乙烯项目管理企业档案管理制度

乙烯项目管理企业档案管理制度乙烯项目管理企业档案管理制度前言为了做好乙烯工程项目管理企业档案管理工作，规范各类档案的归档管理。根据档案法、行业标准和集团公司的有关规定等，乙烯项目档案室编制了乙烯项目档案管理制度（10版）等11项制度。其中乙烯项目档案管理办法为基本制度，乙烯基建项目档案归档管理细则等10项制度作为为乙烯项目档案管理办法的补充、完善和细化。这些制度共同构成了乙烯工程项目管理企业档案管理制度体系。本制度经乙烯项目管理部档案专题会议讨论通过，现予以发布执行。乙烯工程项目管理企业二一年五月目录乙烯项目档案管理办法113乙烯项目基建档案归档管理细则48乙烯项目电子文件归档管理细则67乙烯项目文书档案管理细则81乙烯会计档案管理细则89乙烯项目声像档案管理细则94乙烯荣誉实物档案管理细则98乙烯项目产品、科研档案管理细则110乙烯项目档案借阅管理细则116乙烯档案库房管理细则123乙烯档案分类编号方案乙烯项目档案管理办法第1章总则第一条为了保证中国石化80万吨/乙烯工程项目管理部（以下简称“项目部”）的档案管理工作的正常进行，更好地为项目部的基本建设服务，实现项目部档案管理的规范化、标准化、信息化，进一步加强项目部档案业务建设，根据中华人民共和国档案法和国家有关法律、法规，结合本工程项目的实际，制定本办法。第二条项目部的档案是项目部无形资产和有形资产的重要组成部分，受国家法律保护，项目部依法享有管理、使用和处置的权利，并有保护的义务。第三条档案工作是项目部工程建设和管理工作的重要组成部分。项目部要有一名领导分工负责档案工作，定期召开档案专题会议，听取汇报；档案工作要列入项目部的建设、年度计划，要做到“四参加”，争取达到“四同步”；对档案部门要有明确任务要求；要纳入项目部经济责任制考核，纳入一体化管理；落实编制、人员、经费和管理设施；明确各部门文件资料形成者的归档责任并纳入其职责范围，确保档案工作正常开展；项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整、准确与安全，便于保管和利用。第四条本办法规定了项目部档案的分类、整理、归档的基本流程及档案日常管理的基本原则，本办法适用于项目部各部门形成的各种档案的管理。第2章术语与定义第五条项目部档案是指项目部及员工在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、生产准备、竣工投产及竣工验收全过程中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第3章档案机构及其职责第六条项目部档案工作实行由项目部档案室统一归口、集中管理（人事档案由中国石化分公司负责管理），实行部门领导负责制。项目部档案工作由乙烯项目档案室负责管理、组织、协调、指导和监督，业务上同时受上级主管部门和属地档案行政管理部门的监督与指导，项目部各业务管理部门分级负责落实档案收集、整理、归档的管理体制，达到档案的完整、系统、安全和有效利用的要求。第七条项目部建立档案管理网络。各部门、各参建单位明确一位领导分管档案工作并指定一名兼职档案员，形成本工程项目的档案管理网络。努力做到下达工程计划与提出归档要求同步，检查过程进度要与检查过程项目档案累积同步，专项验收与项目档案验收同步，项目竣工验收与档案交接同步。第八条项目部档案室配备与档案库藏量相适应的专职档案管理人员，建立健全档案管理制度体系，适应项目部管理对档案工作的要求。其主要职责是1贯彻执行国家及中国石化总部有关档案工作的法律、法规、方针政策及规定，统筹规划项目部档案管理工作；2建立健全项目部档案管理工作的规章制度，完善并实施档案管理标准、规范和岗位职责等；3负责监督、指导和检查项目部各部门的项目档案形成、积累、归档整理工作的执行情况；4负责接收、整理、分类编目、鉴定、统计和保管项目部的各类档案，开展档案的开发和利用工作；5负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发、利用档案信息资源；6逐步实现档案管理及利用工作的信息化；7负责各部门兼职档案工作人员的业务指导；8开展档案管理学术研究和学术交流活动；9负责与中国石化总部、地方政府档案管理部门的工作联络，做好与档案行政管理部门和档案管理机构的工作联系。第九条档案工作人员必须忠于职守，遵守纪律，具有中专或高中以上文化程度，具备较高的政治水平和档案专业知识。凡是新配备的档案工作人员，不具备档案专业知识的，必须经过当地或上级档案行政管理部门进行专业知识培训，取得专业培训证书方可上岗。第十条项目部各部门的档案管理工作在档案室的指导下进行，各部门指派一名兼职档案员负责本部门形成的档案资料的收集、整理、归档及日常管理，并对档案保存期限和密级进行确定，各部门职责如下1综合管理部负责项目部行政管理类、党群工作类档案、外事类、实物类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；负责协助劳动人事部门做好人事档案的收集、整理、立卷、保存及管理；2设计管理部负责工程项目的立项、可行性研究、报批文件、总体设计审查文件、勘察文件、项目基础设计、详细设计文件、设计变更单、设计联络单等技术类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；3生产准备部负责生产技术准备、生产准备大纲、人员培训类、试运行类等档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；4采购管理部负责设备仪器类、压力容器类、材料类档案、设备的随机文件、订货规格书、请购文件、设备订货合同及技术附件以及本部门形成的其他管理类档案的收集、整理和移交前的日常管理；5HSE管理部负责安全、保卫、消防、环境保护专业类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；6施工管理部负责项目施工管理类、基本建设，施工计划类、统计报表类、基建科学技术研究类文件及本部门形成的其他管理类档案的收集、整理和移交前的日常管理；7工程财务部负责资金安排类、会计档案类、决算审计类以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；8项目控制部负责经营管理类档案、招投标文件、设计合同、工程承包合同、施工合同、监理合同、工程进度计划、工程进度控制类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理。