采购部内部管理控制制度审计报告

采购部内部管理控制制度审计报告企业审计20090607184153阅读579评论0字号大中小采购审计工作方案被审计部门名称采购部审计方式审阅、全方位审计、抽查编制依据财政部内部控制基本规范单位采购与付款控制规范计划工作时间2008年10月10日至2008年10月24日审计主要内容和范围1物料采购程序2供应商评价程序3采购管理制度采购管理过程包括采购计划、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标、合同评审、订单处理、验收入库、发料使用九个流程31对采购的全过程进行全方位监督。32对采购计划进行审计。33对合同进行审计监督。331购货合同订立情况的审计。332购货合同履行情况的审计。333对采购合同执行中的审计。34对合同台账及信息反馈进行审计35对采购绩效的审计考核。36采购物资购入价格差异的审计。37企业库存物资的真实性及存在状况审计。4免检产品及其供应商评价方法5采购部质量目标及评价方法6低值生产用物资采购流程图7订单处理流程（紧急物料采购处理流程、物料采购处理流程）8供应商考核表9紧急订单处理流程10外协加工管理规定组长（负责人）XXXXXX审计组成员成员XXXX部门负责人意见要想做好采购审计，侧重点还是放在制度管理上，只有严抓管理才是根本。2008年10月10日审批直接副总经理意见年月日审计组长（主审）起草人XXXX2008年10月10日采购审计工作底稿审计单位公司审计室深XXXX审计通字（2008）第011号被审单位采购部审计项目采购业务内部控制内容摘要附件凭证评价及建议被审单位意见审计组长（主审）意见2008年10月24日采购审计实物核查记录被审计部门采购部2008年10月23日合同数库存数多少品名规格单位数金数金数金备注量额量额量额合同负责人仓库核对复核审计组长审计员（备注仓库账面数据截止于2008年10月23日星期四900）采购审计实施计划被审计部门采购部2008年10月10日具体审计项目审计方法审计人员起止日期审计的具体内容应注意的重点问题物料采购程序审阅XXXX1010供应商评价程序审阅XXXX1010采购管理制度审阅XXXX1013免检产品及其供应商评价方法审阅XXXX1014采购部质量目标及评价方法审阅XXXX1014低值生产用物资采购流程图审阅XXXX1015订单处理流程紧急物料采购处理流程审阅XXXX1015订单处理流程物料采购处理流程审阅XXXX1016供应商考核表审阅XXXX1016紧急订单处理流程审阅XXXX1017外协加工管理规定审阅XXXX1017对采购的全过程进行全方位监督抽查财务1020对采购计划进行审计抽财1020查务对合同进行审计监督抽查财务1020购货合同订立情况的审计抽查财务1020购货合同履行情况的审计抽查财务1021对采购合同执行中的审计抽查财务1021对合同台账及信息反馈进行审计抽查财务1021对采购绩效的审计考核抽查财务1021采购物资购入价格差异的审计抽查财务1022库存物资的真实性及存在状况审计抽查财务1023备注审计部门审计组长（主审）编制人采购审计业务专用发文稿纸核稿XXXXXX拟稿XXXXXX签发主办部门公司审计室事由采购过程是公司生产经营的起点，是决定产品质量的基础，原材料的好坏直接影响着公司的经济效益，目前，随着市场经济的发展，对采购过程进行审计和监督，已经越来越引起公司高层的重视，对采购审计的要求和内容也从过去的查错纠弊转向了现在的风险管理审计，即在对整个采购过程审计的同时，重点放在预防和控制采购风险上。采购过程包括采购计划、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标、合同评审、订单处理、验收入库、发料使用九个流程，采购审计就是对这一全过程中各个环节所面临的各种风险进行评估与审计。因此公司审计室于2008年10月10日至10月25日对采购部的内部管理制度进行审计，通过了解采购与付款业务情况，并对采购与付款的相应会计凭证、原始凭证等记录进行抽样测试，只在测试采购管理中的内部控制规范岗位分工与授权批准、请购与审批控制、采购与验收控制、付款控制和监督检查的符合性、完整性、规范性、有效性。附件1、采购审计计划书（审计内容版）2、采购部审计实施计划机密等级报XXXX副总经理发采购部送总经理办公室打字XXXX校版深XXXX审字2008第011号2008年10月10日印4份采购审计审议报告征求意见书对你部门的内部控制制度审计已基本结束，现将审计报告初稿送阅，在收到审计报告之日起2日内提出书面意见并及时送回，逾期及视为同意。2008年月日（盖章）收件人签章收件时间2008年月日时分附被审单位意见被审单位（盖章）部门负责人（签字）年月日采购审计内部控制制度核查记录被审计部门采购部2008年10月10日制度摘要起效时间目前现状审计结论物料采购程序41常规库存物资由生产计划部物管员根据最低库存情况，填写申购单。20084221是否运用2是否执行3存在问题申购的依据是由上级领导审批后的物料需求计划。物料采购程序42非常规库存物资由生产车间根据产品计划清单及生产订单要求填写请购单；20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序43采购人员负责与供应商联络及向供应商索取相关的资料及检验报告；20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序44技术部门负责提供有关物料的标准、技术文件及特殊产品的检验；20084221是否运用2是否执行否3存在问题物料采购程序45质保部负责提供物料进厂的检验；20084221是否运用2是否执行3存在问题有部分无检验程序物料采购程序46采购部负责公司所有国内采购的生产用原、辅料的采购；20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序47特殊产品由总经理指定专门人员负责采购，但相应的采购文件（采购合同、技术标准、检验报告、厂家资质文件等）归口采购部统一管理；20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序48国际部采购及文件由国际部归口管理。