内部控制具体制度——工程项目管理

- 1 -工程项目管理制度1. 总则1.1. 为了加强对工程项目的内部控制，防范工程项目管理中的差错与舞弊，提高资金使用效益，根据中华人民共和国会计法、 上海证券交易所上市公司内部控制指引、财政部企业内部会计控制规范工程项目（试行） 和企业内部控制具体规范-工程项目（征求意见稿）等法律法规，并结合公司的实际情况，制定本制度。1.2. 本制度适用于晋城蓝焰煤业股份有限公司本部、分公司及所属全资子公司和控股子公司（简称各单位），参股子公司可参照执行。1.3. 释义:1.3.1. 本制度所称工程项目，是指公司根据经营管理需要，自行或者委托施工方建造工程项目的活动。1.3.2. 凡属国家、省、市等有关部门按照基本建设管理程序正式批准立项建设的项目视为基本建设项目。 （以下简称“基建项目” ）1.3.3. 凡属公司、控股子公司利用公司内部专项资金列入年度正式计划所建设的项目视为专项建设项目。 （以下简称“专项项目” ）1.3.4. 凡属在生产成本中提取的维修资金、住宅维修基金所形成的项目视为其它项目。（以下简称“其它项目” ）2. 工程项目管理的组织机构和职责2.1. 股份公司财务部的相关职责（1） 负责对建设单位提出的年度资本预算进行汇总及上报工作；（2） 根据工程管理部门审核、审计部审计后的工程进度及时支付进度款；（3） 负责对工程变更价款支付业务进行审核；（4） 参与会审工程竣工验收与工程预决算；（5） 负责工程项目结转固定资产手续。2.2. 股份公司财务部计划部门（以下简称“计划部门”）的相关职责- 2 -（1） 负责下达年度资金计划；（2） 负责组织相关部门专业人员对项目立项进行评审。2.3. 股份公司科技研发部的相关职责（1） 参与评审项目可行性研究报告；（2） 审批工程设计费；（3） 参与会审工程竣工验收和工程预、决算。2.4. 股份公司生产技术部工程管理部门（以下简称“工程管理部门”）的相关职责（1） 负责工程项目的招投标和工程承包合同的签订与审核工作；（2） 审查工程施工组织设计，检查施工组织设计落实情况；（3） 负责建设工程监理；（4） 监督检查基建工程施工的安全、质量和进度，解决工程建设中存在的问题；（5） 审核工程进度拨款；（6） 负责组织工程竣工验收；（7） 组织会审工程预、决（结）算。2.5. 股份公司生产技术部质量监督部门（以下简称“质量监督部门”）的相关职责（1） 负责对工程实体质量进行监督检查；（2） 负责对施工技术、监理资料以及检测报告等有关工程质量的文件和资料进行监督检查；（3） 负责对工程竣工验收进行监督检查；（4） 负责工程竣工验收后工程质量认证。2.6. 股份公司审计部门的相关职责（1） 负责对工程总承包及监理招标程序与内容进行审计监督；（2） 参与工程设计文件的审查；（3） 参与总承包合同商谈工作，对合同订立及价款确定进行审计监督；（4） 审计设计费、设备费、工程款、监理费的支付；（5） 审计建设单位的年度财务报表，对项目资金使用情况进行审核；（6） 负责在建工程和竣工决算审计，对价款调整项目和预备金项目全面审核。- 3 -2.7. 股份公司董事会秘书处法律工作室（以下简称“法律部门”）的相关职责（1） 办理法人代表授权委托书；（2） 参加工程总承包合同商谈工作。2.8. 建设单位（使用单位）的相关职责（1） 提出项目立项申请；（2） 负责到质量监督部门办理工程质量监督手续；（3） 负责对工程的质量、进度、安全进行现场监督检查；（4） 参加隐蔽工程、工程重要部位和各阶段的质量验收并对验收结论签署意见；（5） 负责对工程进度进行确认；（6） 工程竣工后，组织设计、监理、施工等单位进行预验收，预验收合格后报请公司组织验收；（7） 参与工程预算、决算的会审；（8） 办理应由建设单位办理的其它事宜。2.9. 工程项目管理岗位分工原则要求2.9.1. 公司应当建立工程项目业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理工程项目业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。2.9.2. 工程项目业务不相容岗位一般包括：（1） 项目建立、可行性研究与项目决策；（2） 概预算编制与审核；（3） 项目决策与项目实施；（4） 项目实施与价款支付；（5） 项目实施与项目验收；（6） 竣工决算与竣工决算审计。