9质量管理部负责施工质量管理、质量评定（由区域项目组负责）等类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理。10、工艺、设备、信息三个支持中心负责各自形成的档案的收集、整理和移交前的日常管理。具体的归档内容见附录A第4章档案的分类第十一条项目部档案分类共设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、基建类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设及技术改造类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类。第十二条项目部档案的二级类目的设置按项目部管理职能和档案形成特点分类。第十三条项目部档案的三级及其以下类目，由项目部档案室参照中国石化集团企业档案分类规则（试行）、石化设备分类与代码（SH220291），并根据项目部档案管理分类的实际情况设置。第十四条项目部档案分类详见乙烯档案分类编号方案。第5章档案的形成、归档管理第十五条凡是记述和反映项目部工程建设项目管理各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均按归档要求向项目部档案室移交，实行集中统一管理。任何部门和个人不得私自保存、擅自销毁项目部档案或将项目部档案据为已有，不具有保存价值资料的亦不能擅自归档。第十六条各部门要把档案材料的形成、积累和整理、归档工作列入工作计划、管理程序和岗位职责。第十七条各部门的档案资料归档时，将应归档的文件资料编制档案移交清册（登记表）一式两份、电子版二份，并将其同归档文件资料一并向档案室移交归档。第十八条归档的文件材料要求完整、准确、系统，都应做到字迹工整、图样清晰、图表整洁、签字手续完备；不得使用铅笔、圆珠笔、红色笔、蓝色笔等不利于长期保存的书写材料书写；对电子档案应当同时保存其印刷文本。第十九条党群、行政、经营、生产技术管理类档案归档、整理、组卷等要求执行乙烯项目文书档案管理细则。第二十条产品类、科学技术研究类档案归档、整理、组卷等要求执行乙烯项目产品、科研类档案管理细则。第二十一条声像类档案归档、整理、组卷等要求执行乙烯项目声像档案管理细则。第二十二条基本建设及技术改造类档案归档、整理、组卷等要求执行乙烯项目基建档案归档管理细则。第二十三条设备仪器类档案归档、整理、组卷等要求执行乙烯项目基建档案归档管理细则。第二十四条会计档案归档、整理、组卷等要求执行乙烯项目会计档案管理细则。第二十五条职工档案归档、整理、组卷等要求执行人事档案管理实施细则。（由人事部门负责根据本办法制定人事档案管理实施细则）第二十六条项目部各类档案的整理及其质量要求，执行国家和中国石化总部颁发的有关标准、规范。例如机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令）归档文件整理规则（DA/T222000）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222008）、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T282002）科学技术研究课题档案管理规范（DA/T21992）、照片档案管理规范（GB/T118212002）、会计档案管理办法财会字199832号、中国石化股份公司档案分类规则（试行）等。第二十七条随着信息技术的广泛应用，按照电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）及有关电子文件归档与电子档案管理的有关规定，要逐步推广运用信息技术收集和管理电子文件。电子文件归档时，要保存一套与其对应的纸质文件，以确保电子档案安全。电子文件归档参见乙烯项目电子文件归档管理细则第二十八条各部门在档案归档时，对涉密档案必须按照国家、中国石化总部以及项目部有关保密文件规定的要求注明档案的“密级”。第二十九条各类档案的归档时间1文书档案在文件形成的第二年的4月底前，向项目部档案室移交归档；2会计档案在会计年度终了后的第二年，由工程财务部门向项目部档案室移交归档；3、产品、科研档案在成果经过鉴定后的一个月内，向项目部档案室移交归档；4、基本建设项目档案，基建期间在单项工程中交后三个月内由设计、监理、施工单位向项目部档案室移交归档；工程建成后由工程管理部门向建设单位档案部门移交；5自制设备档案在设备设计定形后一个月内，由设备设计部门向项目部档案室移交归档，外购设备在设备安装调试完后一个月内或随交工技术文件由设备安装单位向项目部档案室归档；6声像档案要在每年的5月底前由形成单位将上年度的声像档案向项目部档案室归档；7、因公外出参观学习、考察和参加各种会议获得的属于归档范围的文件材料，应在回来一个月内，把所获得的文件材料向项目部档案室移交归档；8对于归档的文件材料，必须填写移交清单一式两份，交接双方按规定履行签字手续。第三十条产品、科研项目鉴定，工程项目竣工验收，大型或重要设备开箱验收等，有关部门要按照国家和集团项目部有关规定，按“四参加”要求，通知项目部档案室参加归档材料的验收工作。