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序511低价生产用品的采购见低值生产用物资采购流程图20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序512采购人员根据生产计划部物管员或生产车间提供的请购单及销售部门的订货合同拟制采购订单或采购合同，经采购负责人核准后执行；进口原料采购由国际部根据生产情况提出计划，总经理批准执行；进口开关柜采购由国际部根据生产订单及市场情况执行采购。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序513采购订单的主要内容供应商名称、交货期、物料名称、规格、数量、价格和发票事项。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序521依据生产订单、库存情况、请购单、合格供应商清单、各种采购物料对应的技术标准、资料和检验文件。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序522属于常规库存的产品，由物管员依据常规产品最低库存及最高库存一览表，当库存低于或等于最低库存时，物管员填写请购单，经部门主管审核后交采购。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序523非常规库存的物资由生产车间根据技术清单及生产订单填写请购单，经部门主管审核后交采购。20084221是否运用是2是否执行3存在问题制度执行负责人执行复核审计组长审计员采购审计内部控制制度核查记录被审计部门采购部2008年10月10日制度摘要起效时间目前现状审计结论物料采购程序524新设备的采购申请由相关部门提出，经常务副总经理批准后交采购部采购；但对于专业性较强的设备，可由总工指定人员或直接进行供应商的考查并可给采购提供选取建议，采购部接收相关的采购资料。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序525新产品开发人员需要的特殊物资、新产品开发用的原料、辅助用品、配件，需由开发人员明确特殊要求（质量要求、技术要求、图纸资料等）或提出初步方案后交采购，由采购人员确定定价、付款方式及运费、发票情况，作采购合同。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序526市场部直接销售的产品，由市场部提供相关的出货单及发票给采购部，采购部再进行入库及报账、付款。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序53合格供应商的建立按供应商评价方法实施。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序541采购员与合格供应商洽谈，取得共识后拟制采购订单或采购合同，一般订单（常规用生产物资）由采购负责人批准执行，超过二十万元以上的合同由总经理批准后执行。特殊物资（如设备）由总经理授权人执行采购。20084221是否运用有运行，但公司没有批准权限2是否执行3存在问题物料采购程序542没有合格供应商的新原料和配件，可根据需要先找一些供应商试用，试用一段时间后再依据供应商评价方法进行评定。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序551供应商提出更改订单交期，必须有电话通知或书面文件通知，采购人员应及时与质保部、总工办、生产车间协调，取得一致后执行54，同时将相关更改事项记录在原采购订单上。其他方面的更改应重新下单同时申明前单作废20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序552SZXX提出更改的，采购人员应重新发出采购订单或合同，并同时在此单上申明前单作废。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序561采购人员在采购时应尽量要求供应商送货到公司。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序562无法送货到公司的由采购人员通知行政部及取货人员取货。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序571采购的物料到达公司后，库管员依送货单或实物验证物料数量及包装，合格后通知质保部依据来料检验标准进行检验。检验合格质检员在入库单的检验栏签字，办理入库手续。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序572特殊产品由采购人员通知技术部门或生产部门的相关人员在指定地点协助验收工装部的材料、工具参照工装部来料入厂检验制度执行；技术人员或生产部门的人员验收合格后在入库单的检验栏上签字确认，仓库方可办理入库手续。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序573来料经检验不合格的物料质检人员下达来料检验报告通知采购人员，与供应商协调并作退货处理。