铁路项目物资集中采购供应方案实施细则(讨论稿)9.14解读

目录第一章总则1第二章工作机构及职责1第三章集中采购供应的物资种类3第四章计划管理3第五章采购管理3第六章合同管理3第七章供应管理3第八章验收与交接3第九章质量管理3第十章结算与支付3第十一章供应商管理3第十二章工作机制3第十三章评价考核与效能监察3第十四章附则3第一章总则第一条目的为规范铁路项目物资集中采购供应工作，实现“保证质量、保障供应、降低成本、提高效益”之目标，根据中国中铁铁路项目物资集中采购供应实施方案（下简称“实施方案”），特制定本细则。第二条原则本细则遵循“分工合作、集中统一、效益共享”的原则。第三条目标1保证质量根据ISO9000质量管理要求，建立物资质量管控体系，坚持“源头把关、过程控制、精细化管理”要求，强化各个物资管理环节的质量监控，杜绝不合格物资流入现场，力争集采物资合格率达到100。2保障供应科学组织，平衡供需，集采物资供应保障率力争达到100。3降低成本集采物资综合采购成本受控。第二章工作机构及职责第一条组建股份公司铁路项目物资集中采购供应工作小组（以下简称“工作小组”）。工作小组职责1制定并发布项目物资集采实施方案；2组织召开实施方案推进会；3批准采购方案；4批准招标采购和竞争性谈判结果；5建立工作联系机制，根据物资集采进展情况，适时组织召开联席会，协调解决集采过程中存在的问题；6对项目集采情况组织检查、监督、评价、考核。第二条股份公司授权中铁物贸组建“中国中铁股份有限公司铁路项目物资集中采购供应中心”（以下简称“物供中心”），物供中心在工作小组的领导、指导和监督下履行下述职责1贯彻执行股份公司物资管理有关规定和建设单位管理要求，结合实际制定物资集采方案的实施细则，并组织实施；2负责制定物资管理的相关制度和办法，规范物资集采行为，提高物资管理水平；3负责汇总、审核物资需求总计划及年度需求总计划，并建立执行情况统计台账，对计划进行动态管理；4制定采购方案，编制批次采购建议计划；5组织市场和现场调查，掌握物资供求状况和市场行情，建立价格和供求关系信息库；6根据批准的采购方案和批次采购建议计划，组织落实公开招标、竞争性谈判、战略采购、专项物资采购；7根据市场和现场的地材资源情况，采取自主投资、联合建厂等方式建立可自主掌控的地材资源渠道；8采取线上和线下方式组织合同签订，建立合同签订、履行等统计台账，掌握合同兑现情况。建立履约保证金（保函）统计台账，加强履约保证金（保函）管理；9根据项目部提供的物资月度用料计划，编制、下达物资月度供应计划，并做好供需衔接；建立物资月度供应计划台帐，对计划进行动态管理；10建立全线收发存动态统计台账，掌握库存分布和规模，开展调度调剂和退厂工作，做到工完料清；11审核结算凭证，建立进销项发票台账和结算统计台账，按照日清月结要求加强结算管理；12根据股份公司物资集中采购资金融通与支付管理规定，统筹谋划集采物资资金，加强资金预算管理；13建立质量监控管理体系，编制集采物资的质量监控方案，明确质量监控要素和责任，细化和落实质量监控措施；建立构成工程实体物资各项主要技术指标标准和实测结果统计台账，绘制质量指标趋势分布图；14制定供应商、物资站、项目部物资部考评实施细则；15指导、检查、评价各单位物资集采工作；16加强物供中心本部文化与形象建设，加强安全管理，制定并坚持24小时值班制度；17建立工作联席机制，负责组织联席会议的召开；18加强信息管理，积极探索现代化管理手段和方法在项目物资集采管理工作中的运用。