ch18_企业信息管理

第18章 企业信息管理,企业信息管理概述 企业信息管理系统及其关键技术 企业信息主管CIO 企业战略信息管理,18.1 企业信息管理概述,企业信息管理的含义 企业信息的构成 企业信息资源的特点 企业信息管理的内容 企业信息管理实施的条件,18.1.1 企业信息管理的含义,企业信息管理是利用现代信息技术对企业生产经营过程中各环节涉及到的各方面信息进行收集、整理、分析和提供利用的工作。,18.1.2 企业信息的构成,企业信息按其来源可分为内部信息和外部信息: 1. 企业内部信息 指企业内部产生的各种信息，它是反映企业目前的基本状况和企业经济活动的信息。具体包括 : 1) 生产信息。反映生产过程的信息， 2）会计信息。主要是资金流动信息， 3）营销信息。主要包括订单、装运、应收款账单和销售报告等一系列销售信息。 4）技术信息。指有关企业产品的技术基础信息，是一种竞争能力信息，一般属于商业秘密。 5）人才信息。反映企业各种人才的基本情况信息。,18.1.2企业信息的构成,2.企业外部信息 指企业以外产生但与企业运行环境相关的各种信息。主要包括： 1）宏观社会环境信息。包括国内政治经济形势、社会文化状况、法律环境等信息。 2）科学技术发展信息。包括与企业经营相关的科学技术发展的信息。这些信息往往展示了产品发展的方向，在新产品研发中发挥重要作用。 3）生产资源分布与生产信息。主要包括企业正常生产所需要的设备、原料、外购元器件和零部件、能源等物资的供应和来源分布信息。 4）市场信息。集中反映商品供需关系和发展趋势，是营销信息的主体。主要包括：市场需求信息、竞争信息和用户信息。,18.1.3 企业信息资源的特点,（1）时效性：企业信息资源有生命周期。在生命周期内，信息资源有效，否则信息资源无效。 （2）有序性：有序性即相关信息发生的先后在时间上具有连贯性、相关性和动态性。 （3）共享性：体现在两方面：一是在企业内部，许多信息可以被各个部门使用，从而保证了决策的一致性和行为的可协调性；二是企业与外部之间的信息能够互相交换、共同利用。,18.1.4 企业信息管理的内容,从企业信息管理规划上看，企业信息管理涉及六个方面： （1）合理构建企业的业务流程和管理流程，结合企业发展规划完善企业组织结构、管理制度等。 （2）建立企业总体数据库。 （3）建立相关的各种自动化及管理系统。 （4）建立企业内部网(Intranet)。 （5）建立企业外部网（Extranet）。 （6）接通Internet。,18.1.4 企业信息管理的内容,从企业信息管理工作流程上看，企业信息管理内容包括： （1）制定信息规划：明确企业信息需要，收集信息的范围和目的 。 规划工作一般分三部分：,18.1.4 企业信息管理的内容,了解企业各部门信息需要以及使用信息的目的。对企业内部信息需要进行评估。这项工作通常由3个内容：确定最经常需要的信息；确定广泛使用的内部信息；确定内部的交流渠道和人们交流的媒介。 制定一个收集分析计划。确定收集的信息和实施计划。计划应包含得不到某些资料时的应急方案。比如，在得不到最佳信息源的情况下，应有提供第二选择的信息源。 让用户了解工作进展。将计划告诉使用者，确保提供的信息能适合他的需要。,18.1.4 企业信息管理的内容,（2）收集信息 根据信息的来源，企业收集信息一般将信息分为3类： 1）一级信息 从一级信息源(年度报告、政府文件、讲话、电视、电台采访直播、公司财务报告、个人观察等)获得的未经处理的事实。是关于某一事物原始的、完整的信息，一般情况下，这类信息比较准确。 2）二级信息 从二级信息源(报纸、杂志、书籍、经剪辑的电视和广播节目、分析员的报告等)提供的经加工过的信息。 3）创造性信息 要通过一些间接方法或非常规方法才能得到的信息。 下面是一个通过非公开信息收集方法获得成功的案例。,18.1.4 企业信息管理的内容,一家日本公司打算在美国佐治亚洲建一座造纸厂，因此需要了解当地的一家造纸厂的生产能力和实际产量。