重点建设项目文件归档与整理

重点建设项目文件归档与整理,浙江省档案局 赵真,主要内容,一、建设项目文件归档整理的依据二、建设项目文件归档整理的质量要求三、建设项目文件归档整理的责任分工四、建设项目文件的收集和平时归卷五、竣工文件的编制六、建设项目文件的归档整理,一、项目文件归档整理的依据,GB/T11811-2008科学技术档案案卷构成的一般要求；DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范,建设项目文件-指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。建设项目档案是工程项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，是经过鉴定、整理并归档的项目文件，又称工程档案。,二、项目文件归档整理的质量要求,档案内在质量要求档案制成材料质量要求档案格式质量要求档案整理质量要求,档案内在质量要求,齐全完整：全过程文件、每一事情与问题的处理文件、每一份文件内容填写齐全。原始性：文件应是直接、自然形成的历史记录，内容、签字盖章具有原始性。准确有效：图纸与文字、文字与实际、总部与分部、正文与附件要一致；签字、盖章准确有效。,档案制成材料质量要求,载体材料：文字纸张幅面为A4大小，长期存储的电子文件的介质应为不可擦除型光盘。字迹材料：使用激光打印、红色印泥、碳素墨水等耐久字迹材料；禁止使用喷墨、针式打印、复写复印件、传真件、圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹材料。文件清晰度高，具有长久保存价值。,档案格式质量要求,文件标题完整准确文件编号系统规范文件左侧留2.5公分以上的装订位置施工图、工作图、竣工图、施工日记符合规定格式文件表面整洁、清晰，无污损、无锈蚀、无霉斑,档案整理质量的要求,分类清楚组卷规范案卷排列有序档号编制科学编制了项目档案案卷目录,三、项目文件归档整理的责任分工,项目建设单位(业主、项目法人)-负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和负责整理项目前期、验收文件。,其它参建单位的职责,项目勘察、设计、监理、施工单位、材料及设备供应单位应根据本规范的要求完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。,不同承包方式的归档责任,项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确系统情况审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件,代建制项目的归档责任,建设单位就在委托代建合同中明确项目文件的归档整理责任，按照合同办理。,控制措施,1、在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。2、项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。,四、项目文件的收集和平时归卷,建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件。勘察单位负责收集、积累勘察文件设计单位负责收集、积累设计文件施工单位负责收集、积累施工文件监理单位负责收集、积累监理文件,建设单位负责收集的内容,项目前期阶段：立项审批、招投标、勘察、初步设计等文件工程准备阶段：土地征用、开工审批等文件施工阶段：安全、质量、进度、物资、资金、设备等管理性文件竣工验收阶段：竣工文件生产准备阶段：试生产文件等,项目评估报告、项目建议书及报批文件可行性研究报告及其评估、报批文件项目选址意见书及其报批文件项目评估(包括借贷承诺评估)及论证文件环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复设计任务书、计划任务书、报批文件,招标投标文件招标公告、招标修改文件、招标补遗及答疑文件投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告中标通知书,建设单位,土地征用文件征地、移民文件征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书、评估书（一户一表调查、土地勘测面积计算、拆迁房屋评估及非违章建筑证明、房屋拆迁及其电力设施迁改补偿等材料）建设前原始地形、地貌、状况图、照片,建设单位,管理性文件规程、规范、标准、规划、方案、规定有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划计划、投资、统计、质量、安全管理文件概算、预算管理、差价管理文件招标文件审查、技术设计审查、技术协议施工执照合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、补充协议、合同变更、索赔等涉及法律事务的文件文件环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件， 水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件原料、材料、燃料供应等来源协议文件,建设单位,工艺设备文件工艺说明、规程、路线、试验、技术总结产品检验、包装、工装图、检测记录设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单设备图纸、使用说明书、零部件目录设备测绘、验收记录及索赔文件设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件,建设单位,科研项目开题报告、任务书、批准书协议书、委托书、合同研究方案、计划、调查研究报告试验记录、图表、照片实验分析、计算、整理数据实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书实验装置操作规程、安全措施、事故分析阶段报告、科研报告、技术鉴定成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。专项申请、批复文件考察报告、重要课题研究报告,建设单位,涉外文件询价、报价、投标文件合同、合同附件谈判协议、议定书谈判记录谈判过程中外商提交的材料出国考察及收集来的有关材料国外各设计阶段文件及设计联络文件,建设单位,各设计阶段审查议定书技术问题来往函电国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件国外设备、材料的防腐、保护措施外国技术人员现场提供的文件材料,建设单位,生产技术准备、试生产文件技术准备计划试生产管理、技术责任制开停车方案设备试车、验收、运转、维护记录试生产产品质量鉴定报告安全操作规程、事故分析报告，运行记录技术培训材料，产品技术参数、性能、图纸工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录,建设单位,项目供应、财务部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件财务、器材管理文件财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。