doc-腾龙信息工程公司行政办公管理制度(45页)-工程制度

河南腾龙信息工程有限公司腾龙公司行政办公规范管理制度一一一为使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下规定。一一一办公仪表规范1每周一至周四男士着深色套装（马甲）、衬衣。2每周一至周四女士着深色套裙（或裤）、马甲、衬衣。3周五随意着休闲上装及长裤，女士可着裙装（有外事活动除外）。4头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋亮净。一一一卡座区规范1办公桌桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品。2辅桌放文件盒、少量工具书。3坐椅靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正。4电脑主机上方有显示器，电脑置写字台左前角。5卡座屏风内外侧不允许有任何张贴。6垃圾篓罩塑料袋，置写字台下右前角。一一一办公室规范1办公桌桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品。2辅桌桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品。3电脑桌面呈45角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下。4拖柜置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅。5垃圾篓置辅桌后。6饮水机放指定地点，不得随意移动。7报刊必须上报架，或阅完后放人办公桌内。8外衣手袋请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。一一一语言规范1交往语言您好，早晨好，早，晚，再见，请问，请您，劳驾您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜。2电话语言您好，请问，谢谢，再见。3接待语言您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记，我即去联系，打扰您一下，好的，行（切勿说“不”）。一一一行为规范1坚守工作岗位，不要串岗。2上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情。3办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。4上班时间，不要在办公室化妆。5接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留。6使用接待室和会议室，要事先到办公室登记。7不要因私事打公司长途电话。8不要随意使用其他部门的电脑。9未经领导批准和部门主管授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。10严格遵守考勤制度，迟到、早退每分钟扣工资1元。11不论任何原因，不得代人刷卡。12吸烟请到吸烟室，否则罚款50元。13请病假如无假条，一律认同为事假。14凡出远勤达一天以上者，应先填报经领导批准的出差证明单。15因故临时外出，必须请示部门主管，各部门全体外出，必须与办公室打招呼。16不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用。本规范从2010年月日开始执行，望全体员工自觉遵守。办公室即日起将实施监督与检查。行政管理第一节总则第一百五十三条为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循，照章办事，制定制度。第二节文件收发规定第一百五十四条公司文件由指定的拟稿人拟稿，属董事会秘书核稿，属公司文件由办公室主任拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发，属党内的由党委书记签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。第一百五十五条已签发的文件由核稿人登记，并按“企、董、党、工、团、妇”等内容编号后，送文印室打印。第一百五十六条文件由文印室负责校对，并送拟稿人核稿人审查合格后，方能复印、盖章。第一百五十七条文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项清楚，并报告报送结果。第一百五十八条经签发的文件原稿送保密（档案）室存档。第一百五十九条外来的文件由办公室专人负责签收。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。第三节文印室管理规定第一百六十条文印室人员应遵守公司的保密规定，禁止非文印室人员进入文印室，不泄露工作中接触的公司保密事项。第一百六十一条打印文件，应按文件收发规定由主管领导签署，电报、传真、复印由部门主任（部长）签署。打印文件，发电报、传真、电传，复印文件资料，均需分类逐项登记，以备查验。文印室人员必须按时、按质、按量完成每项打字、电报、电传、传真、复印任务，不得积压迟误。工作任务紧张时，应加班完成。工作中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。第一百六十二条电报、电传、传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。因积压迟误而致工作失误、损失的，追究当事人的责任。第一百六十三条复印机由专人管理，非专管人员不准乱开机复印。第一百六十四条原则上不接受外单位、个人的资料打印、复印，如确定需要，经办公室主任批准后办理登记收费手续。