图书公司运营管理工作手册

安徽省儒林图书有限责任公司2012运营管理工作手册目录一、资源管理2二、客户服务管理10三、商品信息管理11四、投标管理13五、销售合同管理15六、订单管理18七、促销管理26八、加工配送服务管理29一、资源管理（一）客户资源1客户资料管理1客户资料（包括基本信息、业务信息、交易信息）的新建和更新由销售人员（项目负责人）提交申请，由发起人直接上级初审（修正）、客服专员审核（修正）、运营管理部经理审批、客服专员执行；2销售人员（项目负责人）每个月最少对客户信息进行检查、整理、更新一次，保证客户信息的真实性；3客服专员负责公司客户信息的审核、汇总、整理和存档，建立客户档案，编制客户一览表供查阅。2客户档案建立1每发展、接触一个新客户，项目负责人均须建立客户档案户头；2客户档案标准化、规范化，掌握客户基本信息，如A客户基本信息客户名称、主要联系人员、客户基本情况等；B客户业务信息采购预算、加工要求、发货要求、合作供应商情况等；C业务交易信息合同、收订、发货、结算等业务往来记录。3客户资料的更新、修改A项目负责人每周六向运营管理部提交客户更新资料，经运营管理部经理审批后，由客服专员在系统内进行客户资料更新；B客户单位的重大变动事件、与公司的业务交往情况，均须记入客户档案；C客户年度采购预算和财务状况必须准确报告。4客户资料新建与变更申请流程图主管及以上岗位申请运营管理部经理审批执行客服专员负责客户资料建立或变更并反馈执行情况归档通知发起人发起人直接上级客服专员运管部经理运营管理部客服专员复审发起人直接上级初审退回流程说明A发起由主管以上岗位发起申请；B初审由发起人直接上级进行初审，可退回发起人；C复审由运营管理部客服专员审核，可退回发起人；D审批由运营管理部经理进行审批，可退回发起人；E执行由客服专员负责客户资料建立或变更并反馈执行情况；F归档通知发起人发起人直接上级运营管理部客服专员运营管理部经理。3客户资源管理1建立公司的客户金字塔，对客户实行分级管理。对不同的客户制定不同的服务政策，信用政策和维护政策；2开展广泛的客户调研工作，将各营销中心和各业务人员所掌握和了解的客户进行汇总。将所有的客户按活跃客户、不活跃客户、潜在客户、持观望态度客户和其它一般客户进行细分；3根据上一个会计年度与公司有业务往来的所有活跃客户业务信息，由财务部列出一个客户排序表，按照每个客户所实现的销售额和销售利润从高到低将客户名单进行排序，对公司贡献率的大小进行进一步的细分；4对活跃客户进行进一步的细分为（见图1）顶端客户（在客户排序表中排在最前位的1）、高端客户（在客户排序表中位于顶端客户之后的4）、中端客户（在客户排序表中位于高端客户之后的15）、低端客户（位于中端客户之后的80）；5对各区域目标客户市场进一步细分，因客户回款账期较长、销售折扣较低、操作成本较高、客情关系僵持、空白市场无人员维护等原因，导致营销中心无法操作的客户，统一列为专项客户由总部营销中心进行管理；6在充分调查研究的基础上，为大客户、重要客户、其他活跃客户量身定制销售策略及对不活跃客户、潜在客户和持观望态度客户定期进行专项研究，整合公司各项资源，有目的、有计划的对这些客户实行定向突破，使他们成为活跃客户。1高端客户4中端客户15低端客户80不活跃客户潜在客户持观望态度客户顶端客户图1客户金字塔4公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告运营管理部。5销售人员离职时，不得带走客户资料，营销中心负责人必须监督做好其客户资料交接、整理、归档工作。6其他细则1与客户的信函、传真，均应按公司各项管理办法记录在案，并整合在客户档案内；2重要客户（985、211工程院校）和大客户的客户资源管理工作，由销售总监进行监督和工作协调；3当销售人员离职时，运营管理部必须及时通知相关客户，并由所属营销中心负责人安排销售人员迅速跟进与客户建立联系。（二）供应商资源1供应商信息管理1供应商分类按照单位性质分为A出版机构指国家出版机构下属发行单位；B民营书商指民营图书经销公司或民营出版公司；C新华系统指国营新华系统下的发行集团、公司或书店；D个人托销指作者或产品拥有者的个人委托销售。2信息记录基础信息记录的准确性将影响到整个业务流程，所有供应商资料的新建、更新必须准确详细填写供应商信息表，提交供应商资料新建与变更申请。按照规定流程，由发起人直接上级初审（修正）、客服专员审核（修正）、运营管理部经理审批、客服专员执行信息的记录和修正。