房地产开发有限公司行政管理制度

陕西华尊立达房地产开发有限公司管理制度陕西华尊立达房地产开发有限公司行政管理制度中国西安2013年10月 2目 录第一章 会议管理制度1第二章 公文管理制度6第三章 证件管理制度11第四章 保密管理制度14第五章 信息管理制度16第六章 档案管理制度18第七章 办公用品管理制度24第八章 车辆管理制度27第九章 卫生管理制度34第十章 附则38附件：38第1章 会议管理制度第1节 总 则第一条 目的为提高会议效率，会议质量，特制定本制度。第二条 原则强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实的四项原则。第三条 适用范围本制度适用于公司所有正式员工。第2节 会议内容和形式第四条 周例会1、 周例会于每周一下午2：00召开，如有变动由办公室负责通知。2、 周例会出席人员为公司中高层，根据情况增加列席人员。会议由办公室主任主持，办公室主任因故不能出席时，授权公司其他领导主持。 3、 周例会会议内容主要包括汇报各部门及上周工作情况；制定本周的工作计划；并就一些重大事项做出决定。4、 周例会由办公室秘书做好会议记录，在会议上形成决议的由办公室根据会议记录拟定周例会纪要，报总经理签发。5、 周例会的材料、记录、纪要等均为公司涉密文件，由办公室妥善保管，并于每年年底前归档。查阅会议材料、记录等须由办公室主任批准。第五条 部门例会1、 部门例会每周召开一次，原则上，各部门于每周一下午4：00召开。特殊情况下，各部门例会具体召开时间可由各部门自行安排，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等不得与公司会议冲突。2、 部门例会由部门负责人主持，部门内部全体人员参加，部门负责人因公出差无法主持时，由部门指定人员主持。3、 部门会议内容主要包括总结汇报本部门及各岗位上周工作情况；制定本周的工作计划，提出本周工作具体安排和有关要求；传达公司有关精神，并就本部门的一些重大事项做出决定。 4、 部门会议由部门负责人安排专人进行会议记录，会议记录资料留存，由办公室每月进行一次不定期检查，并报人力资源部作为考核依据。第六条 现场工作会议1、 由总经理召集中高层相关管理者与施工单位参与的现场工作会议。2、 现场工作会议不定期召开。3、 现场工作会议主要解决项目施工现场急需解决的问题，以及与施工单位协调、协商的问题。4、 由总经理助理负责会议记录，并形成会议纪要，报总经理签发后执行。第七条 经营分析会经营分析会分为年度经营分析会、半年度经营分析会、季度经营分析会。1、 年度经营分析会由办公室组织，于每年1月份召开，总经理主持。参加人员为中高层管理人员，会议内容包括总结上年工作；对本年工作做出计划；对各部门的工作做出评价；确定公司的发展战略；并就公司的一些特大事项做出决定。2、 半年度经营分析会由办公室组织，于每年7月份召开，总经理主持。参加人员为中高层管理人员，会议内容包括总结半年工作；对下半年工作做出计划；对各部门及所属公司的工作做出评价；并就公司的一些特大事项做出决定。3、 季度经营分析会由办公室组织，于每季最后一个月的最后一个星期的星期五下午召开，总经理主持。参加人员为中高层管理人员，会议内容包括总结上季度工作；对下季度工作做出计划；对各部门及所属公司的工作做出评价；并就公司的一些特大事项做出决定。若集团召开年度经营分析会，邀请各分公司参加的，各分公司应邀参加集团年度分析会，本公司年度经营分析会取消；反之则自行组织召开并邀请集团公司相关领导参加。第八条 专项会议1、 公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。2、 专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。3、 专项会议由专项工作牵头部门负责组织和记录，办公室配合。4、 专项会议议定事项形成专项会议纪要，由专项工作牵头部门起草，经办公室审核，报主持会议的公司领导签发。第九条 临时会议公司及部门其他的临时会议，另行安排。第3节 会议程序和执行标准第十条 会议通知1、 常规会议，无变更情况，不再另行通知。2、 其他会议，按“谁主办，谁通知”原则进行会议通知。3、 会议通知期一般应提前一天通知与会人员和会务服务部门。4、 会议通知形式一般为电话通知。但需特别说明的会议，应以会议书面通知单形式通知。第十一条 会议其他准备工作1、 根据需要，会议主办部门应提前准备好会议资料（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、与会人应提交的资料等）；落实布置会场，准备会议所需各种设施、用品等。2、 公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。3、 各部门召开部门例会需用会议室的，应向办公室提出，由办公室统筹安排。第十二条 会议组织1、 会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则2、 会议主持人须遵守以下规定：（1） 主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。（2） 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。