收费标准按市场价格由计划财务部确定。收据由计划财务部出具。所收取的费用按旬上交计划财务部。第一百六十五条文印室应每月统计核算费用上报办公室，同时抄报计划财务部。第一百六十六条文印室人员应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。对种设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。第一百六十七条严禁私事使用传真电话。违犯者除补交电话费外，并视情节轻重给予罚款处理，屡教不改者予以除名。第四节电脑室管理规定第一百六十八条电脑室人员遵守公司的保密规定，禁止非电脑室人员进入电脑室。输入电脑的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处理。第一百六十九条电脑室人员必须按照要求和规定采集、输入、输出信息，为领导和有关部门决策提供信息资料。采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。第一百七十条信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。任何人得将信息载体带出电脑室。第一百七十一条电脑室人员应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。第一百七十二条电脑室应每月统计核算费用上报办公室，同时抄报计划财务部。第一百七十三条严禁将电脑用开私人学习或玩游戏。违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名。第一百七十四条电脑室设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用，否则，造成设备损坏的应照价赔偿。第五节办公用品领用规定第一百七十五条公司各部门所需的办公用，由办公室统一购置，各部门按实际需要领用。第一百七十六条各部门专用的表格，由各部门制度格式，由办公室统一订制。第一百七十七条办公室用品用能用于办公，不得移作他用或私用。第一百七十八条所有员工对办公用吕必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。第一百七十九条购置日常办公用品或报销正常办公费用，由办公室主任审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。第六节电话使用规定第一百八十条电话为办公配备、使用。私事打市内电话不得妨碍联系公务。第一百八十一条禁止员工为私事挂发长途电话。违者除补交长途电话费外，给予罚款处理。确有急事者，应先请示部门领导同意，并按邮电部门规定交长途电话费。第一百八十二条联系业务时应尽量减少挂发长途电话，降低费用。第七节车辆使用管理规定上第一百八十三条公司车辆必须为公司业务服务，赂部门公务用车，由部门领导先向办公室（车队）报告，说明用车事由、地点、时间、办公室（车队）根据需要统筹安排派车。第一百八十四条职员因公务需要经车队安排可以派车。第一百八十五条下班后或节假日需用车的，必须事先报送用车计划给办公室（车队），否则按私事用车处理。第一百八十六条公司领导出差外地时，其车辆归车队统一保管（使用）。第一百八十七条外单位借车，需经办公室同意，总经理批准后由车队长安排。第一百八十八条凡有配有摩托车的员工外出办事，原则上不，再派车。第一百八十九条车辆驾驶专人专车，专车专管。第一百九十条车辆在下班后或节假日应按指定的地点停放，并采取必要的防盗措施。第一百九十一条车辆如需送厂修理，须事前报主管领导批准。第一百九十二条司机必须凭主管部门的派车通知出车，否则按私事用车处理。第一百九十三条使用车辆应办的各项手续由司机本人负责办理。否则，由此所引起的罚款、处理、损失等由本人负责。第八节摩托车使用管理规定第一百九十四条公司对需要经常外出联系业务的员工，经批准可配备摩托车作为业务用车。第一百九十五条配备摩托车的员工，不得将摩托车转借给亲友及其他人使用。第一百九十六条配备摩托车的员工必须爱护和保养好车辆，不得损坏。第一百九十七条摩托车应办的各项手续由领用人负责办理。否则，由此所引起的罚款、处理、损失等由领用人自己负责。第九节集体宿舍管理规定第一百九十八条住集体宿舍的员工应服从管理、团结友爱、互相帮助、讲究卫生、文明礼貌、注意安全。第一百九十九条住宿员工应爱护宿舍内各项公物及设施，损坏、遗失公物者必须照价赔偿。第二百条住宿员工应自负房租、水电费、卫生费等，如过期不交费而被罚款、断水、断电等，责任自负。第二百零一条集体宿舍内不得私自留宿他人，违者视情节轻重处理。特殊情况需留宿的，须先报告办公室或宿舍负责人同意。第二百零二条不准在宿舍内高声喧哗；宿舍内各项文娱活动应在晚上11点前结束，以免影响他人休息。不准在宿舍内干违法乱纪的事。第二百零三条员工搬离集体宿舍时，须将所领用的公物交还给公司。第二百零四条凡调出公司的员工，必须在办理调动前退还住房，否则公司有权不办理调动手续。概述是对企业行政办公所涉及的员工办公仪表、工装管理、办公区整理、办公语言和行为等基础性事项进行综合管理的制度。它是行政办公人员必须遵守的基本守则之一；设计依据（1）体现统一的办公作风；（2）体现严谨的办公纪律；（3）体现全员服务的协作意识；（4）体现朝气蓬勃精神面貌；第一章员工工装及办公仪表规定第一条工牌（1）上班时间员工统一佩戴工作牌上岗；（2）工作牌统一佩戴在胸前并正面朝外；第二条工装（1）生产区域的工作人员，必须着工装工作，办公区人员作便装。