公文处理管理规定(KY-GL-G-02-A)

武汉凯迪 绿色能源开发运营 有限公司 Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.Ltd 公文处理管理规定 （ 试行版 ） KY-GL-G-02-A 版 次 A/O 分发号 持有人 状 态 受控 非受控 作废 密 级 秘密 机密 绝密 编制 /日期 审核 /日期 批准 /日期 2008 年 8 月 日发布 2008 年 8 月 日 试行 目 录 1 目的 . 1 2 范围 . 1 3 定义 . 1 4 职责 . 1 5 程序 . 1 5.1 公文的种类 . 1 5.2 公文格式 . 2 5.3 行文规则 . 6 5.4 发文处理 . 6 5.5 收文处理 . 7 5.6 文件发放管理 . 8 5.7 公文的归档及管理 . 8 6 相关文件 . 9 7 记录 . 9 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 1/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 1 目的 为使 公司 的行政公文 处理 工作进一步规范化、科学化， 保证公文处理的准确性和及时性，满足公司 的实际 需求 ，特制订本规定。 2 范围 本规定 适用于公司 公文的 发文、行文及分发处理全过程的管理工作 。 3 定义 3.1 公文 是 指 管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书， 以及经营更新过程中的大部分记录资料。公文是 传达贯彻 公司领导层 的 相关 方针、政策 以及相关指示 的重要工具 ，并且还是报告工作 、 交流经验的重要渠道。 3.2 公文处理是指公文的 收发、传阅、呈送、请办、承办 等一系列相关联、衔接有序的工作。 4 职责 4.1 总经理工作部是公司公文的处理管理机构，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁工作 ， 负责指导公司各部门的公文处理工作。 4.2 公司各职能部门负责本部门主导发行的公文处理，并安排专人负责部门公文的发放、传递、立卷并定期归档到总经理工作部 。 5 程序 5.1 公文 的种类 a) 决定 ：适用于对重大事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员、变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。 b) 通知 ：适用于发 布规章制度，转发上级单位公文，要求办理和需要各部门周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 2/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 c) 通报 ：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 d) 报告 ：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 e) 请示 ：适用于向上级单位请求指示、批准。 f) 批复 ：适用于答复所隶属单位请求事项。 g) 函 ：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。 h) 会议纪要 ：适用于记载和传达会议情况和议定事项。 5.2 公 文格式 公文格式由文头、 正 文、文尾三部分组成。 5.2.1 文头部分 包括文头名称、发文字号等项，若 是 密级文件和紧急公文，则还应该包括密级 、保密期限 和紧急程度。 5.2.1.1 文头名称 a) 在经营活动中以公司名义对内、对外发布 的文件，使用“武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司”的红色文头发文 。 （格式见附表） b) 请示、报告 以公司名义向上级领导报告、请示时，使用上行红色文头发文。 （格式见附表） c) 以部门名义对公 司内部发布的事务性文件及公司内部办理例行公事与应急公文等，使用 普通文头发文。 （格式见附表） d) 传真 公司及各部门对外发传真以“武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司传真”的普通文头发文 。（ 格式见附表 ） e) 会议纪要 公司会议纪要分为 两 类：“会议纪要”、“专题会会议纪要”。由公司 总 经理或其 授权委托人主持召开的会议称为办公会，并形成办公会会议纪要，发文名称为“武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司会议纪要” （格式见附表） ，由公司总经理或其 授权 委托人签发；由公司总经理或部门负责人主持召开的专题工作会议称为专题会，并形成专题会会议纪公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 3/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 要，发文名称为“武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司 专 题会会议纪要” （格式见附表） ，由公 司总经理或 其 授权 委托人 签发。 5.2.1.2 发文字号 a) 发文字号由 部门 代字、年号、顺序号组成，年号应该写全 。 