20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购程序58采购产品在生产过程中出现质量问题，应由生产及使用部门及时通知质保部及采购部（产品质量反馈单），并执行不合格控制程序。20084221是否运用是2是否执行3存在问题制度执行负责人执行复核审计组长XXXX审计员XXXX采购审计内部控制制度核查记录被审计部门采购部2008年10月10日制度摘要起效时间目前现状审计结论物料采购程序59采购的相关资料由采购人员保管。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序41采购部负责收集供应商的资料及供应商调查表。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序42采购部负责组织对供应商的评价20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序43必要时质保部、总工办、生产部门、市场部参与对供应商的评价。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序511仅对主要生产原料及主要配件的供应商进行评价。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序512具体评价内容及工作方法，见作业指导书供应商评价方法。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序513经评价合格的供应商，将结果记录在合格供应商清单中。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序521按来料检验标准执行进货检验。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序522对暂时无检验标准的物料可不检验，但应对物料的合格证明、型号、规格和数量进行验证。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序523生产过程中发现因物料原因的产品性能不良，生产部门应及时与采购人员沟通，采购人员与质保部、总工办、生产人员确认来料原因，进行以下的处理20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序5231影响公司产品质量退货。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序5232不影响公司产品质量，但增加公司生产费用可让步使用，但应要求供应商赔偿损失，同时对供应商通报，避免出现类此现象。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序5233将处理结果记录在供应商质量记录上。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序524来料检验人员将每次采购物品的质量记录在来料检验记录上,并将质量情况通报采购人员,采购人员将来料质量情况记录在供应商质量记录上20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序525对于供应商在交货中出现的物料不合格的情况,应按不合格控制程序执行,并对供应商采取如下措施20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序5251首次出现不合格的供应商，由采购人员给予书面通知，并做出限期改正的要求；20084221是否运用是2是否执行3存在问题制度执行负责人XXXX执行XXXX复核XXXX审计组长XXXX审计员XXXX采购审计内部控制制度核查记录被审计部门采购部2008年10月10日制度摘要起效时间目前现状审计结论供应商评价程序5252同一品种再次出现不合格的供应商，由采购人员酌情考虑减少其订货量；20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序5253同一品种多次出现不合格的20084221是否运用是供应商应，应考虑暂停合作或取消其供货资格。2是否执行3存在问题供应商评价程序526被取消供货资格的供应商若想恢复其资格,采购人员可组织相关部门对其进行评审,并对其被取消资格原因进行考虑。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序531由采购部组织相关部门每年对合格供应商进行评价,评价依据A、供应商质量记录中过去一年的质量状况；B、供应商的供货保证能力情况。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序532评价合格由采购部填写供应商评估表，经会签后由采购部归入供应商档案。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价程序533评价为不合格的供应商由采购部取消其合格供应商的资格,并将其从合格供应商清单中删去。