《如何提高正确效率》PPT课件.pptx

第一章树立高效意识 第二章树立高效意识 第三章 确定有效的工作目合理安排任务 第四章 加强时间管理 第五章 建立有效的沟通系统 第六章 创建高效团队 第七章 克服主观的低效因素 第八章 克服客观的低效因素 第九章 改进完善效率考核方法,2019/9/18,1,第一章 树立高效意识,如何正确评估自身效率： 用360评估法 上级 同级 下属 树立效率观 着手点 注重工作节奏 改进工作方法 及时完成任务效率观念日常生活化 掌握帕累托原则（任何一组事物中最重要的一部分通常只占一小部分）,2019/9/18,2,着手点 活用ABC分类法 确定工作顺序 合理的目标规划 合理利用时间 正确运用效率管理理论 入手点 制定效率标准 分析当前效率管理情况 进行效率对比 及时反馈,第二章 确定有效的工作目标,如何确定工作职责 避免职责交叉 避免职责重叠 明确自身能力 正确的工作方式,2019/9/18,3,如何设定个人工作目标 具体化 可衡量 与整体目标一致 相关性 明确截止期限 如何制定工作计划 分析工作【明确其重要性】研究工作 细分工作 如何进行目标管理 提高组织整体效能 统一目标和权责的关系 及时反馈 体现考核的效果,2019/9/18,4,第三章 合理安排任务,如何开出任务清单： 列出要做的所有事情 分类清单上的每一项任务 给出清单上任务的优先权 确定任务清单,2019/9/18,5,如何确定工作顺序： 列出清单 画图分类 定位任务 确定顺序【根据重要程度和紧急程度排列】,如何为工作任务安排适当的时间,2019/9/18,6,设定重点 切忌眉毛胡子一把抓 设定优先顺序 巧用ABC分析法【少量的A类物品占据大量价值，B类物品为中等重要的物品，大量的C类物品仅占少量的价值】,2019/9/18,7,4.如何撰写工作任务进度和所花时间记录 甘特图,图示：黑色代表工作进度 灰色代表非关键活动 箭头代表逻辑关系,2019/9/18,8,里程碑图【去掉了甘特图中的线条和箭头】,批注：空心三角形表示某一任务的里程碑时点 实心三角形表示实际执行过程中的里程碑时点 两个三角形的距离表示实际完成时点,2019/9/18,9,第四章 加强时间观念,5.如何合理分配精力 做“最重要”与“最迫切”的事 做自身该做的事 头天做好计划 集中精力抓关键【最好为两个左右】,1.如何记录时间： 记录要真实准确 不要仅凭记忆估计列时间记录表 预先分配好时间 选择好自己的记录方法【有表格记录法，分段记录法】 选择标准:以个人工作性质、所处环境、工作目的来选择,2019/9/18,10,2.如何合理支配时间： 确定每天的目标 最充分的利用最显效率的时间 集中精力 不要做完人 利用间歇时间 掌握办公室工作艺术,2019/9/18,11,3.如何合理诊断使用的时间： 时间消耗的诊断 制定完善的工作计划 砍掉浪 费时间的活动,表一,表二,2019/9/18,12,4.如何节约会议时间:明确开会的必要性 合理安排和组织会议 评估会议效果,5.如何杜绝做事拖延：各个击破 平衡表法【T字帐法】 改变思维方式 避免追求尽善尽美,6.如何加强个人时间管理：谨防时间陷阱 学会从事务性工作中摆脱出来 注意时间的集中使用 有效地计划与安排自己的时间,2019/9/18,13,“日之末”拟定次日的行动计划 “周之末”拟定下周的工作计划 “月之末”拟定下月的主要目标 “季之末”同本季度比较，确定改进之处 “岁之末”检查本季度事件，列下年度目标,2019/9/18,14,7.如何培养善始善终的习惯： 调整生活步调【一般是三周时间】 扩展安适区 了解自己浪费时间的习惯 做自己害怕的事 强迫自己改良他们,2019/9/18,15,第五章 建立有效的沟通系统,1.如何与同事良好合作： 对不同的人使用不同的语言 积极倾听员工的 发言 恰当的使用肢体语言 保持理性，避免情绪化行为 减少沟通的层次 让员工对沟通行为及时作出反馈 2.如何与上司打交道： 自信，不自傲 尊重上司，不卑下 服从，但不盲从。决断，不可擅权。亲近，但不亲密。多听，不等于闭嘴。功高不自居，有过不推诿。用于表现自己，但不可一意孤行。要齐心协力，风雨同舟。要心底无私，更要顾全大局。,2019/9/18,16,3.如何进行正确的人际关系沟通： 改善个人人际交往素质【在适当的时间、地点，用适当的方法把适当的信息传递给适当的人】。提高管理工作水平【学会站在不同的立场上来看待、处理问题】 4.如何建立有效地交流沟通系统： 健全组织沟通渠道。注重改善组织沟通环境。建立统一的企业文化,2019/9/18,17,第六章 创建高效团队,1.如何确定部属的适合岗位： 组织目标原则。权责对等原则。责权清晰原则。一个上级原则。权变原则 2.如何提高员工效率： 善用“马太效应”【多者多多，少者少少】 善用“鲶鱼效应”【保持企业活力的激励方式】 实施员工价值管理【发挥员工的潜在价值】,2019/9/18,18,3.如何进行有效授权： 明确授权范围。掌握授权重点。适当的控制。适时的激励 4.如何建立有效地组织机构: 设定可行目标。合理分工。统一指挥。适当的管理幅度。责权相符。效能精简 5.如何塑造团队精神： 形成团队间的信任感。