职业教育论文-用友ＥＲＰ－Ｕ８６１软件实践教学常见问题解析.doc

职业教育论文-用友软件实践教学常见问题解析【摘要】会计电算化是一门实践性较强的课程,非常注重实践教学。目前高校会计电算化实践教学多以用友ERP-U8管理软件为蓝本,其中主流版本是V861。但由于该版本的复杂性,在实践教学中学生常会遇到一些问题,而使实验无法继续。本文分别对系统管理、总账、UFO报表三个模块在实践教学中经常遇到的问题进行了总结和分析,并提出了解决方法。【关键词】用友ERP-U8；实践教学；问题；解决方法随着社会经济的发展和科学技术的进步,会计核算已逐步脱掉手工方式,进入了计算机时代。为适应这一发展,各高等院校、高等职业学校都相继对课程进行了改革,会计电算化已成为一门核心、主干课程。笔者所在学院会计电算化实践教学一直以用友ERP-U8为例,至今已有十年时间,伴随着用友ERP管理系统的升级换代,教学实践中所讲解的财务管理软件的版本也从V811升至目前的V861版本。笔者结合多年的会计电算化实践教学经验,尤其是对采用用友V861版本后,在实践教学中教师教学的难点和学生常遇到的问题分别从系统管理、总账、UFO报表三个模块进行了总结和分析,希望能对用友软件的初学者有所帮助,同时借此与同行们分享和探讨。一、系统管理模块(一)初次登陆系统管理,账套选项为空,且出现“切换到”窗口,提示无法登陆这是由于每台机器的计算机名与数据服务器名不一致。目前高校机房通常采用机房管理软件,重新安装软件时往往是先安装好一台机器,以此机器作母机,通过克隆方式传给所有机器,而后再通过机房管理软件自动分配每台机器的计算机名。这就造成了机房内的各台机器计算机名不同,而数据服务器名因是克隆复制的而完全相同,所以无法登陆。解决方法:点开始程序用友ERP系统服务应用服务器配置,将数据库服务器名改为本台计算机名,而后重新登陆即可。(二)权限管理方面的问题问题一:当以账套主管身份注册系统管理或企业应用平台时,对应的数据源或账套为空,无法注册。这是因为没有将该操作员设置为账套主管。在用友软件实践教学中,通常需要设置2-3个操作员。其中账套主管的设置一般在建新账套的过程中完成,即在建新账套时,通过下拉菜单选择该账套的主管,若建账时忘了此步操作,系统将默认主管为demo。而真正的账套主管则没有任何权限。解决方法:以admin的身份注册系统管理,点“权限”“权限”,选中要设置为主管的操作员,而后在右上角对应账套的账套主管前的方框内打。问题二:当以一般财务人员身份注册企业应用平台时,待选账套中没有其对应的账套,无法注册。这是因为给操作员赋权时,没有将右上角的对应账套选为新建指定账套,将此操作员的权限设给了其他账套。解决方法:以admin的身份注册系统管理,点“权限”“权限”,选中右上角的对应账套,再选中要赋权的操作员,而后点“修改”,增加相应权限。(三)科目编码方案的调整在建立新账套时,许多同学在确定分类编码方案时,会计科目编码级次是322,且无法修改成实验账套要求的4222。这是因为在建立账套的过程中,在核算类型窗口,对其中“行业性质”选项没有设置为“新会计制度科目”,而是选成了“工业企业”。解决方法:以账套主管的身份注册系统管理,点账套修改,在核算类型窗口,将“行业性质”选项设置为“新会计制度科目”,而后点“完成”。(四)学生在操作过程中,有时会因误操作,系统提示“人操作被系统锁定”解决方法:以admin的身份注册系统管理,点“视图”“清除单据锁定”,在打开的窗口中选中相应锁定,单击“确定”就可以实现解除锁定了。(五)账套引入时无法在目标文件夹找到备份的账套目前高校机房为了保护机器、防范病毒,通常都安装了硬盘还原卡保护C盘。因新建账套默认路径为C:U8SOFTAdmin,当重新启动计算机时,原有账套将被清除。这就需要每节课下课前,学生都要把当前账套输出到没加保护的磁盘中(如D盘)备份,下节课先将账套引入,再继续操作。有的学生上节课已通过账套输出功能进行了账套备份,但要引入时打开目标文件夹却发现是空的。这是因为在备份时,只是选中了目标文件夹没有将文件夹双击打开,备份数据并没有装入目标文件夹内,而是存放在上一级文件夹中。解决方法:在原备份目标文件夹的上级目录下寻找,可以找到丢失的备份文件,然后将其复制到目标文件夹中。二、总账模块(一)基础档案设置时,只有机构人员一个子菜单这是因为学生忘记了启用总账系统。解决方法:以账套主管身份登陆企业应用平台,点“设置”“基本信息”“系统启用”,而后启用总账系统即可。