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书名：新编秘书理论与实务 ISBN： 978-7-111-29707-9 作者：楼淑君 出版社：机械工业出版社 本书配有电子课件,新编秘书理论与实务 ppt 课件,第 三 章 秘书职业素养,新编秘书理论与实务 ppt 课件,第一节 秘书的职业道德,学习目标 1.了解并领会秘书职业道德的含义和内容。 2.明确秘书应该具备的职业道德要求。,新编秘书理论与实务 ppt 课件,第一节 秘书的职业道德,案例导入,新编秘书理论与实务 ppt 课件,第一节 秘书的职业道德,1.职业道德的含义与特点 (1)职业道德的含义 所谓职业道德，是指人们在职业活动中应当遵循的特定职业规范和行为准则，即正确处理内部、职业之间、职业与社会之间、人与人之间、人与工具之间的关系所应当遵循的思想和行为的规范，它反映社会对某一职业活动的道德要求，是社会道德在职业活动中的延伸和具体化。,新编秘书理论与实务 ppt 课件,第一节 秘书的职业道德,(2)职业道德的特点 职业道德是和职业活动联系在一起的，受职业生活的制约和规范。不同的职业使人们在职业活动中与不同的人形成特定的交往关系，从而形成不同特点的行为规范。所以各行各业都有自己特殊的职业道德规范，而且相对比较稳定。例如，医生要救死扶伤、治病救人，教师要教书育人、热爱学生，记者要如实报道、铁肩道义，法官要秉公执法、不徇私情，银行职员要热情服务、不出差错，军人要保家卫国、冲锋陷阵，等等。但在时代发展过程中，同一职业的活动内容和条件发生变化时，其职业道德规范也会发生变化，如现在要求医生必须对患者的病情保密、教师必须尊重学生的个性隐私等。,新编秘书理论与实务 ppt 课件,第一节 秘书的职业道德,2.秘书的职业道德规范 (1)忠于职守，爱岗敬业 爱岗敬业是一个人从事任何职业的最基本要求，是职业道德规范的前提和基础，也是事业成功的第一要素，很难想象不热爱自己职业的人能够在本职岗位上有所建树。因此作为一名秘书，首先要忠于职守，爱岗敬业。 (2)乐于吃苦，甘当配角 秘书是领导的参谋助手，是辅佐领导的工作人员。“辅佐领导，甘当配角”是秘书职业道德的核心。 (3)实事求是，秉公办事 秘书工作的性质是辅佐领导，这就要求秘书做大量的信息工作，为领导决策提供参考。因此秘书是否能坚持实事求是，就关系到领导决策的正确与否。 (4)遵纪守法，严守机密 遵纪守法，是秘书人员职业道德的基本底线。,新编秘书理论与实务 ppt 课件,第一节 秘书的职业道德,(5)自尊自爱，廉洁自律 秘书是领导的参谋、助手，是领导的近身工作人员，在领导决策中发挥着举足轻重的作用，有时还要以领导代言人的身份出现，这种身份容易滋长秘书的自高自大心理，导致“越位”、“出格”，甚至以“二首长”自居，或“挟天子以令诸侯”。这样会严重影响组织和领导的形象，所以，作为秘书一定要清醒地认识自己的角色，做到自尊、自重、自爱，提高自己的职业道德水平。,新编秘书理论与实务 ppt 课件,第一节 秘书的职业道德,3.如何提高修养，善于标准“做人” (1)立志高远 干事业的人首先要立志，要有强烈的事业心。明代王守仁说：“志不立，天下无可成之事。志不立，如无舵之舟，无衔之马，漂荡奔逸，终矣何所底乎？”人无志则无努力的方向与动力，不思进取，勿谈做事。立志要切合社会要求，符合道德标准，为向上向善之高远志向，且适合自身能力，能自励又可践行。 (2)诚实守信 诚实守信是做人最基本的道德底线，是为人处事的基本要求。清代王夫之说：“质以忠信为美，德以好学为极。”做人要讲实话、办实事，为人正直，言而有信。一个诚实的人，还应该处事谦让、私心不重、富同情心。不守诚信、欺上瞒下的人必然遭人唾弃，终究会四处碰壁、一事无成。,新编秘书理论与实务 ppt 课件,第一节 秘书的职业道德,(3)以礼待人 以礼待人是营造为人处事良好环境之道。孔子说：“不学礼，无以立。”“博学于文，约之以礼，亦可以弗畔矣夫。”礼，从表现形式看主要是尊重他人的行为和言语。在言论自由的当代，说话也要讲四条原则：一是真言，说真话不讲假话。二是善言，誉言多说，劝言好说，自夸之言少说，多协商方式少命令口吻，多恭敬少刻薄。说话要有技巧和方法，注意措词，善于把握表达时机。三是慎言，说话要谨慎，分场合说话，说与自己职责相适应的话，不造谣传谣，不说无根据的话。四是无谗言，不说加害诽谤人的话，不搬弄是非，当面有更多誉言不如背后无一句谗言。劝学曰：“言有召祸也，行有招辱也，君子慎其所立乎。”做人要慎对自己的言行。知恩感恩也是以礼待人的要求，是人的良知和品德的表现。,新编秘书理论与实务 ppt 课件,第一节 秘书的职业道德,(4)谦虚谨慎 谦虚谨慎是做人的一种态度，是一种美德，能使人学到他人的长处，使人冷静思考，这对一个人的立身创业至关重要。