外勤管理制度[001].doc

精选资料外勤管理制度一、目的 为了规范公司的外勤事务管理和外勤员工的采购权限、报销手续、标准，特制定本制度。二、范围 适用于公司下属的光伏设备安装、调试、维修部门。3、 定义 1、外勤报告适用于光伏设备安装调试、技术指导、设备售后服务等外勤事务的工作记录。 2、工作日志适用于用户现场安装调试的工作记录，包括到达用户家的时间、安装项目、及所用材料等。 3、市内交通指达到外勤目的地后产生的交通费用，包括公共汽车、打车的费用等。4、 具体内容 （一）外勤管理流程及注意事项 1、公司设备安装人员接到外勤指令后，若员工本人在公司需认真由填写外勤通知单，由主管部门领导签字确认，并上报副总经理批准，交于人事部备案后，方可执行外勤事务；若员工在外地，可由主管部门领导代填写外勤通知单，按程序审批并备案。 2、部门经理 主管接到外勤指令后，预计执行外勤事务的时间天数，制定此次外勤项目负责人，确定外勤人员数量，认真填写外勤通知单，并呈报副总经理审核批准后方可执行外勤事务。 3、光伏设备安装调试外勤工作人员在执行外勤事务时，必须随身携带涉及工作上岗证、备齐全专业安装调试工具；若有工作服，需穿工作服，佩戴公司工作证，言行稳妥、举止大方，处处体现良好的形象并维护公司的利益。 4、光伏设备安装调试项目负责人在执行外勤事务时，要严格遵守客户单位的各项规章制度，与客户交流要虚心、耐心、不亢不卑、详细记录客户提出的宝贵意见。 5、项目负责人要严格管理整个外勤团队，安排好外勤团队的吃、住、行等工作；确保外勤人员的人身安全。若因工作需要需请临时工，应严格挑选，确保工作按时完成。 6、光伏设备安装人员执行完外勤事务后，应及时赶回公司并向主管领导汇报相关情况，若无法回到公司的需及时打电话向主管领导汇报，并仔细填写外勤报告或工作日志，在返回公司时递交主管领导。对于几个部门同事执行外勤任务时，不同部门的外勤负责人需向其部门领导递交详细的外勤报告或工作日志。 7、外勤产生的非市内交通费用，原则上以公共交通为主要交通工具（6 小时以上长途火车可报销普通硬卧，飞机、动车卧铺需提前申请），对于特殊情况需要乘坐的士的，需提前电话请示部门主管领导，在征得部门主管领导同意后方可乘坐，在回到公司报销费用时需附乘坐明细（写明原因），部门主管领导签字后方可报销。对于乘坐6 小时以上长途火车没有买到硬卧车票或没有购买硬卧车票的，在报销外勤费用时，公司将按照实际车票价（普通硬坐或无坐票）的 80%给予额外补助。 8、报销长途客车凭电脑票报销。确实无电脑票区间发生交通费用，须请示本部门领导经同意确认后方可报销，在报销时须附明细（注明发车及到达地点、日期、去哪个单位），否则不予报销。 （二）外勤采购及权限因特殊的情况需要在外采购材料和工具的，项目负责人应统计清楚所需材料和工具的种类、型号、规划等报请主管领导，主管领导核实后上报副总经理、总经批准后，可自行在当地购买。 （三）外勤报销1、光伏设备安装调试人员外勤报销时，需认真填写费用报销单，粘贴好各种票据，并附上外勤通知单、外勤报告或工作日志。2、主管领导要认真审核安装调试人员递交的费用报销单，对于不实或不符合本规定要求的报销费用要及时予以纠正，对无外勤通知单、外勤报告或工作日志的不得批准报销。3、经主管领导审核合格并签字的费用报销单交给财务后，由出纳进行复核。复核合格的及时报副总经理、总经理审批后予以报销。4、出纳要认真复审相关票据。对符合报销要求、手续齐全、票据规范的外勤事务应及时办理报销手续；对相关不符合报销要求、手续不齐全、票据不