第三条中铁物贸委托各参建二级公司物资公司组建物资站，物资站在物供中心和各局物资公司的领导与指导下，履行下述职责1参与市场和现场调查，掌握市场资源和供需情况；2负责搜集施工单位提报的各种物资计划，按要求及时上报物供中心；3根据供应计划，积极走访施工现场，根据工程进度及库存情况，合理安排物资进场时间和数量，组织供需衔接；4掌握到场物资验收动态，及时反馈存在的质量、数量问题，参与质量、数量问题的处理；5负责收集进场物资按检验批检测的质量情况，建立检验批质量检测台账；6及时掌握标段内物资收发存动态，建立本标段物资收发存动态统计台账，掌握库存分布；7负责协调物供中心集采物资到达施工现场交接凭证的签字确认，定期向物供中心反馈凭证，建立凭证管理台账；8选派品德优良、业务素质过硬的人员进驻物供中心，参与物供中心的物资集采业务工作；9参加联席会议。第四条各项目部物资管理部门在铁路公司、集团公司物资管理部门和物供中心的业务指导下，履行下述职责1根据铁路公司物资管理有关规定、股份公司物资集中采购实施方案和本细则，制定本项目物资集中采购供应管理细则，报物供中心核备；2按时提报物资需求总计划和年度需求计划、月度用料计划；3参与物供中心招标和竞争性谈判采购，负责招标文件关于物资技术规格书的编制和对商务文件的评审，签订合同；4按照要求规划、建设物资仓储设施并负责进场物资的验收和保管；5建立物资台帐，实现物资质量的可追溯性；6按时向物资站上报有关进场物资的消耗、库存、使用及节超情况；7及时协调、解决、反馈物资供需过程中出现的问题；8遵照股份公司中国中铁股份有限公司物资集中采购资金融通与支付管理办法（中铁股份财务201513号）文件要求，在股份公司财务公司开设帐户，做好集采资金的归集与支付；9参与供应商信用评价工作。第三章集中采购供应的物资种类根据中铁股份物资2014171号文件规定及蒙西华中物管201471号文件中对物资采购权限的划分，除甲供、联采物资外的自购物资，均纳入股份公司铁路项目集采物资范围内，集采物资种类参见附表1。第四章计划管理第一条集采物资总需求计划及年度需求计划（一）编制与提报1项目部物资管理部门自实施方案发布之日起10日内，依据分工号主要物资需用量明细表编制集采物资的总需求计划表（参见附表2），并建立主要物资总量控制台账，作为整个项目物资采购控制依据。当发生设计变更时，物资管理部门据此调整主要物资总量控制台账的控制数量。2自本细则发布之日起5日内，依据年度施工组织设计计划，编制2015年度物资需求计划表（参见附表3），经审核后加盖单位或部门公章、分管领导签字（签章）后报物供中心，同时抄知物资站，每年11月30日前提报下年度物资需求计划。年度需求计划是批次招标采购的依据。（二）计划的调整施工单位应保证需求计划编制的严肃性和准确性。除设计变更、年度施工计划调整外，原则上需求总计划和年度需求计划不做调整。确需调整时需经物供中心同意后方可，调整幅度控制在正负15。第五章采购管理第一条物资采购计划以及采购方式物供中心依据各项目部提报的年度物资需求计划进行汇总，属于招标采购的编制招标采购建议计划（参见附表4），属于竞争性谈判的编制实施方案，属于战略性和专项采购的编制计划，一并上报工作小组，经工作小组批准后组织实施。第二条物资招标和竞争性谈判采购1物供中心负责组织编制和评审招标和竞争性谈判商务文件，各项目部负责编制和评审技术性文件；招标和竞争性谈判文件须报工作小组批准后由物供中心在股份公司招标平台以及相关网站公告。2包件划分原则上具备招标规模的一个标段一个包件，个别包件数量较小的可以合并包件。3评标委员会的设置原则上一个包件设置一个评标委员会。主任物供中心负责人；副主任项目分管物资的副经理或物资部门负责人；当出现合并包件时，副主任由数量相对较大的项目部担任。专家5人，按照规定从股份公司专家库抽取；监督由工作小组报请股份公司纪委派人参加，如有需要物供中心报请甲方派人参加；4定标原则鉴于铁路集中采购供应的物资大多是成熟定型的工业产品，因此定标原则为经过评审的合理最低价原则。5招标工作结束之日起3日内，物供中心根据评标委员会推荐的中标候选人上报工作小组，经批准后进行中标公示，发出中标通知书。