（2）工装分春、秋工装各一套；（3）凡进入生产区域的其它人员，着备用工装；（4）备用工装放置于生产区入口的挂衣柜里；（5）员工工装由部门负责人向行政部申请，财务部领取；（6）员工负责定时自行清洗整烫工作服，工装要保持整洁和完好无损，如有破损或丢失，自行购买同一品质、款式、颜色、质地的工装或本人出资由行政部组织购买；（7）不得在工作时间外穿着工装（具体情况可另定）；（8）工装费用由公司承担，员工在离职时员工自收到工装后，在本公司工作一到三个月的承担工装费用的100，工装归员工所有；员工自收到工装后，在本公司工作三个月到六个月的承担工装费用的50，工装归员工所有；员工自收到工装后，在本公司工作六个月到一年的承担工装费用的20，工装归员工所有；员工自收到工装后，在本公司工作一以上年的，工装归员工所有；第三条仪表端庄、整洁（1）头发员工头发要经常清洗，保持清洁，男性员工头发不宜太长；（2）指甲指甲不能太长，应经常注意修剪。女性员工涂指甲油要尽量淡色，不宜戴假甲；（3）胡子不留胡须，应经常修剪；（4）口腔保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品；（5）面部女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，（不宜用香味浓烈的香水），男性职员应保持面部清洁；（6）服饰清洁、方便A男性职员在工作场所必须着西装，打领带；衬衫颜色白、灰、淡蓝为主衬衫的领子与袖口不得污秽；领带注意与西装、衬衫颜色相配，原则上以黄、红、兰为主调；领带不得肮脏、破损或歪斜松驰；B女性员工在工作场所着职业装（颜色以深色为主）不追求华丽；（7）员工工作时不得穿大衣或过分臃肿的服装；（8）鞋子应保持清洁（以黑色为主），如有破损应及时修补；第四条姿势和动作保持优雅（1）站姿两脚脚跟着地，脚尖离开约45度；腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔；两臂自然下垂，不耸肩，身体重心在两脚中间。在会见客户或出席仪式时的站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前；（2）坐姿坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好；不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方；要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐；（3）走姿挺胸、收腹、沉肩、双臂自然摆动；步伐稳健、轻盈、不漫步、不跨步、不跑步；第二章员工礼仪及相关规范一、公司内与同事相遇应相互点头行礼表示致意；二、握手时的礼仪（1）目视对方眼睛；（2）握手时脊背要挺直，不弯腰低头；（3）要大方热情，不卑不亢；（4）伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的；（5）异性间女性应先向男性伸手；三、出入房间的礼貌（1）进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进；（2）进入后，回手关门，不能大力，粗暴；（3）进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话；（4）如有急事要打断说话，也要看住机会。而且要说“对不起，打断您们的谈话”四、递交物件时（1）如递文件等，要把正面、文字朝着对方的方向递上去；（2）如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；（3）至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己；五、走通道、走廊时要放轻脚步无论在自己的公司，还是对访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊时遇到上司或客户要礼让，不能抢行。六、物品和设备使用（1）公司的物品不能野蛮对待，挪为私用；（2）及时清理、整理帐簿和文件、对墨水瓶、印章盒等盖子使用后及时关闭；（3）借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处；（4）工作台上不能摆放与工作无关的物品；（5）公司内以职务称呼上司。同事、客户间以先生、小姐等相称；（6）未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等；七、电话使用（1）电话来时，听到铃响，至少在第二声铃响前取下话简；（2）通话时先问候，并自报公司、部门；（3）对方讲述时要留心听，并记下要点；（4）未听清时，及时告诉对方；（5）结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话简；（6）随时准备纸和笔；（7）通话简明扼要，不得在电话中聊天；（8）对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人；（9）在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人；（10）工作时间内，不得打私人电话；八、会议注意（1）提前到会场做好准备，并将手机调整到带震状态；（2）领导入会时，应起立示意；（3）会议中不准随便出入，若有急事请假，要放轻脚步，轻轻离开；（4）他人发言时，要注意凝听，且不得在下面小声讨论，防止语言、表情作出不礼貌的表现；九、接待工作（1）在规定的接待时间内，不缺席；（2）有客户来访，马上起来接待，并让座；（3）来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户；（4）对事前已通知来的客户，要表示欢迎；（5）应记住常来的客户；（6）接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务；十、介绍和被介绍（1）无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍负责；（2）直接见面介绍的场合下，应先把职位资格低者介绍给职位资格高者；若难以判断，可把年轻的介绍给年长的，在自己公司和其他公司处理业务关系时，可把本公司的人介绍给别的公司的人；（3）把一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定；男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻可先把女性介绍给男性；第三章卡座区规范旨在规定卡座区物用品的摆放是有统一要求的一、办公桌桌面可放电脑、电话、文具、茶杯等，不允许放其它无关物品。