3. 授权审批规定3.1. 公司应当建立工程项目业务的授权审批制度。3.2. 工程项目业务的相关部门与经办人员应严格履行授权审批程序，审批人应严格遵守审批权限，不得超越权限审批。3.3. 对于审批人超越授权范围审批的工程项目业务，经办人员有权拒绝办理，- 4 -并及时向审批人的上级授权部门报告。3.4. 授权审批内容可以参见下表：5工程项目审批权力矩阵股份本部 高管层 董事会生产技术部 审批部门及人员审批事项建设单位（使用单位） 工程管理部门质量监督部门科技研发部财务部计划部门财务部审计部法律部门设备租赁部分管副总 总经理总经理办公会董事长全体成员股东大会年度资本预算 提出 汇总运算管理领导组审议审核 审批项目投资总额500 万元人民币 提出组织相关部门评审审核 审批项目立项项目投资总额500 万元人民币 提出组织相关部门评审审核 审批项目可行性研究报告 提出 组织相关部门评审 参与评 审 审核 审批工程预算 会审 组织会审 会审 会审 审核 审批单项合同额100 万元人民币 招标或 议标 分管领导 审批 审核 审核单项合同额 100 万元-200 万元人民币 招标或议 标 审核 审核 审批单项合同额 200 万元-500 万元人民币 招标 审核 审核 审核 审批  单项合同额 500 万元-3000 万元人民币 招标 审核 审核 审核 审议 审批工程项目承包合同审批单项合同额3000 万元人民币 招标 审核 审核 审核 审议 审批工程进度款支设计费 审核 分管领导审批 审核 审核6设备费 审核 审核 审核分管领导审批付工程费 审核 分管领导 审批 审核 审核工程竣工验收 初审 组织会审 会审 会审 会审 审核 审批工程质量等级认证 提出 审批工程竣工决算 会审 组织会审 会审 会审 审核 审批74. 工程项目管理内控程序财务部董事会年度资本预算高管层财务部项目决策建设单位生产技术部 生产技术部1 2 3 4工程概预算 工程招投标建设单位工程施工5财务部价款支付生产技术部质量监督建设单位生产技术部建设单位生产技术部6 7 8 9竣工验收财务部生产技术部项目后评价10竣工决算与资产转交4.1. 财务部编制年度资本预算，经预算管理领导组和董事会审议后，报股东大会审批。          4.2. 建设部门提出工程项目立项申请，财务部的计划部门组织专家进行审查后，报公司领导审批，经审批的工程项目纳入年度专项资金计划。4.3. 生产技术部的工程管理部门委托公司内部或外部设计单位进行工程设计、编制工程概算和预算，经专家会审后，报有关领导审批。4.4. 工程管理部门按规定程序组织工程的招投标工作。4.5. 建设单位或工程管理部门受公司法人授权委托与工程承包单位签订工程承包合同后，由施工单位进行工程施工。4.6. 财务部审核相关手续后，支付工程项目进度款。4.7. 质量监督部门进行工程建设过程中的质量监督。4.8. 施工单位提出工程竣工验收申请，经建设单位与监理单位预验收合格后，向生产技术部提出正式验收申请，由生产技术部组织相关单位进行正式验收。4.9. 建设单位和监理单位初审工程承包单位编制的工程项目竣工决算件后，报生产技术部，由生产技术部组织财务部、审计部和设计部门进行竣工决算。4.10. 项目竣工验收并运营一定时间后，由归口管理部门组织公司审计、财务等部门进行工程项目的后评价工作。图：工程项目管理内控程序85. 年度资本预算内控要求5.1. 建设单位编制年度资本预算草案，由财务部进行汇总，报预算管理领导组审议，并经董事会审核后，提交股东大会审批。5.2. 年度资本预算内控要求按照预算管理制度的有关规定执行。6. 工程项目决策内控要求6.1. 工程项目立项6.1.1. 建设单位应根据公司发展要求及生产实际情况，将基建项目、专项项目及其它项目在 6 月底前向公司财务部的计划部门提出立项申请，并提交项目建议书。6.1.2. 项目建议书内容应包括几个方面：（1） 项目提出的必要性和依据；（2） 产生方案、拟建规模和建设地点的初步设想；（3） 建设条件的初步分析；（4） 投资估算和资金筹措的设想；（5） 经济效果和投资效益的估算。6.1.3. 计划部门根据实际情况组织工程、技术、财务等相关部门专业人员对立项申请进行审核，出具立项审核同意书，报公司分管副总经理审批。对已批准的项目，计划部门向提出项目建议书的单位发出前期工作通知书。6.2. 工程项目可行性研究6.2.1. 