竞争性谈判比照上述程序，但成交原则为最低价原则。第三条战略采购1根据实施方案自本细则发布之日起10日内，由物供中心召集中石油铁工油品销售有限公司、各项目经理部物资部门负责人召开石化产品集采专题会，落实供需组织方案。2根据实施方案自本细则发布之日起10日内，物供中心洽商外加剂生产企业制定外加剂集采供应实施细则，召集外加剂生产企业、各项目经理部物资部门负责人召开外加剂集采专题会。前期，物供中心按照每一个标段不少于两家生产企业的要求，做好试验配合比外加剂供应工作。第四条地材根据实施方案，物供中心要大力加强地材自主资源渠道建设，采取独立投资建厂、合资合作办厂、统购统销等方式，做好地材的集中采购供应工作。第五条在招标采购、竞争性谈判采购没有形成供应能力之前，各项目所用材料按照下述原则办理供应商出具书面承诺，在保证质量、保障供应的前提下，结算价格按照同区段同规格物资招标采购价格、竞争性谈判价格，由物供中心统一结算。第六章合同管理第一条物供中心的合同管理1采购合同物供中心根据采购结果，及时组织合同评审，对合同进行统一编号，归档管理，合同副本抄送各物资站。2销售合同根据各单位提报的供应计划和采购合同条款，及时洽商、评审销售合同（按股份公司规定尽量统一版本），对合同进行统一编号，归档管理。3居间服务合同物供中心同中铁物贸油品公司、物资站签订居间服务合同，物供中心对合同进行统一编号，归档管理。第二条项目部的合同管理。项目部根据上级主管部门要求，组织合同评审，及时签订合同。第三条合同签订采购及销售合同在不具备网签的条件下由物供中心以合同订货会的方式统一组织签订，各级建立合同签订和合同履行台账。第四条履约管理（一）物供中心、物资站、施工单位应分别建立物资合同履约管理台账（参见附表8）并对履约情况进行动态跟踪管理，及时发现和解决合同执行过程中存在的问题。（二）合同变更与终止1合同因故变更时，合同双方应签订补充协议。物资合同因故变更，向物供中心提出变更申请并说明变更原因，经批准后，方可变更，由物供中心签订补充协议。2合同因故终止时，对原合同未交付的物资仍有需求，由施工单位统一报物供中心重新组织采购。（三）履约保证金管理1物供中心负责物资采购合同履约保证金管理。2合同履约完成后，按合同约定及时退还履约保证金。3供应商出现合同违约，应按照合同约定扣除履约保证金。第七章供应管理第一条物资月度用料计划（一）编制与提报1施工单位应每月20日之前编制物资月度用料计划（参见附表5），经审核后加盖单位或部门公章、分管领导签字（签章）后报物供中心，同时抄知物资站；2在编制月度用料计划时，施工单位应根据施工组织安排、物资设备生产周期和实际情况合理确定储备量、需求量，以保证物资供应。（二）计划的调整月度用料计划确需调整时（参见附表6），项目部应向物供中心及时提出并说明原因。已生产无法变更的或发货在途的物资，计划不予调整。第二条物资月度供应计划（一）编制与下达物供中心及时汇总编制月度供应计划（参见附表7），并分送供应商，抄知项目经理部、物资站。第三条供应组织与协调（一）供应商应根据供应计划，按时组织生产和发运。在发运前3天，供应商应将发运计划通知物供中心、项目部、物资站；在物资出厂后12小时内，将合同编号、车号、物资名称、型号、规格、数量及预计到达日期通知收货单位做好卸货、验收准备。（二）供应商应加强现场服务，安排专人负责现场沟通联络工作，保证供应并及时提供技术支持。第四条调剂供应当物资中标供应商不能满足现场供应要求时，调度中心负责调剂供应。（一）调剂供应以保障现场施工急需、就近调剂为原则。（二）调剂的物资须是销售合同内的物资。（三）需要调剂时，由调剂申请单位向物资站提出申请，物资站上报调度中心，由调度中心组织调剂。（四）调剂物资的结算原则以物资合同价（购入价）为准，物资从调出到调入的运杂费由调入方承担。（五）施工单位、供应商应服从物供中心的调剂供应。