料的保管期限和划定保管期限的原则3.1 文件材料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管为五十年以上，长期保管为十五年以上至五十年(含五十年)，短期保管为十五年以下(含十五年)。3.2 文件材料对国家、社会、行业、公司有长远利用价值和保存价值的，其保管期限为永久。3.3 文件材料对公司在较长时期具有利用价值的，其保管期限为长期。3.4 文件材料对公司在短期内，具有利用价值的，其保管期限为短期。3.5 会计档案保管期限分列如下：永久保管期限为二十五年以上，长期保管期限为十五年至二十五年(含二十五年)短期保管期限为十五年以下(含十五年)。3.6 公司文件材料的保管期限，应由有关领导、项目负责人或档案管理人员根据划分保管期限的原则和保管期限表直接划定。4 文件材料归档范围及保管期限文件材料归档范围及保管期限按下列规定执行：表1党群工作类文件材料归档范围及保管期限表表2行政管理类文件材料归档范围及保管期限表表3经营管理类文件材料归档范围及保管期限表表4生产技术管理类文件材料归档范围及保管期限表表5产品类文件材料归档范围及保管期限表表6科学研究类文件材料归档范围及保管期限表表7基本建设类文件材料归档范围及保管期限表表8设备仪器类文件材料归档范围及保管期限表表9会计类文件材料归档范围及保管期限表表10人事类文件材料归档范围及保管期限表表1 党群工作类文件材料归档范围及保管期限表序号 文件材料名称 保管期限 1 上级机关颁发的指示、决议、纪要、报告、通知等 针对本公司的 永久 其 余 长期 2 本公司执行上级党委工作的指示、决议、决定、通知、纪要、报告等 永久 3 党委会、党委扩大会、党委民主生活会等会议记录 永久 4 本公司召开党代会、职代会、团代会的通知、名单、 议程、报告、领导人讲话、大会发言，提案、选举结 果，讨论通过的文件、决议、纪要、表彰名单、重要 照片、录音（像）等 永久 5 各种调查报告、情况反映 重 要 的 长期 一 般 的 短期 6 党务、工会、共青团年度工作计划和总结，重大活动 记载、统计报表等 长期 7 党务干部、属党委管的行政干部的任免、考查、惩罚、 落实政策等方面的决议、决定、通知等 永久 8 党群机构设置、调整人员、编制等方面的决议、决定、 通知等 永久 9 本公司编制的党员教育、职工政治思想教育方面的材料 短期 10 本公司纪检工作计划、总结、统计报表 长期 11 本公司统战工作情况汇报、总结等材料 长期 12 上级颁发及公司制定的有关制度、措施 长期 13 本公司关于党务工作、工会工作、共青团工作的问题， 向上级的请示与批复 长期 14 党员名册、团员名册、工会会员名册 永久 15 党团组织关系、介绍信及存根 长期 16 对党员干部、党员违纪处理的报告和批复 长期 17 公司民主管理方面的总结材料 长期 18 劳动竞赛的计划、总结、统计报表 长期 19 工会经费收支、帐册、报表 长期 表2 行政管理类文件材料归档范围及保管期限表 序号 文件材料名称 保管期限 1 本公司主管领导对公司的承包责任、任期目标等 文件材料 长期 2 本公司的年度工作计划、总结 永久 3 本公司的组织机构、印模起用等文件 永久 4 本公司主管领导向职代会作的关于公司经营方针、长 远规划、年度计划等方面的报告 永久 5 公司史、大事记等资料 永久 6 本公司有关地域范围变化解决边界纠纷、征用土地的 文件材料 永久 7 本公司出国考察、友好往 来、参加会议等外事活动 形成的文件材料 重大活动的主要文件 永久 一般活动的材料及考察报告 长期 8 本公司与外国有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料 有历史意义和长远利用价值的 永久 重 要 的 长期 一 般 的 短期 9 本公司编辑的并反映主要职能活动的出版物 永久 10 本公司房地产契约、证书等 永久 11 本公司行政管理方面向上级的请示报告以及批复 长期 12 国家及上级机关领导人在本公司视察、检查工作的指 示、题词、录音、录象、照片等 