建设项目档案验收办法.doc

内部事项注意保存宝钢集团有限公司管理文件文件编号：BSZ01028 第1版 签发：艾宝俊建设项目档案验收办法1总则1.1为规范宝钢集团有限公司（以下简称：集团公司）建设项目（以下简称：项目）档案验收工作，确保项目档案的完整、准确、系统和安全，根据国家有关项目档案验收办法，结合集团公司实际，制定本办法。1.2本办法适用于集团公司及其全资、控股子公司（以下统称：各单位）。1.3本办法所称的建设项目档案是指各单位基本建设、技术改造等固定资产投资项目从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工投产（使用）全过程中形成的应归档保存的各种载体的文件材料。1.4凡由各级政府投资主管部门（指各级政府发展改革部门和具有投资管理职能的经济贸易部门）组织或委托组织进行竣工验收的固定资产投资项目、国防科学技术工业委员会(以下简称：国防科工委)审批可行性研究报告或初步设计的国防科技工业固定资产投资项目、列为上海市或集团公司重点建设项目（以下统称：集团公司重点项目）以及集团公司自管更新改造项目（以下简称：集团公司自管项目），竣工验收前均须按本办法进行档案验收。1.5项目档案验收依据为：原国家计委颁发的建设项目（工程）竣工验收办法、原国家经贸委颁发的国债专项资金技术改造项目竣工验收办法、国家档案局颁发的重大建设项目档案验收办法、国防科工委、国家档案局联合颁发的国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法、上海市档案局颁发的上海市建设项目（工程）档案验收暂行规定、上海市人民政府发布的上海市城市建设档案管理暂行办法、上海市建筑业管理办公室发布的“关于启用新版上海市建筑安装工程质量竣工资料的通知”等有关规定以及建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）等国家和行业档案管理标准。2职责2.1受集团公司委托，宝山钢铁股份有限公司研究院情报中心档案管理室（以下简称：档案管理室）负责跟踪、监督、指导有关项目单位做好集团公司重点项目和自管项目的建档和档案管理工作，并组织落实项目竣工后的档案验收工作；负责集团公司自管项目的档案接收和管理工作。2.2集团公司项目管理部门负责在监督、检查项目建设进度的同时，督促和检查有关单位做好项目文件的建档、档案管理及项目档案的验收工作。2.3项目单位为集团公司各子公司的，由各子公司负责项目文件材料的积累、整理、组卷等工作，并接受项目档案验收组织对项目档案的验收。2.4项目单位为集团公司各部门的（即集团公司自管项目），由项目单位（或由其委托项目实施单位）按国家和集团公司有关项目档案的管理要求，负责项目文件材料的积累、整理、组卷等工作，并接受档案管理室对项目档案的验收，验收合格后向档案管理室归档。3项目档案验收流程图（见附件1）4项目档案验收组织4.1项目档案验收一般根据谁批准立项、谁组织验收的原则。4.1.1国家发展和改革委员会组织竣工验收的项目，由国家档案局组织项目档案的验收；国家发展和改革委员会委托集团公司或省级政府投资主管部门组织竣工验收的项目，由档案管理室或省级档案行政主管部门组织项目档案的验收，验收结果报国家档案局备案。4.1.2国防科工委组织竣工验收的项目，由国防科工委或者授权符合军工资质的档案机构组织项目档案的验收；国防科工委委托集团公司组织竣工验收的项目，集团公司项目管理部门在下达项目验收计划的同时，一并编制下达项目档案验收计划，项目竣工后，由档案管理室组织项目档案验收，验收结果报国防科工委备案。 4.1.3上海市政府（及以上）投资主管部门批准实施的项目且列为上海市重点建设项目的，由上海市档案局组织项目档案验收。4.1.4集团公司批准实施且列为集团公司重点项目以及集团公司自管项目的，由档案管理室组织项目档案验收。4.1.5地处外地子公司的项目档案验收，可根据国家和所在地档案行政主管部门的有关规定，结合本办法进行。4.2项目档案验收时，由组织验收单位牵头组成档案验收组，负责档案验收工作的具体事务。4.3项目档案验收组成员一般由组织验收单位、项目单位的上级主管部门和有关专家组成；项目档案验收组成员一般为不少于5人的单数（集团公司自管项目的档案验收组成员一般为不少于3人的单数），组长由验收组织单位人员担任。