第八章验收与交接第一条验收管理（一）验收准备项目物资管理部门根据供应商的发货通知信息作好验收准备工作。（二）验收人员1项目部必须明确有权收料人员及其权限范围，并将其身份证明复印件告知物资站和供应商。2所有进场物资必须由有权收料人员进行验收签认。3对建设单位要求共同验收或进行旁站验收，项目物资管理部门组织技术人员、试验人员、外部专家、建设方、监理方及送货人员等相关方共同开展验收。（三）验收依据依据合同，获取合同约定的验收计量方式、验收时间、物资技术标准及允许偏差范围；国家或行业对物资验收有强制标准的还应满足相关标准要求。（四）验收验证物资进场后，项目物资管理部门组织开展进场物资的验收验证，物资验收验证的主要内容外观质量验收、资料验证、数量验收。一般物资验收验证应在24小时内验收完毕，特殊物资和大批量物资可适当延长期限，但一般应该在3个工作日内完成。1外观质量验收验收物资外观质量、规格型号的符合情况。如材料的包装、表面状态、外在形态等是否存在问题或缺陷，几何尺寸是否相符。主要的验收方法为目测、检尺等凭观察和简单工具可实行的方法。2资料验证验证质量证件和技术证件是否与实物相符；是否与合同、供货通知书和使用标准相符；是否具备有效性，包括是否在有效期内、是否由权威检测部门出具。验证的质量证明文件资料有产品出厂合格证、材质证明、试验报告单等。验证的技术证件资料有结构说明书、使用说明书、性能技术参数等。3数量验收验收规格、数量是否与送货单相符。通过地磅、皮尺等计量器具，以合同约定或通用验收标准为准，通过称重、检尺、点件或换算计算等方法验收具体数量。一般有计件、计重、按理论换算、求体积等几种形式的验收方法。（五）验收结果管理对通过验收验证的物资，收料人员在供应商的送料单上签字确认外观质量、数量，将收料人留存联留存，收料人员分类填制物资验收验证记录（参见附表9）。对已进行验收验证但未进行进场复检的物资，应标识为“待检”状态，妥善保管。第二条检验管理（一）检验通知对外加剂、砂石料等结构性材料，以及其它需要进行复检试验的物资，收料人员在完成验收验证后，应及时填写检验/试验通知单，附产品质量证明单或产品合格证、出厂检验报告原件，通知试验部门取样检验，并登记物资送检台账。（二）获取检验结果项目物资管理部门要及时向试验部门索取复检结果，并在物资验收验证记录登记检验报告号。特殊物资和需在供方处检验或由供方委外检验的物资，应在合同或技术文件中规定物资交付时需同时交付的检验报告。（三）检验结果管理1复检合格物资对进场取样送检合格的物资，标识“已检合格”，做到数量准确、质量合格、验收记录及技术证件齐全，登记进场/入库物资验收登记簿，作为库存物资管理。2对检验确认不合格的，需在物资验收验证记录备注栏注明检验不合格。第三条不合格物资管理1联系处置项目物资管理部门对因外观质量、数量等验收验证不合格或检验试验不合格批次的物资，应按要求填制验收记录（可以按照项目部所在单位ISO9000认证质量管理体系有关物资管理程序文件规定的样式填制）并单独存放、醒目标识，及时联系物供中心（物资站）、供应商处置。2处置经与物供中心（物资站）、供应商确认的不合格物资，可采取清场退货、更换物资、降级使用等方式妥善处置，项目部应及时将不合格物资相关情况及处置结果填写不合格物资评审处理记录。第四条物资保管1项目部根据物资理化性能按照经济、实用的原则修建或租用仓储设施，包括硬化场地、建库建仓建棚，砂石料必须分级配段分仓存放。2项目部根据本单位物资程序管理文件，加强在库物资堆码、分存、标识等管理。第九章质量管理第一条质量监控目标进场物资合格率100。第二条质量监控要素1责任部门物供中心、项目部、供应商对工程物资质量实行全过程监督管理，物供中心、项目部各相关部门均为质量监督工作的主体。