【精品ppt】电子文件归档与电子档案管理

主讲：黑河市档案局 雷振生,电子文件归档与电子档案管理,档案管理知识系列讲座之一,版权所有只供学习参考,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,一、基本概念,1、电子文件 electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,一、基本概念,2、电子公文 电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文电子数据。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,一、基本概念,3、电子文档 电子文档即归档的电子文件，是指具有参考和保存价值并作为档案保存的电子文件。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,二、有关电子文件管理的标准和法规性文件,1、中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范 2、国家档案局第6号令电子公文归档管理暂行办法3、黑龙江省档案局文件关于加强电子公文归档与管理的几点意见 ,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,三、构成电子文件的三要素,1、内容：是指电子文件的全部文本信息。 2、背景：是指电子文件的相关的背景信息。即指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,三、构成电子文件的三要素,3、结构：是指电子文件的元数据。指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,四、电子文件的管理原则,1、全程管理原则 根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行的全程管理。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,四、电子文件的管理原则,2、前端控制原则 以电子文件的生命周期理论为基础，以电子文件的形成为前端，对电子文件的管理实行前端控制。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,四、电子文件的管理原则,4、真实性保障原则 是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,四、电子文件的管理原则,5、完整性保障原则 是指保证电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等必须没有缺损。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,四、电子文件的管理原则,6、有效性（可读性）保障原则 是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,五、电子文件的种类及其类别代码,电子文件类别代码：T-Text-文本文件；I-Image-图像文件；G-Graphic-图形文件；V-Viduo-影像文件；A-Audio-声音文件；O-7-多媒体链结文件；P-Program-程序文件；D-Data-数据文件。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,六 、电子文件的稿本及其稿本代码,电子文件稿本代码：M草稿性电子文件；U非正式电子文件；F正式电子文件。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,七、电子文件的特征（重点）,（一）电子文件的数字化信息形态,也就是说，数字化信息是以编码形态存在的。编码：输入码、机内码、交换码、输出码、控制码。,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,七、电子文件的特征（重点）,（二）电子文件对设备及标准的依赖性,1、数字编码：GB1312、big5等。其中GB18030是按照最新国际标准采用多八位编码即四字节编码方式的字符集。如：WPS office 2003,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,七、电子文件的特征（重点）,（二）电子文件对设备及标准的依赖性,2、计算机及通信设备的硬件,3、计算机及通信设备的硬件所需要的软件,4、技术设备的更新,5、加密技术,6、压缩技术,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,七、电子文件的特征（重点）,（三）电子文件的非直接读取性,（四）电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对数据的依赖性,（五）电子文件的信息与载体相分离性,电子文件归档与电子档案管理,第一部分：电子文档管理基本理念,七、电子文件的特征（重点）,（六）电子文件的信息共享极不安全性,（七）电子文件的信息的易更改性,（八）电子文件的信息存储的高密度性,（九）电子文件的多种信息媒体的集成性,（十）电子文件的信息的可操作性,（十一）电子文件非实体归档的可能性,电子文件归档与电子档案管理,第二部分：电子文档管理技术,一、电子文件工作流程及环节,包括：形成、登记、办理、积累、鉴定、归档、检测、整理等诸多环节。