文秘必备基础知识

精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创1/15文秘必备基础知识文秘基础知识1、应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书2、行政公文13种命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要党的机关14种行政无指示、决议、公报、条例、规定党机关无命令、公告、通告、议案行政增加意见3、制发程序次序不能打乱，草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发4、草拟引用公文应当先引标题，后引发文字号。成文日期如二八年5、审核重点行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合办法的规定等。6、上行文由主要负责人或主持工作的负责人签发精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创2/15下行文由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。7、复核重点审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。8、应用文四要素材料、主题、结构与语言材料是血肉，主题是灵魂、结构是骨骼，语言是细胞9、占有材料的要求时间不分古今地域不分中外性质不分正反类别不分点面。10、选择材料原则围绕主题选择材料选择典型材料选择真实准确的材料选择生动新颖的材料。11、使用材料注意恰当安排材料的先后顺序确定材料的详略程度12、确立主题的依据写作目的材料本身的意义精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创3/1513、对主题的要求正确深刻新颖集中。14、应用文书标题基本模式有二公文式、一般文章式公文标题构成“发文机关事由文种“请示不得两项式张贴时省略事由规范性公文不用“关于“15、开头方式4种概述式、目的式、开门见山式、引述来文式目的式常用“为了“、“为“等介词构成的短语表明行文目的也常用“根据“等句式表明行为依据。引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文16、三段式是公文常常采用的3层次结构形式，即发文缘由、事项、尾语。17、文题照应多种形式文章内容与标题照应文章主题与标题照应开头与标题结尾与标题精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创4/1518、结尾强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾19、对结构的要求严谨、自然、完整、统一20、运用语言的标准准确、简洁、平实21、用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如根据决定，根据特通告如下，依据公告如下为了现决定为通告如下，现就问题请示如下现将报告如下，现就问题请示如下现将报告如下，现就问题提出如下意见，经批准将有关事项通知如下拟采取如下措施经研究，答复如下22、称为用语我，贵公函平级尊称对方，你，本，该23、结尾用语用于请示。如精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创5/15当否，请批示。如无不妥，请批准各地执行妥否，请批复。用于函。如请研究函复盼复请予复函不知尊意如何，盼函告望协助办理，并尽快见复用于报告。如请指正请审阅批复、复函此复特此专复特函复知照性公文特此公告24、应用文书表达方式说明叙述议论25、叙述方式顺序、倒叙26、议论三要素论点、论据、论证议论两大类立论与反驳立论就是从正面阐述自己观点的正确性，从而把论点精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创6/15建立起来的说理方法。立论，又叫证明。反驳反驳论据、论证、论点。27、论证方法例证法、分析法、引证法、对比法、因果法28、常用说明方法定义和表述、分类和比较、数字和图表29、计算机系统硬件、软件系统外观主机箱、外部设备功能运算器、控制器、存储器、输入设备、输出设备30、CPU是计算机核心部件，对微机整体性能起决定性作用。衡量CPU性能的指标一是主频二字长。31、内存储器随机断电后，RAM中数据会丢失只读不因断电丢失数据32、外存储器硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备，33、硬盘使用注意事项注意保护0磁道。0磁道是硬盘面最外沿的磁道。上面记录着重要的系统信息，一旦被破坏，硬盘就无法使用。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创7/15尽量避免对硬盘进行格式化，格式化会丢失全部数据并减少硬盘使用寿命。34、常用光盘三类只读型光盘、一次写入型光盘和可擦写光盘35、显示器两大类阴极射线管显示器和液晶显示器维护、保养和防护注意防磁注意使用屏幕保护程序显示器窗口不得朝向门窗36、计算机软件系统系统软件VARCPRO_PSID“U2572954“VARCPRO_PSWIDTH966VARCPRO_PSHEIGHT120应用软件操作系统DOS、WINDOWS操作系统、UNIX操作系统、NETWARE、WINDOWSNT。37、开关机关闭计算机后一般至少要间隔10秒以后才能再次接通电源，最好间隔3分钟以上。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创8/15热启动“CTRLALTDEL“键按主机箱面板上“RESET“键38、“死机“处理唯一的恢复办法是重新启动系统。