（私人皮包、报纸等），保持桌面物品摆放整齐，桌面干净；二、电脑置办公桌面左前角，呈30度贴墙（或贴卡座屏风）放置；三、坐椅靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人离开时椅子须调正贴桌放好；四、卡座屏内内外侧不允许有任何张贴；五、垃圾篓置办公桌子下左前角；六、提包/手袋置员工抽屉或柜子内，严禁随意放置；第四章语言规范一、交往语言（1）致敬打招呼你好XX您好您早早上好早XX早（2）请求协助或询问请、请问、请您、劳驾您；（3）表示感谢谢谢多谢（4）打扰别人对不起很抱歉二、电话语言（1）总机接转电话（铃响最多不得超过三次）您好高伦公司；（2）分机转接（铃响一次）您好XX部，我是XX；（3）替人接转电话您好XX部，对不起，XX不在，需要我帮您转达吗三、接待语言（1）您好（2）能为您做点什么吗有什么可以帮您的吗（3）请登记（4）请稍候（5）请坐（6）请允许我先通报一声；（7）对不起；（8）我立即去联系；（9）打扰您一下（10）好的或行；（11）我帮您打听一下，待会给您回复；严禁在上班时间、办公区进餐；二、严禁在整个工作区域或卫生间吸烟；三、严禁上班时间吃零食；四、严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑；五、严禁工作时间看报纸、杂志、上网聊天、玩游戏、扑克等；六、严禁参加会议时无故早退、交头接耳等；七、严禁工作时间讲脏话、粗话、开玩笑、叫小名等；八、会议室的使用由行政部统一协调安排，使用会议室要与行政部联系确定，用后及时清理干净，关好电源、锁门；九、讲究卫生、维护环境的清洁不准随地吐痰、倒水、不准乱扔纸屑、杂物；十、坚持勤俭办事，节约用水、用电；十一、上班时间不办私事、不饮酒、不抽烟、不闲聊、不做与工作内容无关的事情，不将个人情绪带到工作中去，认真履行工作职责；十二、不在办公室内化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懒腰、打响指、哼小调,禁止女性穿低胸等过于暴露衣装及穿拖鞋上班；十三、工作时间不得因私事打公司长途电话，不得在公司电脑上发私人邮件；凡以公司名义发出的邮件须本人上级主管审核、报行政部批准（特殊情况除外）；十四、不得随意使用其他部门的电脑，私客未经相关人员批准，不准使用公司电脑；十五、谨慎保管好各自的办公用品，未经同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及时归还原处；十六、爱护环境卫生，保持办公桌及办公室的干净整洁，注意办公室的安静；十七、尊重他人风俗习惯，不议论、不指点、不久视、不讥笑有生理缺陷的同事或客人，不故意损坏公物，不拉帮结派，不做有损团结的事；十八、接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留；十九、接待客人时面带微笑，与宾客谈话时站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话，不争辩；二十、因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须通知行政部；二十一、无工作需要，不要擅自进入机要地，研发技术室、财务室等、档案室、会议室、接待室、总经理办公室；二十二、爱护办公财产，正确操作办公设备设施，节约使用办公物用品、器材和耗材。（如内部公文正反打印等）二十三、下班后切断所用电源，检查门窗是否关好，以免发生意外；二十四、严格遵守公司各项规章管理制度。第六章公文管理制度概念公文管理制度是对企业文书进行系统化、规范化、标准化、信息化管理的专项制度；设计依据（1）贯彻执行公司各项决议和指令；（2）记录企业经营管理活动的全部信息；（一）公文的范围一、内部公文是指公司内各部门、部门与部门之间因组织、管理工作或业务而进行的往来文书，分为上行文（如请示、报告、提案等）、下行文（如命令、决定、指令、通知、章程、制度、公告）、平行文（协作单、劳动合同）。二、外部公文是指公司或公司各职能部门、企事业单位、社会团体或个人等外界进行往来的文书，大致可分为经济类、法律类、外交类、书信类、研讨类、新闻类、礼仪类等；（二）公文的写作一、写作要求遵循现代应用文写作要求，简明扼要、一事一议、语言措辞力求准确规范。二、格式要求（1）内部公文除遵循既定的各类公文写作格式外，加注公司统一文眉、页尾；（2）外部公文视行文内容加盖公司印鉴；三、拟文公文的起草、打印、校稿均由发文部门自行负责。（三）公文的存档和编号一、分内部公文（N）和外部公文（W）；二、公文发文时编号QTN（W）部门年代号（04）次序号如行政部文件编号（内部）QTNXZ年代号001三、科目代码号（1）公文G；（2）文件W；（3）会议纪要H；（4）协作联络单位X；（5）合同T；（6）资料Z；（7）其它Q；四、公文存档时编号N（W）科目代号时间（0000）部门次序如2003年5月12日采购部内部公文存档编号NG（03512）CG01五、文件夹目录六、合同的存档（1）各类合同正本或原稿保存于财务部，其他部门用影印件代替；（2）经济类合同，工程类合同等可视正本或原稿份数备财务部存查；（四）公文的处理流程一、内部公文（1）上行文均由行政部秘书负责收受、处理。