3信息更新采购人员应依据日常的业务交流，及时提交更新报告。每月对供应商信息进行检查、整理、更新一次，保证信息的真实性和准确性。4信息整理客服专员负责公司供应商信息的审核、汇总、整理和存档，编制供应商一览表供查阅。2供应商档案建立规范1基础资料字段名称填写说明备注客户编码系统管理员编制省份选择供应商所在的省份必填城市选择供应商所在的城市必填名称填写正式在工商或其他政府机构登记注册的名称必填简称或英文填写供应商名称的简称或英文名称。注意在编制简称时应注意简称规范（地名公司域名），防止简称名称重复出现。地址13地址1填写总部所在的地址。地址23填写分部或其他办公地址，在地址后面用括弧标注。例长江东路100号（发行部）必填邮政编码填写国家邮政局标识的邮政编码，可通过“中国邮政名址信息中心”查询必填电话填写单位办公电话必填传真填写单位传真电话电子邮件填写单位公布的电子邮件必填网站填写单位的门户网站收货地址填写供应商退货地址，即物流部所在地。账户填写供应商银行开户名称，注意开户名称不一定是工商注册名称。开户银行填写开户银行名称（必须是按照分行、支行、分理所（储蓄所）全称填写）银行帐号填写银行帐号税号填写单位税号状态填写供应商现在的状态无效客户未列入开发，记录基础信息基础客户列入开发范围，完善基础信息潜在客户有合作可能性或需求，完善全部信息成功客户合作成功，定期更新，典型客户合作成功，列为重点合作对象，高端客户合作成功，列为重点维护对象。必填描述按照供应商分类选择填写必填规模根据供应商的在职职工人数，选择对应规模。必填行业按照国家行业分类选择必填获得途径选择信息获得的途径（电话、拜访、EMAIL、信件、传真、内部关系介绍、外部关系介绍、研究发现或其他）必填上级单位选择填写上级主管单位，（必须先加入上级单位信息后，方可选择）客户经理选择公司分管业务人员名称必填2供应商业务联系人资料（可多填）；字段名称填写说明备注称呼选择填写规范礼仪称呼（女士、小姐、先生）必填姓名填写姓名全程，禁止填写“王先生”等之类。必填别名如果有曾用命或别名，填写。工作头衔填写该人员的职务必填电子邮件填写该人员的私人邮件信箱办公室电话填写该人员办公电话或分机号码必填住宅电话填写该人员家庭座机号码移动电话填写该人员手机或小灵通号码必填传真填写该人员使用的传真号码QQ填写该人员的QQ号码MSN填写该人员的MSN邮件地址兴趣填写该人员的兴趣爱好填写该人员的爱好联系人上级填写该人员的上级分管领导名字下属名字填写该人员的分管下属名字专长填写该人员的各类专长出生年月填写该人员出生年月日生日提醒填写该人员生日提前日提醒家庭地址填写该人员家庭住址毕业学校填写该人员最终毕业学校名称专业填写该人员所学专业籍贯填写该人员籍贯（老家）身份证号码填写该人员身份证号码（通过身份证可得知生日）工作简历填写该人员工作简历语言填写该人员常用语言3业务资料字段名称填写说明备注结算方式根据供应商结算方式将合作状态分为三种类型1先货后款按照协议进行账期结算发货。2结款发货结款超期，压货结款。3现款发货无合作协议现款购货。协议方式根据协议签订的状态分为三种类型1正式合同表示已经签订正式合同。2口头协议表示未签订正式合同，通过各种关系建立的松散型合作。3尚未合作表示未合作。供货折扣根据商品类别和供货类型分为四种类型1一般图书供货折扣指一般图书。2优惠图书供货折扣指特价、优惠、包销图书3教材图书供货折扣指大中专教材4样品图书供货折扣指供应商提供的样书公司内部折扣公司内部考核制定的目标折扣，对应以上4类结款账期各供应商对各分销商采取的一种账款管理方法，基数填写按照天数欠款额度各供应商对各分销商采取的一种账款管理方法，基数填写以元为单位到货周期根据各供应商地理位置、运输条件和订单处理周期，填写实际天数。系统将根据填写数据自动设定此供应商“库存底限”。目的是有效控制各供应商库存数量经销出版社填写各供应商经销出版社名录。系统自动对应出版社表4供应商资料的更新、修改A分管业务人员每周六向运营管理部汇总提交本周内供应商的更新资料，经运营管理部经理审批后，由客服专员在系统内进行供应商资料更新记录；B当合作供应商的供货状态发生任何变化，分管业务人员必须第一时间在系统中提交变更申请，客服专员收到通知立即修改ERP系统中的状态并立即通知相关部门；C合作单位的重大变动事件、与公司的业务交往情况，由分管业务人员通过OA客户基础资料下的“客户联系”和“相关交流”模块，及时记录各类信息，存入客户档案供日后查询。