b) 公司部门规范简称、公司文代号见下表 ： 名 称 简 称 公司文代字 武汉凯迪 绿色能源开发运营有 限公司 凯迪 运营 凯迪 运营 字 总经理工作部 总经部 凯迪 运营 总经字 人力资源部 人资部 凯迪 运营 人字 财务部 财务部 凯迪 运营 财字 经营 计划 部 经营部 凯迪 运营 经字 采购部 采购部 凯迪 运营 采 字 燃料管理部 燃料 部 凯迪 运营燃 字 安环质保 部 安环质保 部 凯迪 运营安 环 字 审计 部 审计部 凯迪运营审字 新材料事业部 新材料事业部 凯迪运营材字 生产技术 部 生 技 部 凯迪 运营 生 技字 c) 传真发文字号 以公司名义发传真，发文代字为“凯迪运营传字”， 须由公司总经理签发。以部门名义发传真，如人力资源部发传真发文代字为“人资传字”，须由部门负责人签字。 d) 部门或个人就某一个具体工作内容、步骤、程序进行协商、布置及请示时用三单制，即工作联系单、任务通知单和请示报告单。 5.2.1.3 密级、紧急程度 a) 密级公文应分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”等级，还应有份数编号。 b) 紧急公文应分别根据紧急程度，分别注明“急件”、“特急”字样。“急件”要求提前办，“特急”要求立即办。 c) 密级、紧急程度写于文头右上角，密级与紧急程度同时使用时， 密级置 上 ， 紧急程度置下， 上下对齐。 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 4/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.2.2 行文部分 行文部分：包括公文标题、主送单位、正文、附件、落款、日期等项。 5.2.2.1 公文标题 一般包括发文单位、事由、文种三部分 ；或只写事由、文种。 a) 发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。 b) 公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除规范文件外，一般不 使用标点符号。 c)下发公司行政规章制度的公文用“颁发”，其他属公司产生的公文用“印发”， 下发上级、同级或不相隶属公文用“转发”。转发公文，要将事由写清楚，原标题不必照抄，但不能用原发文字号代替。 5.2.2.2 主送单位 a) 上行公文的主送单位一般只写一个，而请示则只能是一个；对请示予以回复时，主送单位也只能是上行请示的那一个单位。如需同时报送其他单位，应采用抄送的形式。 b) 公司普发性的公文，主送单位按惯例排列，即“公司各部门”。 c) 保密性公文和针对性公文，主送单位由签发领导确定，以“公司相关各 部门”行文。 5.2.2.3 正文 a) 正文开头应提出要点，接着要通过叙事、说理、表明目的。正文的结尾，要简单朴素。对上行文，不要求答复的工作报告，结束语可用“以上报告，请审查”。要求上级批准、批复的，可用“以上请示，请批复”。要求上级转批的，可用“如无不妥，请转批”等语。平行文的结尾一般用“特此函达、特此函复”等语，下行文的结尾，一般用“此复”、“以上各点，望认真贯彻执行”等语。 b) 正文中用数字表示多层次结构时，标识方法为： 第一级用一、二、三、 第二级用（一）、（二）、（三）、 第三级用 1、 2、 3 第四级用（ 1）、（ 2）、（ 3）、 c) 公文 正文内容 从左至右横写、横排；用纸应按国际标准为 A4，左侧装订。标题用小 2 号小标宋体字，正文用 3 号仿宋体字。 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 5/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 d) 公文中各组成部分的标示规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。 5.2.2.4 附件 公文如有附件，应在正文之后，落款之前注明附件名称和顺序，附件名称、顺序要与正文所列的名称、顺序一致。若附件的名称已作为公文标题的主要内容，在正文则不必再作标注。 附件 内容 应当在用印页之后另起一页 ,并尽可能与正文装订在一起 。 如附件篇幅较长，制作复杂，可分别装订，并在附件首页的左上角注明发文字号。 5.2.2.5 落款 a) 落款应在正文之后偏右的位置。当页有足够页面的落款应随当页。页面不够顺转下页空白的，应落在空页的适当位置，并在落款之前的空白的地方用括号注明“此页无正文”字样。 b) 落款用发文单位的全称，不得用简称。联合行文，落款主办单位列在首，其它依序排列。 c) 凡以红头印发的公文，必须落款。 5.2.2.6 印章 公司级公文一律加盖印章下发。会议纪要由公司领导 审批后，以红头形式下发， 不需加盖印章。以部门名义发文、 发 传真等由 分管领导 签发。 5.2.2.7 文件日期 文件日期要用汉字，不能略写。会议纪要不落款，也不署成文日期。 5.2.3 文尾部分 文尾部分，包括主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等项。 5.2.3.1 文尾部分应置于行文部分结束之页面的末端，页面不够就转下页，置空白页的末端。 5.2.3.2 文尾部分各项按主题词（下划一长横线） 、抄送单位（下划一长横线）、印发单位和印发日期（下划一长横线） 为序排列。 5.2.3.3 主题词一般不超过三个，统一由总经部根据国家有关规定编写。 5.2.3.4 抄送单位：对 须周知或需协助办理的非主办部门，用“抄送”署以抄送单位规范化的简称。 