20084221是否运用是2是否执行3存在问题采购管理制度一、月采购计划，公司物料做月采购计划是为使公司在财务、生产上有计划性，对控制资金流通和生产有很好的指导作用，生产计划部根据公司实际情况，制定如下流程规范月采购计划20084221是否运用是2是否执行3存在问题1生产计划部物料控制人员根据生产计划、未完成生产订单、每月发货量、目前库存量及采购周期制定常规库存产品月使用计划，由部门主管审核后交采购主管；20084221是否运用2是否执行否3存在问题2各生产部门根据本车间库存及生产订单要求提出车间辅助物资月使用计划；20084221是否运用2是否执行否3存在问题3设计中的特殊物料由各车间根据设计人员的物料单做出月使用计划；20084221是否运用2是否执行否3存在问题4以上计划要求每月30日前交于采购部主管；20084221是否运用2是否执行否3存在问题5生产计划部汇总分析各产品月使用计划，做公司20084221是否运用有月采购计划；2是否执行3存在问题6生产计划部按月对临时物资和特殊物资进行趋势分析，经常使用物资可转为常规物料，通知仓库做库存储备；20084221是否运用2是否执行否3存在问题7各部门每月15日休修正一次月使用计划以使库存更加合理；（如订单发生更改需及时通知采购人员）20084221是否运用2是否执行否3存在问题二、请购要求，采购部根据生产计划部提出的月采购计划进行采购。为了节省资金和配合公司产品订单要求，对于紧急订单的物料采购，采购部则按订单要求进行，尽可能满足市场的需求。公司为了更好地管控物料的采购，对各部门及车间的物料流程作如下要求20084221是否运用是2是否执行3存在问题1常规物料由生产计划部按库存和最低最高库存要求提出采购申请，做物料库存，填写请购单经主管审批后送采购部主管；20084221是否运用有部分物料2是否执行3存在问题制度执行负责人XXXX执行XXXX复核XXXX审计组长XXXX审计员XXXX采购审计内部控制制度核查记录被审计部门采购部2008年10月10日制度摘要起效时间目前现状审计结论2特殊、临时物料由生产车间或产品设计人员临时提出采购计划，填写请购单经部门主管审核送生产计划部，由生产计划部统一汇总后，报常务副总经理审批后，再交到采购部进行采购。20084221是否运用2是否执行3存在问题没有汇总3非生产部门的特殊物料可由相关部门提出，经常务副总经理批准后，交到采购部进行采购；20084221是否运用是2是否执行3存在问题4工装部全部为计划生产，模具用材料及刀具，不需做库存，又有专业要求，由车间根据生产要求提出请购申请，由20084221是否运用是部长审核，常务副总经理批准后交采购部主管进行安排采购；2是否执行3存在问题目前由齐助理审批5、新产品的请购可由设计人员明确特殊要求提出采购方案，经相关副总经理或总工程师批准后，自行采购所需的试样物料；20084221是否运用是2是否执行3存在问题6新设备的采购申请由相关部门提出，经常务副总经理批准后交采购部采购；但对于专业性较强的设备，可由总工指定人员或直接进行供应商的考查并可给采购提供选取建议；20084221是否运用是2是否执行3存在问题对于上述物资的分类，有生产计划部组织鉴别，做常规物料最低、最高库存表、车间存物资表，以便于指导库管员及车间采购物料。由采购部门做产品采购周期一览表，以便车间、库管员提前请购。20084221是否运用是2是否执行3存在问题有做库存，但不合理三、供应商选取与评价，供应商的选择对于公司产品的质量和成本有很大影响，因此供应商由采购部汇同总工办或技术支持部、绝缘事业部、质保部、生产车间共同控制。20084221是否运用是2是否执行3存在问题1常规产品供应商，有采购部组织评选至少三家，做供应商调查和考查，了解供应商生产规模、质量、价格情况，以供备选；20084221是否运用2是否执行3存在问题目前没有做到每个产品3个厂商2特殊物料，由技术人员或生产车间提供调查资料，由采购部参与到价格及交货谈判中，经常需要采购的，可转为常规产品，由采购部控制；20084221是否运用是2是否执行3存在问题3供应商评价由采购部组织，总工办或技术支持部、绝缘事业部、质保部、生产车间共同参与，按ISO9001供应商评价程序执行。20084221是否运用是2是否执行3存在问题四、物料采购20084221常规产品采购员根据物料采购程序，选取合格供应商，填写采购订单，传真供应商，不能按要求采购到的，要及时通知生产车间和仓库，以便生产车间调整；20084221是否运用是2是否执行3存在问题2对于特殊、临时物料采购部采购员接到请购单后，20084221是否运用是与相应供应商联络，发出采购订单，必要时我司的技术或质保部人员可以与供应商进行沟通，确保产品能按时保质到货；对于不能完成的采购，应及时与请购部门人员联络；2是否执行3存在问题3急料的采购需紧急采购的产品可电话通知采购人员，但必须在二日内补写采购单据给采购人员；未按时补写月终交人力资源部处理；20084221是否运用是2是否执行3存在问题制度执行负责人执行复核审计组长审计员采购审计内部控制制度核查记录被审计部门采购部2008年10月10日制度摘要起效时间目前现状审计结论4、新产品的采购可由设计人员根据特殊要求（质量要求、技术要求、图纸资料等）并提出采购方案，经相关副总经理或总工程师批准后，自行采购所需的试样物料。如果试样合格，要批量采购时，再将相关的供应商资料转交给采购部，由采购人员确定价格、付款方式及运费、发票情况等拟订相关采购合同；如果试样不合格，将进行再次采购试样，直至试样合格为止。20084221是否运用是2是否执行3存在问题5新设备的采购对于常规的设备采购，采购部可按货比三家的原则进行；对于专业性较强的设备，可由总工指定人员或直接进行供应商的考查并可给采购提供选取建议；由采购最终确定单价及付款方式，签定采购合同，相应的采购资料交采购部指定人员保管；20084221是否运用是2是否执行3存在问题6由市场部从厂商采购后并直接销售的产品，由市场部内勤下达产品出货单给采购办理产品入库，并要提供产品的税票，以便采购安排付款；20084221是否运用是2是否执行3存在问题7外发加工的产品按外协加工管理规定执行；20084221是否运用是2是否执行3存在问题五、采购产品的验收20084221常规产品到货后有仓库通知质保部质检员按来料检验标准进行检验；20084221是否运用是2是否执行3存在问题2特殊产品由采购人员通知技术部门或生产部门的相关人员在指定地点协助验收；技术人员或生产部门的相关人员验收合格后在入库单的检验栏上签字确认，仓库方可办理入库手续；20084221是否运用是2是否执行3存在问题3如在生产过程或安装使用过程中发现有质量问题应书面及时反馈质保部和采购人员（内部产品信息反馈报告），以便及时反馈供应商改进。