5供应商资料新建与变更申请流程图主管及以上岗位申请运营管理部经理审批执行客服专员负责客户资料建立或变更并反馈执行情况归档通知发起人发起人直接上级客服专员运管部经理运营管理部客服专员复审发起人直接上级初审流程说明A发起由主管以上岗位发起申请；B初审由发起人直接上级进行初审，可退回发起人；C复审由运营管理部客服专员审核，可退回发起人；D审批由运营管理部经理进行审批，可退回发起人；E执行由客服专员执行客户资料建立或变更并反馈执行情况；F归档通知发起人发起人直接上级运营管理部客服专员运营管理部经理。3出版社信息管理出版社信息作为基础信息，涉及到商品数据、采访数据的出版者字段，关系到各业务流程。出版社的信息必须按照国家新闻出版管理中心“中国ISBN信息网”公布的名称著录。网址HTTP/WWWCHINAISBNCOM/1出版社分类根据地区、单位性质、出版分类进行分类名称分类说明备注京版大学类出版社指北京地区的大学出版社地方版大学类出版社指除北京地区外的大学出版社人民类出版社指各地区的人民出版社教育类出版社指各地区的教育社和此类出版相关的出版社文艺类出版社指各地区的文艺社和此类出版相关的出版社文史古籍类出版社指各地区的古籍社和此类出版相关的出版社音乐体育文化艺术类出版社指各地区的和此类出版相关的出版社美术摄影画报类出版社指各地区的美术社和此类出版相关的出版社城市类出版社指各地区的城市命名出版社妇女儿童类出版社指各地区的儿童社和此类出版相关的出版社综合科技类出版社指各地区的科技社和此类出版相关的出版社退回工业技术类出版社指各地区的此类出版相关的出版社综合社科类出版社指各地区的此类出版相关的出版社法律类出版社指各地区的此类出版相关的出版社经济管理类出版社指各地区的此类出版相关的出版社党建宣传类出版社指各地区的此类出版相关的出版社辞书地图旅游类出版社指各地区的地图社和此类出版相关的出版社民族宗教类出版社指各地区的此类出版相关的出版社解放军类出版社指由军队管理的各类出版社电子音像类出版社指各地区的电子音像出版社期刊杂志类出版社指各地区的期刊杂志出版社出版集团指有独立出版书号的出版集团2出版社的基础信息著录字段字段名称填写说明备注出版社名称严格按照国家审批的名称，可参照ISBN中心公布的信息HTTP/WWWCHINAISBNCOM/JSP/MODULE/XWCBSWZ/SEARCHT6JSP（图书出版社）HTTP/WWWCHINAISBNCOM/JSP/MODULE/XWCBSWZ/SEARCHQ1JSP（期刊杂志社）HTTP/WWWCHINAISBNCOM/JSP/MODULE/XWCBSWZ/SEARCHY1JSP（电子音像社）HTTP/WWWCHINAISBNCOM/JSP/MODULE/XWCBSWZ/SEARCHQ2JSP（报刊社）书号/刊号记录各社编号图书出版（97875363）杂志报刊（CN310094）可多填版别选择出版社城市，自动对应版别省份填写出版社所在省份城市填写出版社所在城市邮政编码填写出版社所在地区的邮政编码电话填写出版社办公室电话传真填写出版社传真地址填写出版社所在地址社长/总编填写出版社目前的社长和总编姓名网站填写出版社门户网站备注填写出版社简介在销品种填写现货品种数馆配品种填写适合馆配的品种数教材品种填写教材品种数年出版品种填写出版社年出版品种数二、客户服务管理1客户满意度调查1运营管理部每季度进行一次全面的客户满意度调查；2由运营管理部对各区域市场客户分类，向客户发放客户满意度调查表，满意度调查的内容应包括商品质量、服务质量、公司信用等；3每一批发货均有随货商品供应客户满意度调查表；4每一批图书加工完成，均有商品加工客户满意度调查表；5运营管理部对反馈的调查表进行汇总、分类，并进行统计分析，编制相关的“客户满意度调查分析报告”，经运营管理部经理审核，报总裁审批后发放到相关部门；6当客户满意度未能达到公司规定要求时，由运营管理部组织，针对客户满意度较低方面提出纠正措施；2客户投诉管理1实行首问负责制，提供一站式服务；2运营管理部是客户投诉的接收部门，运营管理部客服专员为负责投诉处理的具体经办人；3投诉处理流程业务人员运营管理部调查处理方案报运管部经理审批销售总监会签客户书面向客户反馈处理处理方法抄送业务人员，业务人员协助处理4运营管理部客服专员在接收到客户投诉后应在一个工作日内展开调查并拟定处理方案报运营管理部经理审批、销售总监会签；客户5处理方案获批后由运营管理部客服专员负责实施、相关业务人员协助处理，并在三天内把处理情况向客户作出书面反馈。