5验收申请5.1项目单位申请档案验收必须具备以下条件：5.1.1项目主体工程和辅助设施已按已按文件批准的内容建成，能满足生产或使用的需要；5.1.2项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；能够研制、生产出符合设计文件规定的合格产品或代表产品； 5.1.3完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；5.1.4项目档案已经过项目单位技术负责人及档案管理部门的审查，质量已经签证认可；5.1.5基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作；备有全套项目档案的案卷目录。案卷目录须包含序号、档号、案卷题名、起止日期、页数、保管期限、备注等基本内容；5.1.6项目档案验收前，项目单位应组织设计、施工、监理等方面负责人员、工程管理和工程技术负责人员以及档案人员，根据档案工作的相关要求，依照建设项目档案验收内容及要求（见附件2）完成全面自检。5.2申请档案验收按以下原则和方式进行：5.2.1向国家档案局申请档案验收的项目，项目建设单位（法人）须填报重大建设项目档案验收申请表（见附件3），附档案验收申请报告，经档案管理室核验、项目建设单位盖章后，报送国家档案局，按国家档案局颁发的重大建设项目档案验收办法进行验收。项目档案验收申请报告的主要内容包括：项目建设及项目档案管理概况；保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；档案在项目建设、管理、试运行中的作用；存在的问题及解决措施。5.2.2向国防科工委申请档案验收的项目，项目建设单位（法人）须以正式文件形式提交国防科技工业固定资产投资项目档案验收申请表一式二份（见附件4），附项目档案自检情况报告，经档案管理室核验、项目建设单位盖章后，报送国防科工委，按国防科工委、国家档案局联合颁发的国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法进行验收。项目档案自检情况报告的主要内容包括：项目建设及管理概况（包括任务来源和依据、建设起止时间、投资总额及构成）；项目档案管理概况（包括保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，档案种类和数量，案卷质量，竣工图质量）；档案在项目建设、管理、试运行中的作用；存在的主要问题及解决措施；申请验收时间。5.2.3向上海市档案局申请档案验收的项目，项目单位须填报上海市建设项目（工程）档案验收申请表（见附件5），附档案编制说明，经档案管理室核验、项目建设单位盖章后，报送上海市档案局，按上海市档案局颁发的上海市建设项目（工程）档案验收暂行规定进行验收；地处外地子公司接受当地档案行政部门验收的项目，无须经档案管理室核验，可按地方有关规定直接报送申请。档案编制说明的主要内容包括：工程概况（包括可行性研究报告、初步设计、建设工程规划许可证等项目建设依据性文件的批准单位和文号，工程总投资，总占地面积，总建筑面积，主要工艺设备，主要生产能力，开、竣工日期，设计、建设、施工、监理单位，单位工程划分情况等）；档案管理情况（包括建设项目档案编制依据性文件名称、编号，档案分类原则及说明等）；档案数量（包括建设项目档案的总卷数，文件卷数、页数，图纸卷数、张数，照片卷数、张数，工程录象盒数，计算机盘片数等）；档案收集、整理过程中需要说明的其他问题；档案套数和移交单位等。5.2.4向集团公司申请档案验收的项目，由项目单位填报宝钢建设项目（工程）档案验收申请表（见附件6），附档案编制说明（同本办法5.2.3条款中内容），经档案管理室核验后，按本办法第6条款的规定进行验收。5.2.5凡项目档案按规定须报送城建档案管理部门的，项目单位除按国家及集团公司有关规定整理全套项目档案外,还须增加一套按城建档案管理部门要求整理的档案;项目竣工后，按地方城建档案管理部门的有关规定和要求向其报送验收申请，城建档案管理部门对项目建设单位的全套项目档案进行验收合格后,接收报送城建档案管理部门的一套档案。6验收程序及要求6.1项目档案验收工作，采用召开档案验收会议的形式，由组织验收单位负责召开。6.2项目档案验收会议由项目档案验收组成员以及项目单位的有关人员（项目负责人、设计管理、设备管理、工程管理等人员）参加，同时项目单位应邀请项目设计、施工、监理等单位的有关人员列席会议，对有关业务进行答疑，协助验收工作。6.3项目档案验收会议议程6.3.1项目档案验收组组长主持验收会议，介绍验收组成员和档案验收要求。6.3.2项目单位介绍项目建设概况、项目档案工作情况。6.3.3监理单位汇报项目档案质量的审核情况。6.3.4项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况。