沈阳东大阿尔派公司采购流程管理(doc 14)

中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM采购流程管理文件编号NW607103生效日期2000320受控编号密级秘密版次VER10修改状态总页数14正文6附录8编制李晓锐审核韩冬梅批准孟莉中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM股份有限公司文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期采购流程管理VER10P3/6目录1目的2适用范围3术语和缩略语4规定内容41供方的评定42采购活动的触发43采购实施44采购验收5引用文件51NW607101合格供方评定办法52NW607104采购验收规定53NW607105库房管理规定6质量记录61NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表”62NR607103B“设备采购通知单”63NR607103C“合同执行本地采购申请单”64NR607103D“送货验收单”65NR607103E“设备直发（自采）验收单”66NR607103F“产品返修单”附录购货合同采购流程管理VER10P4/61目的规范采购流程，明确采购责任，对采购过程进行控制，确保本公司所采购的产品/服务满足规定的要求。2适用范围21适用于本公司各部门在软件产品和软件项目开发过程中所需要的，且影响软件开发质量的产品/服务（以下简称内部自用品）的采购。22适用于根据软件及系统集成合同为客户采购的产品/服务。3术语和缩略语31直发为缩短交货期和节省运费，采购部门按照合同执行员申请将设备直接从供应商处发给用户或分支机构。32自采为缩短交货周期，当地采购价格合理，并能得到更好的服务，驻外分支机构在当地进行的采购行为。33购货合同采购部门就采购内容与供方达成的协议。合同文本包括购货合同、采购订单、及对方提供经我方认可的合同。4规定内容41供方的评定411批准采购的产品/服务应从合格供方采购。采购部门负责按照NW607101合格供方评定办法对供方进行评定，只有经过评定合格的供方才能成为我们的合格供方。412常用产品采购部门应按照比质比价原则，评定两家以上合格供方。413为合格供方建立档案。进行动态管理，监督检查，对不合格供方及时通报。414将评定结果及时反馈给供方，以便更好地培养和确定供方，与其建立良好、稳固的关系。42采购活动的触发421总部采购1）内部自用品的采购采购员根据设备管理部门提交的并经主管负责人审主管副总经理批准的“东大阿尔派自用设备申请表”，进行内部自用设备的采购；2）合同采购根据公司与用户签定的合同中有关采购产品/服务的规定，由合同执行员负责填写“设备采购通知单”，经其部门负责人批准，直接向采购员申请采购。422自采对于自用及合同中的设备，驻外分支机构可以根据需要向合同执行员提交“合同执行本地采购申请单”，由其组织相关部门进行评审，并将评审结果反馈给采购部门及申请部门。采购员接到合同执行员反馈的同意自采的“合同执行本地采购采购流程管理VER10P5/6申请单”后方可执行。43采购实施431采购员根据已批准的“东大阿尔派自用设备申请表”或“设备采购通知单”进行采购。432实施采购时，采购部门应与合格供方签订书面购货合同。购货合同须经采购部门负责人审查后，由法定代表人或其授权代理人签字生效。合同金额在10万元以上，由公司总经理或授权主管副总经理签字；合同金额在10万元以下，由采购部门负责人签字；不允许未经授权及超越权限在合同上签字。433采购员依据购货合同跟踪采购活动。采购的执行情况与购货合同要求不一致时，采购员应及时与供方协调解决，并反馈给合同执行员以采取适当的措施。434采购部门接到设备直发申请后安排发货，并将“设备直发（自采）验收单”传真给用户及分支机构，然后凭“设备直发（自采）验收单”及NR607105C“商品出库单”办理入库手续。435采购部门收到合同执行员已经评审并批准的自采申请后，区分不同情况付款。1）金额2000元以下，由办事处从备用金中支付，待发票返回后，报销付款。2）金额2000元至50000元之间，区分情况付款给办事处或供应商。3）金额50000元以上，由采购部门直接与供应商签订合同，并直接付款给供应商。44采购验收441采购产品到货，可先将其放入库房收货区待检，采购员填写“送货验收单”通知检验员对所购产品进行验收。442检验员按照NW607104采购验收规定负责采购产品的到货验收，并将验收结论填写在“送货验收单”上。由库房管理员负责保存和管理“送货验收单”。443验收通过后，采购员办理产品入库手续。