三、商品信息管理1信息规范1字段规范字段规范工作由运营管理部数据专员根据CALIS著录标准和公司制定的“内部分类”标准，进行检查、核对和修正。A适读对象由数据专员补充著录；B内部分类由数据专员补充著录；C可供类别由采购人员进行确认进行标注；A可供为在销数据，可采购到货的商品；B不可供为绝版或在销但不可采购到货的商品；D销售分类表通过合作状态和进货折扣对销售类别进行分类；A常销数据为可供商品数据；B限量数据为折扣较高，利润较低（进货折扣65以上）商品数据；C限制数据为精品绝版图书数据（销售折扣在95以上）。2核对方法A排序法针对每个字段进行倒、顺序排列，从中检查出不符合要求的数据；B字节法对固定字节的数据，采取字节满足查询。对小于或大于固定字节不符合规范的数据进行修正；例出版日期、中图法等；C关键字查询法适用于适读对象和内部分类的补充著录；D数据比对法适用于可供类别的标注。出版社提供的在销目录的书号对应公司采访数据的相应字段进行比对，符合的即为可供品种；E条件筛选法适用于销售类别的分类。通过出版社合作状态、进货折扣和库存数量，与采访数据的匹配，按条件筛选出常销、限制、限量分类。3操作流程A开始准备待规范的采访数据；B统计对将要规范的数据进行品种、出版社、出版日期的分类统计；开始统计核对标注复核汇总导入完成C核对按照5种核对方法依次进行数据规范整理；D标注对已经格式规范完成的数据，进行销售、可供和内部分类的标注；E复核由采购中心主任对数据进行审核，符合规范标准，同意入库。若不符合将返回数据专员或采购人员进行修正。F汇总将数据汇总编号；G导入将汇总的数据导入采访总库（CFBOOKINFO）H完成即将发布。2信息发布1儒林可供书目A儒林可供书目是儒林公司正价、优惠价、特价可供销售的图书的总目录；B儒林可供书目中每种图书均标有最低批销折扣，作为销售人员为客户提供书目的折扣依据；C儒林可供书目按供货顺畅程度分为三个等次A顺畅书目库存充足，可保证供货，补充库存顺畅；B限制书目库存不充足，可保证重点供货，提示限制选目；C限量书目库存不充足，仅限已有复本供应，由数据专员唯一定点提供。D儒林办公网发布的书目均为顺畅书目等次。限制书目、限量书目均采取定向提供方式发布，在顺畅书目不能满足客户要求的情况下，方可向数据专员申请提供限制书目和限量书目。E儒林可供书目发布要求A按相互不得重复原则,数据专员对收到的数据进行各版块依次查重；B每周六1800前发布；C从供货指令发出到批销、质检完成时间为15天以内，到货率95以上，订单回收最长时限为6天。2儒林库存书目A儒林库存书目所列商品折扣上限为A正价批销折扣63及以下，库存复本10本及以上；B特价12及以下，库存复本10本及以上；B星期一至星期五，每天1800前发布；C儒林库存书目所列商品从供货指令发出到批销、质检完成时间为3天，到货率98及以上，订单回收最长时限为6天。3信息更新1每月两次对已经发布的数据进行跟踪，月中（15日）和月末（30或31日）由数据专员按照统一的格式进行统计。采购中心主任对统计的数据进行各类分析，报图书中盘事业部总经理审核，反馈的意见，提出修改建议报分管上级领导审阅。2统计分类要从使用率、采到率、配货率等几方面，对采购中心的工作进行监督，对数据的适销性进行跟踪。3分析报表采购中心主任通过下载率和收订率对数据进行统计分析；通过配到率对报订、库配工作和采购成本进行统计分析。4改进方案图书中盘事业部总经理对目前的商品信息运转状况提出改进方案报总裁审批、组织实施。四、投标管理1信息搜集招标信息实行双向收集各营销中心按管辖区全方位进行信息收集并每日汇报投标专员；由投标专员进行全国范围内招标信息的收集并将收集到的信息每日通报到各有关营销中心；投标专员每周六集中发布本周招标信息。2招标信息搜集上传流程图主管及以上发起流程投标专员审核/添加执行投标专员向营销中心发布信息退回直接上级初审运营管理部经理审批流程说明A发起由主管及以上岗位发起流程；B初审由发起人直接上级进行初审，可退回发起人并说明原因；C审核由投标专员进行审核、添加、补充信息，可退回发起人并说明原因；D审批由运营管理部经理进行审批，可退回投标专员并说明原因；E执行由投标专员按规定时间向各有关营销中心发布招标信息；F归档通知发起人发起人直接上级运营管理部经理销售总监。