20084221是否运用是2是否执行3存在问题4如特殊产品进行多次采购逐渐变为常规产品时，相关的技术部门人员可下达ISO9000文件（产品检验标准）给质保部，并同时通知采购人员下一批次由质保部进行检验；20084221是否运用是2是否执行3存在问题六、采购产品入库2008422物料验收完成后由仓库负责按仓库出、入库制度组织入库，按要求摆放，有产品不良及时通知采购人员。20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商评价方法供应商可以用以下几种方法进行评价，以确定合格供应商20084221是否运用是2是否执行3存在问题收集供应商的资料通过供应商的有关样本及文字资料了解对方的产品；通过媒体或其它途径了解其信誉等事项。20084221是否运用是2是否执行3存在问题分析收集的资料，并根据供应商的能力调查表进行评价20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商所提供商品（样品）的价格及品质20084221是否运用是2是否执行3存在问题制度执行负责人执行复核审计组长审计员采购审计内部控制制度核查记录被审计部门采购部2008年10月10日制度摘要起效时间目前现状审计结论根据生产部门、质保部对该供应商提供商品试用12个月的实际使用效果20084221是否运用是2是否执行3存在问题在最近一段使用期间内，供应商供货是否及时20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商是否有良好的售前、售后服务20084221是否运用是2是否执行3存在问题市场部对该产品的反馈20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商经试用二个月后开始评价20084221是否运用是2是否执行3存在问题对于新开发的供应商，由采购部门组织相关部门人员进行评定，如评定合格，则可进行采购试用；对于已经是我司的主料合格供应商，则由相关采购部组织相关部门进行最少每年一年的综合评定，评定合格，则继续列为我司的合格供应商；评定不合格，则要求供应商改善至满足我司的条件为止，否则列为不合格供应商。20084221是否运用是2是否执行3存在问题参加评定的部门为采购部、总工办或技术支持部、绝缘事业部、质保部、生产部或市场部20084221是否运用是2是否执行3存在问题根据上述几项的综合评价，确定合格供应商，经评20084221是否运用是价合格的供应商由管理者代表批准，将上述评价结果记录在供应商评估表上，将合格供应商名称记录在合格供应商清单上2是否执行3存在问题外协加工管理3职责200842231生产车间负责外协产品的数量确认及接受加工完成的外协产品及外协单据的保管；20084221是否运用是2是否执行3存在问题32物流部负责外协产品的单重的测量并上报采购，及外协单据的保管；20084221是否运用2是否执行否3存在问题33采购部负责外协产品的价格、运输方式及与供应商进行对帐结算；20084221是否运用是2是否执行3存在问题34技术部门负责提供外协产品的面积核算及外协产品的相关技术标准（如镀层厚度、耐老化性能标准等）；20084221是否运用2是否执行否3存在问题35质保部负责外协产品质量检验及反馈20084221是否运用是2是否执行3存在问题外协加工管理规定4工作内容200842241生产部门的外协由生产部门指定人员负责发、收外协产品（整体箱注明型号，面板及小件类注明尺寸）；外协加工单（发货用）及送货单（收货用）要存放于收货人员处以便收货人按单核对收货数量并验收产品的质量。收货人员保管好单据（外协加工单及送货单）在月末交采购人员与供应商对帐。20084221是否运用是2是否执行3存在问题制度执行负责人执行复核审计组长审计员采购审计内部控制制度核查记录被审计部门采购部2008年10月10日制度摘要起效时间目前现状审计结论42车间生产或采购的零配件需进行后续表面处理才能出库的（如电泳、镀银、镀锡）应先办理入库手续后，由仓库保管员进行收、发外协产品并保管相关的单据。月末统一交给采购部采购人员20084221是否运用2是否执行3存在问题变更为由采购部人员收货入库，计划部外发43外发零件应由车间或仓库指定人员管理。如在外协厂发生丢失须在月末统一上报采购进行处理；否则有相关责任者按原价二倍赔偿。20084221是否运用是2是否执行3存在问题44外协单据是与供应商结款的依据，应妥善保管。因保管不当造成的损失由收货人员承担丢失单据的货款金额的责任，并按规定交人力资源部处理。20084221是否运用是2是否执行3存在问题45外协产品在生产过程中发现有质量问题及时反馈给采购部（生产部门及质保部均可提交质量反馈单给采购）20084221是否运用是2是否执行3存在问题46其他部门有外协需要的按此规定执行。