[自我管理与提升]掌握公文写作技巧提高公文写作水平

2018/1/19,1,掌握公文写作技巧提高公文写作水平,国家人事部 中国人事科学研究院 许铭桂,2018/1/19,2,一、树立公文写作新理念,三、掌握公文写作基本要则,四、学习常用公文写作方法,主 要 内 容,二、了解公文写作基本常识,2018/1/19,3,1.欣赏公文写作需要善于调换角度2.学习公文写作必须认清自我角色3.撰写公文写作必须主动适应变化,一、树立公文写作新理念,2018/1/19,4,（一）公文写作基本内涵（二）公文质量的标准要求（三）公文处理的基本流程,二、了解公文写作基本常识,2018/1/19,5,（一）公文写作的基本内涵,公文是党政机关、人民团体、企事业单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成的，具有一定格式的文字材料。公文有通用公文和专用公文两大类别。在这里我们重点讲述的是经常使用的通用公文。,1.公文的概念,2018/1/19,6,企业通用公文是企业机关治理企业的重要工具，也是企业中的各部门共同使用、企业处理公共事务的书面文字材料。它担负着传达贯彻党和国家的方针、政策，请示答复问题，指导商洽工作，汇报沟通情况，总结交流经验等重要职能。,2018/1/19,7,2.公文的文种分类（行政机关的公文种类）,命令决定公告通告通知通报议案,报告请示批复意见函会议纪要,2018/1/19,8,企事业单位常用公文,1.规范性文件：办法、规定2.领导指导性文件：指示、批复、决定、决议3.公告性文件：通报、通知4.陈述呈请性文件：请示、报告5.商洽性文件：函6.证明性文件：证明、介绍信、合同7.记录性文件：会议纪要、会议记录8.其他文件：计划、总结、规划、简报,2018/1/19,9,上行公文、下行公文和平行公文三种。如请示、报告就是上行公文，它们是下级往上级报送的文件。指示、批复等就是下行公文，它们是上级给下级下达的文件。公函是平行公文，属平行机关或不相隶属机关之间往来的文件。,按行文关系与传递走向分：,公文的文种分类,2018/1/19,10,文种，用于揭示公文的性质，发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系，是公文标题的组成部分。正确选用文种的依据：1.国家的有关法规，不得漏掉、错选或自造文种。2.发文机关的职权。3.发文机关的行文目的。4.发文机关与主送机关之间的行文关系。,学习文种目的在于正确选择文种,2018/1/19,11,（二）公文质量的标准要求,文件质量标准是对文件质量特性的具体化、精细化，它以定量或定性的指标、参数规定了文件的质量水平，使文件质量可被明确比较衡量，也使文件质量控制活动有了具体的目标和依据。,2018/1/19,12,1.合“法”,要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定，符合上级公司的规定等。,内容要合法,形式要合法,2018/1/19,13,公司关于适当降低排污合格标准的请示 , 公司关于暂时拖欠职工半年工资的通知 ,内容要合法：,2018/1/19,14,形式要合法：,公司发布公告,经理号令,2018/1/19,15,2.求实,要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题；,要忠实地反映情况，不作任何夸大、缩小和虚构；,各种判断要合乎实际，杜绝主观臆想、臆断；,各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。,2018/1/19,16,3.合体,文体要正确，务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求。兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。,2018/1/19,17,4.精简,要求尽量用最简洁的文字顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。,公文、美女与鸟的思维,少发文，发短文,2018/1/19,18,5.严谨,要求公文的结构必须严密有序；,用语务必周密确切不生歧义， 没有漏洞。,2018/1/19,19,6.准确,必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。对公文制发意图与依据的反映每项具体内容的表达（用词、数据、观点等）文种的选择概念的使用每个符号的书写印刷,2018/1/19,20,7.