（3） 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。（4） 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（5） 主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。3、 参会人员须遵守以下规定：（1） 应准时到会，并在会议签到表上签到；（2） 会议发言应言简意赅，紧扣议题；（3） 遵循会议主持人对议程控制的要求；（4） 属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；（5） 遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请到会场外接听；（6） 必须做好本人的会议纪录。第十三条 会议记录 会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，且公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录。1、 会议记录应遵守以下规定：（1） 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；（2） 对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；（3） 会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名；（4） 负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；（5） 做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报考勤人员。 2、 会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：（1） 公司会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备查；（2） 各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送办公室统一归档备查；（3） 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第十四条 会议跟进与落实1、 会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定； 2、 会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；3、 主办部门或会议主持人负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况；4、 部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。第4节 会议处罚规定第十五条 如确有特殊情况不能按时参会的，需向会议的主持人请假，并获得准许，否则依然按迟到处理。第十六条 处罚1、 关于会议迟到问题的处理：会议迟到10分钟内，高管每人每次罚款100元，各部门经理每人每次处罚款50元，普通员工处罚款20元；迟到超过10分钟的，高管每人每次罚款200元，各部门经理每人每次处罚款100元，普通员工处罚款40元。2、 无故缺勤处理：会议参加人员无故缺席会议的处罚款300元并给予行政处分。3、 处罚方式：被处罚人当场交纳处罚金。第十七条 免罚规定1、 关于会议迟到问题的处理，凡是事先向会议主持人请假并获得批准的参会人员，迟到免于处罚；没有接到会议通知的（即不知情）的情况下免予处罚。2、 确有特殊原因的，须经公司总经理特批才能免予处罚。第2章 公文管理制度第1节 总 则第一条 目的为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本制度。第二条 管理部门公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。第2节 行文规则第三条 公文的种类公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。第四条 公文的要求1、 公文必须简明扼要，一文一事，语言措词力求准确规范。2、 公文应注明以下事项：文号、发文日期、发文组织（发文者）、收文组织（收文者）、文件标题、文件拟稿人及有关责任者。3、 公文标题应简洁明了、准确地体现文件内容。4、 文字表达应尽可能标准化、规范化，切忌口语化。5、 行文要层次清楚，重点突出。6、 对于文书中引用的其他相关文件，要注明其文号及日期。第五条 公文的格式 公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。后附通报、通知、会议纪要等公文具体行文格式。1、 标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。2、 主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要同时报送另一上级，可以用抄报的形式。