各部门按规定起草后将公文递交行政部办理公文审批手续（附公文处理/审批专用单），呈总经理批阅。行政部秘书负责提醒总经理对公文进行及时批复，并将批复的内容转送发文部门及相关负责人，同时进行收文登记（登记时间要精确）；（2）下行文由行政部根据公司决议或总经理意图起草并以公司名义发送至各职能部门，并予以收文登记；（3）平行文即协作联络单，一式三联，由发文部门将第一联、第二联分别送至受文部门与行政部，行政部登记并检查、督促受文部门完成协作任务），受文部门需在最短时间内予以回复，并在规定时间内完成相关事宜；一、外部公文（1）统一由行政部负责收受、登记，并视情况转交相关负责人阅后归档；（2）外部公文的处理具有专利性、独特性、技术性的资料、特定列管的业务机密或关系重大足以影响公司权益的外来文书，呈总经理核阅后分送相关部门处理并归档。外界与本公司或本公司各职能部门之间业务往来的一般性文书，或与公司业务无直接关系的报表、宣传函件等经行政部秘书登记后直接交各经办部门处理后归档；（五）公文的督办一、公文的督办由行政部文员负责，并及时间向总经理反馈信息；二、行政部具有向公司各部门索取必要的资料和情况说明的权力，具有催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作的权力；（六）公文的借阅一、借阅公文或资料须到行政部秘书处办理借阅登记。秘密级以上的公文或资料须由总经理批准后方能借阅；二、秘密级文件或已解密的机密、绝密级文件及资料借出办公室须经行政部批后借阅；未解密级以上文件及资料不可借了办公室；三、借阅期限最长为一个星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续；四、爱护借阅文件及资料，不得擅自涂改、勾面、剪载、抽取、拆散或损坏；未经同意，不得摘抄、翻印、复印、摄影、转借；外单位借阅本公司文件或资料，应持单位介绍信，并经行政部主管批准后方能借阅，未经允许，不得擅自带离办公室或公司；第七章印章管理制度概念本制度是对公司印章的保管、使用等事项进行的一项制度；目的体现公司权威与责任；一、印章的种类（1）公司印章简称公章，即公司向主管机关登记的公司印章和指定业务专用的公司印章（合同专用章、财务专用章）。（2）职章刻有公司董事长/总经理职衔的印章；（3）部门章刻有公司部门名称的印章，部门章仅对内使用；二、印章的保管（1）公司印章、合同专用章由总经理核定专人进行保管，未经允许，不得擅自带离公司；（2）财务专用章由财务部负责人保管，未经允许，不得擅自带离公司；（3）董事长/总经理职章由董事长/总经理或指定的专人保管；（4）部门章由部门负责人或指定的专人保管；（5）印章遗失时应报失，并公告作废；三、印章的用途（1）公章对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府、税务、金融等机构、对外界的函件、内部文件等以公司名义的行文加盖公司印章；（2）合同专用章以公司名义签订合同加盖公司专用章；（3）财务专用章以公司名义进行的财务专项手续加盖财务专用章；（4）董事长/总经理职章以公司名义对内核发的指令性文件、决议、决定、规章制度等董事长/总经理加盖职章（签名也可）；（5）部门章部门与部门之间进行联络、沟通、衔接或部门负责人对内核发的指令、决定、条例、方法等加盖部门等。（暂不设用）四、印章的监印（1）公章须经总经理批准，由总经理核定的专人监印、登记；（2）附印章记本（3）合同专用章须经总经理批准后，由总经理核定的专人监印、登记。（4）财务专用章由财务负责人或其指定的专人监印；（5）董事长/总经理职章由董事长/总经理或其指定的专人监印；（6）部门章由部门负责人或其指定的专人监印；（7）误用印章由监印人全权负责；（8）未经批准不得擅自用印；五、印章使用（1）各部门使用公章，先经部门负责人审核，再报总经理批准同意后方可使用，并填写公章审批表；（2）使用财务专用章、合同章，先经公司法律顾问初审，交财务部复审，再报总经理审核同意后方可使用；（3）董事长、总经理职章，由本人使用或授权专人保管使用；第八章办公物品管理制度概念是对企业各种办公物品、工具、文具的申购、使用、保管等各方面进行综合管理的制度；设计依据（1）为员工提供良好的条件和服务让其愉快的工作；（2）控制办公费用；（一）办公物用品的分类一、低值易耗品铅笔、胶水、透明胶、大头针、回形针、图钉、笔记本、软面抄、复写纸、档案袋、标签、便签纸、信纸、橡皮擦、圆珠笔、修正液等；二、耐用易耗品计算机、订书机、打孔机、剪刀、笔筒、文件架、文件夹、合同夹、日期章、直尺、算盘等；三、办公设备耗材电池、墨盒、色带、复印纸等；四、办公印刷品公司内部各种管理表格与单据；五、声像类录音带、录像带、摄像带、胶卷、光盘、CD等；六、其他类；（二）办公用品的申购一、办公物用品的申购保管统一由财物部负责，并根据库存量于每月25日填写申请购物单予以组织采购补充，标明品名、单位、数量、规格和型号，呈报总经理批准；二、特殊办公物用品的申购由使用部门向行政部出具办公物品申购单并经其审核后呈报总经理批准（如电脑的购买，根据工作性质不同，电脑使用配置也不一样，须按此程序审批购买）；（三）办公用品领用一、行政部在公司每位员工入职时为其一次性提供符合规定的全月办公用品，并设立“个人办公物用品领用台帐卡”，此台卡由财务部统一保管，供每月登记办公物用品情况之用；二、“个人办公物用品领用台帐卡”有一定的月度领限额（另案讨论）；三、个人先向行政部申请，由财务部登记发放；附个人办公物用品领用台帐卡；四、各项办公物用品的发放数量有一定的基准，且因工作性质、职别的不同因人而异使用人可根据个人自身需求领用，具体如下五、发放办公物品时，财务部应如实填写“个人办公物用品领用台帐卡”，经用人签字确认后；六、办公物用品的领用分个人使用和部门使用两种，凡部门使用的办公物用品，各部门负责人应指定专门人领用并保管，其领用明细记入“个人办公物用品领用台帐卡”；七、做好每次办公物用品的库存帐；（四）办公物用品的使用与保管一、爱惜办公物用品，最大程度地节约使用耗材杜绝浪费行为；二、妥善保管好个人的办公物用品，未经同意，不得擅自使用他人办公物用品，借用他人办公物用品要及时归还；三、办公物用品严禁带回家私用；（五）办公物用品的移交一、耐用易耗品属于办公物用品的移交范围，员工离职时应交还行政部，如遗失或因个人损坏，则由个人或部门赔偿；二、耐用易耗品如发生故障或自然破损，应到行政部申请以旧换新；财务部认真做好办公物用品的月库存帐，控制好各部门的使用开支，并于每月底进行办公物用品盘点，做到帐物相符，帐帐相符；第九章会议管理制度概念会议是一种有组织、有目的地把人聚集起来商讨或安排工作的特定的公共工作方式。