永久 13 上级机关授予本公司的各类荣誉证书、奖状、奖杯、 奖旗等 永久 14 本公司处理人民来信的 文件材料 有省以上领导批示和处理结果的 永久 有市级机关或本公司领导人批示和处理结果 长期 其余 短期 15 调查处理政纪案件的文件材料 重要的 永久 一般的 长期 16 上级关于公司行政管理方面的指示通知的文件材料 长期 17 公司行政管理各职能部门上报的计划、总结 短期 18 公司行政管理各职能部门、职能范围、管理制度、工作标准、管理标准汇编 永久 19 干部名册、干部任免、招聘等文件材料 永久 20 计划生育方面的材料 长期 21 公司行政工作会议（司务会）、领导层办公会、专业会形成的纪录、决定、纪要等文件材料 永久 22 公司晋升先进、国家级企业活动中形成的原始记录、申报材料、批文、合格证等文件材料 永久 23 组建集团公司形成的有关文件材料 永久 24 集团公司领导层重要会议记录、纪要 长期 25 保密工作的组织建设、条例、规定、通报等 长期 26 本公司收发文薄、电报、底稿及行政介绍存根 长期 27 法律事物工作的文件材料 长期 表3 经营管理类文件材料归档范围及保管期限表 序号 文件材料名称 保管期限 1 公司营业执照、以及申报、登记、批复等文件。产品商标注册申请及证书等文件材料 永久 2 产品生产许可证 永久 3 生产经营决策方案及其依据性的材料 长期 4 本公司方针目标展开方案和公司主管领导诊断报告 长期 5 公司总体改革方案 长期 6 与其他企业、事业单位联营、投资 方面的文件材料 重 要 的 永久 一 般 的 长期 7 工业普查形成的文件材料 长期 8 市场调查、用户反映和要求、市场占有率、市场预测方面的文件材料 短期 9 竞争对手的企业状况 短期 10 与本公司产品有关部门和国民经济各行业发展情况 长期 11 年度产品销售计划和销售统计报表 长期 12 年度技术经济指示、综合计划、综合统计年报 永久 13 月度经营活动分析 短期 14 年度物资供应计划、统计报表 长期 15 年度产品生产计划 长期 16 质量管理计划、总结 长期 17 各级质量管理奖申报材料的批文 长期 18 财务管理工作计划、总结 长期 19 干部统计年表、各类专业干部统计报表 永久 20 本公司年度工资计划、工资总额、奖金指标等文件、 表册，年终工资统计报表 长期 21 产品销售价格、目录、产品广告 长期 22 各种有关物价、财务问题的请示报告、批复 长期 表4 生产技术管理类文件材料归档范围及保管期限表 序号 文件材料名称 保管期限 1 年度生产能力查定方面的材料、年度生产大纲 长期 2 技改计划方案、技术措施计划 长期 3 生产作业计划编制、执行及调度工作方面的文件材 料 短期 4 安全检查、整改措施、执行情况材料 短期 5 重大伤亡事故的分析，向上级请示报告、批复及处 理材料 永久 6 安全生产计划总结、能源工作升级材料 长期 7 安全平定升级材料 长期 8 节能工作计划总结、能源工作升级材料 长期 9 劳动定员、定额、计划等材料 长期 10 上级关于工资的有关指示、决议、通知 长期 11 各种调整、改革工资制度的方案、请示批复，各种 奖励制度和规定 永久 12 员工工资制度升级浮动的规定、方案等材料 长期 13 环境保护方面形成的文件材料 长期 表5 产品类文件材料归档范围及保管期限表 序号 文件材料名称 保管期限 1 上级对产品开发的指导性文件 长期 2 产品开发、市场调查、考察报告和可行性分析报告 长期 3 技术任务书、协议书、委托书、合同、报告、批复 长期 4 试制计划、大纲、方案论证 长期 5 技术标准 长期 6 设计、计算文件 长期 7 试验大纲、计划、记录、报告等 长期 8 关键技术问题、故障分析报告、各种专题报告、技 术总结 长期 9 产品设计图样、技术文件 长期 10 试制产品质量和技术经济分析报告 长期 11 产品性能试验记录 长期 12 试制产品的试用和现场考察报告 长期 13 试制产品的试用和现场考察报告 长期 14 申请正式投产报告、批复、通知 长期 15 定型产品图纸 长期 