第三十一条档案资料不完整、不准确、不符合要求，不能签字验收；申报科研成果，工程项目创优奖，按照规定档案部门必须审核归档材料是否齐全完整，并签字盖章确认。第6章档案的公布和利用第三十二条提供利用的档案，要严格执行项目部档案借阅管理办法，确保档案的安全，档案利用过程中不得违反国家保密法和有关知识产权保护的法律、条例的规定。第三十三条提供利用的档案，应为副本或复制件。档案复制件载有档案收藏单位法定代表人的签名或印章标记的，具有与档案原件同等的效力。档案复印件如需要证明出处的，可注明并加盖档案管理部门的印章。第三十四条档案室应结合项目部的中心工作和当务之急，积极主动介入，为档案利用工作提供便利快捷的检索工具和准确的档案资料，采取多种形式提供档案利用，为项目部的各项工作提供服务。第三十五条加强档案编研工作，在编制常用检索工具，满足一般利用要求的基础上，要进一步开发档案信息资源，积极开发深层次加工的具有实用价值的编研成果，以提供优质高效的服务。第三十六条引进技术和成套设备（装置）等技术档案资料的利用，在其保密期限内，要严格遵守保密条款的有关规定。第三十七条对国家和社会具有保存价值的档案（含复制件），其利用和公布，均按国家档案法和有关行政法规规定办理。第三十八条档案室经项目部主管领导批准后可为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实准确的档案。对于提供利用和公开的档案，不得损害国家、社会、项目部和其他组织利益，不得侵犯他人的合法权益。第七章档案的保密第三十九条项目部档案是企业的宝贵财富，部分档案涉及到企业、行业的秘密，从形成到保管利用，均要做好档案保密工作。第四十条档案管理人员必须严格执行项目部的安全保密制度，忠于职守，遵守纪律，具备较高的政治水平和专业技术知识，适应档案保密管理的需要。第四十一条档案密级形成程序为由档案形成部门根据相关法律法规、标准规范、企业制度等拟定档案密级后向档案室归档，对确定为秘密级的档案，再由项目部档案密级鉴定小组审核，审定档案密级。密级不同的档案要分开保管。对升密、降密和解密档案要及时更改密级。第四十二条涉密档案查阅要严格管理。绝密级档案只限于指定的直接需要的单位、部门和个人经项目部经理审批查阅；机密级档案只限于有直接需要的单位、部门和个人经项目部分管经理审批查阅；秘密级及以下档案对有工作需要的单位、部门和个人均可查阅，秘密级档案须经档案形成部门负责人审批后查阅。涉密档案的查阅由档案管理人员全程陪同。第四十三条涉密档案复制须报请项目部经理审批，复制件与原件同等管理。第八章档案的统计第四十四条档案统计工作的基本原则1档案统计工作必须贯彻执行国家及总部有关档案统计工作的法规、制度、标准；2档案管理人员要定期、及时、准确的记录各类档案基础数据，并对档案基础数据进行统计汇总和统计分析；第四十五条档案统计工作的内容1档案收入和移出记录；2各类档案的数量、质量定期检查记录；3档案库房环境测定记录表；4档案借阅登记表；5档案管理事故记录表；6各种装具、设备定期检查记录。第四十六条档案统计工作的要求1建立档案管理综合年度台帐，积累数据，每年更新统计一次；2建立项目部档案工作基本情况统计表，每年更新统计一次；3建立项目部档案机构、人员基本情况统计表，每年更新统计一次；4建立档案利用情况统计表，每季度更新统计一次。第四十七条档案管理人员对各种原始记录真实性负责，对造假记录的，一经发现，要严肃处理。第四十八条对各种档案统计台帐、报表，执行审核、审定制度。向总部报出的统计报表，要经过档案部门负责人审核，经项目部分管领导审定后上报。第九章档案用房管理第四十九条档案用房要符合档案馆建筑设计规范（JGJ252000）和档案库房技术管理暂行规定（1987年8月国家档案局发布）的要求，配置必要的保管设施及现代化管理设备，并积极采用先进技术，确保档案的安全。第五十条档案用房执行乙烯档案库房管理细则。第十章奖励与处罚第五十一条对于积极主动开发与提供档案利用，为项目部工程项目建设做出主要贡献的人员给予表彰和奖励。第五十二条有下列事迹之一的，由项目部给予表彰和奖励。1认真执行档案工作法规、政策，在监督指导工作中做出显著成绩的或同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的；2在档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、开发利用工作中做出显著成绩或在档案面临危险时抢救档案有功的；3在档案保护、档案现代化管理及档案学术研究上做出重要贡献的；4长期从事档案工作成绩显著的。第五十三条有下列行为之一者，视情节轻重，由项目部和属地档案行政管理部门依法处理。1档案保管条件不当危及档案安全，造成档案损失的；2发现档案破损、变质、丢失或泄密等情况，未及时采取措施造成损失的；3不按有关规定将应归档的文件材料向项目部档案室移交或据为已有的；4涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、抢劫、擅自销毁而造成档案丢失或损坏的，或擅自提供、抄录、公布和损毁属于国家、项目部所有的档案的；5出卖和拍卖属于国家、项目部所有的档案或非法携运禁止出境的档案及档案复制件；6倒卖档案牟利，将档案卖给、赠送给外国人的；7阻挠、拒绝档案行政管理部门和执法人员依法监督检查的或对检举揭发违法行为者打击报复的；8档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；9违反国家有关档案法规的。第十一章附则第五十四条本办法中引用的有关规定、标准将会不断修订，在执行中应注意使用有关规定、标准的最新版本。第五十五条本办法如有与上级主管部门或国家的有关标准、法规抵触之处，按上级或国家的有关规定、标准、法规执行。乙烯项目基建档案归档管理细则1目的为统一乙烯建设项目工程以下简称项目文件归档与档案整理的要求和方法，特制定本细则。