3投标申请投标项目负责人提交投标申请，申请必须提供招标文件、项目可行性报告书和填写系统中的中文纸质图书投标申请表。该表是投标申请审核的依据，投标申请的审核包括资格符合性审核、投标成本估算、投标项目价值评估等。项目负责人必须在递标前最少2个工作日提交申请，否则，必须通过特事特办程序办理（即运营管理部只有在接到总裁通知时方能受理）。流程图主管及以上发起流程发起人直接上级审核执行投标专员制作并邮递投标文件及反馈执行情况退回归档通知发起人发起人直接上级销售总监销售总监审批发起人提交标书制作申请流程说明A发起由主管及以上岗位发起流程；B审核由发起人直接上级进行审核，可退回发起人并说明原因；C审批由销售总监审批，可退回发起人并说明原因；D提交由发起人提交标书制作申请；E执行由投标主管制作并邮递投标文件及反馈执行情况；F归档发起人发起人直接上级销售总监。4标书制作与投递审核通过后，项目负责人编写投标书，需提前2天将投标书上传到运营管理部，由投标专员负责排版、制作和投递。投递以投标项目负责人指定的投递地址为准。投标专员将投递信息反馈给项目负责人。5投标所需的资质文件外借申请由项目负责人负责按行政管理制度规定提交申请，投标专员代办投递。6投标总结项目负责人必须于每次投标结果公布后2天内通过OA系统汇报投标结果。投标专员负责制作投标月度报表报运营管理部经理审核、总裁审阅，抄送销售总监。流程图主管及以上发起流程直接上级审核销售总监审批归档通知发起人发起人上级投标专员销售总监总裁出纳会计退回流程说明A发起由主管及以上岗位发起流程；B审核由发起人直接上级进行审核，可退回发起人并说明原因；C审批由销售总监进行审批，可退回发起人并说明原因；D归档发起人发起人直接上级投标专员销售总监总裁出纳会计营销中心投标月报表安徽省儒林图书有限责任公司营销中心投标月报表年月投标情况一览表营销中心负责人客户名称投标时间中标状况折扣中标金额成本7投标指南投标专员根据各营销中心反馈的投标结果汇总分析，并搜集竞争对手的投标信息，针对各区域市场的特性，编制投标指南，经运营管理部经理审核后发布。五、销售合同管理1合同申请流程流程图主管及以上发起流程运管部经理初审法律顾问审核归档通知发起人订单专员运管部经理法律顾问销售总监总裁办主任订单专员成本预算总裁办盖章销售总监审批退回流程说明A发起由主管及以上岗位发起流程；B预算由订单专员填写成本预算；C初审由运营管理部经理进行初审，可退回发起人；D复核由法律顾问进行复审，可退回发起人；E审批由销售总监审批，可退回发起人；F盖章存档由总裁办负责盖章存档；G归档通知发起人订单专员运管部经理法律顾问总裁办主任销售总监2合同签批经审批的合同由总裁办打印送销售总监签字并盖章，由行政主管登记后，投递送出。如没有购方合同，营销中心人员必须填写销售代合同经总裁特批后方可交运营管理部订单专员及财务部销售管理会计执行。销售代合同未经总裁特别批准的，不得发货。否则，相关责任人承担全部责任。销售代合同客户名称客户联系方式客户联系人客户地址合作起始截止日公司合同编号合作码洋合作实洋结算方式结算周期供货折扣结算折扣开票折扣预订到货率现采到货率预订到货周期现采到货周期发货要求说明配送要求说明加工要求说明违约责任说明优惠项目说明其他说明无合同原因说明项目负责人申报时间销售总监审核时间总裁审批时间3合同存档1甲乙双方已签字盖章的销售合同由总裁办主任接收并登记，交由财务部销售管理会计将合同原件扫描上传系统，并须填写ERP中的销售合同申报信息。合同原件扫描完后归还总裁办存档；2所有合同原件由总裁办存档保管，如有两份合同原件的，财务部可存档保管合同原件一份，否则存合同复印件一份。4合同执行运营管理部订单专员跟踪合同执行状况，于每周六编制合同履约进度表呈报运营管理部经理审核后，上报总裁。运营管理部经理根据合同履约进度，协调公司各业务部门进行实施。合同履约进度表5合同履约总结在合同期内所有订单供货完毕及货款全部收回即视为合同履约完毕，运营管理部订单专员须提交合同履约总结呈报总裁审阅。申请流程订单专员发起申请总裁审批归档通知发起人运营管理部经理财务部经理总裁运营管理部经理审核流程说明A发起由订单专员发起流程；B审核由运营管理部经理进行审核，可退回发起人；C审批由总裁进行审批，可退回发起人；D归档通知发起人运营管理部经理财务部经理总裁六、订单管理1订单处理流程退回上传订单订单专员核对字段规范资料不足资料齐全订单处理方案处理方案审核项目负责人/公司邮箱配货要求方案优化客户不确认客户不规范项目负责人与客户沟通客户确认审核锁单加工要求和样本制作执行供货计划2订单归口管理公司所有客户的订单由运营管理部统一管理。