3、 正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。4、 发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。5、 发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。6、 抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。7、 文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“陕西华尊立达房地产开发有限公司文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。8、 公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。9、 机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”、“公开”字样。10、附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。第六条 公司发文字号 集团：宁华尊集字（年）号，由办公室办理，董事长签署，使用“宁夏华尊立达房地产开发集团”印章。 陕西公司：陕华尊立房字（年）号，由办公室办理，总经理签署，使用“陕西华尊立达房地产开发有限公司”印章。第3节 发文程序及要求第七条 发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。1、 公文的草拟、打印、校对（1） 经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。（2） 起草公文后，到办公室统一打印，办公室秘书负责核对公文符合公文格式后加盖“拟文专用章”。（3） 公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。2、 公文审核文件起草后，由经办部门经理审核、签字。如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交办公室。3、 公文的核稿所有公文呈批前由办公室负责核稿。核稿的主要内容包括：（1） 文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字。（2） 公文打印、排版格式是否符合公司要求；（3） 公文意思是否得表达清楚、准确。如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办人重新办理。4、 公文的呈批办公室核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。在“发文登记表”上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。办公室不得积压文件，要及时呈批或下发。5、 公文批阅（1） 公司相关领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件的必须在两个工作日之内阅批完毕。（2） 公司相关领导认为文稿与原意不符，由办公室退回拟稿人重写。如果仅涉及文字问题，直接由办公室负责修改。（3） 拟稿人重写后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门经理（由办公室副主任或秘书电话查询）。6、 公文打印（1） 公文签发后，交办公室主任。办公室主任审查后交办公室副主任或秘书登记、打印正式文稿；打印前办公室副主任或秘书浏览文件内容，检查所打印文件的合法性、并在打印登记簿上详细登记文件名、份数、页数、经办人等；（2） 对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由办公室副主任或秘书填写“发文登记簿”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。（3） 对于需要盖章的文件见下一步。7、 公文盖印、登记（1） 需要盖章的文件，打印后由办公室副主任或秘书履行盖章手续。对两张以上的文件另外加盖骑缝盖。“文件呈批单”由办公室副主任或秘书留存备查，办公室副主任或秘书须在文件呈批单上签字。（2） 文件盖章后，将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。同时由办公室副主任或秘书填写“发文登记表”后发文。8、 发文对外发文要求：（1） 办公室副主任或秘书通知经办人到办公室办理文件领用手续后，由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；领取文书的当事人必须在登记簿上签名。（2） 需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由办公室副主任或秘书办理。（3） 公司对外发放的红头文件，必须经由办公室统一发放，并在办公室存底，不允许各部门私自发出，否则给公司带来损失，追究其责任。对内发文要求：（1） 对内发文采取在公司局域网上公布或加盖“对内发文章”后向相关部门发文（纸质文件）两种方式；（2） 对于在公司局域网上公布的公文，由办公室副主任或秘书通知相关人员及时上网查阅，并在发文登记簿上登记；（3） 对于确需发纸质文件的，只发复印件。