唐代吴兢在贞观政要谦让中说：“己虽有能，不自矜大，仍就不能之人，求访能事。己之才艺虽多，犹病以为少，仍就寡少之人更求所益。”谦虚谨慎，低调做人，恭敬和气，心淡人静，知进知退，便会富有人缘，获人拥戴。,第一节 秘书的职业道德,(5)自省知悔 人非圣贤，孰能无过。一个人能否知耻，能否及时反省与悔过、认识与纠正自己的过错和不足，往往成为衡量一个人是否成熟、是否有修养的一个标准。孔子说：“见贤思齐焉，见不贤而内自省也。”人不怕有不足或做错了事，就怕意识不到自己的错误，固执傲慢，执迷不悟，甚至对自己的错误言行加以掩盖和辩解。明代陈继儒说：“执拗者福轻，而圆融之人其禄必厚。操切者寿夭，而宽厚之士其年必长。”人不固执，能经常反省自己，做错事能幡然醒悟，认识到自己的缺点和不足，这本身就是一个进步，而纠正自己的不足，就能使人更加完美。,第一节 秘书的职业道德,(6)崇能重友 崇尚有能力的人，尊敬有才华的人，是人向善向上的具体表现，也是良好人品的体现。崇能尊才能使自己有一个奋斗的目标与动力，经过奋斗最终也能使自己成为有才华的人。因此，人不应妒贤嫉能，不应为别人经历奋斗获得成功而感到心理失衡，更不应对有能力有才华的人施以恶行甚至暗中加害，若如此只能使自己更不能明辨事理，从而将自己引向无所作为的极端。个人的学识与能力是有限的，要增长能力、成就事业，需要“人和”的环境，事业上的朋友是自己能力的伸延。古人言：“友以成德也，人而无友，则孤陋寡闻，德不能成矣。”孔子说：“友直，友谅，友多闻，益矣。”人要讲交友之道，交德友能友，不能求人时讲友，达到目的后非友，要以诚待友，不能做过河拆桥甚至陷害他人的卑劣之事。,第一节 秘书的职业道德,(7)责任感强 人要有强烈的责任意识，对国家有忠诚的责任，对岗位有尽职的责任，对亲人有关怀的责任，对朋友有帮助的责任，等等。角色越多，承担的责任也就越多，所处的地位越高，肩负的责任也就越重。,第一节 秘书的职业道德,小 结 职业道德是人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的总和。秘书工作的从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书人员必须拥有较高的人格。江泽民总书记曾指出“人格很重要”。古人强调“修身、齐家、治国、平天下”，把修身放在人生与事业的第一位，说明它对人生与事业的重要性。良好的职业道德是新时期秘书人员自我完善的必要条件，也是秘书人员职业活动的指南。所以，作为秘书人员，一定要自觉地提高秘书职业道德水平，为更好地发展事业奠定良好的基础。,第二节 秘书的职业知识与能力,学习目标 1.掌握职业秘书知识结构与能力结构的含义和构成要素。 2.明确合理的知识结构与能力结构对秘书职业发展的重要作用。,第二节 秘书的职业知识与能力,案例导入,第二节 秘书的职业知识与能力,1.秘书的知识结构 (1)知识结构的含义 知识结构，是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。这里所讲的“比重”，不仅指数量关系，也指质量关系。 (2)秘书知识结构的组成要素 对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的秘书知识结构应该包括三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。 1)广博、扎实的基础知识。,第二节 秘书的职业知识与能力, 政治哲学类 主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。这部分基础知识是帮助秘书人员解决政治方向和思想方法问题。学习这部分知识，就是要使秘书人员树立正确的世界观和方法论，能运用马克思主义的立场、观点和方法去分析问题、解决问题。 文化基础类 如语文、历史、物理、化学、生物、历史、地理、外语等。这是从事秘书工作最起码的知识。培根也说过：“历史使人明智；诗歌使人灵秀；数学使人周密；自然哲学使人深刻；伦理使人庄重；逻辑学使人善辩。”当然，我们要在已有知识的基础上不断更新、扩展。,第二节 秘书的职业知识与能力, 法律政策类 包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。 重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。 2)精深的专业知识。,第二节 秘书的职业知识与能力, 秘书专业知识 秘书专业知识是秘书知识结构体系中的核心部分，也是区别于其他专业人才知识结构的标志。这部分知识主要有秘书学、文书学、公文写作学、信访学、会议学、调研学、档案管理学、逻辑学以及速记、外语、现代通信知识、办公自动化知识等。