,电子文件归档与电子档案管理,第二部分：电子文档管理技术,一、电子文件工作流程及环节,1、形成：包括拟稿及文字录入、排版、审核、签发、盖章、打印等诸环节。,电子签章是采用非对称密码系统的电子签章。非对称密码系统能够生成安全配对的密钥和公钥，因此制作的签章，公钥用于验证签章。,电子签章的形式,电子签章所采用的模式目前主要包含三种：1、智能卡式2、密码式3、生物测定式,电子文件归档与电子档案管理,第二部分：电子文档管理技术,一、电子文件工作流程及环节,2、登记：电子文件在形成的同时进行登记方式,（1）自动登记：主要由计算机自动管理系统完成。 （2）人工登记：按照规定格式手工进行登记。,电子文件归档与电子档案管理,第二部分：电子文档管理技术,一、电子文件工作流程及环节,3、传输：电子文件的传输包括加密、发送、接收、解密等读多环节。,电子文件归档与电子档案管理,第二部分：电子文档管理技术,一、电子文件工作流程及环节,4、办理：电子文件的办理主要是指在计算网络上进行文件传阅、实体内容办理的整个过程。,电子文件归档与电子档案管理,第二部分：电子文档管理技术,一、电子文件工作流程及环节,5、积累：电子文件的积累应当与电子文件的形成同时进行。保留和备份是积累电子文件的常用手段。,电子文件归档与电子档案管理,第二部分：电子文档管理技术,一、电子文件工作流程及环节,6、鉴定：电子文件的鉴定就是对电子文件的真实性鉴定的必要过程，主要包括对背景信息和元数据的鉴定。,电子文件归档与电子档案管理,第二部分：电子文档管理技术,一、电子文件工作流程及环节,7、检测：主要就是检测电子文件的完整性、有效性、兼容性和可读性。,电子文件归档与电子档案管理,第二部分：电子文档管理技术,一、电子文件工作流程及环节,8、归档：电子文件的归档，按照鉴定标识进行。归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的持术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。主要包括物理归档和逻辑归档。,电子文件的归档,（1）逻辑归档：将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。（2）物理归档：把带有归档标识的电子文件按照规定的格式，集中拷贝（刻录）至耐久性好的载体上，脱离原载体。,电子文件归档与电子档案管理,第二部分：电子文档管理技术,一、电子文件工作流程及环节,9、整理：主要包括对归档的电子文件的组织和对归档的电子文件的迁移（这里主要指刻录到不可修改的一次性刻录光盘上）。,电子文件归档与电子档案管理,第二部分：电子文档管理技术,二、电子公文工作流程及环节,略。,电子文件归档与电子档案管理,第三部分：电子文档制作实务,一、电子文档在计算机硬盘上的组织,1、基本要求：归档的电子文件目前必须转换成Word格式，同时转换成纯文本（Text）格式一份。随着计算机技术的普及将来必须转换成xml格式。同时，必须使电子文件的文件名与归档的电子文件的题名一致。,电子文件归档与电子档案管理,第三部分：电子文档制作实务,一、电子文档在计算机硬盘上的组织,2、组织的方式：（1）可以在任何逻辑硬盘（除C盘以外）上建立一个以本单位全宗名称命名的文件夹，然后在该文件夹中再建立三个分别以“永久”、“长期”、“短期”为名称的子文件夹。,电子文件归档与电子档案管理,第三部分：电子文档制作实务,一、电子文档在计算机硬盘上的组织,2、组织的方式：（2）按照归档的纸质文件的保管期限对应地将电子文件以word格式复制到该对应的文件夹中同时转换成一份纯文本格式。,电子文件归档与电子档案管理,第三部分：电子文档制作实务,一、电子文档在计算机硬盘上的组织,2、组织的方式：（3）最后在虚拟的根文件夹中建立一个所有归档的电子文件的目录（Text格式），在目录中注明每一份归档的电子文件的背景信息和元数据信息。,电子文件归档与电子档案管理,第三部分：电子文档制作实务,二、电子文档的刻录,1、光盘的选择 刻录光盘的选择根据规定只能选取一次写入金色光盘，在购买光盘时一定要购买品牌的有黑色底盘盒的金盘。,电子文件归档与电子档案管理,第三部分：电子文档制作实务,二、电子文档的刻录,2、如何刻录 在刻录时将刻录参数设置为“不可续刻”，同时将“刻录结束后检验数据”项选中。,电子文件归档与电子档案管理,第三部分：电子文档制作实务,二、电子文档的刻录,3、光盘的标签的制作 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全