并由办公室专人在文件上加盖“对内发文章”并复印后，通知相关部门到办公室办理文件领用手续，领取复印件。第八条 文件分发处理要求1、 所有对内对外文件分发时必须登记，注明发文字号、文件标题、发文份数、收文部门（收文者）签名，并注明收文日期。办公室要不定期抽查发文接收情况。2、 重要文件、专递文件直接送达文件接收人，在接收人不在的情况下，可委托部门主管转交，接收文书者在接收单上签名。3、 凡机密或亲启文书，办公室可标明“绝密”、“密”“亲启”等字样后发送。39第3章 证件管理制度第1节 总 则第一条 目的 为切实加强员工资质证书的管理工作，促进公司经营活动的良好开展，结合公司实际，特制定本制度。第2节 证件种类第二条 证件含员工职业资质证书和个人证书。第三条 员工资质证书分以下类别：1、 职（执）业资格证书（建造师证、物业管理师证、注册会计师证，经济师证、项目经理资质证书、注册安全工程师执业资格证书、注册质量工程师执业资格证书、注册造价工程师执业资格证书、试验检测证、测绘证、专业技术人员职称证等）；2、 岗位证书（安全生产考核合格证、质检证、内审员证、施工员、预算员、统计员、爆破员证、材料员等）；3、 职业技能鉴定等级证书（钢筋工、测量工、龙门吊司机、钳工等）；4、 专业技术人员培训合格证（专业技术人员知识更新培训证书等）等；5、 个人证书：员工个人的学历证、学位证等。第3节 证书管理机构第四条 必须建立员工证件登记台帐。记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间。第五条 员工证件由人力资源部统一专人保管。第六条 人力资源部对相关岗位资格予以审核并造表，报公司领导审批后存档。第4节 证件保管和使用第七条 严禁任何人擅自复印员工证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、 转让或出卖员工证件，违反上述规定者，追究证件管理人员及当事人责任， 严肃处理。第八条 建立员工证书使用登记簿。第九条 员工证书的借用、借出及复印：由借证人在企业证书使用登记簿上进行登记。证书管理人员必须在证书复印件加盖“注明用途、使用范围”的专用章，并注明有效期限。任何证件（包含原件及复印件），均需总经理签字批准后，人力资源部才予办理。第5节 责任罚则第十条 未按规定时间和要求上报相关资料，造成与企业相关资质证申办、变更、注销和年检不能办理的和不按规定时间送交员工资质证书的，处以责任部门主要领导500元/本罚款，处以直接责任人200元/本罚款；第十一条 证书保管部门和个人，未经批准擅自借出资质证书的和未经批准转借资质证书的，处以保管个人500元/本罚款；第十二条 出卖或变相出卖资质证书的，对责任部门主要领导和直接责任人分别处以3000元5000元的罚款。第十三条 损毁或丢失资质证书的，处以直接责任人3000元本罚款。第十四条 一旦发现用假证冒充，处以直接责任人5000元罚款/本罚款。第6节 取得相关资质证书的奖励、补助发放第十五条 一次性奖励范围及标准1、 凡已考取一级建造师执业资格并已在人资部门注册者，一次性奖励3000元；又考取第二专业一级建造师执业资格并在人资部门注册的再奖励2000元。公司原则上不再给不适用的专业提供报名审查材料。2、 凡已考取注册会计师证、注册质量工程师、造价工程师、注册安全工程师、并已在人资部门注册者，一次性奖励2000元。3、 以上人员的报名费用、考试费用和年审费用由公司按每证一次，全额报销。4、 现在岗人员，无岗位资格证的，公司鼓励大家积极报考，待取得相关证件的，费用公司全额报销。5、 以上人员必须在获得证件后在公司服务期满5年,不满5年离职者退回奖励以及相关报销费用。第十六条 相关资质证书的月补助范围、标准及发放1、 月补贴800元的资质证书：一级建造师，注册安全工程师、注册质量工程师、注册造价工程师、注册会计师、物业管理师、经济师证。2、 同一人有多个注册证件在本公司的，每证月补贴增加300元。3、 从外单位借调入本公司注册的人员，补贴待遇按协商标准执行。4、 执业注册证书使用期间，月补贴标准每年评估一次，由人力资源部审查会签补贴人员名单。经公司总经理审批后，方可执行。第十七条 领取资质证书时奖励及补贴费用退还标准：凡领取了执业资格一次性奖励和月补贴的员工，其资质证书按两项累加每年扣缴10%（经公司批准的内部正常调动除外），但其资格证书须在注册期满后方能领取。第7节 录用第十八条 根据岗位需要，有岗位资格证的人员优先录取，升职加薪均优先考虑。第十九条 今后公司招聘新员工，部门提出任职资质要求，无资质的人员原则上将不予录用。第二十条 工作人员应具备与岗位职责相应的资质证书。第4章 保密管理制度第1节 总 则第一条 目的为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。第二条 适用范围本制度适用于公司所有正式员工。第2节 保密分类第三条 保密等级分为绝密、机密、秘密三个等级。第四条 绝密指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料，包括：财务分析报告、工程决算材料；合同、协议文本；对高层管理者的考核报告、评议等；对工资分配方案及所属文件；涉及项目成本、利润的报告或论证材料；如投资计划与分析、项目可研报告等；公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；其它按档案法或公司规定认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像材料。