如果该工厂开工充足，再建一座造纸厂就无意义，否则，就有利可图，因为当地有许多林场，造纸的原料不成问题。日本公司聘请一个外部咨询公司来了解当地造纸厂的情况。该咨询公司首先记录了从工厂开出的火车车皮数量，然后为了解车皮是否都满载，该咨询公司又请来一个既是化学家又是金属方面行家的人。他们通过每趟火车开过之后钢轨上的锈的变化情况确定钢轨承受的重量，从该重量中减去火车的重量，而确定了火车的载重，从火车的载重推算出了工厂生产的纸的数量。但仅知道产量还不够，还需要掌握工厂设备的开工情况。于是又通过询问该厂的一些工人了解到机器的数量、类型等，又从机器制造商那儿知道了这些机器的生产能力。结果发现，工厂机器的开工率大部分时间达90%。于是日本公司决定建造一座新造纸厂。,18.1.4 企业信息管理的内容,（3）处理信息 首要工作是将信息集中、记录和组合。一般由企业较低级的部门完成，这样做的好处是使公司的中级和高级信息分析人员将精力集中在关键的分析工作上。特别强调的是企业获得原始信息的部门始终应该保存信息的全文，但送达管理层的信息更应简明扼要，越往上级，信息越应浓缩。其次是对信息进行评级和分类。由于信息的来源不同，收集到的信息良莠不齐，对信息的真伪要进行辨别，分出等级和归档。,18.1.4 企业信息管理的内容,（4）分析信息 将基本信息转换成情报的过程。分析是竞争情报最困难的环节，要求分析人员权衡信息的重要性，寻找分析模式，提出方案。分析包括对所有的资料进行综合、评价、分析，将所有资料组成有逻辑性的整体，将评价的信息置入一定背景中，并提供完成的情报。 （5）提供信息产品 以适当的形式提供给使用者，可能是口头汇报、书面材料、多媒体等形式。,18.1.5 企业信息管理实施的条件,（1）企业有信息化的内在需求 当企业真正感觉到必须实现信息化，才能满足企业当前及未来发展的需要时，企业才具备实现信息化的真正动力。 （2）设计企业信息化的总体规划 根据自身的生产经营情况制定企业信息化管理的总体发展规划，有步骤、有计划、有缓急地建设。 （3）技术基础和管理基础 必须建立在一定的技术基础和管理基础 。,18.1.5 企业信息管理实施的条件,（4）技术与管理人才 企业要有自己的技术和管理人才。 （5）与技术进步、管理创新和观念更新结合 生产经营活动中的信息化建设和管理实质上是应用现代信息技术对企业的各项资源及各个环节在信息处理、工作方式、管理机制以及人的思维理念等方面进行的一项创新和变革。 （6）选择一个好的合作伙伴 包括系统开发伙伴和产品及其供应商伙伴。,18.2 企业信息管理系统及其关键技术,企业信息管理系统的演进 企业信息管理的关键技术 企业信息管理组织结构,18.2.1 企业信息管理系统的演进,（1）数据管理 企业信息管理初期仅涉及数据管理。在数据管理时期，先后经历了手工处理、机械处理和电子处理三个阶段 。 手工处理是指用人力进行数据管理。 机械处理是指借助机械力进行数据管理。 电子处理是指用计算机技术，包括通信技术和数据处理技术进行的数据管理，一般称为EDPS。,18.2.1 企业信息管理系统的演进,（2）信息管理 利用计算机硬件、软件，通过手工作业，提供分析、计划、控制 和决策模型以及数据库技术的人机系统MIS。具有提供信息，支持 企业和组织的运行、管理与决策功能。 （3）知识管理,18.2.2 企业信息管理的关键技术,（1）后台(Back Office)技术 以企业资源规划ERP(Enterprise Resources Planning)系统为代表的企业内部信息管理系统软件，又称后台管理系统，包括财务管理、采购管理、库存管理、生产管理、人力资源管理、项目管理等。 （2）前台(Front Office)技术 指客户关系管理（Customer Relationship Management，CRM）系统，实施于企业的市场、销售、技术支持等与客户有关的工作部门。 （3）虚拟(No Office)技术 由关键集成技术 、瓶颈技术、单元技术、企业内部的信息管理技术、电子商务等松构成。,18.2.3 企业信息管理组织结构,信息管理组织机构一般企业设置3个层次： 高层信息管理机构：负责统一管理全企业各种主要信息的信息管理中心，负责把与企业经营管理有关的重大信息向企业决策层反馈 中层信息管理机构：主要负责收集、传递、处理或反馈各种专业信息的信息管理机构，对企业生产经营过程中的各种有关生产工艺、供销、质量检验、设备管理、财务核算、安全环保、技术改造、新产品开发等各种专业信息进行收集、反馈，以便由各有关部门及时解决或传递给企业决策层研究解决 基层信息管理机构：处于企业基层的信息管理机构，主要负责收集、传递企业内各基层生产单位(车间或分厂)在生产经营过程中所产生的信息。,18.3 企业信息主管CIO,CIO产生及发展 CIO的职责 CIO的素质,18.3.1 CIO产生及发展,CIO是负责一个公司（或企业）信息技术和系统的所有领域的高级官员。 CIO最初是以一种概念出现在20世纪70年代末80年代初；作为一种职位出现是在80年代中期。 CIO主要是一个组织信息管理发展到战略信息管理阶段的产物。将CIO通常理解为处于该职位并承担战略信息管理职责的个人或群体。主要是从战略的角度和层次审视、规划和实施一个组织的战略信息管理活动，战术层和操作层的信息管理则通常授权给其他副职和管理者完成。,18.3.2 CIO的职责,CIO的职责是负责战略信息管理，主要集中表现在两个方面： 第一，CIO的职责主要包括信息技术管理的战略管理、信息资源管理的战略和电子商务的战略管理等方面； 第二，CIO的职责包括制定和指导实施信息战略、建立和重组信息组织、组建和优化信息队伍、创建了完善企业信息文化等方面。,18.3.3 CIO的素质,通常将CIO的主要素质归纳为三个方面： 第一，具备领导者的素质； 第二，具备IT战略家的素质； 第三，具备业务分析家素质。 这三方面素质的整合使CIO区别于其他高层管理者的必备素质，对CIO其他方面的要求则可称为一般素质要求。,18.3.3 CIO的素质, CIO理想的知识结构应该由三个方面构成： 信息技术知识，最好是接受过正规信息技术专业教育； MBA知识，最好兼修MBA； 与某一业务相关的专业知识。 CIO的理想技能结构也可分为三类： 信息技术技能或称专业技能，这类技能与信息技术联系紧密； 管理技能，包括交流技能、组织能力、协调能力、磨合能力、应变能力、决策能力等； 经验，包括信息技术/信息系统经验和业务经验。,18.4 企业战略信息管理,信息战略与战略信息管理 战略信息管理特点 战略信息管理过程分析,18.4.1 信息战略与战略信息管理,企业战略是企业根据内外环境和可获得资源的情况，为求得长期生存和持续的均衡发展而进行的总体性谋划。一般分为公司层的总体战略、业务单元层的竞争战略和经营层的职能战略。 信息战略是企业战略的有机组成部分，是关于信息功能的目标及其实现的总体谋划，是企业信息功能的大政方针和战略体系。 战略信息管理是关于企业信息战略的管理，是企业信息功能要实现的任务、目标及实现这些任务和目标的方法、策略、措施的总称。,18.4.2 战略信息管理特点,（1）战略信息管理与信息资源管理的共性 综合性： 从管理对象来看，战略信息管理强调管理对象的多样性，应包括组织大环境研究、组织自身前景研究和关键对象的行为研究。 从管理内容来看，战略信息管理是多种要素的综合管理，它是组织战略管理的重要组成部分，不仅要管理组织的战略信息，更要对管理组织内部外部的环境进行管理，强调其过程的综合性、全方位性和协调性。,18.4.2 战略信息管理特点,经济性：在信息经济崛起的背景下，信息被视为五种经济要素之一，即人力、原材料、资本、科技和信息。信息是组织不可忽视的重要的生产力和经济要素，而战略信息管理主要是对战略信息的管理，因此它也具有经济性。 