2适用范围21本细则适用于80万吨/年乙烯工程项目文件的收集、编制、整理、归档及档案专业验收、竣工验收等工作。22本细则适用于设备文件的接收、发放工作。3术语和定义31项目文件又称建设工程文件或工程文件，指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、物资采购、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。311项目前期文件指项目开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。312项目交工文件指项目交工时形成的反映施工指建筑、安装过程和项目真实面貌的文件。主要由项目施工文件、项目竣工图、监理文件等组成。3121项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件包括设备文件、检测文件。3122项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3123项目监理文件指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。313项目竣工验收文件指项目交工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。32项目档案指经过鉴定、整理、立卷并归档的项目文件。33立卷按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。34项目文件归档建设项目的设计、施工、监理等单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理、立卷的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。35项目文件移交项目文件形成单位或接收单位在完成其工作任务后，将文件整理、立卷，经验收合格后，按规定提交档案管理机构。36项目文件的完整、准确、系统361完整建设项目各阶段的文件、图纸，内容齐全，能反映建设项目活动的全过程。做到施工有依据，检查有结论，现场有记录，试、化验有报告，预制构件和原材料有证件，修改图纸有手续，工程竣工有总结。362准确文件材料如实记载项目建设的各项活动，竣工图真实反映工程的客观情况。363系统按照建设项目程序形成的技术文件，分类、排列、组合具有逻辑性和整体性，并保持相互间的有机联系。4职责41乙烯项目档案室是乙烯项目档案接收、指导、检查、验收的归口管理部门，负责乙烯建设项目文件的验收工作，并提出考核建议。项目部各部门负责其管理范围内形成的档案（包括电子档案）的整理、立卷、归档工作。42工程过程中产生的声像档案，如重大会议、事件、施工关键节点由形成部门按声像档案管理细则向档案室归档。5工作程序51总体要求512项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。513设计管理部、施工管理部、采购管理部、HSE管理部等单位在签订项目设计、施工及监理、物资采购、环评等合同协议时，应明确有关方提交相应的项目文件（包括电子文档），以及提供的版本、套数、时间、质量要求和所提交文件的整理、归档责任要求。5131明确设计单位负责编制竣工图及设计修改单总目录、图纸总目录（包括电子文档）。5132在签订合同协议时，应在条款中明确乙方在办理结算前，必须完成合同协议所约定的文件材料的移交并经乙烯项目档案室验收签字合格。5133在签订施工合同协议时，应明确工程施工材料、设备质量证明卷由施工单位或总承包单位负责汇总、立卷，其中材料质量文件原件（加盖物装采购管理部门材料章的复印件等同原件）由采购管理部随材料发放时发给，设备文件（指最终版文件，包括设备质量证明文件、随机资料及产品技术文件）由采购管理部汇编，档案部门组卷。514电子文档交付的形式通过项目部电子文档或OA系统实现全部图纸资料的在线提交，并以光盘介质形式提交正式归档资料。515电子文档交付的格式图纸目录应是可编辑的WORD或EXCEL格式，其它设计及施工图应是非扫描图形式的PDF格式，并按装置、图纸类别、专业的三级目录编排（编码规则参见项目基础设计统一规定中的编码规定）。516项目部内部各相关单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和设备、材料供应单位应根据本规范的要求，完成各自职责范围或合同协议约定的项目文件的编制、整理、归档工作。52项目文件的归档范围及归档时间521项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设的计划、及相关单位和部门工作人员的职责范围、岗位责任制，同时要有相应的检查和考核的控制措施。522凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。项目文件的归档范围包括工程前期文件、项目竣工文件包括施工文件、竣工图、监理文件，下同和竣工验收文件等，具体内容见附录A建设项目文件归档范围及保管期限表。523项目文件归档程序由归档单位整理文档、立卷，列出移交清单（包括电子版文件），单位盖章，移交人签字后交档案室审核合格后，档案室盖章签字，完成移交。清单一式二份，双方各执一份备查。524项目前期文件的管理5241项目建议书、可行性研究报告、任务书等前期文件和总体规划、征地、方案设计、初步设计、技术设计、施工图设计、概算、专项申请、批复等技术文件由设计管理部、生产准备部负责收集、积累、整理，并在编制完成三个月内向档案室归档。5242上级下发的有关项目建设的文件、纪要等、项目部的管理性文件、与地方政府达成的协议、IMPT会议纪要、项目部会议纪要等、由综合管理部负责收集、积累、整理，并在次年第一季度内向乙烯项目档案室归档。