3订单数据来源为保障订单供货率，公司原则上不接受“客户自供”订单，公司要求所有给客户提供的订单数据由以下两种方式获得1物流中心库存书目；2儒林可供书目；4书目定制管理1书目定制申请在特殊情况营销中心需要公司为客户量身定制采访数据时，须由业务经办人提交书目定制申请；申请流程主管及以上发起流程采购中心主任制作并上传书目图书中盘事业部总经理审核总裁审批归档通知发起人发起人上级图书中盘事业部总经理采购中心主任流程说明A发起由主管以上岗位发起流程；B制作由采购中心主任按要求制作书目上传；C审核由图书中盘事业部总经理进行审核，可退回采购主管；D审批由总裁进行审批，可退回发起人；E归档通知发起人发起人上级图书中盘事业部总经理采购中心主任5订单提交1订单由业务经办人在OA系统提交；2提交订单时客户信息必须填写完整，包括客户名称、客户联系方式、订单类型、批次、订单确认人、订单确认邮箱、合同折扣、品种/码洋、供货截止日期、送货时间、书目来源（包括教材要特别注明）、其它说明；3提交流程流程图退回主管及以上发起流程订单专员处理订单发起人跟踪进行客户确认及反馈结果归档通知发起人订单专员运管部经理退回订单专员执行订单运营管理部经理审批流程说明A发起由主管及以上岗位发起流程；B处理由订单专员处理订单，并反馈处理结果，可退回发起人；C确认由发起人联系客户进行确认，并反馈确认结果，可退回订单专员；D审批由运营管理部经理进行审批，可退回订单专员；E执行由订单专员执行订单锁单；F归档通知发起人订单专员运管部经理4首次合作的客户，业务经办人需填写客户发货资料登记表，随订单一起作为附件上传，全加工的客户必须有详细的加工协议、加工样书和著录细则，作为加工服务的依据。审核资料后由订单专员录入系统，并把客户发货资料登记表、样书、著录细则存档并移交到图书中盘事业部相关资料中心。客户发货资料登记表客户发货资料登记表营销中心填表日期年月日客户名称发货地址收货人职务联系方式电子邮件供货折扣码洋/品种供货时限起始日期年月日终止日期年月日送货时间星期至星期发货要求不发货类型高职中职中学小学低幼精装磁带CD大型成教自考职教科普挂图活页小开本32开21CM以下大开本16开26CM以上加工要求钴基复合8CM钴基复合85CM钴基复合12CM钴基复合14CM钴基复合15CM四片磁针钴基复合16CM钴基复合16CM四片磁针钴基永磁8CM钴基永磁12CM钴基永磁14CM钴基永磁16CM3M磁条B1型号3M磁条B2型号3M磁条B1、B2型号无粘贴磁条要求粘贴数量根，粘贴页数（）页磁条粘贴要求条形码1张条形码1张加膜条形码2张条形码2张加膜条形码3张条形码3张加膜无粘贴条码要求条形码粘贴要求红色1枚红色2枚红色3枚蓝色1枚蓝色2枚蓝色3枚蓝色4枚紫红色1枚无盖章要求切口章横盖竖盖（见附馆藏章切口位置横盖竖盖示意图）馆藏章盖章要求（馆藏章示意图）书标1枚书标1枚加膜书标2枚书标2枚加膜无粘贴书标要求书标粘贴要求财产号1枚财产号2枚无财产号打印要求财产号打印要求编目要求CALIS标准国图标准其它其他数据处理查重要求历史收订馆藏数据其它不查重分类别要求分22大类制单分社科自科制单其它其他要求6订单格式规范所有订单必须满足以下三种格式的要求1EXCEL格式XLSA、必备字段ISBN、正题名、定价、出版社、复本ISBN（书号）ZTM（书名）CBZ（出版社）DJ（定价）FB（复本）B、如果是分大类处理的订单，必须提供分类号ISBN（书号）ZTM（书名）CBZ（出版社）DJ（定价）FB（复本）FLH（分类号）C、教材订单需提供责任者、出版日期和版次等详细信息ISBN书号ZTM书名CBZ出版社DJ定价FB复本ZRZ01作者CBRQ出版日期BC版次FLH分类号2MARC格式ISO可以转换成XLS的标准MARC数据，必须有复本标识字段；3文本格式（TXT）TXT文本格式的订单，必须有标准的字段分隔符，否则不能转换为XLS清单。7订单变更客户要求撤销订单的，须由营销中心负责人提交订单变更申请。如申请暂停的订单中有已经加工待发的商品，运营管理部须制定停单方案报送营销中心负责人，由营销中心负责人与客户协调处理并通知图书中盘事业部相关物流中心执行。若出现已经加工待发的商品，经协调后客户仍不予接收，将由运营管理部进行责任事故处理和责任认定。删除的订单数据必须于系统备份。