2技术标准项目部物资管理部门在提报物资需求计划时必须明确注明所需物资的技术标准、质量要求以及产品是否有强制认证要求（如国家或行业生产许可证、国家3C认证、铁总CRCC认证、一级道砟上道许可证等），如所需物资技术复杂，还应编写专门的技术规范书加以详细说明。3质量验收所有工程物资均必须按照检验批进行严格的质量验收第三条关键质量控制点及控制措施1采购环节控制措施物供中心应对物资的规格参数、技术要求及供应商资格条件等进行严格把关，确保满足工程要求。2生产环节控制措施供应商应加强产品生产过程的质量控制，出厂产品必须检验合格，并附有产品检验合格证或质量保证书。3运输环节控制措施生产供应商应针对包装、装卸及运输环节制定并实施相应的保证措施，对采用的运输方式和运输过程进行监控。项目部负责物资到达现场后卸车过程中的质量保护或防护。本项目物资供应组织方式以直达供应为主，中转供应为辅。如果由于运输致使物资出现质量缺陷、数量短少等问题，物资站将派专人会同供应商和项目部人员共同确认，并及时协调供应商，采取修补缺陷、补充数量或调换产品等手段，以满足现场施工要求。4项目部按照有关规定，采取切实有效措施加强在库物资保管和使用过程中质量管理。本项目不实行紧急放行制度。第十章结算与支付第一条物供中心结算1进项结算物供中心按合同约定结算周期、结算价格和当期供货数量编制物资结算清单（参见附表11），供应商核对签认物资结算清单，并按其金额开具发票，之后将发票、物资发票清单（参见附表12）交给物供中心，物供中心按合同约定和有关规定扣除质量保证金后向供应商支付货款。2销项结算物供中心按照采购合同价格或合同约定的定价机制确定的价格加收1综合业务管理费，向各施工单位办理结算并开具增值税发票。第二条项目部结算项目部根据物供中心的结算清单，及时签字确认，并根据中国中铁股份有限公司物资集中采购资金融通与支付管理办法（中铁股份财务201513号）有关规定，筹措采购资金，及时足额支付。第三条中转费用对需要中转的物资由物供中心组织施工单位共同研究中转供应方案，核算相关费用，报工作小组批准后双方签订补充协议执行。第四条结算周期上月21日至本月20日为一个结算周期。每月20日物供中心编制供应物资结算清单（参见附表10）,各项目部有权签字人在结算凭证上签字，确认物资供应的数量、金额，并加盖公章作为结算的依据。之后物供中心向项目部开具增值税发票，原则上项目部月底前支付货款（不含质保金），最晚不超过次月15日。第五条逾期处理如出现逾期支付货款现象，自次月16日开始，每逾期一个月，在应支付货款的基础上加收1资金占用费。逾期原则上自发票开出之日起不超过2个月。第六条服务费结算1各集团公司物资公司设立的物资站，在项目和物供中心之间以居间服务的方式提供物流管理服务，由物供中心跟物资公司签订居间服务协议，服务费率为综合业务费的50。2居间服务费按照月度结算，上月21日至本月20日为一个结算周期。每月20日物供中心编制服务费物资结算清单（参见附表13）,各物资站有权签字人在结算凭证上签字，确认物资供应的数量、金额，并加盖公章作为结算的依据。之后由其物资公司向物供中心开具增值税发票，物供中心在月底前办理服务费支付。3各物资站对各集团公司管理费收取标准进行调整。当原有管理费超出12时，则在原有管理费基础上减去05；当原有管理费低于12时，则维持不变。第七条质保金管理物供中心应按月统计到期质保金额度，依据合同约定办理质保金支付。物资在质保期内如发生质量问题，应按照合同约定扣除质保金。第八条“营改增”物供中心必须要适应“营改增”对物资集采管理要求，按照“实物流、资金流、票据流”相一致的原则。积极稳妥的管理好货物发票、物流发票等凭证，避免不必要的损失。第十一章供应商管理第一条根据中国中铁股份有限公司物资供应商管理办法（中铁股份物资201414号）的规定和要求，构建股份公司统一的供应商资源，建立供应商准入、分级分类管理及定期考核制度，形成“统一评定、分级管理、资源共享、动态考核”的供应商管理模式。