时间管理-经理层1232011.05.03版.ppt

时间管理 Time Management,管理部内部提升系列教材（一）,课程目的,认识时间管理的重要性 识别导致时间浪费的因素 掌握时间管理的原则与技巧,为什么需要时间管理？ 什么是时间与时间管理？ 为什么时间总会在不经意间溜走？ 我们该怎样进行时间管理？,课程大纲,一、为什么需要时间管理?,自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实现； 没有时间与家人多处一会儿； 没有时间多读书； 没有时间尝试新的事物； 没有业余爱好的时间。 总之，没有在有限的时间里做自己应该做的事情，每一天都忙却忙的不是地方。,人生需要规划，时间需要管理,有人讲，幸福，就是能够做自己想做的事情，成功，就是达到了自己预定的目标。而上述所列举的现象，显然是不幸的！ 为了改变这种“没有时间去做自己想要做的事情、不能在既定时间内完成既定目标”的现状，因此，我们需要时间管理！,您是否需要时间管理？,1. 不安，很多要做的事情没有做。 2. 如释重负，又挨过了一天。 3. 担心未來，走一步，算一步。 4. 满足，有成功感。 5. 充满自信，一切尽在掌握之中。 6. 心境开朗，可以安心睡眠。 如果您的答案是前三者，那表示您可能需要更妥善地运用您的時間。善用時間可以让您过上更自信和充实的生活。,一天下來，您觉得,二、什么是时间与时间管理？,一个意味深长的谜语,“世界上哪样东西最长又最短、最快又最慢、最能分割又是最广大的、最不受重视又是最值得惋惜的。没有它，什么事情都做不成。它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生命不绝。” 法国.伏尔泰,二、什么是时间与时间管理？,时间到底是什么呢？,时间到底是什么呢？时间对于不同的人有不同的意义。对于活着的人来说，时间是生命；对于商人来说，时间是金钱；对于做学问的人来说，时间是资源；对于无聊的人来说，时间是债务。对于绝大多数的人来说，时间就是财富，是人生最大的资本。哲学家说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”,二、什么是时间与时间管理？,时间的四项独特性,1、无法开源：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，不管你是谁，都是一样的，每天都是24小时，所以我们无法开源。 2、无法节流：时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。所谓节约时间就是对时间的合理、充分的利用。“逝者如斯夫，不舍昼夜（孔子）” 3、不可取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是不可取代的。（时间是不可复制的奢侈，人生的每一刹那都是唯一的！） 4、不可再生：时间一旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无法失而复得。“天可补，海可填，南山可移。日月既往，不可复追（曾国藩）”，“ 盛年不重来，一日难再晨。及时当勉励，岁月不待人（陶渊明）”,二、什么是时间与时间管理？,什么是时间管理？,光阴荏苒，岁月如刀，时间对任何人都是公平的，时间本身没有任何问题，问题在于我们每一个消耗时间资源的人。因此，时间管理（Time Management）的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”，其本质就是“自我管理”。另外，鲁迅先生说“时间是组成生命的材料”，那么，管理时间，也就是管理生命，即管理自我。 那么由此可以理解，所谓的时间管理，不是管理时间，而是基于时间的“无法开源、无法节流、不可再生”等特性，去管理“自我对时间资源使用的方式、方法以及与时间对应的事项安排”，以求减少时间浪费，用最短的时间或在预定的时间内实现既定目标的行为。,二、什么是时间与时间管理？,四代时间管理,第一代的理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。 第二代强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到计划的重要。 第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。 第四代 的理论以“人生规划”为核心内容，而时间管理是为了确保人生规划的顺利实施，此也为时间管理的根本目的。（以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。）,三、为什么时间总会在不经意间溜走？,让我们来看看任经理的一天的活动：,8：30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一直延续到10：00。 10：00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解释到10：20。 10：20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。 11：00对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议书等，到12：00，还有一部分没有过目。 12：00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。,三、为什么时间总会在不经意间溜走？,14：00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己确定，此项工作又占去时间2个小时。 16：00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。 