系统性：战略信息管理是对组织内部外部战略信息的管理，广义上讲它也包括与战略信息相关的、与组织核心竞争力密切联系的人员、设备、资金的管理。 决策性：战略信息管理是组织信息的宏观管理，它的主要作用就是为组织的战略决策层提供决策支持信息，为组织的决策制定提供卓有成效的帮助。决策性是战略信息管理的重要特性。,18.4.2 战略信息管理特点,技术性：战略信息管理同信息管理一样重视组织中信息技术的应用，提高信息技术含量，使组织中的信息系统能够更好地发挥作用。 二重性：战略信息管理不仅是一种管理模式更是一种管理思想。组织成员应该首先是接受战略信息管理这种思想观念，从战略高度重视组织的信息管理，着重组织战略信息的管理；其次是将战略信息管理看作一种模式，真正将战略信息管理这种管理模式应用到组织管理中来。,18.4.2 战略信息管理特点,（2）战略信息管理的特殊性 全局性：战略信息管理是组织从战略高度对信息管理的再认识。 长远性：战略信息管理是对组织信息管理的长远规划的制定、实施和评价的一个长期的过程。 权威性：战略信息管理是从组织总体上对各个部门的信息管理进行的战略规划和控制。 稳定性：战略信息管理是组织从战略高度对信息管理活动的管理和控制，具有长期性。 创新性：战略信息管理具有知识管理的特征 。,18.4.3 战略信息管理过程分析,信息战略制定：理顺信息战略与企业业务战略和总体战略的关系，全面、深入地分析企业信息功能的外部和内部环境及其变化趋势、评价和选择企业信息战略。 信息战略实施：确立和培育适应时代发展的信息价值观和信息文化，建立适应企业战略发展所需的信息组织和信息队伍，不断调整和完善资源配置的方式，强化信息功能与其他业务功能与管理功能的协调与协同，最大限度地发挥信息资源在降低风险、提高效率、改进效果、促进创新等方面的作用，切实支持企业战略目标的实现和企业的战略转型。 制定科学合理的评价指标体系：动态追踪企业信息战略的实施过程，联系企业信息战略目标和实施情况进行实时分析，并根据内外部环境的变化及时调整和修正战略，以确保企业的可持续发展。,18.4.3 战略信息管理过程分析,企业战略信息资源管理过程一般划分为四个阶段: (1)战略信息资源规划:主要任务是确定企业的战略部门和战略人员，重点是用户及其战略信息需求的确定与分析。注意以下问题： 在明确企业任务、目标、战略以及战略部门和战略人员的基础上制定战略信息管理目标和总体计划。 通过多种方式了解和确认服务对象。 确定战略人员的信息需求。 区别不同的战略任务及其要求，预计战略信息资源的成果形式。,18.4.3 战略信息管理过程分析,(2)战略信息资源收集： 主要任务是从可能产生战略信息资源的地方收集原始的信息并对这些信息做进一步的处理。 确定战略信息资源。战略信息资源主要涉及五个方面的内容： 与企业任务陈述和目标相关的信息资源。 与企业战略及其管理过程相关的信息资源。 与企业战略决策相关的信息资源。 与企业战略部门和战略人员相关的信息。 与企业竞争优势相关的信息资源。,18.4.3 战略信息管理过程分析,信息资源的转换。主要包括： 信息资源所有权或使用权的转换 信息资源记录方式的转换 信息资源载体的转换 信息的组织工作。按照事物的形式、内容和效用属性对信息进行序化组织。,18.4.3 战略信息管理过程分析,(3)战略信息资源分析： 围绕着企业战略进行的解决方案制定和选择过程，分析重点是企业战略环境、战略要素、战略竞争对手、战略过程、战略人员。要经过三个步骤： 战略分析：包括企业外部环境与内部环境的分析。 战略制定：主要是将企业的内部资源和技能等要素与外部关键因素所决定的机会与风险进行匹配，并制定可行的备选战略。 战略选择：主要对匹配阶段形成的可行的备选战略进行客观评价并最终选择企业拟实施的战略。,18.4.3 战略信息管理过程分析,(4)战略信息资源传播。是以分析产品为杠杆满足用户信息需求的过程。 按照传播范围划分，企业战略信息资源传播分为内部传播和外部