5243项目的询价书、招标文件、合同等文件应在合同签订后一个月内向档案室提交副本，在合同执行完毕三个月内向乙烯项目档案室正式归档。5244项目设备物资采购、监造的招投标文件及合同协议、监造文件等由采购管理部负责收集、积累、整理，并在合同内容完成后三个月内向乙烯项目档案室归档。5245其它形成的文件由形成部门或文件接收部门负责收集、积累、整理，并在完成三个月内或次年第一季度内向乙烯项目档案室归档。525项目竣工文件的管理5251施工文件、竣工图、监理文件分别由施工、设计单位、监理单位在中交后2个月内，向施工管理部提交；施工管理部负责组织审核、督促整改、汇总，合格后在中交后6个月内，完成向乙烯项目档案室移交工作。A凡项目实行总承包的又分包的，由各分包单位负责其分包项目竣工文件的编制、整理、立卷，并提交总承包单位审核、汇编，并由总承包单位统一提交给监理单位进行审查后再提交施工管理部审核合格后、向档案室移交。B凡由建设单位直接发包的工程项目，由各承包单位负责并完成项目竣工文件的编制、整理、立卷后，先提交监理单位进行审核、汇总，再提交给施工管理部进行审核合格后、向档案室移交。C凡是实行EPC总承包的工程项目，EPC项目需要移交的档案有交工技术文件、固定资产清册、压力容器和安全阀使用许可证、设计总结、施工总结、采购合同、分交报告与批复、请购文件等。5252材料质量证明文件，由采购管理部加盖确认章后随材料发放给施工单位；设备文件由采购管理部收集、积累、整理，并在设备开箱或文件资料到达一周内向档案室移交。52521重大设备开箱，采购管理部须通知档案室人员到开箱现场参加开箱并归档原件；其它设备开箱资料由采购管理部收取原件，并向档案室归档。A设备文件份数要求根据中国石化股份物计200813号关于发布中国石化物资采购技术文件交付办法的通知规定执行，即要求为8份纸质文件，2份电子文件。其中归档2份纸质文件，2份电子文件。归档份数不足且不能满足常规发放的，由采购管理部负责复制。B设备文件质量要求要强调书写用笔规范、文件齐全、内容准确、签章手续完备、并要求提供原件；所提交设备、材料和半成品的质量证明文件合格证，必须具有证明其合格的必要的技术数据。52522设备文件、随机资料的原件由档案室保存，待中交后转交施工单位或总承包单位编制交工技术文件，编制完成后随其它交工技术文件一并向档案室归档。各单位办证、验收时所需原件可向档案室借用。5253科研项目文件由主管部门负责收集、积累、整理、立卷，并在工作完成后三个月内或次年第一季度向乙烯项目档案室移交。5254涉外文件由综合管理部、设计管理部、采购管理部等承办部门负责收集、积累、整理，并在工作完成后三个月内或次年第一季度内向乙烯项目档案室归档。526竣工验收文件的管理5261项目试运行中形成的文件管理。项目生产技术准备、试生产文件，由生产准备部及项目所在单位负责收集、积累、整理，并在文件形成三个月内向乙烯项目档案室归档。5262工程预算、决算等文件由项目控制部负责收集、积累、整理，并在工作完成后三个月内向乙烯项目档案室归档。5263固定资产交付等财务管理文件由工程财务部负责收集、积累、整理，并在工作完成后三个月内向乙烯项目档案室归档。5264项目竣工验收时形成的文件管理52641项目竣工验收中的各专业验收文件由专业验收负责单位负责收集、积累、整理，并在该项工作完成后三个月内或档案专业验收前一个月向乙烯项目档案室归档。52642项目施工、监理、设计工作总结及质量评审文件由项目部各主管部门负责收集、积累、整理，并在该项工作完成后三个月内或档案专业验收前二个月向乙烯项目档案室归档。52643项目现场声像文件的管理施工管理部应将项目的重大施工节点、事件如开工、隐蔽工程、大型设备吊装、安全事件、中交等通知综合管理部，由综合管理部负责项目声像文件的拍摄、整理，并于次年第1季度内向乙烯项目档案室归档。（施工单位拍摄的声像资料在交工文件里提交）52644整个项目竣工验收材料由项目部竣工验收管理部门负责收集、积累、整理，并在项目竣工验收后三个月内向乙烯项目档案室归档。53项目文件的归档份数531乙烯内部各单位形成的项目前期文件、项目竣工验收文件，应同时向乙烯项目档案室归档纸质原件和电子文件；外单位形成的文件，除归档纸质原件外，如果形成了电子文件的或者合同要求提供电子文件的，也应提供电子文件。532项目竣工文件包括项目施工文件、竣工图、监理文件，必须向乙烯项目档案室归档纸质原件和电子文件或扫描文件专指用扫描仪扫描而成的电子文件各2套。5321解决了电子印章及电子签名技术的单位可以提供电子文件，没有解决电子印章及电子签名技术的单位须提供扫描文件。5322不能实施电子文件或扫描文件的单位，可以委托乙烯项目档案室指定的单位代制作。533电子文件及扫描文件的具体要求见乙烯电子文件归档管理细则。534归档的电子文件必须保证与纸质文件内容相一致，且提供具有检索功能的可编辑的电子版交工技术文件总目录和交工技术文件目录目录与文件之间要建立链接。535需向市城建档案馆移交项目档案的，其整理要求、份数应符合市城建档案馆的有关规定；国外引进工程交工文件的内容、格式及份数，除有特殊要求外，应按本细则执行。536项目所在单位若需要项目竣工文件的，由乙烯项目档案室复制一份电子文件或扫描文件提供利用，施工单位不再向其提供纸质文件。54项目文件质量要求541字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备，做到图物相符，技术数据可靠，真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况。542项目文件不得用易褪色的书写材料红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写、绘制。543复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。