第五条 机密指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料，包括：公司注册及相关文件；技术资料、工程建设的重要图纸；立项报告、业务进度分析报告；各种未正式批复或采取的计划、方案；涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，政府部门对公司的处罚决定等；其它按档案法或公司规定认为应列入机密范畴内的文件资料及声像材料，如经济纠纷、工程招投标文件等。第六条 秘密是指与本公司经营、人事有较大利益关系，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受损害的文件资料，包括：各种证明材料；工程方面的洽商等；其它按档案法或公司规定认为应列入秘密范畴内的文件资料及声像材料，如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。第3节 保密措施第七条 任何个人或部门不得为外单位人员提供保密资料或信息，不得利用各种工具进行复制、翻拍、影印、毁损。第八条 发现盗窃或故意损坏公司保密资料或信息的，公司有权对其作出行政或经济处罚直至追究法律责任。第九条 公司员工发现内部人员或他人有窃取企业机密的现象，应立即向有关领导汇报，并协助查清事实。第十条 对举报泄密、窃密人员，将依据具体情况给予嘉奖。第4节 责任与处罚第十一条 出现下列情况之一者，给予通报批评，并扣发工资10元以上500元以下：1、 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；2、 已泄露公司秘密但采取补救措施的。第十二条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。1、 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；2、 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；3、 利用职权强制他人违反保密规定的。第5章 信息管理制度第1节 总则第一条 目的为加强对计算机信息系统的管理，提高工作质量和管理有效性，实现计算机信息维护、操作规范化，确保计算机信息安全、可靠运作，结合公司实际情况，特制定本制度。第2节 信息管理体制第二条 信息管理模式实行统一领导、垂直管理的信息管理模式。统一领导：即公司对信息管理政策、规章制度、具体工作等方面做出统一安排与部署。垂直管理：集团对子公司的信息管理工作实行垂直管理。第三条 职能部门公司办公室配备兼职网络维护和信息管理人员，是具体承担公司信息管理工作的职能部门。第3节 计算机信息管理制度第四条 公司电脑使用1、 公司办公室负责电脑日常使用管理工作，未经许可，任何人不得随便使用其他电脑设备。2、 未经许可，任何人不得更换电脑硬件和软件，拒绝使用来历不明的软件和光盘。3、 严格按规定程序开启和关闭电脑系统。 4、 公司严禁上班时间玩电脑游戏。第五条 电脑维护1、 公司确立专职网络工程师负责电脑系统的维护。2、 电脑发生故障时，使用者作简易处理仍不能排除的，应立即报告网络工程师。3、 电脑维修维护过程中，首先确保对公司信息进行拷贝，造成信息遗失后果自负。4、 电脑软硬件更换需经主管同意，报办公室批准。5、 造成重大电脑软件、硬件损失事故的，如人为破坏列入专案调查处理，追究其责任。6、 外请人员对电脑进行维修时，公司应有人自始至终地陪同。7、 凡因个人使用不当所造成的电脑维护费用和损失，酌情由使用者赔偿。第六条 电脑病毒的防治1、 凡需引入使用的软件，均须首先防止病毒传染。2、 电脑出现病毒，操作人员不能杀除的，须及时报网络工程师处理。3、 建立双备份制度，对重要资料除在电脑贮存外，还应拷贝到软盘上，以防遭病毒破坏而遗失。第七条 公用电脑、复印机、打印机、传真机、相机的使用规定1、 办公室指定专人管理。2、 打印、复印、传真时只需将文件资料利用局域网操作，并做登记。3、 所有打印的文件、资料办公室不负责保存，由各部室自己负责保存。办公室将定期清理共用电脑的硬盘，如因清理过程中造成其他部门文件丢失概不负责。第八条 电话的使用规定1、 业务联系应长话短说，不得长时间占用电话闲聊。2、 各部门应厉行节约、合理控制电话费。3、 私事不能使用公司电话。第6章 档案管理制度第1节 总 则第一条 目的为规范公司各部门的文件和档案的管理，做到文档流转及时、保管安全，特制定本制度。第二条 档案管理的原则1、 归档原则（1） 集中管理原则公司各档案资料由办公室集中管理，办公室档案管理员为档案管理责任人。（2） 各部门主动上交与档案管理员主动催收相结合原则1） 档案管理员主动催收各业务部门档案，监督各业务部门档案的归档，特别是工程施工资料，每个环节应交纳的资料如果没有交付，应限期施工单位交纳。否则，不予结算，工程款不予支付。工程部项目经理、副总、法律顾问必须监督执行。档案管理员定期每半年度对各档案资料进行检查。2） 财务部的各档案资料在半年内由财务部门保管，财务总监为各财务档案资料负责人，半年后交由办公室管理。