申请流程中心负责人发起流程销售总监审核总裁审批订单专员处理订单变更及反馈处理情况归档通知发起人销售总监订单专员采购中心主任物流中心主任配送助理进货批销员总裁退回流程说明A发起由营销中心负责人发起流程；B审核由销售总监审核，可退回发起人；C审批由总裁进行审批，可退回发起人；D执行由订单专员执行订单处理及反馈处理情况；E归档通知发起人销售总监订单专员采购中心主任物流中心主任配送助理进货批销员总裁8尾单处理1尾单的定义为连续3个月不能供货的订单；2运营管理部负责制定尾单处理方案报总裁审批后实施执行；3运营管理部于每周六编制尾单处理报告呈报总裁。9特殊订单1特殊订单一般有以下几种A教材订单；B大额订单（码洋50万以上）；C特急订单（供货期限15天以内）；D特殊加工。2特殊订单的处理由运营管理部制定供货方案呈报总裁审批，由运营管理部经理组织相关业务部门配合完成。10绿色通道管理需要紧急供货或特别处理的订单，营销中心负责人可提交绿色通道申请；申请流程中心负责人申请销售总监审核总裁审批图书中盘事业部总经理安排执行及反馈执行情况归档通知发起人销售总监总裁流程说明A发起由营销中心负责人发起流程；B审核由销售总监进行审核，可退回发起人；C审批由总裁进行审批，可退回发起人；D执行由图书中盘事业部总经理进行线下安排并反馈执行情况；E监督由总裁全程监督；F归档通知发起人销售总监图书中盘事业部总经理总裁退回11收订报表管理1运营管理部通过每月收订月报以及周报，向总裁、销售总监及各营销中心反馈收订情况；营销中心收订汇总周/月报表2收订报表由订单专员负责统计、编制，反映各营销中心、客户两级收订数据，总表由运营管理部经理审核后上报总裁、抄送销售总监，各营销中心分表由订单专员分别发给营销中心负责人；3统计范围和时间要求周报统计一周的收订情况，在星期六下午1400前上报；月报统计当月收订情况，在次月2日1200前上报（遇节假日顺延）。12订单发货跟踪1供货状态发生任何变化，业务经办人必须在OA中内部交流通知订单专员，订单专员收到通知立即修改ERP系统中的状态并立即通知相关部门；2订单专员于每月3日前编制上月的营销中心销售统计表呈报总裁并抄送销售总监、并分别发送给各营销中心负责人。营销中心销售统计表七、促销管理1客户现采1项目负责人提交客户现采申请流程图主管及以上发起流程直接上级初审图书中盘事业部总经理复审总裁审批退回归档通知发起人发起人上级客服专员订单专员运管部经理图书中盘事业部总经理销售总监总裁财务部经理预算执行图书中盘事业部总经理安排现采事宜及反馈现采结果流程说明A发起由主管及以上发起流程；B预算由财务部经理填写预算；C初审由发起人直接上级初审，可退回发起人；D审核由图书中盘事业部总经理进行审核，可退回发起人；E审批由总裁进行审批，可退回发起人；F执行由图书中盘事业部总经理安排现采方案报批、执行及反馈结果；G归档发起人发起人上级客服专员订单专员运管部经理图书中盘事业部总经理销售总监总裁2现采工作安排现采费用使用详见财务管理手册。图书中盘事业部相关物流中心负责客户接待、客服专员协助，商品管理员负责现场导购，订单专员负责提供现采设备和技术支持，运营部经理负责协调工作；3现采总结客户现采结束后，图书中盘事业部相关物流中心负责人须在OA系统中提交现采总结分析报告呈报销售总监抄送总裁。2客户考察1项目负责人中提交客户考察申请流程图主管及以上发起流程客服专员预算财务部经理审核总裁审批归档通知发起人发起人上级客服专员财务部经理运管部经理销售总监总裁发起人直接上级初审客服专员执行发起人反馈考察结果流程说明A发起主管及以上岗位发起流程；B初审由发起人直接上级进行初审，可退回发起人；C预算由客服专员进行预算，可退回发起人；D审核由财务部经理审核预算，可退回客服专员；E审批由总裁进行审批，可退回发起人；F执行客服专员安排接待；G反馈由发起人填写反馈客户考察结果；H归档通知发起人发起人上级客服专员财务部经理运管部经理销售总监退回退回总裁2客户考察接待考察费用使用详见财务管理手册。客服专员负责客户接待安排，运营部经理参与客户接待工作并负责组织协调工作；3客户考察结果反馈客户考察结束后，项目负责人须在OA系统中提交客户考察结果呈报总裁。