规范,要求公文结构、格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不允许“标新立异”。,2018/1/19,21,公文的基本组成部分包括：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。,公文各组成部分各有特定的功用，各自的构成也具有规范性。,2018/1/19,22,关于（对） 的发文机关 内容 文种（作者） （事由） （名称） （介词） （助词） 转发发文机关 + 批转 + 原文件标题 + 文种（的通知） 印发国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知,公文标题的结构,2018/1/19,23,附件规定,在正文下空一行左空两字标识“附件”后标冒号说明附件顺序和名称附件序号用阿拉伯数码附件名称后不叫标点符号,2018/1/19,24,抄送的有关规定与原则,1.修订前：除主送机关外，对其他需要文件内容的上级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属机关用“抄送”，下级机关用“抄发”修订后：不再区分“抄报”、“抄送”和“抄发”一律用“抄送”,2.抄送后用冒号，抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。,2018/1/19,25,8.完整,要求公文结构完整，不遗漏任何必备的数据内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性。,公文构词完整规范，不滥用简称。,2018/1/19,26,9.清晰,要求各种文稿文本上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。,2018/1/19,27,10.耐久,要求公文的制成材料（书面公文主要包括纸张和字迹材料）应持久耐用，以保证公文的有效物质存在。,2018/1/19,28,（一）公文写作的语言运用规则（二）公文写作的核心要领（三）公文写作的基本过程,三、掌握公文写作基本要则,2018/1/19,29,（一）公文写作的语言运用规则,语言模式选择词语的选择常用的事物和概念的特殊表达要求,2018/1/19,30,语言模式选择,书面语言口头语言程序语言,2018/1/19,31,指在表述公文内容的时候，不能用日常说话的口语方式来表述公文内容，而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容。比如说在公文当中要表述内容的顺序，常常要用到“一是、二是”之类的数字用语， “文件”类的公文必须要用书面式语言。,书面式语言,2018/1/19,32,是指在表述公文内容的时候，要用日常说话的口语方式来表述公文内容。比如用“一个是、再就是、另一个是，还有就是”来表述事物。应用口语式语言表述的文种主要是“领导的专题讲话”，这类文稿用口语式语言来表述，其作用是能够把文稿写得生动，写得活泼，使领导在讲话的时候增强感染力。再如“歇后语啊”、新兴网络用语等等。,口语式语言,2018/1/19,33,格式固定的语言表述方式。比如在一些文件的开头部分：“根据为了现将有关事宜通知如下” “为做好特制定”“现将印发请”“为加强公司就规定如下”,程式化语言,2018/1/19,34,词语的选择,词语的涵义词语的感情色彩词语间的正确搭配,2018/1/19,35,例：他们从实际情况出发，在发达农业生产中，因地制宜，不断创新，终于开创出一套发达农业各项生产的宝贵经验。,例：经查明，张某和李某曾在1999年9月间收受过*公司的巨额贿款，已构成受贿罪。案发后，二人还与*公司的业务员*订立攻守同盟，妄图掩盖过错。,埋单和买单庇护和保护截至和截止,2018/1/19,36,常用的事物和概念的特殊表达要求,时间的表达（今年、明天、本月、年份）空间的表达 （国外、国内、这里、那里）职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党外）数量的表达（倍数、分数、到、了、以上、以下）范围的表达（全部和部分）程度的表达（很、更、特、最等等）,按惯例，“以上”、“以下”表示界限时，一般均包括前面的本数在内。,2018/1/19,37,增加了两倍？增加到两倍？减少了两倍？减少到三分之一？减少了三分之一？十四岁以下,例：全体员工大部分都参加了劳动竞赛。