会议管理制度是一项对全企业行政会议进行统一管理、有序安排并对会议决议的执行情况进行监督的管理制度。设计依据（1）为各部门提供良好的条件和服务让其愉快的工作；（2）事事有结果，事事有监督；（一）会议室的申请与安排一、各种会议的召集单位负责人确认后填写会议申请表交行政部统一安排；二、依会议级别和性质的不同，1、2级会议的申请须提前一星期进行；3级会议须提前3天进行；4级会议原则上一经确定不再更改，如遇节假日则提前1天知会各相关部门，如临时变更或取消亦须提前1天知会相关部门；5级会议的申请须提前1天进行；6、7级会议的申请须提前2天进行。（以上规定，紧急情况除外）；三、行政部在接到各职能部门的会议申请表后，应在3小时内对其做了安排并知会申请部门；四、各级别会议须服从公司统一安排，各部门小会不应与公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从整体的原则，行政部有权根据会议级别、会议性质和会议的紧急程度统一平衡并编制会议计划；（二）会议的通知一、1、2、3、4、5级会议由行政部秘书负责，6、7级会议由召集部门设专人负责；二、行政秘书或召集部门在发布会议通知时应将会议刊时间、地点、主题、相关与会人员及资料等交待详尽；（三）会议纪要的编写与发放一、会议纪要的编写有统一的格式，各部门均须参照执行；二、1、2、3、4、5级会议之会议纪要均由行政部秘书负责整理；6、7级会议由召集部门设专人负责整理；三、各级会议之会议纪要须在会后24小时之内整理完毕，编写会议决议记录表，取得与会成员的签字确认后统一交办公室秘书呈办公室主任审查，报总经理审批发放；四、会议纪要的发放及会议决议的执行跟踪均由行政部秘书负责，发放时填写文件签收记录，并由接收人签收，办公室有权随时检查和督促各项决议的执行、落实情况，并及时向总经理反馈；五、会议纪要作为公司重要文件，备忘已研究决定的事项，明确参加会议的全体人员（3级会议采取张榜公布的形式）。以便对照核查落实；六、3会议纪要和备案内容包括以下四方面会议室的申请、会议纪要、公文处理审批单、会议决议执行记录表；E14PXFONTFAMILY宋体,VERDANA,ARIAL,HELVETICA,SANSSERIF“第十章保安及保洁管理制度一、保安工作管理规定目的是为维护公司财产安全、防盗、防破坏、维持正常办公秩序，结合公司的实际情况，特制定本规定；（一）、保安人员的服务标准1、着装（1）除不宜或不需要着装的情形外，在工作时间必须着统一的制服，因事外出着便装；（2）制服要干净整齐、不披衣、敞怀、挽袖、卷裤脚、穿拖鞋或赤足、不露通讯工具、钥匙扣、纪念章等个人物品；2、仪表（1）值班时仪表端庄，精神饱满；（2）不染发、不留长发、大鬓和胡须；3、行为举止（1）动作规范、举止文明、大方；（2）着装时手不插入衣兜、不搭肩、挽臂、吃东西、嬉戏打闹；（3）自觉遵守深圳市文明公约；4、语言工作中讲普通话，使用简洁，准确的规范用语，接触客户时要说话客气，多用礼貌用语；5、岗位纪律（1）在法律和制度规定的范围内开展保安服务工作，不超越职责权限；（2）严格执行岗位职责，不脱岗、空岗、串岗、上班时严禁喝酒；（3）不刁难客户，不动用客户用品和接受客房且赠礼；（4）有重要情况要妥善处理并及时上报、不迟报、漏报、隐瞒不报；（二）工作职责及相关标准（1）做好公司办公区域的定期巡逻检查工作，巡查发现和报告不安全隐患，如仓库有无异常，如出现冒烟、水、气、火等，对正在发生的不法行为，违反公司规定的行为予以制止并上报，对进出可疑人员进行询问；制止员工的违纪和暴力行为。（2）门卫检查和服务工作A对来访人员应做好登记，并引领到接待室，未经上级同意不得准入公司员工办公区域，严格遵守出入物品管理规定，对外出货物要检查核实无误后才放行。B对双手提拿重物的顾客，在进出大门有困难时，主动上前提供帮助。C上下班时准时开关电灯，下班后检查门窗是否关闭，发现安全隐患及时上报并处理。（3）做好消防安全管理工作，定期检查消防器材及设备的使用状态，并做好记载，发现问题及时处理，消除各种使用安全隐患；（4）消防系统及设备的保养维护、申购与验收工作；（5）做好值班及交接班记录，发现问题及时上报，如遇突发事件，保持镇静、稳定局面、控制事态扩大，除及时报告公司主管部门以外，第一时间与当地派出所联系或拨打“110”报警；（6）协助维持员工上下班打卡秩序，检查是否有代打卡现象；二、保洁工作管理制度目的是为了美化环境，给顾客和员工提供一个清洁、文明、舒适、满意的工作环境，特制定本规定1、生区域范围；（1）公司办公区域的地面；（2）天顶；（3）灯具（4）卫生间；（5）门窗、墙角；（6）会议室、接待室、总经理室、董事长室；（7）其它；2、服务要求（1）着装干净整洁，便于清洁打扫卫生工作；（2）工作认真、细致、负责；（3）遵守公司相关管理规定，上班时间不脱岗、空岗、串岗、闲聊；3、工作职责（1）负责公司办公区域的清洁卫生工作；（2）负责公司办公区域内的绿化环保工作，定期负责花草、树等的浇水施肥日常保养工作；（3）负责每天垃圾的清运整理工作；（4）定期开展消毒灭害工作；4、工作标准（1）