20084221是否运用是2是否执行3存在问题免检产品及其供应商评价方法2008422免检产品及其供应商可以用以下几种方法进行评价，以确定免检产品2008422该产品的供应商是合格分承包方20084221是否运用是2是否执行3存在问题对方提供的检验报告符合我方的质量要求20084221是否运用是2是否执行3存在问题至少在半年内所提供的产品质量稳定20084221是否运用是2是否执行3存在问题生产部门对该产品13个月的实际使用效果表示满意20084221是否运用是2是否执行3存在问题20084221是否运用是2是否执行3存在问题根据质保部对产品质量的反馈，认为该产品质量符合我方要求20084221是否运用是2是否执行3存在问题根据市场部对该产品的信息反馈，没有因使用该产品而引起质量事故投诉20084221是否运用是2是否执行3存在问题根据上述几项的综合评价，确定免检产品，参加评定人员为总工办、绝缘事业部、采购部、质保部、市场部、生产部门负责人20084221是否运用是2是否执行3存在问题免检产品验证要求2008422列为免检的产品只做外观上的对比验证20084221是否运用是2是否执行3存在问题列为免检的产品不能免除在生产工序中的验证20084221是否运用是2是否执行3存在问题制度执行负责人执行复核审计组长审计员采购审计内部控制制度核查记录被审计部门采购部2008年10月10日制度摘要起效时目前现状审计结间论免检产品极其供应商评价方法续20084221是否运用是2是否执行3存在问题免检清单所列物资由质保部负责人审核20084221是否运用是2是否执行3存在问题采购部的质量目标及评价方法20084221是否运用是2是否执行3存在问题质量目标采购及时率（不延误生产、不不良品质反馈）9920084221是否运用2是否执行3存在问题目前尚未达标评定周期三个月20084221是否运用是2是否执行3存在问题评定人使用部门20084221是否运用是2是否执行3存在问题评估方法通过仓库、生产部门的反馈，对比本月的采购次数20084221是否运用是2是否执行3存在问题供应商考核表供应商月度综合评估表20084221是否运用是2是否执行3存在问题低值生产用物资采购流程图20084221是否运用是2是否执行3存在问题物料采购处理流程20081是否运用是4222是否执行3存在问题紧急物料采购处理流程20084221是否运用是2是否执行3存在问题紧急订单处理流程图20084221是否运用是2是否执行3存在问题制度执行负责人执行复核审计组长审计员采购审计计划书一、采购审计的目的1、规范采购与付款行为2、防范采购与付款过程中的差错和舞弊；3、预防和控制采购风险。二、采购审计内容1对采购的全过程进行全方位监督。全过程的审计是指从计划、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。审计重点是对计划制定、签订合同，质量验收和结账付款四个关键控制点的审计监督，以防止舞弊行为。全方位的审计是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下，把审计监督贯穿于采购活动的全过程，是确保采购规范和控制质量风险的第二道防线。科学规范的采购机制，不仅可以降低公司的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。2对采购计划进行审计。审查公司采购部门物料需求；物资采购计划的编制依据是否科学；调查预测是否存在偏离实际的情况；计划目标与实现目标是否一致；采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。3对合同进行审计监督。要对采购经办部门是否履行职责进行审计。审查采购部门和人员是否对供应商进行调查，包括供货方的生产状况、质量保证、供货能力、公司经营和财务状况。每年是否对供应商进行一次复审评定，所有供应商都必须满足ISO9000标准要求，考评主要指标是对每年所执行的合同情况，如供货质量、履行合同次数、准时交货率、价格水平、合作态度、售后服务等进行评审，是否在全面了解的基础上，作出选择合格供应商的正确决策，使合同建立在可行的基础上。采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。31购货合同订立情况的审计。企业发生物资采购行为要与供货方签订具有法律效力的购货合同或买卖合同，以维护企业利益，避免经济纠纷带来的经济损失。经济合同订立的审计，除了要对合同的一般条款，即合同的标的、质量、数量、价格报酬、履行地点、方式、期限、违约责任、解决争议方法进行严格逐项的审计外，还要重点对合同中所购买的标的物的权属性质，尤其是抹账购进的标的物的产权性质更要慎重；标的物的采购价格与市场价格的关系以及逾期交付标的物的价格；标的物的运输费及运杂费负担的约定等合同内容进行严格审慎的审计32购货合同履行情况的审计。企业购货合同生效并履行，购进的物资验收入库后，要对其合同的履行情况跟踪审计。将合同所签价款、质量、数量等项内容与实际购进物资及所取得的购货发票进行对照核对，看其入库的物资质量、数量等是否符合合同约定，结算价款、运输费、运杂费等是否按合同履行。在审计价款结算方面要注意合同法的规定，按时交付标的物的，遇价格上涨或下跌都不影响其合同的有效履行；若逾期交付标的物的，遇价格上涨按质价执行，价格下降按市价执行。33对采购合同执行中的审计。要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货方式与时间、交货地点、运输方式、结算方式等各项内容，按照合法性、可行性、合理性和规范性等四个标准，逐一进行审核。331审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况，是否及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款是否拒付。是否对有关合同执行中的来往函电、文件都进行了妥善保存，以备查询。332审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。333对不合格品控制执行情况审计，审查是否对发现的不合格品及时记录。