444验收不合格的采购产品，检验员应将该产品存放在库房的不合格区，并及时将该产品的“送货验收单”交采购员备份。采购员负责按购货合同中的约定处理。445产品返修需经检验员/采购员故障确认，由采购员负责按购货合同中的约定处理，同时保证产品的及时返回并加以记录。446直发（自采）设备验收由驻外分支机构负责，验收通过后，将“设备直发（自采）验收单”提交采购员，由采购员转交检验员签署处理意见。5引用文件51NW607101合格供方评定办法52NW607104采购验收规定53NW607105库房管理规定采购流程管理VER10P6/66质量记录61NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表”62NR607103B“设备采购通知单”63NR607103C“合同执行本地采购申请单”64NR607103D“送货验收单”65NR607103E“设备直发（自采）验收单”66NR607103F“产品返修单”附录“购货合同”东大阿尔派自用设备申请表记录编号NR607103A申请部门采购期限联系电话设备名称配置及性能描述申请数量备注申请采购清单用途说明申请人签字/日期部门负责人意见部长签字/日期主管领导意见主管领导签字/日期采购仓储部执行情况经办人签字/日期1本页不足记述设备配置及性能要求时，可以有附页，格式自定。总页数包括本页与所有附页。第页/共页设备采购通知单记录编号NR607103B通知时间年月日销售合同编号合同名称项目名称签定部门签定人联系方式项目负责人项目所属行业采购部合同管理员接到日期合同采购清单序号采购产品/服务名称/型号A数量B采购期限C出厂价D交货日期E交货地点F采购人（G）购货合同号H执行情况说明营销网络管理合同执行部采购仓储部1清单左侧A、B、C项由销售合同管理执行员填写，右侧D、E、F、G、H项由采购人员填写。2如客户有特殊需求，销售合同执行员须在“说明”中注明。第页/共页合同执行设备本地采购申请单记录编号NR607103C通知时间年月日销售合同编号合同名称项目名称签订部门签订人办事处负责人设备采购清单序号采购产品名称/型号数量采购期限自采单价供应商名称合计发票类型一般发票增值税发票营销网络管理合同执行部意见签字/日期采购部意见采购部意见签字/日期自采原因主管领导意见签字/日期说明特殊合同需本地自采，先填写此表传给销售合同执行员，领导批准后方可执行。送货验收单记录编号NR607103D日期年月日厂商名称商品编码货物名称数量描述单价采购通知单编号备注验收标准采购验收规定条款环境确认硬件正常不正常软件正常不正常方法和结论处理意见采购员库房管理员检验员第页/共页附录设备直发（自采）验收单记录编号NR607103E检验日期购货合同编号通知日期供应商名称电话联系人到货地点预计到货日期商品编码（A）货物名称（B）预计数量C实到数量D箱号E单位F单价G采购通知单编号H备注验收标准采购验收规定条款环境确认硬件正常不正常软件正常不正常验收方法和结论1外包装及设备外观是否完好是否2随机资料是否齐全是否3型号配置是否正确是否4自检通过加电不加电通过未通过验收机构印鉴或负责人签字验收机构检验人处理意见库房管理员采购员1该通知单A、H项，由采购仓储部填写。B、C、E、F、G项，直发时由采购仓储部填写，自采时由申请部门采购人员填写，D项由收货人填写。2该通知单必须在设备到后第三天返回采购仓储部。产品返修单记录编号NR607103F日期年月日公司产品名称及配置产品编号故障现象返修期限年月日至年月日返修经手人返回日期年月日至年月日返还经手人返修验收情况验收人1采购仓储部存档产品返修单记录编号；日期年月日公司产品使用部门产品责任人产品名称及配置产品编号返修期限年月日至年月日返修经手人1产品使用/管理部门存档。购货合同签约地点签约时间购货合同号甲方（买方）股份有限公司乙方（卖方）地址沈阳市和平区三好街84号（110003）地址电话02423841748电话传真02423848540传真甲乙双方本着共同合作，互利互惠的原则，经过充分协商，关于甲方购买乙方设备达成如下协议一、产品名称、型号、数量、单价、总价序号产品名称描述数量单价合计总价（大写）二、交货时间及地点三、包装标准及品质保证要求原厂包装，货物外包装整洁，完整并适合长途运输。乙方必须保证合同中的产品为公司生产的全新的合格产品。如甲方发现收到的货物与合同要求不符，乙方应当接受甲方的退货，并赔偿甲方由此造成的一切经济损失。四、付款方式五、保修方式六、违约责任乙方在本合同规定的交货时间内未将货物交与甲方指定地点，每逾一天交货，按总金额的1付甲方违约金。甲方货到经检验无误后，未能在本合同付款期限内将货款付于乙方指定帐号内，则从应付之日起缴纳滞纳金，每逾