例：凡现在在生产岗位上的工人同志，不少是在解放初厂里情况十分艰难的情况下进厂的。,2018/1/19,38,公文格式要规范。行文规则要掌握。常见错误要避免。艺术水平要提高。,（二）公文写作的核心要领,2018/1/19,39,公文格式要规范,公文框架格式。标题+主送机关+主体+结尾标题格式发文机关+事由+文种主送单位格式上行文一般是一个主送单位公文要素字号格式公文结尾格式（根据文种要求）,2018/1/19,40,行文规则要掌握,上行文：单头主送，不多头主送，可采取抄送形式，但不得抄送其下级机关；逐级行文，不要越级行文；要向机关行文，不要向领导者个人行文。下行文：按照职权范围行文；部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文；向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。平行文：不相隶属机关之间一般用函行文；无论向什么机关行文，无论要求解决什么问题，只要彼此间没有隶属关系，一般都得用函。,2018/1/19,41,1.不宜越级行文2.按联合行文关系行文3.上行文主送机关不宜多元化4.一文不能多头报送5.行文请示不能抄送下级6.平级之间不宜使用上行或下行文7.公文不宜直接报领导,2018/1/19,42,常见错误要避免,公文标题方面的错误1.标题要素不全。（发文机关事由文种）2.标题不准确。（事由概括不准、文种名称不准确）3.标题不够简要。（事由、批转文件等过于冗长）4.标题不清楚。5.标题中标点符号使用不妥。6.标题与落款矛盾。,2018/1/19,43,1*公司授予王*同志荣誉称号通报2关于*司机开车去北戴河的通报3 *公司关于小汽车的请示4*公司关于转发“*总公司关于加强春节安全保卫工作的意见”的通知5 *公司关于加快发展*项目若干措施的通知6 *关于申请解决更换一台锅炉的报告,练 习,2018/1/19,44,时间、数字方面的错误,成文日期的错误使用。结构层次序数乱用。违反公文中数字使用规则。,2018/1/19,45,成文日期（哪个是正确的）2005年10月21日 2005.10.21 二五年十月二十一日 二00五年十月二十一日二零零五年十月二十一日结构层次序数（哪个是正确的）一、 （一） 1、 （1） 一、（一）、 1、 （1）、 一、 （一） 1. （1）. 一、 （一） 1. （1）2005年*乡政府的财政收入是500万（五百万）。（哪个是正确的？）自上月以来,练 习,2018/1/19,46,文字表达方面的错误,语不对体。叙述事实滥用文学语言。轻易造新词。错用、滥用字、词。重复交叉使用。前后矛盾。,2018/1/19,47,1.形容某一位领导深入实际：乡的每一个角落都留记着他的脚印。2.介绍干部的基本情况时：“王，他的媳妇名叫李，他有一个儿子，一个闺女.”3.2004年公司的石油产量比任何一年都要高。4.公司：严禁“带病”汽车上路5.长期以来,练 习,2018/1/19,48,6.督促检查执行情况7.再接再砺（厉）、 欢度（渡）春节、致（志）哀8.要求各办公室主任、各处正、副职出席会议9.大家基本取得了一致的意见 10. 基本同意文中所提六条办法，请有关部门严格贯彻11.原则同意关于的请示,2018/1/19,49,公文语句结构方面的错误,句子成分搭配不当。语句位置颠倒。语句成分残缺。语言结构混乱。指代不明。用语叠床架屋。,2018/1/19,50,1他每天都要接待许许多多的人民的来访和来信。2公司经理和其他公司的干部和员工一起参加劳动。3在入公司教育中，使我懂得遵守纪律的重要意义。4对于浪费资源的行为是应当受到批评的。5继续进一步加强，6反映了情况和问题7截至十二月底为止已完成。,练 习,2018/1/19,51,标点符号方面的错误,标题中的符号使用不妥。数字之间使用不妥。省略号与“等等”的重复使用冒号的不当使用。符号与语气的表达使用。,2018/1/19,52,1记者利用采访，进行挑唆，煽动性宣传报道。2五、六百吨，3经营项目：石油、宾馆、办公、会务等等。4这实在太让人激动了！5. “三日内蒙古共和国区域内有暴风雪” 。,练 习,2018/1/19,53,艺术水平要提高,明确常用文种，集中精力攻取；领会领导意图，达到预期目的；掌握党的政策，与法律相一致；了解行文对象，取得谅解支持；善于写作短文，以便省时省力。,2018/1/19,54,明确主旨 ，把握要求收集资料，调查研究 拟出提纲，安排结构落笔起草、拟写正文反复检查，认真修改,（三）公文写作的基本过程,2018/1/19,55,明确发文主旨,文件的中心内容是什么？