334还应重视对合同履行违约纠纷处理的审计。335审查采取“零库存”策略的公司，是否保持一定的产成品存货以规避缺货损失；是否保持一定的料件存货以满足需求增长引起的生产需要；是否建立牢固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，降低风险，规避成本。4对合同台账及信息反馈进行审计。建立合同台账、做好合同汇总，是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。41对于已签订合同，检查是否整理成册，妥善保管；是否建立合同台账、合同汇总以便及时查找合同履行情况。42审查合同管理部门是否对交付合同进行分类编号，并建立合同台账。合同统一编号是否合规，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齐全。43合同履行完毕是否及时建立合同档案。合同管理人员是否将所有合同进行分类汇总，及时提出报告和汇总表，报送单位领导和各有关业务部门据此组织生产，规划价位，及时接运和按时承付货款。是否运用先进管理手段，向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息，提高合同管理水平。5对采购绩效的审计考核。要督促相关部门建立合同执行管理的各个环节的考核制度，并加强审计检查与考核，审查是否把合同规定的采购任务和各项相关工作转化成分解指标和责任，明确规定出工作的数量和质量标准，分解，落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以尽量避免合同风险的发生。6采购物资购入价格差异的审计。对采用计划价格核算和管理存货的企业，首先要在制定科学合理的物资采购计划价格的同时，考虑市场物资价格变化的因素。特别是对市场价格变化频繁的个别物资的计划价格的制定必须审慎。企业采购物资的实际价格与其制定的计划价格的差价反映企业在物资采购环节的盈亏情况。若实际价格高于计划价格，在没有特殊涨价因素的情况下，将成为企业的亏损或损失；反之，则为赢利或收益。因此要重点审计，以把住物资采购价格关。对采用计划价格核算和管理存货的企业，要将实际价格与计划价格进行比较。在比质比价的前提下，对高于市场价格的采购物资从合同订立时就不予签证，严把价格审计关。7企业库存物资的真实性及存在状况审计。对企业库存物资的真实性及存在状况进行审计，是反映企业物资管理的需要，也是检验采购物资的各项质量指标的重要环节。因此应列为重点审计的范畴。企业库存物资的真实性审计，即账物相符，库存物资与物资保管账一致。若不一致要究其原因看是否存在亏库、私借、白条子顶库存、损失、自然损耗等，对保管员落实责任。企业库存物资存在状况的审查，是将库存物资积压、毁损、超储、质次等现状暴露出来，进行客观、公正，实事求是地分析和评价。对采购员落实责任。三、审计步骤第一步骤对采购内部控制制度进行审计，相关内容如下1对采购过程中的有关组织内部控制制度、系统及结构进行监督控制，应当从企业权责划分、履行授权批准程序、建立和健全内部控制制度、并且进行追踪审查、连续纠正控制制度中的差错、建立记账人员、业务处理人员、付款人员和审批人员高度分离等方面进行严格监督与控制。2对采购循环的监督控制方法。具体包括审查采购计划制定机构的职责；审查采购部门与验收部门的职责分离效果；监控付款人与采购员的双项任务履行情况；业务牵制效果等。对采购审批手续的实施进行考核；对订货控制制度有效性和适当性进行评价；对监督检查制度的完成情况进行分析测试等，对货款支付手续的实际流程进行穿行测试；对发票、运输单据、银行存款存根、储备定额、应付账款等进行严格审查。3针对采购决策或计划制定的准确性进行审计，包括可以利用实质性审计分析手段重新评估计划，利用最优订货模型进行检测采购数量的合理性，对采购费用的发生进行同步实际测算，对材料途中的各种合理与不合理消耗进行比例分析，核实采购数量真伪，对采购管理上的各个步骤进行追踪评价；对采购合同和方式进行合法性、合规性检查，对采购方式中的公开招标方式利用程度进行调查，对采购品种及商品质量进行同业比较等，对采购批量进行的合理性问卷调查。4进一步的审计工作是核实并模拟分析采购成本费用。包括核实及分析付款金额的准确性，核实供货发票的真实性，核实材料价款、进项税额，运杂费等采购成本类型的实际金额，会计部门的总账及明细账登记是否及时，是否与实际验货数量保持一致，成本计算中的运杂费分摊是否合理，审查应付账款及各种承兑汇票的实际到期时间，以及采购过程中的各种商业折扣记账情况，审查各种采购所欠债务的真实程度，审计应付账款账户的明细账登记情况，还要审查采购成本账户在验收入库以后，结转金额计算方法第二步再对上述相关内部控制制度进行符合性测试，进行内部控制制度评价，以确定其相关重点账户的实质性测试的种类、时间、性质、范围。1采购与付款业务相关岗位及人员的设置。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。2采购与付款业务授权批准制度的执行。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。3应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。4有关单据、凭证和文件的使用和保管。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。