只有精通并能熟练运用秘书专业知识，才能成为合格的秘书人才。,第二节 秘书的职业知识与能力, 秘书所在部门的业务知识 即秘书所在行业、部门的背景、业务等知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。以企业为例，它主要包括本企业的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识，如在从事服装经营的企业中就职，就得掌握服饰学、美学等知识。在秘书职场中，人们愈来愈意识到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业就有按第二专业知识进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、科技秘书、医务秘书等。目前一些国家秘书职业的特点，就是因为秘书的第二专业知识已成为其谋职的重要因素。 3)多样的辅助知识。,第二节 秘书的职业知识与能力, 管理学知识 秘书是辅助管理人员工作的，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握管理学原理之外，可以根据自己所服务单位的性质来选择学习管理学的分支学科，如行政机关的秘书可选学行政管理学，企业秘书可选企业管理学等。 公共关系学知识 秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等都涉及到公共关系。掌握公共关系学知识，有助于秘书人员运用公共关系这一手段，为塑造组织的社会形象增添光彩。,第二节 秘书的职业知识与能力, 心理学知识。秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。心理学知识十分丰富，秘书人员要重点学好普通心理学、管理心理学、领导心理学、社会心理学和秘书心理学等方面知识。,第二节 秘书的职业知识与能力, 经济学知识 在经济一体化的当今世界，经济建设的大潮推动着我国各行各业的发展。没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。经济学知识犹如广阔的海洋，秘书人员可根据实际需要和自己的能力选学会计、货币、证券、营销、外贸等方面的知识。 人际关系学知识 秘书人员应学习人际关系学，以发挥对内协调、对外公关的作用。,第二节 秘书的职业知识与能力,2.秘书知识结构的构建方法 首先，要注意基础知识的“博”与专业知识的“精”之间的关系。应该强调在“广博”的基础上“精深”， 围绕“精深”的目标而“广博”。古人说的“凡操千曲而后知音，观千剑而后识器”，说明没有较宽的秘书知识面，就不可能有秘书知识的精深。但“精”必须强调明晰的指向性，进行有目标的定向积累。 其次，必须积极参加各种各样的实践活动，把理论知识运用到实践当中去。多方面、多角度地积累各种感性知识和实践经验，不断“活化”书本知识。 最后，学会自我“调节”的方法，如：主动预测，通过科学预测，可以发现在未来的秘书活动中急需具备的新知识，从而尽早积累这方面知识；适应性反馈法，指发现在目前的秘书活动中，哪些知识不够完善，哪些知识有待补充，从而立即采取补救措施，等等。,第二节 秘书的职业知识与能力,3.秘书能力要求 (1)自学能力 自学能力指独立、主动地获取知识并不断调节自己的知识结构、迅速把知识转化为自身能力的一种能力。 (2)表达能力 1)写作能力。 2)口头表达能力。 3)听知能力。 (3)观察分析能力 秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补缺工作。不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。,第二节 秘书的职业知识与能力,(4)社交活动能力 现代社会中的秘书不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于跟不同年龄、文化程度、个性、爱好的人交往，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。 (5)协调能力 秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解和不合，并及时加以沟通、协调。,第二节 秘书的职业知识与能力,(6)管理能力 秘书在处理各种事务中，必须熟悉管理组织机构、熟悉职权范围、知晓办事渠道，能安排事务轻重缓急，能为各种会议和活动做计划并督促落实，因此作为一个秘书必须具备管理基础知识和管理能力。 (7)应变能力 秘书的大部分工作都有章可循，并严格按照政策和规章制度办事。