检查项目档案采用质询、现场查验、抽查案卷的方式进行，抽查档案的数量一般为：项目档案总量超过1000卷的，抽查其中的1020，项目档案总量不足1000卷的，抽查其中的3040。6.3.4项目档案验收组对项目档案质量（包括项目档案的完整性、准确性、系统性和安全有效情况等）进行综合评价。6.3.5项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。6.4凡经检查评估项目档案质量达到验收标准要求的，验收组将出具项目档案验收意见书（集团公司组织的项目档案验收意见书见附件7），以证明该项目通过档案验收。6.5凡经检查评估项目档案质量未达到标准要求的，验收组提请项目单位限期整改、解决，并酌情安排项目档案的复验工作，复验通过，组织验收单位再出具档案验收意见书。否则，档案验收不予通过。6.6凡项目档案通过验收的，该项目在竣工验收时，其档案可以免检；凡项目档案未通过验收的，档案管理部门和项目管理部门应提请有关部门暂缓对该项目的竣工验收和优质工程的申报和评选活动。7附则7.1本办法由档案管理室负责解释。7.2本办法自实施之日起生效。原集团公司管理文件1000ZR018建设项目（工程）档案验收办法第1版同时废止。拟稿：王苏月 日期：2007年6月20日审核：宓孟秋 日期：2007年6月25日附件1：建设项目档案验收流程图项目管理部门项目单位档案管理室组织验收单位备 案督促、检查建档自检、整改提出申请整 改归 档NY备 案复 核核 验N跟踪、指导Y下发验收意见（合格证）NY组织验收提出整改意见组织预验收接受申请附件2：建设项目档案验收内容及要求一、项目档案的基础管理工作1.项目建设单位（法人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。2.项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。3.项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。4.项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。5.配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。6.采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。7.保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。二、项目档案的完整、准确、系统情况1.按照DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。完整性：按规定完成了对项目各类文件材料的收集和归档工作，各种文件（原件）齐全。准确性：编制了项目的全套竣工图且图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。系统性：完成了对项目文件材料、图纸资料的组卷、分类、编号等整理工作，分类科学，组卷合理。2.项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、GBT 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求以及集团公司建设项目档案管理办法等规定。三、项目档案的安全1.档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。2.档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。3.归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。4.采取有效措施保证档案实体和信息安全。附件3：重大建设项目档案验收申请表项目名称审批（核准）机关立项日期投资规模建设时间建设单位（法人）设计单位主 要施工单位主 要监理单位计划档案验收日期计划竣工验收日期联 系 人联系电话地址/邮编电子信箱附件4：项目密级：国防科技工业固定资产投资项目档案验收申请表项 目 名 称 申请验收单位 申请验收时间 报送该表时间 ： 年 月 日项目名称审批（核准）机关立项日期投资概算建设时间建设单位（法人）设计单位主 要施工单位主 要监理单位计划档案验收日期计划竣工验收日期联 系 人联系电话地 址邮 编电子信箱申请单位自检意见 （单位盖章） 年 月 日项 目 档 案 自 检 情 况 报 告（可单