16 工艺文件（包括工艺规程、工时定额、消耗定额） 长期 17 工、夹、模、量、检具设计文件及工装目录 长期 18 产品出厂试验、验收文件 长期 19 产品创优计划和措施计划 长期 20 优质产品申请表、审批文件、证书奖牌等 短期 21 产品质量月检记录 长期 22 上级对公司质量监督检查、考核检查、行业检查的检查报告 长期 23 产品质量事故分析报告处理结果材料 长期 24 QC成果材料（省级以上） 短期 25 产品质量、用户反馈意见 长期 26 技术质量、攻关记录及成果 长期 表6 科学研究类文件材料归档范围及保管期限表 序号 文件材料名称 保管期限 1 课题立项的申请报告及审批文件 永久 2 课题任务书、委托书、合同、协议书等 长期 3 开题报告、方案论证 永久 4 调研、访问用户、调查材料及调查报告 长期 5 专题技术会议记录、纪要 长期 6 原始记录、试验记录等 短期 7 试验报告 长期 8 计算材料 长期 9 设计文件、图纸、关键工艺文件 长期 10 主要的来往文件 长期 11 鉴定证书、验收报告 永久 12 科研报告、阶段总结 长期 13 参加验收人员名单等 长期 14 成果申报材料、审批材料、获奖证书及批准文件等 （包括推广应用经济效益和社会效益） 永久 15 专利申报的有关材料及批准文件 永久 16 成果转让合同 长期 17 推广应用的方案、总结 长期 18 扩大再生产的设计文件、工艺文件、定型等文件材 料 长期 19 用户反馈意见 短期 20 科研论文 长期 21 科研工作总结 长期 22 获奖成果的各种证书、合格证、奖杯、照片等 永久 表7 基本建设类文件材料归档范围及保管期限表 序号 文件材料名称 保管期限 1 工程项目的申请报告（建议书）和批复 长期 2 可行性研究报告和附件 长期 3 设计任务书（或协议书） 长期 4 设计方案及审批材料 长期 5 工程概算 短期 6 地址选择报告及有关附件 长期 7 征用土地的报告、批复 永久 8 拆迁协议书、合同 长期 9 初步设计全套图纸及文字说明 长期 10 技术设计全套图纸及文字材料 长期 11 设计计算书、工程费用预算 长期 12 施工设计的全套图纸及文字材料 长期 13 如果由设计院设计则将整套施工设计图纸和工程预算 归档 长期 14 开工报告、批复 长期 15 工程定位、测量记录及验收单 长期 16 消防审查、防疫审批材料 长期 17 施工任务书、协议书、合同、施工执照、指标投标书 长期 18 施工记录、隐蔽工程记录、原始材料实验报告 长期 19 设计变更通知单、修改记录 长期 20 重大质量事故报告、及处理记录 永久 21 施工总结和技术总结 长期 22 整套工程竣工图纸（如果以施工图代竣工图，必须由工程负责人签字、盖竣工章） 永久 23 工程质量鉴定报告 永久 24 工程结算材料 永久 25 竣工报告 永久 26 竣工验收会议记录或纪要 永久 27 工程现场照片（施工前、施工中、竣工后所摄照片） 永久 28 使用过程中，发现问题和处理结果 永久 表8 设备仪器类文件材料归档范围及保管期限表 序号 文件材料名称 保管期限 1 引进、采购设备的可行性经济、技术研究报告、技 术经济效益预测、方案论证 长期 2 立项、洽谈、考察、签约、人员培训等活动中形成 的文件材料 长期 3 申请资金和外汇的报告及批复文件 长期 4 设备开箱、“商检”和索赔活动中的文件材料 长期 5 设备开箱验收记录、随即文件材料及图样（包括原 文和译文） 长期 6 设备安装调试、试车记录、总结、竣工图样、精度 、检测、验收报告 长期 7 设备操作及安全技术、维修保养规程 长期 8 设备预检、维修保养、调整记录、履历表 长期 9 设备运行记录及事故分析处理报告 长期 10 设备报废鉴定书、申请报告和批复 长期 11 设备改造计划、任务书、设计说明书、图册、工艺 、验证、鉴定书 长期 12 设备管理目标、计划、总结 长期 13 设备管理奖、有关申报批准材料 长期 14 设备管理方面的文件材料 短期 15 设备转让、固定资产折旧活动中形成的文件材料 短期 表9 会计类文件归档