5采购与付款循环符合性测试表内部控制目标关键的内部控制常用的控制测试常用的交易测试所记录的购货都已收到物品或已接受劳务，并符合购货方的最大利益请购单、订货单和发票齐全，并附在付款凭证后购货按正确的级别批准注销凭证以防止重复使用对方发票、验收单、订货单和请购单作内部核查检查付款凭证后是否有单据；检查核准购货标志；注销凭证的标志；检查内部核查的标志复校采购明细账、总账及应付账款明细账，注意是否有大额或不正常的金额检查卖方发票、验收单、订货单和请购单的真实性和合理性；检查取得的固定资产已发生的购货业务均已记录订货单均经事先编号并登记入账；验收单均经事先编号并登记入账；卖方发票均经事先编号并登记入账；检查订货单连续编号的完整性；检查验收单连续编号的完整性；检查买方发票连续编号的完整性；从验收单追查至采购明细账；从卖方发票追查至采购明细账所记录的购货业务估价正确计算金额的内部查核采购价格和折扣的批准审核内部检查的标志，审计采购价格和折扣的标志将采购明细账中记录的业务同卖方发票、验收单和其他证明文件比较；复核包括折扣和运费在内的卖方发票的准确性购货业务的分类正确采用适当的会计科目表；分类的内部核查检查工作手册和会计科目表检查有关凭证上内部检查的标志参照卖方发票，比较会计科目上的分类购货业务按正确的日期记录要求一收到货物或接受劳务就记录购货业务检查工作手册并观察有无未记录的买方发票存在；检查内部核查的标志将验收单和卖方发票上的日期与采购明细账中的日期进行比较购货业务被正确记入应付账款和存货等到明细账中，并被准确汇总应付账款明细账内容的内部核查检查内部核查的标志通过加计采购明细账，追查过入商品采购和应付账款、存货明细账的数额是否准确，用以测试过账和汇总的准确性6具体操作另见采购审计实施计划四、采购审计实施计划（见附件）五、采购审计总体报告1、审计总体报告审计结束后15个工作日内完成六、审计工作效果反馈1、重点问题追踪、改善追踪在总体审计报告后10工作日内完成2、审计取证及反馈报告在取得追踪及改善承诺总体最后期限10个工作日内完成。采购部内部管理控制制度审计报告我们于2008年10月10日至10月24日对采购部的管理制度进行了审计。采购部资料的提供和编制、建立健全内部控制制度、保护资产的安全完整是公司财务及生产管理部门的责任，我们的责任是在实施审计工作的基础上发表审计意见。我们按照内部审计准则有关规定计划和实施审计工作，通过审计目的在于掌握采购部的管理情况、内部控制制度执行情况，以便进行分析，从中评价出采购部的采购业务中存在的差距及揭示主要问题，针对重大缺陷提出审计意见。本审计报告中提出的问题及审计意见，请各相关部门在此基础上认真进行自查、完善、整改，后续审计中再发现此类问题按公司相关规定及本次审计意见进行处罚。一、采购部管理制度审阅的基本情况如下1、物料采购程序生效于2008年4月22日，存在的问题“41常规库存物资”没有定义和详细说明；“42非常规库存物资”没有定义和详细说明；“43采购部负责公司所有国内采购的生产用原、辅料的采购；和48国际部采购及文件由国际部归口管理。”采购的分工不明确，采购职权和采购范围。审批权限没有规定；“47特殊产品”没有定义和详细说明；“511低加生产用品”没有定义和详细说明；“512采购员根据生产计划部物管员或生产车间提供的请购单及销售部门的订货合同拟制采购订单或采购合同，经采购负责人核准后执行；进口原料采购由国际部根据生产情况提出计划，总经理批准执行；进口开关柜采购由国际部根据生产订单及市场情况执行采购。”缺少审批手续，采购单的审批和控制；进口原料有审批规定，进口开关就没有；“526市场部直接销售的产品，由市场部提供相关的出货单及发票给采购部，采购部再进行入库及报账、付款。”没有控制程序。“541采购员与合格供应商洽谈，取得共识后拟制采购订单或采购合同，一般订单（常规用生产物资）由采购负责人批准执行，超过二十万元以上的合同由总经理批准后执行。特殊物资（如设备）由总经理授权人执行采购。”批准权限不清；“552SZXXXX提出更改采购员首先应联系供应商，取得谅解和支持后采购人员应重新发出采购订单或合同，并同时在此单上申明前单作废。”；“571采购的物料到达公司后，库管员依送货单或实物验证物料数量及包装，合格后通知质保部依据来料检验标准进行检验。检验合格质检员在入库单的检验栏签字，办理入库手续。”与现实中收货员开“送检单”的关系如何；“572特殊产品由采购人员通知技术部门或生产部门的相关人员在指定地点协助验收工装部的材料、工具参照工装部来料入厂检验制度执行；技术人员或生产部门的人员验收合格后在入库单的检验栏上签字确认，仓库方可办理入库手续。”应该是质保部、生产部、采购部、技术部四方会检，共同确认；2、供应商评价程序生效于2008年4月22日，存在的问题有方式有方法缺少供应商“具体的评价内容”如外协厂商“劳务供应”的“生产能力的评价”、“生产规模的评价”等。3、采购管理制度生效于2008年4月22日，存在的问题我们知道采购前期的一般流程是使用部门和仓库、物控提出物料需求（申购意向）交物控部门，由物控部门汇总成物料需求计划或请购单交采购，采购根据物料的性质、需求的时间数量等做出采购计划报批后执行采购。实际上真正的采购管理包括采购计划、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标、合同评审、订单处理、验收入库、发料使用九个流程的管理。此制度明显缺点是缺乏控制程序，首先就没有岗位分工与授权批准控制，另外如采购作业方式，期限、询价、定价、合同、供应商管理、验收及付款程序都不够具体或没有规定，作为一个控制制度，是如何保证采购质量的其控制程序又是什么那些材料物资属于合同采购、特约厂商采购和一般采购这些是制度需要详细规定的内容。其次缺乏内部监督程序，以致失去了严密性、规范性、完整性，作为公司的采购与付款内部控制制度，应该是符合公司自身的管理、经营、生产特点的，并反映公司文化背景的操作性的控制标准、控制程序和控制办法，所以在逻辑上和操作上并没有很好的结合本公司的具体情况进行进一步细