保持地面无烟头、纸屑及杂物，无污染有光泽；（2）公共设施表面无明显灰尘，不锈钢表面光亮无污染，玻璃门无水迹、灰尘；（3）卫生间A无烟头、污渍、积水、纸屑；B天花板、墙角、灯具目视无灰尘、蜘蛛网，墙壁干净；C便器洁净无黄渍，室内无异味、臭味；（4）垃圾桶日产日清，不允许堆满溢出的现象发生；（5）定期（每月一次）用消毒药水冲洗所用垃圾桶及工具；（6）每月一次用消毒液对整个办公区进行消毒；（7）要求做到卫生无死角，勤清扫；第十一章安全生产及消防管理制度目的是加强公司消防及安全生产管理，预防安全事故的发生，维护公司生产经营活动正常有序进行，有效地保障公司生产劳动人员的健康安全；特制定本制度；（一）原则A安全第一，预防为主的原则；B生产服从安全的原则；C奖罚结合的原则；（二）安全生产管理组织及职责安全是关系到公司经济效益和社会效益的重要因素，为此公司建立安全管理组织机构，成立安全管理委员会，明确职责，加强安全生产的专项管理；（1）组织机构A公司生产制造总监为安全管理委员会主任，是公司安全生产第一责任人，各部门负责人为安全管理委员会委员，分为生产安全工作组和消防安全工作组B结构图（2）安全委员会要认真履行以下职责A制定公司安全的生产计划；B组织消防及安全生产知识的培训教育；C制定和完善公司安全生产措施，规范各种生产操作流程；D公司消防安全生产管理的检查和监督；（三）设备、电器（线）及操作管理（1）各种生产设备的运行，坚持“不超负载，带问题运行”，确定专人进行设备的定期检查、维修和保养，并做好检查维修记录，发现问题及时整改，严格落实专人负责专人管理的规定；（2）电器（线）的使用，由专人按照电器使用的安全规定操作。加强插座、电源、开关、电线、插头等的绝缘性和不良性的检查，如线路老化、受潮、绝缘层损坏或配线方式与实际使用场合不符而导致漏电。铺设电线要求整齐有规则，严格按照规范进行；（3）所有设备设施、电器的使用，必须按照安全使用说明进行规范操作；（四）易燃易爆物品及仓库管理（1）对易燃易爆物品，要贴上明显标记，按照运输贮藏的要求分区域进行放置保管，严格按照使用要求进行使用，如焊接工作必须远离易燃易爆物品；（2）仓库货物的摆放，要分类分区域整齐摆放并贴上标示，保持仓库内通风，湿度、温度要适宜，危险物品要与其它物品隔断并贴上明显标记放置，定期检查危险物品的保质期限及保质要求。如过期，应及时报告并提出处置措施；（3）仓库保管员制定严格的仓库保管管理条例，仓库保管员是仓库物品安全管理的第一直接责任人；E14PXFONTFAMILY宋体,VERDANA,ARIAL,HELVETICA,SANSSERIF“（五）通道走廊（1）保持通道走廊畅通，严禁在通道走廊堆放物品；（2）工作时通道门严禁上锁；（3）安全通道应贴上标示，保持畅通，严禁在消防黄线内堆放物品，堵塞安全通道；（六）消防管理（1）消防器材（灭火器、消防栓、安全指示灯等），由专人负责保管和日常维护检查；（2）制定消防安全平面布置图，严格按消防管理规范要求，合理布置摆放消防器材，逃生通道贴上明显安全逃生标识；（3）在消防安全工作组的领导下成立五个小组（人员以体力及需要确定，报公司安全委员备案）；A警戒组报警并保持现场，由当班保安担当,火灾发生时迅速报警并立即截断电源，导引消防车及消防队员，迅速找开各通道及疏散口，维持秩序，严防趁机偷盗和破坏；B消防组即灭火组，当听到火灾报警时，消防组成员立即携带消防工具（灭火器），迅速赶到现，有组织有计划地进行扑救（人数10人）；C急救组如遇人员围困或灭火队员受伤，迅速组织抢救，移至安全地带（人数4人）；D抢救组协助消防组灭火，在前线消除障碍物，抢救高危物品，重要物资转走疏散（人数视具体情况而定）；E疏散组在外围与抢救组、急救组配合，疏散围观人员和物资产品；（4）通过培训使公司全体员工会使用各种消防设施及器材；（七）安全检查及教育培训（1）安全检查员会每月在公司范围内进行一次安全大检查，做好检查记录，发现问题及时提出整改意见，责任到人。检查内容包括各种设备设施的性能和状况，各种操作规程的完善和执行等情况；（2）加强对员工安全消防知识的培训和教育，树立“安全人人有责”的观念，进行安全的知识的专项讲座，知识问答。加强一线生产操作工人实际操作流程的培训力度，并严格把关；（八）奖罚规定公司将对安全方面有突出贡献的人或团体给予安全奖，对违反消防及安全生产规定，违反操作流程，不重视安全生产疏于管理的人将给予处罚，构成刑事犯罪的将移公安机处理；第十二章保密管理制度一、适用范围公司范围内与保密相关的工作内容，具体范围见条例细则；二、目的为确保公司的技术、经营秘密不流失，维护企业的经济利益，根据国家有关法规，结合企业实际，特制定本条例。三、条例细则1、总则保密工作遵循“突出重点，积极防范”的方针，坚持“内外有别，既便利工作又确保秘密”的原则，准确划分保密范围，确保公司核心机密安全同时有控制地放宽非核心秘密，使保密工作更好地为公司生产、经营服务。2、保密范围和密级划分密级划分按其重要程度、技术水平及失密后危害大小，公司密级划分为绝密、机密、秘密三级。绝密是公司秘密中的核心部分，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。主要包括（1）经营决策、广告策划文书、市场调查与预测报告、促销方案、新产品开发计划、公司投资计划等；（2）主导产品配方、工艺关键以及达到或超过车内先进技术水平的先进技术、产品、科研成果、设备等核心机密；（3）通过秘密渠道引进的技术、设备、产品、样品、手段和来源等；（4）产品成本及其利润等财务资料；机密是公司秘密中比较重要的部分，一旦泄密，将给公司造成严重的损失，主要包括（1）公司经营战略，远景规划，财务账簿，销售网络，总结计划；（2）反映公司生产能力的方案、计划及特殊原材料等情况的计划、统计事项、产品试验报告、检验报告等；（3）新产品开发项目，有成效的技术革新、发明创造、工艺方案及公司发生的重大技术质量问题；（4）公司财务、营销管理制度、目标管理方案、月度运行报告等；（5）公司人事档案、工资、公司总体组织架构包括生产线、委外加工、各市场部人员运作方式等；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。