3） 工程部、预算部、前期部等业务部门各档案资料按项目完成时间界定，在项目结项后一个月之内，所有资料（包括所有原始资料和手续等）交由办公室管理。任何领导、个人手中不得留有上述文件、资料、合同、协议等资料的原件。一经发现，应承担相应的处罚责任。在项目未结前，各业务部门档案资料由各业务部门保管，各部门负责人对各档案资料安全负责。4） 前期、工程、预算、财务、销售、办公室、物业、法律顾问除移交的资料、文件属单个的外，整批、数量大、多的资料，文件，应由相关部门按照档案室的规定，制定表格，登记造册，并向档案室提交电子版。以减少不必要的重复劳动。5） 所有的资料、文件归档后，档案员要向移交人出具收条、清单。双方签字确认。6） 人力资源部门的人事档案由人力资源部集中管理，人力资源部经理对公司人事档案负责，并指定人力资源专员负责保管。2、 详细登记原则各部门将原文或其他各种介质的预归资料整理完好，标注清楚，以便分类归档。3、 交接原则（1） 员工离职或请假超过15个工作日的，当事人必须主动将经办的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。档案资料有损坏或缺失的，根据档案资料的重要性，每损坏或缺失一份，在考核结果中对相关责任人进行责任处理；（2） 档案资料交接单是员工办理离职或请假时必须具备的文件，没有合法的档案资料交接单，公司不予办理相关手续。 第2节 公司文档分类第三条 文档分类1、 合同类文档：指公司与其他法律实体签订的具有法律效力的文件，包括合同、协议以及备忘录等。2、 规划类文档：指涉及到公司发展和计划的各种文件。公司发展规划、公司年度经营计划、公司市场营销计划、公司年度销售计划、公司人力资源计划、公司年度预算方案等。3、 制度、政策类文档：指公司各种规章制度文件、公司销售政策和公司的各类通知及公司的各类人事档案如日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、续签合同等资料等。4、 报告类文档：指各种最终提交的方案或者分析结果。各期财务分析报告、市场分析报告、经营计划的报告、广告和促销方案的报告等。5、 方案类文档：指各种未最终获得通过的申请报告、计划或者方案。各种计划方案、工程建设方案、广告促销方案、项目策划及设计变更方案等。6、 信息类文档：指记录客户信息的各种文档以及财务部的各种会计记录。客户档案和会计帐目、会计凭证等。7、 表单类文档：指公司运作过程中产生的各种表单。借款单、报销单、销售订单、出库单、入库单、采购申请单、送货单、办公用品领用单等等。8、 外来文档：指和公司业务无直接联系的各种外来文档。书籍、报刊、杂志、信件等。9、 使用说明书：机械设备、电器、办公设备等。第四条 文档的编号和管理规划类档案、报告类档案和制度政策类档案的编号：档案按照留存部门进行编号，编号规则：总经理存档：【总】_年档_类_号【 】办公室存档：【办】_年档_类_号【 】人力资源部存档：【人】_年档_类_号【 】市场部存档：【市】_年档_类_号【 】销售部存档：【销】_年档_类_号【 】设计部存档：【设】_年档_类_号【 】财务部存档：【财】_年档_类_号【 】规则说明：前一个“【 】”内文字为部门第一个字；后一个“【 】”填“绝密”、“机密”或“秘密”，表示该档案是否属于公司秘密，机密档案按照保密管理制度进行管理。“_年档_类_号”是某年某个类别第几个档案，年份和编号用阿拉伯数字，类别主要为：规划类、计划类、预算类、报告类、制度类、政策类。第3节 档案借阅管理第五条 借阅权限公司员工可以根据公司确定的查阅权限，查阅有关文件。由办公室秘书按相应的查阅权限原则上执行，如需越权查阅，需上一级主管领导批准。序号职位查 阅 权 限（A级绝密，B级机密，C级秘密，D级公开）1总经理A、B、C、D级文件资料2公司高层管理人员B级（含）以下文件资料3部门经理C级（含）以下文件资料4一般员工D级文件资料A级文件(绝密)：指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料，包括：财务分析报告、工程决算资料；合同、协议文本；对高层管理者的考核报告、评议等；对工资分配方案及所属文件；涉及项目成本、利润的报告或论证资料；如投资计划与分析、项目可研报告等；公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像资料。B级文件(机密)：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料，包括：公司注册及相关文件；技术资料、工程建设的重要图纸；立项报告、业务进度分析报告；各种末正式批复或采取的计划、方案；涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，政府部门对公司的处罚决定等；公司其它认为应列入机密范畴内的文件资料及声像资料。如经济纠纷、工程招投标文件等。C级文件(秘密)：包括：各种证明资料；工程方面的洽商等；公司其它应列为秘密的文件资料及声像资料，如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。