项目立项后，建设单位委托设计单位编写项目可行性研究报告。工程管理部门组织经济技术专家对可行性研究报告的完整性、客观性进行技术经济分析和评审，出具评审意见，报主管副总经理审批。投资总额在 500 万元以上的工程项目，报总经理办公会审议。6.2.2. 经过审批的项目，由财务部纳入年度专项资金计划，报公司董事会审定。年度计划外的项目原则上不予审批，确因生产需要，应向公司提交申请报告，按不同审批权限办理相关审批手续。6.2.3. 可行性研究审批通过的工程项目由生产技术部的工程管理部门具体负责9项目管理工作。6.2.4. 工程项目发生重要变更时，项目实施单位应当及时以书面形式报告建设部门，并根据授权重新履行审批程序。7. 工程项目实施内控要求7.1. 工程项目概预算7.1.1. 工程管理部门委托外部设计单位进行工程设计、编制工程概算，并根据工程概算编制工程预算。7.1.2. 工程预算的编制与审查依据：（1） 有批准的年度工程计划；（2） 有经建设单位组织，有关单位参加共同会审后的施工图纸、说明等与工程有关的资料；（3） 现行的定额及与之相配套的取费标准；（4） 人工、材料差价及各种政策性调整，原则上均按上年度的结算文件预计取。7.1.3. 基建及更新资金投资工程的预算由设计单位编制，其它资金工程的预算由建设单位编制。设计变更，隐蔽工程，工程更改等的补充预算由施工企业编制，经设计单位认可。费用标准按施工队伍相应取费类别计取。7.1.4. 编制完毕的工程预算首先由工程管理部门、建设单位、设计单位和施工单位四方各自进行初审，然后由工程管理部门组织四方共同会审；对大型工程项目可委托外部专业公司进行工程的预算审核，出具审核意见书。7.1.5. 公司管理层对审核后的工程预算进行审批，审批的工程项目由计划部门下达项目开工通知书，工程管理部门组织项目实施。7.2. 工程招投标7.2.1. 凡符合下列项目条件之一的，必须进行招标：（1） 单项工程合同估算价在 200 万元以上的工程施工；（2） 单项合同估算价在 50 万元及以上的勘察、设计、监理等服务的采购；（3） 单项合同估算低于（1）、（2）两条规定，但项目总投资额在 3000 万元人民币以上的项目。107.2.2. 确定招标方式（1） 招标方式分为公开招标和邀请招标。招标方式原则上实行公开招标，经批准邀请招标的项目，可采用邀请招标方式。（2） 采取公开招标方式的，应在中国国际招标网(wwwchinabiddingcom)发布招标公告。自招标公告正式发布至发售资格预审文件或招标文件的时间间隔不少于 7 日。（3） 有下列情形之一的，经批准可以进行邀请招标： 项目技术复杂或有特殊要求，只有少量几家潜在投标人可供选择的； 受自然地域环境限制的； 涉及抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的； 拟公开招标的费用与项目的价值相比，不值得的； 法律、法规规定不宜公开招标的； 公司招标领导管理组批准不进行公开招标的项目及工程。（4） 国家重点建设项目的邀请招标，应当经国务院发展计划部门批准；省重点建设项目的邀请招标，应当经省重点工程建设领导组办公室批准。7.2.3. 提交招标报告并获取招标批复文件（1） 向上级提交招标报告并获取招标批复文件。基本建设重点工程报省建设行政主管部门及行业主管部门同时审批，其它工程项目报行业主管部门审批。（2） 招标报告内容应当包括：招标已具备的条件、招标方式、招标计划安排、投标人资质条件、评标方法、评标委员会组建方案以及开标、评标的工作具体安排等。7.2.4. 发布招标信息工程管理部门通过招标公告或投标邀请书发布招标信息，招标公告或投标邀请书应包括的内容：（1） 招标人的名称和地址；（2） 招标项目的内容、规模、资金来源；（3） 招标项目的实施地点和工期；（4） 获取招标文件或者资格预审文件的时间和地点；（5） 对招标文件或者资格预审文件收取的费用；11（6） 对投标人资质等级的要求。7.2.5. 评定投标人资格（1） 工程管理部门要对投标人进行资格预审和资格后审。（2） 资格预审包括：营业执照、资质证书、项目经理证、法人授权委托书或法人证明书及身份证等。7.2.6. 组织开标（1） 开标应在招标文件确定的时间和地点进行。开标由招标人主持，必须邀请所有投标人参加。（2） 开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况。