打印材料应用喷墨、激光打印机打印，不能用针式打印机打印。544录音、录像文件应保证载体的有效性及长久存贮要求。545长期存储的电子文件须使用不可擦除型光盘存贮。546各种记录内容真实完整，无漏项，未发生的项目应划上斜杠“/”；当表格中“数据”填写不满时，应在最后一行数据下面填写“以下空白”。547如果是外文资料，移交单位须将外文资料的题名、章节目录等主要内容直接在原文上标上中文后，再移交。55项目竣工文件的编制551竣工文件编制要求项目竣工文件应按照石油化工建设工程项目交工技术文件规定SH/T35032007编制。不执行SH/T35032007标准的项目或专业，应在合同中明确，并要求在签订合同二周内向乙烯项目档案室办理建设项目文件管理网络登记表时进行登记。552竣工文件归档审查项目竣工文件在收集、编制和整理后，编制单位应依次提交监理单位和施工管理部对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查确认，完成整改后移交档案部门审查确认，合格后方可组卷、扫描及办理归档手续。553竣工图的编制5531竣工图编制应符合下列要求A按图施工无变动的，设计单位可用原详细工程设计文件作为竣工图；B在施工中发生过设计变更的，设计单位应按最终修改状况绘制竣工图；C竣工图完成后应加盖竣工图章，用章位置宜在图纸标题栏上方空白处，并由监理单位会签；554竣工图章的要求5541竣工图章内容、尺寸如下单位毫米竣工图设计单位编制人审核人年月日监理单位现场监理总监年月日图1竣工图章5542所有竣工图应使用清晰干净的新图，逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。其中设计单位、监理单位名称可以直接刻在图章上，其它栏目必须本人手签，且编制人与审核人、现场监理与总监均不能为同一人。5543竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。555凡列入国家、集团公司、省、市重点工程项目的，施工管理部应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。556竣工图图幅应按GBT1060931989的不装订格式要求，统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。557竣工图应配有详细编制说明和目录（含总目录）。558国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图须由外方签字确认。56项目文件的整理与归档561项目文件的组卷及卷内文件的排列5611组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。5612项目竣工文件按SH/T35032007标准，顺序排列组卷，详见见附录C交工技术文件卷册目录编制要求。5613项目前期文件和项目竣工验收文件等管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷。5614案卷及卷内文件不重份。562案卷与卷内文件的排列5621管理性文件按问题、时间或重要程度排列。5622施工文件按管理、依据、检测实验记录、评定、验收排列。5623设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。5624竣工图按专业、图号排列。5625卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定草稿在后。563案卷编目5631卷内文件页号的编写A卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。B页号编写位置单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方，全部页码需用黑色打码机打印，不能用笔书写。C页号连续的成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。D各卷之间不连续编页号，每卷均用阿拉伯数字从L起依次编页号。5632卷内目录的编制卷内目录包括的内容如下序号，应用阿拉伯数字从L起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；责任者，应填写文件形成部门或主要责任者；文件题名，应填写文件标题全称；日期，应填写文件形成日期；页号，应填写每份文件首尾页上标注的页号；备注，根据实情需要填写。卷内目录排列在卷内文件之前，不编页号。5633案卷封面和脊背的编制案卷封面可采用案卷内封面形式。主要内容如下案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。一般包括项目名称、专业、文件材料类别（如、施工文件、竣工图、监理文件等），项目名称应与批准的原立项、设计名称相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长；密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；档号，根据归档年度、大类类目号和案卷流水号组成。案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名。其中案卷脊背的保管期限、案卷题名由施工单位填写，档号按档案室给定的档号填写或由档案室填写。5634卷内备考表卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量见示例，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。