根据文件内容，准备采用什么文种？明确文件发送范围和阅读对象。明确发文的具体要求。,总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。,2018/1/19,56,收集有关资料，进行调查研究,一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。,2018/1/19,57,拟出提纲，安排结构,篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。,2018/1/19,58,落笔起草、拟写正文,要观点鲜明，用材得当。要语句简练，交代清楚。,2018/1/19,59,反复检查，认真修改,关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。 关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。,2018/1/19,60,请示的撰写批复的撰写报告的撰写通知的撰写,四、学习常用公文写作方法,2018/1/19,61,请示的撰写,行文的依据、原因；待解决的问题及初步方案，不只一个方案时的倾向性意见及其理由；行文要求，即请上级复文的要求，常用“当否，请示。”“当否，请批复。” “请审核批复。 ”“妥否，请鉴核批示。”等惯用的结尾词语表达。,2018/1/19,62,撰写要求,第一，请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用，而且不能处处事事都请示，必须满足一定条件时才能行文。,第二，要严格遵行一文一事、只主送一个机关、一般不越级行文的原则。,第三，提出的请求应清楚明白，有几问，要对方批准或指示什么必须明明白白，以便于对方有问必答。,2018/1/19,63,第四，未获上级批复前，不能将公文抄送给自己的下级。,第五，陈述理由时要客观充分，但不要讲空泛的大道理，更不能以教训人，强加于人的语气来陈述。,第六，应讲究有关内容的表达次序，以提高表达效果。如在写请求上级批准的请示时，作者提出的解决问题的方案很可能是两个或多个，这时就应将倾向性的意见放在最前边。,第七，在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文。,2018/1/19,64,常见问题,.把请示这个公文名称写成“请示报告” .关于主送机关的称谓问题。有个别同志喜欢在主送机关后写上某领导同志或其职称。这在不同机关之间的行文中一般是不允许的。它要求只写领导机关或业务主管部门的名称，不必连写领导人姓名及其职务。因为请示问题是向领导机关请示，不是向某个人请示，某个领导人并不一定能代表整个领导机关和一级组织的意见;除本机关外，行文一般不写领导个人。但本机关内部写一般性手抄请示件，直接对主管领导，还是允许的。,2018/1/19,65,.有些请示在写作时抓不住问题的关键，请示原由写得太抽象、太笼统，使人看不出所要办理的事情的必要性，同时对如何办理这件事未提出办法和措施，或措施欠具体。 .不是一事一请示，而是把不同类的事情，或几件事情放在一份请示中写。这是不允许的。 .有的同志写请示，在行文时限定领导机关几日内批复。这是不礼貌的。作为下级机关，最多只能写“请速批示”，而不能限定时间。,2018/1/19,66,批复,批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制发的；具有明确的针对性，批复的内容需针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。,2018/1/19,67,总体结构,指明针对的来文（时间、发文字号、标题等），简要交代形成答复意见的过程； 应对方请求回答是否同意或批准有关要求，或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见; 如不能批准时，需说明理由，只部分同意或批准时，除说明理由外还要提出具体修正、补充的意见; 常以“此复”“特此批复”等结束，有时也以提出请对方复文的要求作结，如请对方汇报有关情况，答复有关疑问等。,2018/1/19,68,撰写要求,第一，在批复前必须进行充分的调查研究工作。 第二，批复的意见应明确、具体、可行。 第三，态度必须明朗，应有问必答，对所有要求答复的问题都有所交代。第四，内容较复杂，事项层次较多时，可分条列项表达各项具体意见。