16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。 17：00 下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。,三、为什么时间总会在不经意间溜走？,我们仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？,电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，有薪酬主管吗？ 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。 上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。 喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。 凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。,三、为什么时间总会在不经意间溜走？,这些“时间杀手”是否就在您的身边？,没有目标或缺乏计划 没有设定时限 本末倒置，没有轻重缓急 不会统筹安排 大包大揽，事必躬亲 磨叽拖拉，磨洋工 等待,有求必应，来者不拒 冗长而又无效的会议 官僚作风、文牍主义 沟通不良，做无用功 追求完美 莫名发呆 干扰（电话、短信）,四、我们该怎样进行时间管理？,请问：您如何用这笔钱？”,“如果银行每天向你的帐号拨款8.64万元，您在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。请问：您如何用这笔钱？”,我们首先就是要充分花掉这些钱，不能有一分钱的浪费；其次，我们希望利用这些钱，买的东西越多越好；再次，我们希望利用这些钱买的东西对我们越重要、越有利越好（钱花在刀刃上）。这三种情况充分结合起来，就使得这8.64万元产生了最大的经济效益！,四、我们该怎样进行时间管理？,类比：如何让时间产生最大的效益？,要让时间产生最大的效益，相应的方法就是： 1、珍惜时间，充分利用时间，不要浪费（勤恳）； 2、在一定的时间内尽可能做更多的事情（效率）； 3、把时间花在刀刃上，做最应该做的是事情，做最有利的、最有效的事情（效能）。,我们将效益和“勤恳、效率、效能”三个要素之间的关系用一个形象的公式可以表述为： 效益=勤恳效率效能。,四、我们该怎样进行时间管理？,（一）勤恳,1.怎样才能唤醒勤恳的精神？ 目标的牵引。是谁叫醒了我们的灵魂？每天一觉醒来，我们的身体醒了，但灵魂未必能醒，能让灵魂苏醒的是目标。 目标是我们努力的依据，也是对我们的鞭策。目标给我们一个看得见的彼岸。随着我们实现这些目标，我们就会有成就感，我们的心态就会向着更积极主动的方向转变。因此，心中有目标，步伐更矫健，工作/学习更有激情，怎能不勤奋？,四、我们该怎样进行时间管理？,（一）勤恳,危机感的推促。羚羊每天早上起来的时候就知道要比跑得最快的非洲豹跑得快，否则就会被吃掉；非洲豹每天早上起来就知道要比跑得最慢的羚羊要快，否则就会被饿死！可见，不管我们是强者还是弱者，都要努力去做到更好。这就是危机感， 勤恳来源于现实与目标之间深重的危机意识 ，如果没有危机意识，对生活麻木不仁，安于现状，裹足不前，等待我们的是只有被淘汰的命运！自己放松一刻，成功就放松你一时。,四、我们该怎样进行时间管理？,（一）勤恳,2.怎样才能勤恳？ 首先，就是要自律。自律，简单地说就是自己管理自己，自己规范自己的行为，处处严格要求自己，自我克制，自我约束，其最高境界我们称之为“慎独”。 其次，就是要告别惰性、立即行动，避免拖延。每个人都了解时间的可贵，却一直纵容自己的怠惰，时间就这样流逝。惰性是人的一种劣根性，是勤恳的天敌。 再次，就要珍惜时间，避免浪费。所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。减少一分钟的浪费，就等于多一分钟可以利用的时间。,四、我们该怎样进行时间管理？,（二）效率,据说，一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上，可见，如果只抓勤恳不抓效率是没用的。,（1）第一次就把事情做好，这样才最有效率。 （2）事不宜迟，速度制胜。孙子兵法上说：“激水之疾，至于漂石者，势也”。 （3）统筹安排，提高效率。典型案例：“先装石头还是先装沙子才能发挥罐子最大容量”的故事模型。 （4）整理整顿，快速定位。克服办公桌杂乱和个人混乱。,四、我们该怎样进行时间管理？,（三）效能,事情太多、太杂怎么办？事情总也做不完怎么办？人的时间有限，无论怎么挤一天也不可能挤出25个小时出来。因此，有限的时间里，我们要做最能出效益的事！,所以，我们做事情的标准，不是“某件事有没有意义”，而是“某件事是不是最有意义”。概况起来说，就是： “要事第一”,四、我们该怎样进行时间管理？,（三）效能,我们根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类型（分别隶属于图示中坐标系上的每一个象限），并排定优先，以给予我们做事顺序的指导。,四、我们该怎样进行时间管理？,（三）效能,（1）重要而且紧急。包括与客户洽谈业务、设备发生故障致使生产停顿，重伤害急救，员工之间产生肌体冲突，停电，未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。,（2）重要但不紧急。包括远景规划，制定革新，计划研究拟定，个人及部属管理技能提升，公关促进，问题检查与追踪，健康检查，产品创新，人才培养，组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间，管理者就是“不务正业”。,四、我们该怎样进行时间管理？,（三）效能,（3）紧急但不重要。包括批阅日常文件、不速之客到访，工作例