示例本卷内文件共20件，其中文字材料100页，图纸1张。互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。卷内备考表排列在卷内文件之后，不编页号。564案卷装订要求5641文字材料在完成电子化后，采用整卷装订形式一般使用线绳三孔测装订法装订，装订应整齐牢固；图纸要求不装订。5642案卷内不应有金属物。5643外文资料尽可能保持原来的案卷及文件排列顺序，文号及装订形式。565卷皮、卷内表格规格及制成材料5651卷皮一般采用卷盒形式，外表规格为305MMX220MM厚度一般为30MM、40MM、50MM。用牛皮纸板双裱压制。5652案卷内封面，卷内目录、备考表的尺寸为297MMX210MM。5653卷盒和卷内表格印制应清晰端正。566声像文件的整理要求数码照片、录像新闻等声像档案按乙烯声像、实物档案归档管理规定的要求进行整理；57项目文件的验收与考核571乙烯项目档案室负责乙烯建设项目文件的验收和提出考核意见，有权指导、监督、检查和考评各相关单位项目文件的形成、积累、整理、立卷、归档、移交情况。572设计单位、施工单位、监理单位在签订合同协议生效后二周内，应向档案室办理建设项目文件管理网络登记表，登记项目负责人、资料员的姓名、联系方法以及执行标准（或采用电子邮件登记发送方式），资料员应接受乙烯项目档案室免费业务培训。中途更换资料员培训须根据不同情况加收培训费。不登记或不接受培训的，由乙烯项目档案室提出考核意见，设计管理部、施工管理部等单位落实考核。573设计管理部、施工管理部和相关部门分别负责按季度向档案室提供上季度签订委托设计、工程施工合同协议汇总表、完工项目汇总表，采购管理部须按季度提供设备到货清单（清单中列明项目号、设备名、设备规格、数量、位号、制造单位、到达日期等栏目）。乙烯项目档案室根据上述汇总表和清单组织安排项目的检查、接收和验收工作。574由国家、集团公司、湖北省、市批准立项的工程项目，其档案专业验收原则上由国家、集团公司、湖北省、市档案部门负责验收；其余工程项目，由乙烯项目档案室负责验收。575档案验收不合格，档案归档单位必须限期整改，直至合格。归档单位归档不及时、不完整，又拒不整改或整改不到位的，按乙烯经济责任制要求进行考核。576验收合格后，相关单位凭“归档文件验收移交合格证书”方可向财务处办理结算。项目档案未验收或验收不合格的，施工管理部不得安排项目验收，工程财务部不得办理最后一笔结算。577乙烯项目档案室有权根据验收及整改情况提出考核意见，由施工管理部落实考核，在工程款中扣除相应经费，作为整改费用。578项目在参加各类评比活动时，档案质量应列为评比内容之一；档案验收不合格的项目，应取消其评定资格。6支持性文件61国家档案局、国家发展和改革委员会关于印发重大建设项目档案验收办法的通知档发20062号62关于印发中国石油化工集团公司建设项目档案验收办法的通知中国石化厅200654号63石油化工建设工程项目交工技术文件规定SH/T3503200764国家重大建设项目文件归档及档案整理规范DA/T28200265科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822200866电子文件归档与管理规范GB/设工程文件归档整理规范GB/T50328200168关于发布中国石化物资采购技术文件交付办法的通知石化股份物计200813号7记录建设项目设计、交工、设备归档文件验收移交合格证书8附加说明附录A建设项目文件归档范围和保管期限表注本表中涉及到的集团公司、政府部门发给乙烯的，以及乙烯内部红头文件均由综合管理部归档，相关单位不重复归档。序号归档文件内容及归档单位保管期限备注1立项文件11项目建议书及报批文件（设计管理部）永久12项目选址意见书及其报批文件（设计管理部）永久13可行性研究报告、报批文件（设计管理部）永久附图一并归档14项目评估包括借贷承诺评估、论证文件（设计管理部）永久15环境预测、调查报告、环境影响报告书（HSE管理部）和报批文件（设计管理部）永久16设计任务书、计划任务书、报批文件、（设计管理部）永久2设计基础文件21工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明（设计管理部）永久22地形、地貌（设计管理部），控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录施工管理部永久行政区域图、项目平面布置图、鸟瞰图23水文、气象、地震等其它设计基础资料（设计管理部）永久3设计文件31总体设计、工程概算（设计管理部）永久32方案设计（设计管理部）永久33初步（基础工程）设计及其报批文件（设计管理部）永久34施工图设计（设计管理部）（设计管理部）长期35关键技术试验（设计管理部）永久36设计评价、鉴定及审批（设计管理部）永久4项目管理文件41行政管理性文件（综合管理部）国家、总部、地方政府等上级单位下发的有关乙烯项目的文件、纪要；IPMT领导小组文件、纪要；项目管理部各类文件、会议纪要等42征地、移民文件421征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图（设计管理部）永久红线图须国土资源部门盖章确认422征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书（设计管理部）永久423建设前原始地形、地貌、状况图、照片（综合管理部）永久照片须刻录光盘424施工执照（设计管理部）永久43计划、投资、统计、管理文件总体统筹控制计划、二级计划等、项目管理手册，统计报表。