D级文件(公开)：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料，包括：平时各种工作条例、规章制度；一般业务工作来往文件(不涉及绝密、机密的文件)；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关干部任免、调配、定级等的文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证，其它。查(借)阅档案（包括资料、文件、光盘）必须在档案查（借）阅登记簿登记后方可查（借）阅；密级档案在办公室查阅，不能带出，必须带出办公室查阅的，需办公室主任审核报总经理签字方可。第六条 档案的外借档案原件一般不外借，如必须借阅，一般档案时间不超过十天，密级档案不超过一周。并且必须得到办公室主任审批并办理相关手续。借阅档案的人必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、裁减、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。第七条 档案的打印复印和摘抄借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件，须经办公室主任批准并办理相关手续。并由办公室秘书负责打印、复印。但须进行技术处理，保证复印件与原件有明显的区别，并且只复印文件上相关的部分，其他与其查阅无关的内容在复印时必须进行遮蔽处理。第八条 档案的借阅期限借用的档案，当事人必须在规定时间归还办公室；如确需延期，当事人必须提前一个工作日办理续借手续。否则视为无故不及时归还，在考核结果中对责任人进行责任处理。借阅档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告办公室主任，并根据文件性质、损坏程度对责任人进行处理。第九条 外部合作单位的借阅外部合作单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能查阅，但不能将档案带离办公室。外部合作单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的资料要进行审查、签章。第4节 档案的其他管理第十条 档案的销毁1、 任何个人或部门非经公司总经理书面同意，不得销毁档案资料。2、 档案资料失效需要销毁时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交由办公室主任审核报总经理批准后执行。3、 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。4、 销毁档案资料时，必须由总经理指定专人销毁，办公室主任、各部门经理监督。第十一条 档案的保管1、 公司各种门类和载体的档案均由办公室集中统一保管，办公室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。2、 存放档案要用专用箱柜并进行科学分类、排列、编目，以便查找。3、 档案室内必须做好防盗、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。4、 做到档案室内无杂物堆放、经常保持室内清洁卫生。5、 档案保管员定期检查档案保管状况，每年核对一次，做到资料盒内资料与电子目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。6、 档案室钥匙由办公室档案员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房，进出应随手关门。7、 档案管理人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人都必须签名。第十二条 档案的统计制度1、 档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，用科学的标准和方法，做好档案统计工作，进行统计分析，为领导决策提供可靠的科学依据。2、 建立各种资料台账，及时做好档案收进、移出、整理、保管、利用等方面的登记。3、 档案统计工作，必须做到实事求是。第7章 办公用品管理制度第1节 总则第一条 为规范公司办公用品的计划、购买、领用、维护、报废等管理，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司各部门。第三条 办公室是公司办公用品的归口管理部门，负责审批及监控各部门办公用品的申购及使用情况，负责办公用品的验收、发放和管理等工作。第四条 财务部负责办公用品费用的监控。第五条 使用部门和个人负责办公用品的日常保养、维护及管理。第六条 本制度所指办公用品包括：1耐用品：第一类：办公家俱类，如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。第二类：办公设备类，如：电脑、打印机及其耗材、电话、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、投影仪、照相机、电风扇、音响器材及相应耗材（如机器耗材）等。2低值易耗品：第三类：办公文具类，如：复印纸、铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品等。第四类：生活用品，如：面巾纸、卫生纸、布碎、茶具等。第2节 办公用品的采购程序第七条 采购办公用品由办公室根据部门需要申请购买，统一领出保管、按标准发放，原则上每季度一次。