经确认无误后，由工作人员当场拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备案。7.2.7. 组织专家评标（1） 评标标准和方法应当在招标文件中载明。评标标准分为技术标准和商务标准。（2） 公司评标专家库要报上级有关部门批准。（3） 评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家共同组成，成员人数为五人以上单数，其中专家不得少于成员总数的三分之二。评标专家从公司评标专家库中随机抽取。评标委员会成员的名单在中标结果确定前应当严格保密。与投标人有利害关系的人不得进入相关项目的评标委员会。（4） 评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容做必要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质内容。评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告。（5） 评标委员会经过评审，认为所有投标都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标。依法必须招标的项目所有投标被否决的，招标人应当重新招标。12（6） 评标委员会成员应当客观、公正地履行职责，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。评标委员会成员不得私下接触投标人，不得收受投标人的财物或者其他好处。评标委员会成员和参与评标的有关工作人员不得透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况。7.2.8. 确定中标人并予以公布（1） 公司专项招标领导组根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。（2） 中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（3） 自确定中标人之日起 15 日内，由招标人向公司招标投标领导组、上级主管部门提交招标投标情况的书面报告。书面报告包括： 招标项目名称及范围； 招标方式和发布招标公告的媒介； 招标文件中投标人须知、技术条款、评标标准和方法、合同主要条款等内容； 评标委员会的组成和评标报告； 中标结果。（4） 招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起 30 日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。（5） 中标人应当按照合同约定履行义务，完成中标项目。中标人不得将项目整体转包他人，也不得将中标项目肢解后分别向他人转包。（6） 中标人按照合同约定或者经招标人同意，可以将中标项目的部分非主体、非关键性工作分包给他人完成。接受分包的人应当具备相应的资格条件，并不得再次分包。（7） 中标人应当就分包项目向招标人负责，接受分包的人就分包项目承担连带责任。7.3. 工程施工7.3.1. 按照工程项目招标投标程序，由公司法人代表授权委托建设单位和项目13承包方签订工程承包合同。在签订之前，建设单位须将草拟合同报工程管理部门审核合格后，再签订正式合同，并报工程管理部门备案。7.3.2. 工程开工前，建设单位必须到工程管理部门办理开工审批手续，经批准后，方可开工建设。凡未经批准的，不得擅自开工建设。7.3.3. 建设单位对施工安全、质量进行日常检查，承担直接管理责任；工程管理部门对施工安全、质量进行定期或不定期检查，承担间接责任。7.3.4. 建设单位、监理单位严格按合同期组织施工单位实施。7.3.5. 消防工作由建设单位提供相关资料，公司安监部、建设单位共同报审办理。7.3.6. 环保工作由建设单位提供相关资料，公司环保部、建设单位共同报审办理。7.4. 款项支付7.4.1.财务部按照工程管理部门提供的工程进度表及工程预算、合同编制项目资金计划。7.4.2.工程承包单位根据当月完成进度提出付款申请，并提交当月完成进度报表及工程价款结算账单，经监理单位、建设单位确认，设计费、设备费、工程费分别报公司科技研发部、设备租赁部和生产技术部的工程管理部门审批，由工程管理部门统一办理、审计部审计后，财务部支付工程项目进度款并进行会计处理。