5.2.3.5 印发单位和印发日期同行。左侧顶格署“武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司”，右侧顶格署“ x 年 x 月 x 日”，印发日期以打印日期为准。 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 6/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.3 行文规则 a) 行文应当确有必要，注重效用，尽量少发公文。 b) 各部门依据部门职权可以相互行文和向上级分管领导行文，除以 部门文 、传真的形式商洽工作、询问和答复问题外，一般不得对外用红头文件。 c）“请示”应当一文一事，一般只有一个主送人（或部门），需要同时送其他人（或单位）的应当用抄送形 式。 d）“报告”不得夹带请示事项。 e） 公司内部如进行简单、迅速的工作联系和行政指令可以通过“请示报告单、工作联系单、任务通知单”。 5.4 发文处理 公文管理主要流程见公文管理流程图 5.4.1 公司的发文分为对内发文和对外发文。对内发文的对象为公司各部门 和下属各生物质电厂 ，对外发文的对象包括凯迪系列公司、客户、合作伙伴等。 5.4.2 发文处理一般包括拟稿、会签、审核、签发、印发等程序。 5.4.2.1 拟稿 公司发文由发文部门按照“公司行文格式”要求草拟好送审稿，经部门负责人签字后，由总经理工作部统一编号、填写 送审 会签单。 部门发文由发文部门按照公司“ 部门文 格式”要求草拟好文稿，并由各部门文员统一登记、编号，送部门负责人审核 后，经分管副总 签发。 发文部门草拟公文时应做到： a) 公文内容不得与国家法律、法规、政策和公司的制度、规定相抵触。 b) 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。 c) 人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。若引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称 时，一般先用全称，并注明英文缩写。 d) 必须使用国家法定计量单位。 e) 公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 5.4.2.2 会签 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 7/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 公司发文会签由总经理工作部组织并填写公文 送审 会签单，部门发文会签由主办部门组织。发文凡涉及多个部门的应由相应部门负责人会签。 5.4.2.3 核稿 公司发文在送领导签发之前，必须经总经理工作部核稿。对不符合行文要求的文稿应及时退回修改及重办。核稿时应在原稿上保留修改笔迹，以备存档备查。 核稿的重点是： a) 是否需要行文； b) 有 关部门是否已经协商、会签； c) 提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行； d) 公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定； 5.4.2.4 签发 a) 公司对外发文由总经理工作部部长审核后，送公司 总 经理或其 授权 委托人签发。 b) 部门发文由 分管副总 签发。 5.4.2.5 印发 经公司总经理签发后的公司级公文由总经理工作部负责印发。文稿印刷前，拟稿人应对稿样进行校对并签字，总经理工作部应对审批、签发手续及附件材料等进行复核，印刷完毕后文件由总经理工作部负责发送。 经 分管副总 签发后的部门公文 由发文部门自行负责印发，存档。 5.5 收文处理 5.5.1 收文处理指对收到的公文的办理过程，一般包括签收、审核、登记、批办、承办、催办、回复、传阅等程序。 a) 签收、审核、登记。公文统一由总经理工作部负责签收、分类、审核、登记。其他各部门收到的公文若需公司总经理批阅的必须统一转至总经理工作部签收，各部门不得自行呈报。 b) 批办。公司总经理或其 授权 委托人在批示公文时，应明确批示主办部门和协办部门。对具体请示、报告的批复应签署明确意见。需公司其他领导阅知的，可进一步批转至其他领导。 c) 承办。主办部门 收到交办的公文后应及时处理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求及时办理，确有困难的，应当及时予以说明。协办部门应积极协助、配合公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 8/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 主办部门完成公文办理任务。 d) 催办。总经理工作部负责对公文进行催办，并及时向公司领导反馈催办结果。公司催办原则为：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 具体参见行政事务管理规定。 e) 回复。主办部门完成办文后应及时将办文结果回复总经理工作部。 f) 传阅。凡属公司领导阅示的公文，由总经理工作部组织传阅，有关部门均不得积压，也不得自行横传。 5.5.2 对 收到的传真公文，按照以上收文程序办理。 公文传真文件除会议通知等一般告知、周知性文件外，应向发文单位索取正式件，以便存档备查。 5.5.3 收到的属于密级文件范围的公文处理，执行密级文件管理 规定 。 