第二条自本细则发布之日起10日内，各项目部将经各集团公司评审发布的合格供应商名录抄送物供中心。第三条物供中心、项目部物资管理部门按照有关规定对供应商实行动态考核，实行黑名单制度。供应商考评细则另行制定发布。第十二章工作机制第一条物供中心（物资站）每月分标段组织召开供应协调会，协商、解决采购供应与配送中的有关问题。第二条工作小组原则上每季度召开一次协调会，解决集中采购、物流配送与资金结算中的重点、难点问题。第十三章评价考核与效能监察第一条评价考核物供中心将制定生产供应商、项目部、物资站自评互评评价体系，开展物资集采的评价工作，促进各项工作有序开展。考评实施细则另行制定发布。第二条效能监察铁路项目各级物资部门关于物资集中采购供应的各项工作属于股份公司、二级公司纪律监察部门效能监察的对象，各级物资部门相关从业人员应从严要求、廉洁自律。第十四章附则第一条本细则解释权归股份公司采购管理部。第二条本细则自批准发布之日起开始实施。第三条本细则在实施过程中如有好的建议和方案及时反馈物供中心，并由物供中心及时报告工作小组予以修订。附表1铁路项目集中采购物资分类表种类明细钢梁隔离栅栏（非钢筋混凝土类）型钢钢管钢板锚具（含精轧螺纹钢）、锚杆金属材料类预埋件外加剂（减水剂、速凝剂）矿渣粉粉煤灰土工材料（土工布、土工膜、土工格栅、土工格室等）1主要物资非金属材料声测管2专项物资石化产品（柴油、沥青、机械用润滑油及润滑脂等）3当地物资砂石料（级配碎石、中粗砂等）、道砟4辅助材料五金电料、消防器材、安全防护用品、焊接材料、橡塑制品、工器具及习惯上称作的二、三项料等备注集采物资类别，根据股份公司及铁路公司管理政策的变化适时调整。附表2铁路项目集中采购物资总需求计划表标段物资类别编制单位编制日期施工单位（公章）物供中心（公章）审核人审核人编制人日期日期说明1物资设类别按物资种类分别提报；2编制单位填施工单位全称。需求数量序号物资名称规格型号技术要求（标准、图号）计量单位总计第一年第二年第三年备注附表3铁路项目集中采购物资年度需求计划表标段计划编号物资类别编制单位编制日期施工单位（公章）物供中心（公章）审核人审核人编制人日期日期说明1计划编号例WZ2015，WZ指物资，2015指2015年度；2物资类别按物资种类分别提报；3编制单位填施工单位全称。详细情况序号物资名称规格型号技术要求（标准、图号）计量单位需求数量到货地点交货时间备注附表4铁路项目集中采购物资招标采购建议计划采购计划编号标段物资类别编制日期预算详细情况序号物资名称规格型号技术要求（标准、图号）计量单位数量单价合价交货地点交货状态及条件交货时间收货单位审核人编制人说明1采购计划编号例WZCG2015001，WZCG指物资采购，2015指2015年度，001指第1次、今后依次往后累计；2物资类别按物资种类分别提报。附表5铁路项目集中采购物资月度用料计划表年度季度月份标段计划编号编制单位物资类别编制日期施工单位（公章）物供中心（公章）审核人审核人编制人日期日期说明1计划编号例WZ2015001，WZ指物资，2015指2015年度，001指第1次、今后依次往后累计；2物资类别按物资种类分别提报；3编制单位填施工单位全称。序号物资名称规格型号技术要求（标准、图号）数量计量单位到货地点收货单位备注附表6铁路项目集中采购物资需求调整计划表年度季度月标段计划编号编制单位物资类别编制日期施工单位（公章）物供中心（公章）审核人审核人编制人日期日期说明1计划编号例WZTZ2015001，WZ指物资调整，2015指2015年度，001指第1次、今后依次往后累计；2物资类别按物资种类分别提报；3编制单位填施工单位全称。序号物资名称规格型号技术要求（标准、图号）计量单位原需求数量调整后数量增减量（，）到货地点收