主要材料消耗、器材管理交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册,建设单位,竣工验收文件项目竣工验收报告，工程设计总结工程施工总结工程监理总结，项目质量评审文件，工程现场声像文件，工程审计文件、材料、决算报告环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件项目评优报奖申报材料、批准文件及证书,勘察单位负责收集的内容,按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料 设计基础文件：工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 水文、气象、地震等其它设计基础资料,设计单位负责收集的内容,总体规划设计方案设计初步设计及其报批文件技术设计施工图设计技术秘密材料、专利文件工程设计计算书关键技术试验设计评价、鉴定及审批,施工单位负责收集的内容,建筑施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单建筑材料试验报告设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探,施工单位,土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录施工日记、大事记隐蔽工程验收记录各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告工程质量检查、评定技术总结、施工预、决算交工验收记录证明竣工报告、竣工验收报告竣工图声像材料,施工单位,设备及管线安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单建筑材料试验报告设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录,施工单位,隐蔽工程检查验收记录强度、密闭性试验报告设备、网络调试记录施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告系统调试、调试记录管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录管线标高、位置、坡度测量记录中间交工验收记录证明、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算竣工图,施工单位,电气、仪表安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单建筑材料试验报告设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等,施工单位,系统测试、整定记录绝缘、接地电阻等性能测试、校核材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告操作、联动试验电气装置交接记录中间交工验收记录、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告竣工图声像材料,监理单位负责收集的内容,施工监理文件、资料监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书设计变更、材料、零部件、设备代用审批监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件工程材料监理检查、复检、实验记录、报告,监理单位,监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告工程进度计划、实施、分析统计文件变更价格审查、支付审批、索赔处理文件单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估主要材料及工程投资计划、完成报表,监理单位,设备采购、监造工作监理资料设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划市场调查、考察报告设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告开动、复工报审表、暂停令会议纪要、来往文件监理工程师通知单、监理工作联系单监理日志、监理月报,监理单位,质量事故处理文件、设备制造索赔文件设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件设备采购、监造工作总结监理工作声像材料,特别需要关注的几个方面,1、区分基建档案和文书档案，立项报告如立项成功，应归入基建档案；若基建项目立项不成功，应将相关文件归入文书档案。 2、应加强原件的收集，大量的施工基础资料和监理文件在施工现场形成，如若管理不善，很容易造成原件丢失。 3、加强声像档案的收集， 包括开工典礼、领导人视察工作、重大工程质量事故等方面形成的照片、录音、录像等。,五、竣工文件的编制,竣工文件编制要求竣工图编制要求,竣工文件编制要求,1、项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件2、竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核主要内容有：施工综合管理文件、测量文件原始记录及质量评定文件，材料(构，配件)质量保证书及复试文件、测试(调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等,3、根据附录A及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件，文件数量未满足合同或协议规定份数的应按要求复制补齐4、对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实并按要求修改成补充标注到相应的文件上5、与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定6、凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件,竣工图编制的责任,各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图项目竣工图应由施工单位负责编制如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任,竣工图应完整、准确、清晰、规范修改到位真实反映项目竣工验收时的实际情况 （1）竣工图应是新图或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章 （2）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。 （3）竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录,竣工图编制要求,（4）审核发现竣工图不准确或短缺的，要及时修改补齐。（5）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。（6）国外引进的项目、引进技术或由外方承包的项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。（7）一个项目或单位工程应编制总说明，每一册案卷应有本册编制说明。阐明竣工图编制依据、原则、变更情况、设计与竣工图数量对照、各专业目录及编制情况等。,竣工图编制的方法,（1）按施工图施工没有变动的，在原施工图上盖竣工图章即可。（2）少量的一般性的变更，在原施工图上用杠改、划改、圈改等方式进行更改，更改后原图图号不变，加盖竣工图章。（3）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大变更或更改面积在35%以上的,要重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标栏内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。,规范使用竣工图章,用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章.