但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。,第二节 秘书的职业知识与能力,(8)使用先进办公设备的能力 秘书应会使用电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通信设备等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用能力，可以备工作上的不时之需。 (9)预测能力 预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。,第二节 秘书的职业知识与能力,小 结 综上所述，秘书的能力构成是一个多侧面、多因素的综合体，要建立一个多元化的合理的秘书能力结构，首先必须热爱自己的秘书职业和工作，必须具备高度的岗位责任感和强烈的事业心；其次要善于学习，不断获取新的知识，在实践过程中提高自己的业务知识和能力；最后要善于总结，总结自己和他人的工作经验，从总结中培养悟性，提升自己的业务水平，做一个一专多能、全面发展的“复合型”、“多功能”的现代秘书。,第三节 秘书的心理素养,学习目标 1.了解秘书心理品质的含义以及秘书职业对心理品质的要求。 2.能够在充分认识自我的基础上培养良好的秘书心理品质。,第三节 秘书的心理素养,案例导入,第三节 秘书的心理素养,1.秘书心理品质含义 心理品质，是指一个人在心理过程和个性特征方面所表现出来的本质特征，主要包括情感品质、意志品质、性格品质等。 秘书心理品质，指秘书在心理过程、心理倾向和心理品质等方面表现出来的稳定的心理特点的总和。良好的秘书心理品质是指秘书人员善于自我调节和控制的心理活动，能经常保持心理平衡，以坚强的意志和毅力克服困难、增强信心，做好秘书工作。,第三节 秘书的心理素养,2.秘书的理品质要求 (1)保持乐观平静的情绪 秘书的情绪是秘书对客观事物是否符合需要而产生的内心体验。它是秘书活动实践主观方面的前提条件。受到自然环境、自身健康状况和社会环境等因素的影响和制约。良好情绪的保持和巩固，需要客观刺激不断地去强化它，如社会环境、舆论、评论、社会公认的标准等；同时也要求秘书本身尽可能冷静地对待社会环境、舆论评价的影响，建立积极良好的心态，驾驭和控制自己的情绪，经常保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观、烦躁的心情。,第三节 秘书的心理素养,(2)磨砺坚韧果断的意志 秘书工作的特殊性决定了秘书在很多场合要受委屈、苦楚和不被人理解，而且表面上又必须隐忍，做出若无其事的样子。还有日复一日处理琐碎繁杂的各项事务、突发事件带来的心理压力等，都是对秘书意志的考验。因此秘书在意志品质上一定要增强对工作高质量完成的自觉性，克服盲目性；增强处理问题的果断性，克服固执己见的顽固性；增强面对不利环境的自制性，克服情感的冲动性；增强遇到挫折、困难时的坚持性，克服心理上的脆弱性。 (3)培养自信豁达的性格 现代秘书工作的性质，要求秘书兼具外向型和内向型性格之长而弃其之短，既要敏捷，又要沉着，既要活泼，又要严肃，既要善交际，又要保守机密，努力养成开朗、自信、洒脱的个性。,第三节 秘书的心理素养,(4)调适适合工作环境的气质 心理学上把气质解释成人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型、稳定的心理特征，分为多血质、胆汁质、黏液质、抑郁质四种类型。 3.秘书心理品质的优化之路 (1)意志的调节和控制 坚毅 秘书人员要锤炼和培养自己坚强的意志和毅力，在人生路上，必须注意树立坚定的信念，科学规划自己的职业生涯，一步一个脚印，踏踏实实地朝着设计的目标而努力。在工作中，必须确立明晰的服务意识，自觉设定具体的短期、中期、长期的工作目标，克服外来干扰，坚持不懈地逐个实施。,第三节 秘书的心理素养,3.秘书心理品质的优化之路 (1)意志的调节和控制 坚毅 秘书人员要锤炼和培养自己坚强的意志和毅力，在人生路上，必须注意树立坚定的信念，科学规划自己的职业生涯，一步一个脚印，踏踏实实地朝着设计的目标而努力。在工作中，必须确立明晰的服务意识，自觉设定具体的短期、中期、长期的工作目标，克服外来干扰，坚持不懈地逐个实施。,第三节 秘书的心理素养,(2)性格的调节和控制 随和 秘书人员，作为“内管家”，要处处关心工作、集体和群众，对集体事业不能漠不关心，对待群众不能态度冷漠。性格刚强、急躁的秘书人员，遇事要冷静，周密思考；性格孤僻的秘书人员，要调动自己性格中的积极因素，主动热情地对待工作、联系群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻、脱离群众；性格懦弱的秘书人员，要多看到工作中的有利条件，自强、自信、自爱