431投资计划及调整计划、实施计划及调整计划（控制管理部）长期盖项目管理部的章432概算、预算管理（控制管理部）长期433合同变更、索赔等涉及法律事务的文件（合同主办单位）长期有结论的索赔才归档434规程、规范、标准、规划、方案、规定（各专业主管部门）长期435招标文件审查、技术设计审查、技术协议（各专业主管部门）长期436投资、进度、质量、安全、合同控制文件（各专业主管部门）长期、44招标投标、承发包合同协议441招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件（合同主办单位）长期国际招标须有外文的有关文件442投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件（合同主办单位）永久未中标的标书不归档，留作资料443开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告（合同主办单位）长期招标过程文件集中组卷444中标通知书（合同主办单位）长期445合同谈判纪要、合同审查文件、合同会签、批复文件、合同书、合同变更文件（合同主办单位）永久注意合同重大修改和关键性变更45专项申请、批复文件（主办单位）46环境保护、劳动安全、职业卫生、消防（HSE管理部）、人防等文件，（主办单位）永久47水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件（协议主办单位）长期48原料、材料、燃料供应等来源协议文件（协议主办单位）长期与地方政府、化工区管委会签订的各种协议、联席会议纪要等文件49工程建设过程中重要建设过程、阶段性、标志性的照片、录像（综合管理部）长期工程奠基、项目管理部成立、开工仪式、各次重要会议、国家、集团公司领导、省市领导领导视察等。5施工文件51建筑施工文件511开工报告（施工管理部）、工程技术要求（施工管理部）、技术交底（设计管理部）、图纸会审纪要（施工管理部）长期重大项目已有开工报告，不需要开工许可证512施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件（施工管理部）长期施工组织设计和开工批复一同归档513原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单（采购管理部）长期514建筑材料试验报告（采购管理部）/（施工管理部）长期515设计变更（设计管理部）、工程更改洽商单（施工管理部）、材料代用核定审批手续（采购管理部）、技术核定单（施工管理部）、业务联系单（施工管理部）、备忘录等（施工管理部）永久516施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、（施工管理部）地质勘探（设计管理部）永久517土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验槽记录（施工管理部）永久518隐蔽工程验收记录（施工管理部）永久519各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告（施工管理部）永久注意事故处理结论的归档5110工程质量检查、评定（质量管理部）永久5111交工验收记录证明（施工管理部）永久5112竣工报告、竣工验收报告（施工管理部）永久5113竣工图（设计管理部）永久设计变更一览表同时归档5114声像材料（施工管理部）长期拍摄隐蔽和关键部位52设备及管线安装施工文件521开工报告、工程技术要求（施工管理部），技术交底（设计管理部）、图纸会审纪要（施工管理部）长期522施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件（施工管理部）长期523原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单（施工管理部）长期524建筑材料试验报告（施工管理部）长期525设计变更（设计管理部），工程更改洽商单（施工管理部），材料、零部件，设备代用审批手续（采购管理部）、技术核定单、业务联系单、备忘录等（施工管理部）永久526焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录（施工管理部）永久527隐蔽工程检查验收记录（施工管理部）永久528强度、密闭性试验报告（施工管理部）长期529设备、网络调试记录（施工管理部）长期5210施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告（施工管理部）长期5211系统调试、调试记录（施工管理部）长期5212管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录（施工管理部）短期5213管线标高、位置、坡度测量记录（施工管理部）长期5214中间交工验收记录证明、工程质量评定（施工管理部）永久5215竣工报告、竣工验收报告、施工预、结算（施工管理部）永久5216竣工图（设计管理部）永久设计变更一览表同时归档5217声像材料（施工管理部）拍摄隐蔽和关键部位53电气、仪表安装施工文件531开工报告、工程技术要求（施工管理部），技术交底（设计管理部）、图纸会审纪要（施工管理部）长期532施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件（施工管理部）短期533原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单（采购管理部）长期534建筑材料试验报告（施工管理部）长期535设计变更通知（设计管理部），工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等（施工管理部）永久536系统测试、整定记录（施工管理部）长期537绝缘、接地电阻等性能测试、校核（施工管理部）长期538材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、