7.4.3.会计人员在办理价款支付业务过程中发现拟支付的价款与合同约定的价款支付方式及金额不符，或与工程完工进度不符等异常情况，应当及时报告上级领导。7.4.4.因工程变更等原因造成价款支付方式及金额发生变动的，工程管理部门应提供完整的书面文件和其他相关资料，报财务部及公司管理层审批。7.4.5.会计人员应对工程变更价款支付业务进行审核。对工程项目资金筹集与运用、物资采购与使用、财产清理与变动等业务及时进行会计核算，真实、完整地反映工程项目资金流入流出情况及财产物资的增减变动情况。7.4.6.每年年末由分管副总、财务部、企业内部或外部专家进行在建工程联合考察（包括工程进度等内容），形成报告和减值意见，由会计部门进行减值核算。会计部门根据以上材料，编制在建工程减值准备计提明细表，经财务14部经理审核后报总经理审批。7.5. 质量监督7.5.1. 生产技术部的质量监督部门应审核建设单位提交的相关文件，对工程建设施工、监理、验收等阶段执行强制性标准实施情况进行监督。7.5.2. 当参与竣工验收各方在质量方面不能形成一致意见时，由质量监督部门进行协调。7.5.3.工程竣工验收之日起 5 日内，由质量监督部门向备案单位提交工程质量监督报告。7.5.4. 对重大工程质量事故，质量监督部门应当按照事故类别和等级向当地人民政府和上级主管部门报告。8. 工程竣工决算与资产转交内控要求8.1. 工程竣工验收8.1.1.工程验收前，承办单位应做好竣工验收的资料准备，资料应完整齐全，准确规范，要求做到竣工图纸必须与现场施工一致，安装工程量必须与图纸一致，材料消耗与工程量一致。8.1.2.项目竣工后，制造单位向建设单位提出验收申请，建设单位组织施工、监理等单位进行预验收。预验收合格后，由建设单位向公司工程管理部门提交预验收报告及申请竣工验收报告。8.1.3.工程管理部门接到申请后，组织有关部门进行正式验收，并对验收过程中存在的问题提出整改意见。8.1.4.整改完成后，由承办单位提交验收纪要（须经验收人员签名）和竣工报告。同时，建设单位填写单位工程质量等级认证申请书，交质量监督部门认证。8.1.5.工程验收后，承办单位要按工程档案要求，将所有技术资料及验收纪要进行系统整理，报档案室存档，资料报交不齐不予结算。8.2. 工程决算与资产转交8.2.1.工程项目完工验收合格后，必须在两个月内完成工程的决算。8.2.2.在编制工程竣工决算前，各单位要做好各项清理工作。清理工作主要包15括项目档案资料的归集整理、帐务处理、财产物资的盘点核实及债权债务的清偿，做到帐帐、帐证、帐实、帐表相符。各种材料、设备、工具、器具等，要逐项盘点核实，填列清单，妥善保管，或按国家规定进行处理，不准任意侵占、挪用。8.2.3.工程完工后由工程管理部门组织建设单位、监理单位和财务部门等及时进行工程决算，在建工程总费按决算费用转成固定资产。8.2.4.审计部负责竣工决算的审计 检查所编制的竣工决算是否符合工程项目实施程序，有无将未经审批立项、可行性研究、初步设计等环节而自行建设的项目编制竣工工程决算的问题； 检查竣工决算编制方法的可靠性。有无造成交付使用的固定资产价值不实的问题； 检查有无将不具备竣工决算编制条件的工程项目提前或强行编制竣工决算的情况； 检查“竣工工程概况表”中的各项投资支出，并分别与设计概算数相比较，分析节约或超支情况； 检查“交付使用资产明细表”，将各项资产的实际支出与设计概算数进行比较，以确定各项资产的节约或超支数额； 分析投资支出偏离设计概算的主要原因； 检查工程项目结余资金及剩余设备材料等物资的真实性和处置情况，包括：检查工程项目“工程物资盘存表”，核实库存设备、专用材料帐实是否相符；检查工程项目现金结余的真实性；检查应收、应付款项的真实性，关注是否按合同规定预留了施工单位在工程质量保证期间的保证金。8.2.5.在工程项目达到预定可使用状态（通常指通过项目最终验收）时，财务部应当在当月办理工程项目结转固定资产手续。尚未办理正式竣工决算的，财务部门应于达到预定可使用状态当月暂估转入固定资产。9. 项目后评价内控要求9.1. 公司应当建立项目后评价制度。项目竣工验收并运营一定时间后，由归口16管理部门组织公司审计、财务等部门进行工程项目的后评价工作。工程项目效果评价的主要内容：（1）