5.6 文件发放管理 5.6.1 文件签批后 ，公司级文件 由 总经理工作 部负责发放 ， 保证文件信息的 内部传 递 。部门文件由各部门自行发放。 5.6.2 各部门指定专人负责管理文件 ， 在收到文件后及时将文件送达部门负责人 ， 部门负责文件的公布、传阅 ， 保证文件的及时传达。 5.7 公文的归档及管理 5.7.1 公司文件在 结办后 3 天内，交总经理工作部归存。 5.7.2 公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交总经理工作部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。 5.7.3 任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。 5.7.4 销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。 5.7.5 每年年初总经理工作部将上年度公文立卷完毕后移交档案室归档。 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 9/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.8 公文处理流程图 6 相关文件 a) 行政事务管理规定 b) 密级文件管理规定 7 记录 7.1 公司 上行公文格式 （ KY-GL-G-02-A-01） 7.2 公司公文格式 （ KY-GL-G-02-A-02） 7.3 公司会议纪要格式 （ KY-GL-G-02-A-03） 7.4 公司专题会议纪要格式 （ KY-GL-G-02-A-04） 7.5 公司便函格式 （ KY-GL-G-02-A-05） 7.6 公司传真格式 （ KY-GL-G-02-A-06） 7.7 公司收文处理单格式 （ KY-GL-G-02-A-07） 7.8 公司发文送审会签单格式 （ KY-GL-G-02-A-08） 7.9 公司发文登记表格式 （ KY-GL-G-02-A-09） 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 10/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司文件 凯迪 xx 字【 】 号 标题 （ 2 号小标宋体字） 正文（ 3 号仿宋体） ， 1.5 倍行距 。 (公司 上行公文格式 凯迪控股 ) 主题词：黑体 小三 抄报： 抄送： 武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司 年 月 日印发 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 11/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司文件 凯迪 xx 字【 】 号 标题 （ 2 号小 标宋体字） 正文 （三号 仿宋 字 ，间距 30 磅 ） (公司公文格式 ) 年月日 主题词：黑体 小三 抄报 : 抄送 : 武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司 年 月 日印发 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 12/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司会议纪要 年第【 】号 会议时间： 会议地点： 参加人员 ： 会议名称： 主送： 抄送： 武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司 年 月 日印发 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 13/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司专题会会议纪要 年第【 】号 会议时间： 会议地点： 参加人员： 会议名称： 主送： 抄送： 武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司 年 月 日印发 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 14/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司 Wuhan Kaidi green energy development & operation CO.LTD 主送 （报） ： 文件编号： 抄送 （报） ： 行文部门： 拟 稿 人： 主 题 词： 审 核 人 : 行文日期： 签 发 人： 秘密 机密 绝密 平急 加急 特急 正文（宋体小四号字， 1.5 倍行距 ） （ 部门 文 格式 ） 公文处理 管理规定 版次： A/0 页次： 15/20 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司 传 真 Wuhan Kaidi green energy development & operation CO.LTD Fax 收件单位 (CO): 发件部门 (DEP): 收 件 人 (TO): 发件人 （ FM） : 电 话 (TEL): 签 发 (APPR): 传 真 (FAX): 日 期 (DATE):