如员工档案，一般性合同、员工工资、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。凡是对内部公开，对外部保密的文件、资料，作为内部资料也可不划分密级；密级的规定由起草文件或涉及密级资料的部门承办人员提出密级划分意见，然后经部门分管总监批准，划分为绝密的产品、技术资料、文件由总经理审定；密级的调整，应根据公司发展状况和保密时限，由行政部会同有关部门进行调整，报运营总监审核，总经理核准，文件资料和密级变更或解密后应及时通知有关单位，规定有保密期的文件到时自动解除密级；3、文件、资料的保密一切秘密公文、图纸、资料应准确标明密级，在拟稿、打字、印刷、复制、收发、承办、借阅、清退、归档、移交、销毁等过程中，均应建立严格的登记手续；绝密级的技术，经营资料，只限于总经理批准的直接需要的部门和人员使用，机密级的文件资料，限于总监批准的需要部门和人员使用。使用部门和人员必须做好使用过程的保密工作，而且必须办理登记手续；机密以上文件、资料原则上不准复印；4、电话、计算机的保密通话内容不得涉及秘密存有涉及秘密内容的计算机网络、外存储设备、磁盘等应按秘密文件资料管理，并采取相应加密措施；计算机网络使用按有关计算机使用规则管理；、对外宣传、通信、会议的保密公司宣传媒体不得涉及公司秘密，如对某一具体事项不能确定是否需要保密，应由先部门经理审定；召开秘密性会议，要严格控制会场，会议内容要记在保密本上（会后收回），如需参阅，另办借阅手续；6、对外往来的保密所有密件一律不准外单位人员借阅，本公司人员亦不得代为转阅；外单位人员来公司参观、学习，应由行政部规定接触范围，并指定专人陪同，不准外单位人员随意进入涉密区域；对外交往中一旦发现失密、泄密问题，必须立即报告公司领导，及时采取补救措施；7、保密教育和检查各部门、各班组要经常性地对员工进行保密教育和检查，对新进员工必须事先进行保密教育，学习保密条例；员工必须遵守下列保密守则（1）不该说的秘密，绝对不说；（2）不该问的秘密，绝对不问；（3）不该看的秘密，绝对不看；（4）不该记录的秘密，绝对不记录；（5）不在非保密本上记录秘密；（6）不在私人通信中涉及秘密；（7）不在公开场所或家属、亲友面前谈论秘密；（8）不在不利于保密的地方存放秘密文件资料；（9）在秘密要害岗位工作和接触秘密的人员，要先审查后使用；8、奖惩（1）对保密工作作出贡献，具有下列条件之一的单位和个人给予奖励、晋级提薪A、一贯严格执行保密条例，坚持原则，坚决保护公司秘密者；B、发现他人失密、泄密或出卖公司秘密，能及时举报，采取补救措施的；（2）出现失密、泄密问题、视性质、情节的不同，给予通报批评、罚款、降级直至开除A、为谋取私利，将公司秘密通过种非法手段卖给别人，使公司利益遭受较大损失者；B、在工作中违反保密规定，造成秘密失窃者；C、保密观念淡薄，警惕性不高，致使秘密失窃者；9、泄密泄密是指下列行为之一（1）使公司秘密被不应知悉者知悉的；（2）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明不应知悉者知悉的；第十三章车辆管理制度目的是为了加强车辆的统一管理，安全管理以及有效营运，特制定本制度。一、车辆调度管理规定（一）目的充分利用现有车辆资源，提高车辆运行效率，加强车辆调度管理，更好地服务用车单位；（二）适用范围（1）公司各部门，公干（重要之急事且距离较远）外出借调车之用；（2）公司范围内组织，活动时公用；（3）总经理特批事项之用；（三）车辆使用申请及调度审批流程（四）车辆使用及调度规则（1）用车部门请提前一天提出申请，临时性、紧急性事件除外），并填写派车单，经部门主管核准后送行政部排配；（2）车辆调度原则上以派车单送达之先后顺序及办理事务轻重缓急之程度安排车辆；（3）车辆经调派外出后，用车人员务必掌握好用车时间及办事效率，原则上不得超时用车，若因特殊情况需延时用车，须提前与行政部联络，并经许可后才能继续用车。否则司机有权按预计时间返回公司；（4）车辆外出驾驶人员必须按法律规定之行车条文行驶，并按规定停放车辆，用车人员不得指使司机超速行车，违章超车，随意停放，否则由此发生的后果由司机及用车人员自行承担；（5）车辆使用完毕，用车人员请于行车日志上签署，并确认用车时间、里程数及所花费用（停车费、过路费）以作费用分摊依据；（6）每天1700以后用车，请于当日中午1200前递交派车单，星期天需要用车的部门请于周六上午1130前递交派车单，以便合理安排司机（特殊情况除外）；（7）特殊情况用车（员工急病、工作抢救、报警等非常事故），可先行通知司机出车，再由保安或相关人中报行政部；二、司机管理规定1公司司机必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理规则，并遵守本公司其他相关的规章制度。车辆的有关证件及保险资料统一由财务部负责保管，司机行驶必带的相关证件，由专任司机负责保管；2司机应按公司行政部签发的派车单执行公务，凡无派车单或既无派车单又未经公司领导同意擅自出车的，对司机罚款50元。如途中调遣用车的须经行政部批准执行，回后补办派车单；3专任司机是安全责任的具体责任人，出车前（后）司机都要例行检查车辆刹在制动装置和方向操纵装置等主要机件，并检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常。发现不正常要立即检修或加补，坚决杜绝带故障出车的现象；4司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养和维护，每周六用半天时间对自已所开车辆进行检测和检修，确保车辆正常行驶