3客户参会1项目负责人提交展会客户邀请参会申请流程主管及以上申请发起人直接上级初审客服专员预算执行客服专员安排客户参会事宜及反馈参会结果归档通知发起人发起人上级财务部经理客服专员运管部经理销售总监总裁退回销售总监审批财务部经理复审流程说明A发起主管及以上岗位发起流程；B初审由发起人直接上级进行初审，可退回发起人；C预算由客服专员进行预算，可退回发起人；D审核由财务部经理进行复审，可退回发起人；E审批由销售总监进行审批，可退回发起人；F执行由客服专员安排客户参会事宜；G反馈由客服专员反馈参会总结；H归档通过发起人发起人上级财务部经理客服专员运营管理部经理销售总监总裁2参会工作安排参会费用使用详见财务管理手册。客服专员负责客户接待，商品管理员负责现场导购，订单专员负责提供现采设备和技术支持，运管部经理负责协助和协调工作；参会总结3客户参会结束后，客服专员须在OA系统中提交会议总结分析报告报运营管理部经理审核后呈报销售总监、总裁审阅。4促销品奖励当销售人员符合公司发布的各项促销活动成功销售后，可随时提交促销品奖励申请流程图主管及以上发起流程运管部绩效专员初审总裁审批人事制单执行奖励归档通知发起人运营部部经理财务部经理人力资源部经理人事主管总裁财务部经理复审流程说明A发起由主管及以上岗位发起流程；B初审由运营管理部绩效专员进行初审，可退回发起人；C复审由财务部经理进行复审，可退回发起人；D审批由总裁进行审批，可退回发起人；E执行由人事主管制作工资表注明促销奖励随当月工资发放；F归档通知发起人运营管理部经理财务部经理人力资源部经理人事主管总裁八、加工配送服务管理1外加工服务管理1到馆加工申请到馆加工服务，由营销中心的加工团队负责，项目负责人须提交到馆加工申请；申请流程退回退回主管及以上发起流程所属营销中心加工组长提供加工方案财务部经理复核中心负责人初审退回退回总裁审批加工组长安排加工，加工完毕提交完工证明绩效专员复核加工结果人事制工资表冲账流程说明A发起由主管及以上岗位发起流程；B预算由所属营销中心加工组长提交加工实施方案，可退回发起人；C初审由中心负责人进行初审，可退回加工组长；D复审由财务部经理进行方案复审，可退回加工组长；E审批由总裁进行加工申请及加工方案审批，可退回加工组长；F执行由加工组长安排执行，于加工结束后提交完工证明并填写加工人员姓名、身份证号码等信息；G复核由运营管理部绩效专员复核完工结果；H制单由人事主管制作工资表；I归档通知发起人发起人上级订单专员财务部经理人事经理总裁2委托加工当到馆加工成本过高、服务地点比较偏远或者合同中有要求加工项目需委托指定人员时，项目负责人可提交委托加工申请。加工结束后，发起人提交完工证明并在OA中填写加工人员姓名、身份证号码等信息，待运营管理部绩效专员复核加工结果后便可提交付款申请，把加工款支付给相关加工人员。运营管理部绩效专员复核后须把完加证明交人事主管做工资表。申请流程归档通知发起人加工组长中心负责人财务部经理总裁主管及以上发起流程所属营销中心加工组长提供委托加工方案并提交预算财务部经理复审中心负责人初审归档通知发起人发起人上级财务部经理人事经理财务部经理总裁退回退回发起人反馈加工结果，提交完工证明总裁审批绩效专员复核加工结果人事制工资表冲账退回流程说明A发起由主管及以上岗位发起流程；B预算由所属营销中心加工组长提供委托加工方案，可退回发起人；C初审由中心负责人对方案进行初审，可退回加工组长；D复审由财务部经理进行方案复审，可退回加工组长；E审批由总裁进行审批，可退回加工组长；F反馈由发起人于加工结束后提交完工证明并填写加工人员姓名、身份证号码等信息；G复核由运营管理部绩效专员复核完工结果；H制单由人事主管制作工资表冲账；I归档通知发起人发起人上级订单专员财务部经理人事经理总裁3加工项目总结无论到馆加工还是委托加工项目完成后，加工组长负责填写加工费用结算、验收情况，运营管理部客服专员负责与客户联系提供商品加工客户满意度调查表，调查客户对本次加工服务的满意度，对加工服务总体质量进行评估，完成项目总结并呈报运营管理部经理。2商品交验管理1商品出库以后在未移交于客户前，由图书中盘事业部负责商品安全保障；2商品移交客户后，完成商品所有权转移，所属营销中心负责协助商品校验、回执确认；3每一批发货均有随货商品供应客户满意度调查表，客户回寄有奖品回赠；4公司商品发货时向物流供应商提供收货信息，收货人为采编老师，联系电话为业务负责人手机。配送助理在商品出库后一个工作日内通知营销中心分管项目负责人，说明客户名称、发货件数、发货日期、预计到货日期、三方物流信息；责任处理客户要求退货提出退货申请调查/审核退货信息审核确认己方问题审批传达信息验收货物退货入库财务冲账退回商品处理办理退货项目负责人了解协调