最后，应注意保持公文的高度针对性，不涉及对方请示问题之外的其他事务和问题。,2018/1/19,69,工作报告行文的根据（应要求还是有了情况主动汇报）或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况（时间、地点、人物、背景、经过、结果等）并对其性质进行概要分析；对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向；结语。以“特此报告”“此报告”等结尾词强调行文目的。,报告的撰写,2018/1/19,70,撰写要求,报告中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示。应突出重点情况，重点讲按制度规定和上级要求或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容。 应及时行文，以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题。 对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误。 撰写答复询问的报告时，要注意针对性，首先要指明所针对的来文日期与来文询问的内容，然后扣住上级提出的问题明确作答，不要涉及无关的情况。,2018/1/19,71,总结报告,工作情况，即做了什么，采用了哪些 方法措施，效果怎样，有哪些成绩，存在哪些问题和不足；主要的经验体会，即对取得成绩的原因进行分析，获得对工作规律性的认识；检讨失败或失误的教训，总结其原因和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径；下一步工作的初步规划、设想。,2018/1/19,72,撰写要求,第一，正文的四个方面内容可以依上述次序展开，也可按工作阶段或工作中涉及的问题逐一展开，每个阶段、每个问题均包含四项内容。在带有综合性的总结报告中后一种展开方式更为适用，并常以一个论点（一条经验，一个规律性的认识）作为先导（主题句），然后引出情况，加以分析，再从正反两方面总结规律，提出新的工作设想。,第二，总结报告的重点在于总结工作规律，以作为今后工作的指导规则，因此，不能只叙述情况，甚至开列流水帐，而一定要有科学的分析和总结。,2018/1/19,73,第三，忌冗长。总结报告很容易写得面面俱到没有重点，这将极大地削弱报告的作用。为此，写作时不要平均使用力量，在一般性的情况、一般的经验教训方面要少用笔墨，将力量集中于反映本质、反映重要规律性的重点方面。,第四，忌用虚假材料，忌夸大或缩小事实；忌重复无新意的陈旧“经验教训”；忌为总结而总结，拼凑并不为自己所真正认识的“经验”或“教训”。,2018/1/19,74,调查报告,导语，概述调查研究的目的、时间、地点、对象范围、调查方式、结果及本文主题；调查结果，分门别类叙述有关情况；研究的结果，对情况的分析，得出规律性认识，进而提出解决问题的建设性意见（对策、方法、步骤等）；结语，对文件内容概括总结，篇幅短的可略去此项内容。,2018/1/19,75,突出作为公文的调查报告的特点，重在反映“研究”结果，重分析，重提出解决问题的方法措施；可用附件详尽说明有关情况，以简化正文；,语言要精炼、生动活泼，以提高可读性；注意内容的真实准确性，避免因失真给上级决策带来失误或失败。,撰写要求,2018/1/19,76,1.通知的适用范围 （1）批转下级机关公文； （2）转发上级机关与不相隶属机关公文； （3）印发（发布）本机关的公文； （4）布置工作：传达需要下级机关办理的事项； （5）任免人员：任免通知； （6）传达需要有关单位阅知和执行事项：知照性（告知性）通知。,通知的撰写,2018/1/19,77,2.通知的主体要写明制发通知的根据与目的，通知事项，通常以“特此通知”结尾。 3.通知的写作要点 （1）主题集中，一文一事； （2）中心明确、措施可行，不同通知具有不同的写作要求，如传达信息，侧重叙事；布置工作，要明确交待工作原则与方法； （3）条理清晰，文字简明； （4）讲求时效。,2018/1/19,78,颁发、转发、批转公文的通知这三种通知的正文都比较简短，最简单的形式就是： 指出谁，经谁批准，为何原因，根据什么，制定了一个什么公文，现将公文发（转发）给谁，怎样执行（或从何时开始施行）。,通知的撰写,2018/1/19,79,在撰拟转发公文的通知时应注意，转发的对象是自己上级、同级或不相隶属的机关的公文，因此，在评价被转发的公文时不得随意发表批评性意见，如需变通执行这些公文时，应说明