行业规定设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并填写相关内容.竣工图章内容填写齐全、清楚，不得代签。,竣工图章的式样,竣工图套数,项目竣工图一般为两套。由建设单位向业主和生产(使用)单位移交。建设项目主管单位或上级主管机关需要接收的按主管机关的要求办理按照FIDIC设计一建造与交钥匙工程合同条件建设的项目，竣工图套数按合同条件的规定提交。在大中城市规划区范围内的重点建设项目应根据城市建设档案归属与流向暂行办法第五条的规定，另编制一份与城市建设、规划及其管理有关的主要建筑物及综合管线竣工图。,六、项目文件的归档整理,项目文件整理的原则项目文件组卷的方法项目文件组卷的流程案卷的分类排列项目档案的编号项目档案案卷目录的编制,整理原则,根据科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）规定：遵循科技文件的形成规律保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统便于档案的保管和利用,尊重形成规律,科技档案的形成有其自身规律，反映科技活动各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。日常形成积累有一定基础，有的已处于预立卷状态。 因此利用原基础可起到事半功倍的效果。,保持文件间的有机联系和案卷的成套、系统,项目档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的联系性。有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。,文件有机联系的几种状态,某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。某一问题、事故处理形成的一组文件。请示与批复一组会议材料就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料、会议纪要等系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单、材料报验、实验报告等有时间或文号联系。设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，既自成体系、又互为联系。,便于档案保管利用,是档案整理工作目的和要求与前两个整理原则矛盾时，应以第三个原则为重,组卷方法,管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；勘察设计材料和项目设计文件按项目或专业组卷；项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；检查验收记录、质量评定及原材料试验文件按单项工程、单位工程组卷；项目竣工图按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防，环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；监理文件按文种组卷。,若干组卷方法介绍,项目组卷法或单位、分项工程组卷法。阶段、专业、结构组卷法问题组卷法时间组卷法文件名称组卷法来源组卷法,项目或单位、分项工程组卷法,将一个项目或单位工程、分部、分项工程看做一个基本单元，组成一个案卷。如： 兰溪电厂地基处理文件； 一号机锅炉焊接及热处理检验记录；,以一个发电机组为例：汽机间上部结构工程主厂房地下结构工程除氧煤仓上部结构工程主厂房建筑工程,地基处理文件施工记录桩基处理的效果分析、结论与评价、桩基检测报告变更文件及工作联系单重大问题及缺陷处理记录隐蔽工程验收记录,桩基,阶段或专业、结构组卷法,即按工程、设备的结构、工程进行的不同阶段组卷。使用于施工文件。 例： *电厂土地征用文件（阶段） *局机关办公楼暖通结构竣工图 *公司主厂房管道水压检验记录,问题组卷法,将涉及同一问题（同一特定问题、同一类问题）的文件组成一卷。适用于管理性文件。 例如： （1）省市计经委、省能源集团关于项目建议书的请示、批复 （2）省能源集团、省市计经委、市人民政府等关于工程预可行性、可行性研究报告的请示、批复、通知。 （3）*加工厂水文地质勘察报告,时间组卷法,内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷。时间特征明显的文件可采用此方法。 例如： *高速公路工程1标段8月份计量支付 报表； *海塘工程3标段2004年13月份施工日记；,名称组卷法,就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。 例如： *公司董事会2004年1-6月份会议纪要 *电厂2标段设计变更技术联系单 *学校一期工程房屋拆迁协议书 *水库工程监理部2004年1-50号工作联系单,来源组卷法,将来自同一地区、作者或内容针对同一地区的文件组成一卷。 例如： 国华电力公司关于宁海电厂机构调整、人事任免问题的批复 宁海电厂工程指挥部关于宁海甲镇、乙镇房屋拆迁协议书,合理分卷,检查补充,卷内文件整理,卷内目录与备考表填写,案卷封面填写,案卷装订,项目文件组卷的流程,1、检查补充,对照归档范围，将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等,2、合理分卷,案卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。组卷的目的就是将零散文件通过某种方法形成一个个案卷。卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜；不超过公分。卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹；也可以采用件保管的方法。,3、卷内文件整理,查漏补缺对破损文件进行修校对字迹模糊或易褪变的文件进行复制去除金属物超出卷盒幅面的科技文件应叠装，按照A4或16K大小粘贴折叠（图纸折叠方法见GB/T 10609.3）,卷内文件排列：按文件间的联系、重要程度、时间顺序、工程部位排列。科技文件一般文字材料在前图样在后；译文在前原文在后。管理性文件一般正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后，,几种卷内文件的排列方法,图样文件：按隶属关系；按总体和局部的关系；按图号顺序；按地区特征；按时间顺序文字型文件：按重要程度；按时间；按地区；按内在联系（复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后）图文混合型：一般是文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明作用的，图样在前，文字在后。,卷内文件页号的编写：案卷内项目文件按件整理的，逐件盖档号章，并以件为单位编写页号；整卷装订的，从001起编页号。以有效内容的页面为一页。已有页号的文件可不再重新编写页号。,4、卷内文件目录与备考表的填写,最好激光打印字段格式符合要求字体大小适当。,填写卷内目录,序号：文件的顺序号文件编号：完整的代字代号责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。文件材料题名：文件名称。注意无名称、名称不准确及表式名称的填写。日期：文件形成时间，用20010226表示。页号：文件所在卷的页号。备注：需说明的情况。,卷内文件目录档号,卷内文件目录,档号,档号： 卷内备考表,互见号说明： （1、卷内文件数量） （ 2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况） 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日,5、案卷封面填写