造成“死机“的原因主要有二操作系统本身存在缺陷是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。39、清理磁盘步骤操作时，在WINDOWS开始菜单中选择“所有程序“附件“系统工具“磁盘清理“，程序启动后出现一个驱动器选择窗口，通过下拉列表选择要清理的驱动器，选好单击“确定“按钮。40、在WINDOWS开始菜单中选择“程序“附件“系统工具“磁盘碎片整理程序“，会出现“磁盘碎片整理程序“对话框，选择要整理的硬盘，单击“碎片整理“，程序就会开始整理所选择的硬盘。41、计算机病毒特征传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性42、病毒防治不滥用磁盘，尽量专机专用、专盘精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创9/15专用不用来路不明的软件安装防病毒软件不要打开来历不明的邮件对重要数据进行备份。43、菜单的约定命令后“。当选用这类命令，将弹出一个对话框，要求用户输入必要的信息或做进一步的选择。命令后带“。表示在它下面有级联菜单，应继续做进一步的选择。命令后带组合键。表示该命令具有快捷键，用户直接按下次组合键就可执行该命令。命令后有字幕。加下划线的字母是该命令的命令代码。打开菜单后，直接兼下该字母即可执行该命令。44、选取文件或文件夹要选取多个连续对象，可以用鼠标单击第一个对象，再按下“SHIFT“键单击最后的对象也可以自第一个对象单个拖动鼠标到最后对象如果要使用键盘，可以按下“SHIFT“键连续移动光标，则光标所经过区间的所有对象都被选中。45、用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象当源文件与目标文件在同一磁盘上时，按住鼠标左键直接拖动对象可以完成对象的移动，如果按下“CTRL“键再拖动精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创10/15对象可以完成对象的复制。当源文件与目标文件在不同的磁盘上时，按住鼠标左键将对象从一个磁盘直接拖动到另一磁盘上完成对象的复制，如果按下“SHIFT“键再拖动，再完成对象的移动。46、永久删除清空回收站按“SHIFTDEL“组合键按住“SHIFT“键，再选择删除。47、WINDOWSXP支持星号和问号两个通配符，星号表示多个字符，问号一个字符。48、文件属性可以是存档、隐藏、只读3种属性的任意组合。只读属性文件通常不易误删。49、资源管理器采用双窗格显示结构，其窗口分为两个区域。左窗格显示器整个系统的文件夹树。文秘知识基础模拟试题及答案1、什么是秘书答在我国现阶段，通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创11/15辅助性和服务性。2、秘书部门的职能性和工作特点答综合性。辅助性。门面性。机要性。3、秘书工作的主要内容答处理文电。撰拟文稿。办理会务。调查研究。查办、催办。根据领导意图协议本单位的有关工作。安排礼仪活动。处理来信来访。组织机要交通。档案的管理。其他日常事处及领导临时交办的任务。4、秘书工作的作用答枢纽作用。助手作用。参谋作用。协调作用。耳目作用。5、秘书工作的指导思想答一是为直接领导服务二是为与本系统有关的部门及其成员服务三是为广大人民群众服务。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创12/156、秘书工作的原则答准确。迅速。求实。保密。7、秘书工作者的政治素质答具有较高的理论水平。具有较强的法律意识和政策观念。具有全心全意为人民服务的思想。严于律己，遵守纪律。8、秘书工作人员应具备的基础知识答基础知识。社会知识。专业知识。业务知识。辅助知识。9、秘书人员应具备的能力答调查研究能力。收集资料的能力。文字表达能力。口头表达能力。组织协调能力。办事能力。管理事务的能力。文字书写的能力。操作现代办公设备的能力。精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创13/1510、信息的作用答为领导的科学决策提供依据。为实现科学管理创造条件。是发挥参谋，助手作用的主要内容。11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则全面服务。实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧。12、值班记录电话记录应包括五个要素答A来电时间。B来电单位、姓名及职务、电话号码等。C来电内容。D领导批示和处理意见。E接电话记录人。13、值班日记四要素答值班员、值班时间、记事内容、办理情况。14、打电话的一般程序是什么精品文档2016全新精品资料全新公文范文全程指导写作独家原创14/15答打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的事情，要写出通话全文。电话接通后，先问明对方是否就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名，再问对方姓名、职务，最后再说通话内容。向下级打的电话比较重要的，需要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误。下级人员在接完上级的重要电话后，亦应主动复述。要找的人不在时，可要求对方转告或安排回电话。15、回电话接电话的一般程序是什么答回答电话要迅速，尽可能在铃响第一遍后就接并立即打招呼。问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话，并时常检查自己对所接电话的处理情况。来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