第八条 办公用品的定额管理各部门所需的办公用品实行定额管理，每年的额度由办公室根据部门实际情况和历史需求量确定，经总经理批准执行。第九条 办公用品的招标工作办公室每年年初应做好办公用品采购的招标工作，尽量做到“货比三家”、降低成本。由办公室主任、办公室副主任、采购人员组成招标小组，开展招标工作，招标合同实行一年一签。第3节 办公用品的费用控制及申领流程第十条 办公用品申购实行费用预算制度，各部门本着实事求是，节约经营成本的原则，每年年初编制本部门本年度办公用品费用预算并报办公室审批，每月办公用品的购置应严格按照审批的部门办公用品费用预算编制月度申领计划。第十一条 办公用品统一由办公室负责申购，具体流程如下：填写“办公用品购置需求表” 部门负责人审核 办公室审批 财务部 总经理审批 办公室购置 登记入库 配发。第十二条 第三、四类办公用品的申领流程：填写“办公/生活用品申领计划表”（各部门，每月2日前） 部门负责人审核 办公室审批 领取发放（每月5日后）。第4节 办公用品的使用、保养、维修和报废第十三条 办公用品应爱惜使用、厉行节约，打印或复印资料时纸张要双面使用；回形针、大头针应重复使用，不得随意丢弃；圆珠笔应更换笔芯使用。第十四条 办公用品的保养，主要由各部门自行负责，办公室将进行不定期检查。 第十五条 各部门办公用品在日常使用中，发现有故障或损坏，应及时通知办公室安排维修（主指第一、二类办公用品）。第十六条 价值低于2000元的办公用品的报废流程：填写“办公用品报废单” 部门负责人审核 办公室复核 总经理 审批 办公室变卖 财务部入账。第5节 附则第十七条 属固定资产范围（价值2000元以上）的办公用品的购置、维护、报废等，按财务部固定资产管理制度执行。第十八条 办公室应每月公布各部门办公用品的用量。第十九条 个人使用的办公用品，因调动或辞职时，须到办公室管理人员处办理清还手续。第二十条 办公室负责根据实际情况对员工级别变动后的办公用品进行增补或削减。 第8章 车辆管理制度第1节 总 则第一条 根据公司的业务发展状况及车辆配备情况，规范车辆日常管理，保证车辆安全行驶，降低费用开支，特制定本制度。第二条 本制度所称车辆是公司所有车辆。第2节 管理原则第三条 车辆实行账实分管的模式。公司财务部负责车辆的预算管理、价值核算；办公室负责车辆的实物管理和日常维护等工作。第四条 办公室是车辆实物管理部门，履行车辆配置、调拨的审批及报批组织工作。财务部负责车辆的预算管理调拨的账务处理审批及报批。第五条 司机负责车辆的实物管理及日常维护保养工作，办公室人员负责车辆使用维护保养的监督管理。第六条 公司所有车辆实行专管员制度，办公室应指定人员专门负责车辆的管理，负责对本单位车辆进行统一的日常台账登记、维护、保养、年检等。第七条 未经公司批准，各部门不得私自报废、出租、出售、赠予车辆或将车辆调往其他部门。擅自租用车辆的，已租车辆予以退租，由此引起的所有费用及造成的实际经济损失由相关责任人承担，并给予责任人相应的行政处分。第3节 车辆派遣第八条 办公室在保证业务优先的前提下，统筹安排好车辆的调配，行政管理部门用车可以临时调派给业务部门，业务用车一般不得调派给行政管理部门使用；第九条 部门因工作需要外出有三人以上（需有一个中层干部）且同一地点的可申请使用公司车辆；因公出差往返机场、火车站、汽车站的一律乘坐民航班车或市内公交车，产生的费用按照公司财务部相关要求结报；特殊情况需办公室负责人签批同意后方可派车接送；公司高管人员已享受车贴的，市区公出不再派遣车辆，省内公出的原则上不派遣车辆，特殊情况经总经理审批后可派遣车辆。第十条 普通员工原则上不予派车，以下情况可申请派车1、 财务出纳人员前往银行提款；2、 各部门提货、发货（凭收发货单据视情况派车）；3、 突发事件确需用车的，由办公室负责人批准后方可派车。第十一条 车辆申请一般应提前一天由使用人提出，到车管员处填写派车单，经所在部门负责人签署意见后交车辆管理人员处，由车辆管理员报送办公室负责人签字同意后根据需要统筹安排车辆。第十二条 驾驶员出车必须有车辆管理员签发的派车单，特殊情况下，经车辆管理员同意，可以先出车后补办派遣手续。第十三条 驾驶员必须按派车单上注明的车辆行车路线和时间执行任务，中途不得随意改变线路，如有特殊情况要及时向车辆管理员报告。第十四条 使用人在中途提出非派车单上注明线路或其他事项的，在未得到车辆管理人员允许的情况下，驾驶员有权拒绝。如因私自改变行驶线路发生交通事故的，全部责任及经济损失由使用人和驾驶员承担连带责任。第十五条 派车单按不同行驶区域或范围实行分级签发管理，市区内用车由车管员签批、省内用车由办公室负责人签批、出省用车由总经理签批。第十六条 工作时间内驾驶员无出车任务的，应随时在办公室区域等候。出车回来后应立即向车辆管理员报到。第十七条 驾驶员应执行车辆管理员的工作安排，不准借故拖延或拒不出车。对工作安排有意见的应先执行车管员工作安排，事后可向办公室负责人反映。第4节 车辆保管第十八条 车辆应指定专人驾驶与保管，驾驶员要对所保管的车辆安全和使用负责。车辆专管员应建立车辆资料档案，并妥善保管车辆有关资料及各项证件。第十九条 驾驶员不得私自交换驾驶与保管车辆，更不得将车交给他人驾驶。公司其他人员不允许自己驾驶车辆，有违反规定者，对该驾驶员进行相应的行政处分并承担由此发生的一切后果。对私自驾驶车辆者，按照情节进行处罚。第二十条 公司车辆原则上不得外借他人，如因工作需要必须外借