设定明确的团队目标。形成统一的价值规范。,2019/9/18,19,6.如何保持团队成员的创新性： 培养提出问题的能力。培养独立自主解决问题的能力。多思路解决问题 7.如何使团队高效运行： 培养团队精神，提高团队向心力。强化共同理想，提高团队凝聚力。强化信任沟通范围，提高团队亲和力。强化团队激励机制，提高团队战斗力。强化学习型组织创造力，提高团队生命力,2019/9/18,20,第七章 客服主观的低效因素,1.如何避免时间观念淡薄： 避免浪费时间分类您的工作。调整您的工作顺序。将工作时间分段 学会节约时间事前要充分准备。事中要及时调整。事后要善于总结 恰当安排时间 树立追求实效的时间观确定正确的运筹时间的思维方式和工作方法,2019/9/18,21,3.如何减轻工作压力 合理安排各项工作时间。完成相对固定的任务。学会表扬自己。要有合理的生活习惯【65%的糖类，15%的蛋白质，20%的脂肪】 30min左右的有氧运动可以改变人体内的生化物质。,2.避免工作中的厌倦情绪： 目标要可行。培养职业兴趣。学会照顾自己。避免工作单调。工作强度要适当,2019/9/18,22,4.如何避免自身劣势： 要会识别人从其长处入手。要为才是举。要德才兼备 要知人善任清楚组织需要的人才。营造良好的竞争环境。根据下属的特长安排职位 敢用有争议的人才 顺应组织发展,2019/9/18,23,5.如何避免工作陷阱： 制定计划。明确目标。多与同事交往。坚持原则。加强适应能力。用于承担责任 6.如何避免知识结构老化： 构建T型知识结构 及时优化知识结构努力。要会阅读【略读和精读核心知识】。运用所学知识进行分类 7.如何避免决策效率低下： 弄清问题的关键。确定参与决策的人选。采用恰当的分析方法SWOT多角度分析法【S，strengthes,优势；W，weaknesses,劣势；O，opporitunities,机遇；T，威胁，threats】。听取不同的想法和意见。评估方案的有效性以降低风险。,2019/9/18,24,8.如何避免自我管理松懈： 善于调节、控制自己的情绪。 注重时效管理抓住机遇，及时果断，不放过机会。提高时间的有效价值和利用率。 规范言行管理必须言而有信。必须以身作则。 完善的人际关系管理重视个性锻炼。与员工交朋友。注重感情投资。,2019/9/18,25,第八章 客服客观的低效因素,1.如何避免精力分散缺乏独立思考： 尽量避开干扰可采用反轮转的方式【eg:将午休时间提前或推迟】。适当调整自己的作息习惯以避开规律性的干扰高峰。 善用时间隔离法在工作时间内保持一定的与外界隔离的时间来处理最紧要、棘手的问题。 学会集中精力【在考虑某一重要问题时，头脑中突然浮现出对另一问题的想法，或是好主意， 应该及时记录下来。等做完当前事后再接着思考】 处理掉可能分散精力的工作。预先限定某项工作完成的时间。,2019/9/18,26,2.如何避免电话干扰： 合理安排电话,合理地打电话,电话的合理安排,被动电话,主动电话,屏蔽,立刻处理,回复,电话时段,准备,进行交谈,秘书,语音留言电话,电话清单,电话清单,电话清单,电话清单,后期工作【充分利用电话成果】,总结,2019/9/18,27,3.如何减轻变化对工作的不利影响： 制定预案内容必须是针对某一件事，部署要周密。 积极应对变化与员工真诚交流。促成团队的通力合作。 要学会坚持普洛克斯克、诺克罗斯和迪克门特三位心理学家提出了“变革周期”理论。,2019/9/18,28,4.如何避免办公环境的沉闷： 提供好的工作环境办公环境中，灯光、色彩、绿化的合理配置。尽量避免传统的布置形式。宜采用大空间办公室。办公家具采用单元式组合。办公人员都有一定的行为空间。把绿化引进室内 营造和谐的人际关系应使组织内形成宽松的工作环境。树立共同环境，形成团队凝聚力。,排斥,思考,决定,行动,坚持,恢复,2019/9/18,29,5.如何避免日常办公的拖沓： 充分发挥电话的优势计划、分批、计时 合理使用传真 做好重要文件资料的整理按照DALM的四项基本条件进行【D，datebase=内容；A，address=场所；L，life cycle=时间；M，media=形式】 学会高效地阅读先看标题，再看简介，看目录，来了解该报告或著作的精华。,2019/9/18,30,第九章 改进完善效率考核方法,1.如何制定效率考核方案： 目的性 客观性 公平性等比例折算法、相对指标法。可操作性。合理的衡量标准【5W2H原则】what目标是什么、why为什么要做、when起止时间、where在何地做、who有谁来做、how怎样做、how much需要支付的代价,2019/9/18,31,2.如何执行效率考核方案： 确定评价者,上司,小组,被考核者,同事,客户,下属,小组,全方位绩效考核关系图,逐步实施,2019/9/18,32,选择合适的考核方法个人总结考核法、上下级面谈考核法、360度反馈法 3.如何改进效率考核方案：PDCA循环 P,plan,计划。D，do,执行。C，check,检查。A，action,行动 4.如何评估效率考核效果： 以表评估法、对偶排列评估法、对比评价法、关键事件调查法、目标管理法,准备,优化,实施,结果应用,2019/9/18,33,