商务部管理制度工厂.doc

精选资料商务部管理制度(工厂)部门设置宗旨:为了工厂与销售更好沟通,提高工作效率,特增设商务部.本制度对商务部职能,人员结构,岗位职责等做详细规定.一 部门职能概述及具体职责商务部设置于工厂。是工厂与销售对接的渠道。主要作用为及时传输工厂与销售的交流信息。工厂的所有需要传达给销售的信息经过商务部统一发送。销售所有需要传达的信息，可集中发送至工厂商务部，经商务部与工厂各部门进行沟通。由此可以避免问题遗漏，做到对所有信息全面管控，及时跟踪，提高工作及生产效率。（1）接收订单/合同进行编号、审核、分解分类传达至工厂商务科和财务部指定人员。（2）核对下单时所有相关资料是否清晰，签字确认手续是否齐全明确，订单/合同、图纸及说明与产品相关的资料是否有客户（经销商）签字确认，预付款项必须符合公司制度。（3) 负责核对、整理、分解、传递销售信息与工厂反馈信息形成书面记录并保存归档。（4) 负责内部组织优化、工作方法改进、规范制度与完善等。（5）负责本部门支出预算编制，成本控制。（6）跟进订单货期，协调交货、发货、申报账款等内容。二 部门人员结构1. 商务部经理 1 名，具体工作内容详见职位说明书1。2. 商务部专员2名，具体工作内容详见职位说明书2。职位说明书1职位名称商务经理所属部门商务部职等职级 直接上司总经理直接下属定 编1人项目内 容任职资格1、学历背景：大专以上学历，管理类专业。2、培训经历：与岗位相关的各类培训。3、工作经验：具有三年以上金刚石企业与本岗位相关的工作经验。4、技能要求：1）熟练掌握金刚石产品生产流程，工艺等。2）熟悉企业操作模式，具备良好的管理协调沟通能力。3）熟练使用电脑办公软件，具备良好的统计分析能力。4）具备良好的文字组织功底，熟练编制各类公司相关文件和制度。5）熟练掌握商务系统内部运作模式和操作规范。5、素质要求：1） 思维严谨、个性温和、富有亲和力；2） 忠于职守、正直廉洁、工作严谨、认真负责；3） 办事沉稳、细致，思维活跃，有创新精神，良好的团队合作意识；4） 较强的学习能力和责任心，能自我激励，具备较强的独立处理事务的能力；能承受较强的工作压力。工作内容 1、对商务系统内部组织优化、成本控制、工作方法改进、规范制度等提出建议 ；2、制定商务部门预算报告；3、组织协调、沟通解决商务内部和其它部门间相关事务。4、核查商务订单确保无误，编制相关统计报表及报送。5、对部门支出预算编制，成本控制；6、对商务部门制度操作规范、资料及报表等内容的检查督办；7、制定考核制度，定期进行员工考核；8、总经理交办的其他任务。权责范围1、权力：1）部门内部员工聘任、解聘的建议权；2）部门内部工作开展的自主权；3）有要求相关部门配合工作的权力；4）对本部门员工违反公司制度有提请处罚的权力；2、责任：1）对本职工作的质量负责；2）如因工作失职，给公司造成损失，应负相应的经济责任和行政责任。工作环境1、办公室为主；2、无职业病危害。编制审核批准日期2013年 月 日日期日期职位说明书2职位名称商务专员所属部门商务部职等职级 职员 直接上司商务部经理直接下属无定 编2人项目内 容任职资格1、学历背景：学历中专（高中）以上，专业不限2、培训经历：与岗位相关的各类培训3、工作经验：具有一年金刚石产品企业与本岗位相关的工作经验4、技能要求：1）对产品常识掌握良好，熟悉金刚石产品制作流程与工艺。2）语言表达清晰流利,沟通技巧优秀；3）熟悉金刚石产品商务接单、审单、下单等操作规范和要点。4）熟练使用电脑办公软件，有一定的统计、分析能力。5、素质要求：1）性格稳重，有耐心、有亲和力；2）豁达乐观，积极主动，乐于助人；3）做事客观、严谨负责、踏实、敬业；4）忠诚守信，良好人际沟通、协调、组织能力和团队精神。5）工作细致认真，谨慎细心，责任心强；工作内容 1、 接收销售订单。2、接到订单，第一时间组织工厂评审。订单合同评审表，对价格可否接受，采购，生产，印刷，包装时间确定交期，由工厂各个部门主管在评审表上签字确认。3、反馈订单评审结果至销售。4、对评审过预要下单订单登记，编号，将编号反馈给销售。（此处订单编号由商务部根据业务下单顺序统一流水号）方便跟踪与留档查阅。对订单回款时间记录。5、对已经下到工厂订单，及时搜集订单产品信息，产品毛重体积数量等。统计好后及时反馈给销售业务。6、跟踪已经下单订单，在交货期前7天，与工厂再确认交期，根据订单是否推迟，联系业务，及时安排各种手续准备出货或通知业务与客户沟通推迟。7、订单出货时，协助销售业务验货，对成品拍照留档。对集装箱号，装箱单号拍照与成品货物照片一起留档。8、订单回款统计。9、接收销售的质量反馈单（客户收到货物后，对质量问题产品反馈给销售，销售通过填写与工厂沟通）,对反馈单上的内容及时反馈给工厂，由工厂组织讨论，并对问题给出解决方案。10、及时传达工厂的各种通知。11、完成部门经理临时交待的工作。权责范围1、权力：1）工作改进建议权；2）要求相关部门和人员配合工作的权力；2、责任：1）对本职工作的质量负责；2）如因工作失职，给公司造成损失，应负相应的