(二)无法增加客户或供应商分类这是因为建立账套时,没有选择客户或供应商分类。解决方法:以账套主管身份登陆系统管理,点“账套”“修改”,进入“基础信息”窗口,在客户或供应商是否分类前的方框内打。(注:如果科目维护时,外币核算选项为灰色,则是建账时没有选择有外币核算,解决方法同上。)(三)外币设置中已录入了汇率,但使用时却显示汇率为空这是因为录完汇率后没有成功保存就退出了。解决方法:进入外币设置窗口,重新录入汇率,而后点一下回车或将光标在别处点一下,即可保存。(四)设有辅助核算项的会计科目期初余额金额错误且无法调整这是因为该学生在做科目维护时,忘记定义辅助核算,而直接录入了期初余额。录完余额后,发现忘了选辅助核算,在没有删除余额的情况下,直接把该科目设置了辅助核算,又录入了辅助核算项的期初余额。因此该科目的期初余额金额错误且无法调整。解决方法:删除辅助核算项的期初余额在会计科目设置中把该科目的辅助核算属性去掉在期初余额录入中将该科目原来输入的余额删除在会计科目设置中重新设置会计科目的辅助核算项在期初余额录入中正确录入该科目辅助核算明细余额。(五)制单过程中出现的问题问题一:保存凭证时提示“不满足借方必有条件”等提示。这是由于学生制单时选择的凭证类别错误,不符合凭证类别的限制条件。例如:赊销业务应做转账凭证,而很多同学都选择了收款凭证,因而无法保存。解决方法:选择正确的凭证类别再保存即可。问题二:制单中遇到应收账款或应付账款时,提示“不能使用应收(或应付)系统的受控科目”。这是由于在会计科目维护时,应收(或应付)账款在设置客户(或供应商)往来辅助核算时,受控系统选成了应收(或应付)系统,而本账套没有启用应收(或应付)系统。解决方法:进入会计科目维护窗口,把应收账款的受控系统修改为空即可。问题三:制单时遇到有辅助核算的科目时,提示“的部门(或客户、供应商等)不能为空”。这是因为该科目的辅助核算信息没有录入。解决方法:鼠标指向该凭证的备注栏即辅助核算信息栏,当鼠标指针变成笔型时双击,弹出输入辅助核算信息的对话框,输入相应的辅助核算信息保存即可。问题四:凭证全部做完才发现用错了制单人。电算化实践教学中,为使学生掌握财务软件的每个操作环节,所有的操作人员(包括账套主管、制单人员、审核人员、出纳人员等)均由学生一人完成。所以经常会出现操作员错位的现象,即用错了操作员制单。解决方法:在总账的“设置”“选项”“权限”中选中“允许修改、作废他人填制的凭证”。以正确的制单人身份登陆企业应用平台,进入总账系统中的填制凭证窗口,将用错制单人的凭证全部作废,再恢复。这样制单人就可以改成正确的操作员了。(六)做出纳签字,显示“没有符合条件的凭证”如果学生确实做了现金、银行存款的收付款凭证,那原因就是没有指定现金、银行总账科目。解决方法:在会计科目维护窗口,点“编辑”“指定科目”,而后将“现金”科目选为“现金总账科目”,将“银行存款”科目选为“银行总账科目”,再进行出纳签字即可。(七)期末自动转账时,生成的期间损益结转凭证有误这是因为在生成期间损益结转凭证前,没有自定义结转、对应结转、汇兑损益结转、销售成本结转等自动生成的凭证记账,从而造成结转损益时相关损益类科目发生额错误。这一错误还将直接影响到UFO报表系统中的资产负债表,使得资产负债表无法平衡。解决方法:将已生成的错误的期间损益结转凭证作废、整理,将前面自动生成的所有转账凭证进行审核、记账,而后再重新进行期间损益结转凭证的生成。三、UFO报表系统(一)资产负债表资产年初数和负债及所有者权益年初数不等,但期初余额试算平衡这是由于有些同学在录入期初数据时,粗心大意造成了串行,这种错误通过试算平衡校验无法检查出来,但最终还是会在资产负债表这个环节中暴露出来。解决方法:记账后,期初余额是无法修改的,所以要先恢复到记账前状态(即反记账)；再修改期初余额；而后再将当月凭证记账,重新计算报表即可。(二)资产负债表年初数和年末数相等,利润表为空这说明本月没有记账。解决方法:记账后再重算报表。(三)资产负债表年末数不平说明本月填制的凭证有误。如漏做凭证、凭证科目或金额错误等。还可能是上面提到的期末自动转账时,生成的期间损益结转凭证有误。解决方法:将漏做凭证补上,或取消记账、审核,修改错误凭证；而后再审核、记账,重新计算报表。以上是笔者总结多年的会计电算化实践教学经验,对用友ERP-U8管理软件V861版本的部分常见问题和错误的分析,还望同行多加指正。【主要参考文献】1何日胜.会计电算化系统应用操作M.北京:清华大学出版社,20