巧媳妇采购手册---职务说明书

供应管理科管理手册目录一、组织架构与岗位职务说明书（1）供应管理科组织架构图与工作流程图（2）供应管理科长职务说明书（3）采购信息组长职务说明书（4）信息员职务说明书（5）采购执行组长职务说明书（6）执行员职务说明书二、供应管理科岗位工作目标责任书（1）供应管理科长目标责任书（2）采购信息组长目标责任书（3）采购执行组长目标责任书三、供应管理科常规工作流程与管理制度（1）常规工作流程（2）供应管理常规工作表单（3）内部需求物品购置申请单（4）采购业务管理规定（5）采购员奖惩制度（6）信息员出差管理制度四、价格信息采集流程（1）信息分类采集规定（2）市场信息员作业表单（3）常规物料行情分析表单（4）价格成本分析表单（5）新品价格比价表单五、公司物料竞价流程（1）新供方引入流程（2）新供方评审表单（2）物料竞价表单六、物料采购单一流程及票据管理（1）包材采购程序（2）配件采购程序（3）新品包材试用评审单（4）合同订购物料交期分析表单（6）促销物料采购与验收流程（5）公司票据管理规定七、供应商管理与考核（1）采购合同范本（2）采购质量合约范本（3）供应商库存管理规定（4）合格供方实地考察表单（5）供应商供货评价表单（6）供应商更换申报表单八、部门资料与档案管理供应管理科组织架构与工作流程图1、部门组织架构采购管理科科长采购信息组组长商务谈判员采购执行组组长信息员执行科员2、采购工作流程图供应市场分析（行情、询比价）（按流程）公司考察小组（调查、考察供应商）采购执行按照生产计划制作订单供方初筛（按流程）合格供方评价（分级）公司定价委员会审批商务谈判小组采购内勤通知各相关部门竞价、招投标（按流程）供应商考核（按制度）订单跟踪和跟催（按流程）票据管理（按流程）菏泽采购组供应管科常规工作流程1、价格采集流程市场信息员使用表单对市场物料询价提报采购信息组长审核汇总信息组长组织物料行情分析报表提报供应科长审核供应科长分析并提出采购建议上级领导审批。2、新供应商引入流程市场信息员使用表单对新供应商搜集核对资质提报采购信息组长审核备案信息组长填报新供应商开发表单提报供应科长审核公司品保部资质审核公司供应商考察小组现场考察评审合格列入供方储备库。3、价格竞标流程信息组长核实竞价物料质量标准核实供应商合格资质编制物料竞价标书供应科长审核下发通知竞价供应商收交竞标文书（要求报价材料封口加盖公章）财务数据汇总采购商务谈判公司领导审批价格软件维护、备案管理通知公司相关方。4、合同签订流程公司审批采购价格信息员编制采购合同公司各部门合同评审与供应商签订采购合同采购信息组备案管理（公司行政办、财务留档）。5、新品（定制产品）采购流程公司相关部门提出需求信息组长核对采购标准按流程选择供应商按流程询价、谈判提报供应科长审核上级领导审批执行组长安排实施采购交期知会相关方。6、订单编制流程生管提供生产计划执行员根据计划编制采购计划、订单执行组长审核供应科长审批下发合格供方供应商订单回执执行员编制日到货计划网络传递生管、仓管执行员跟催落实交期。7、配件采购流程工厂动力提出需求工厂仓管汇总工厂经理审核需求单转至配件采购执行员核对采购价格、制单下发供应商回执（发展中心新增配件编码，价格按程序审批）。8、包材改版流程公司相关部门书面提出需求执行员统计公司于供应商库存数量书面知会相关部门市场部设计新版面技术、品保、市场部审核供应商传版打样公司相关部门确认后制作。9、接货流程供应商通知到货时间执行员提出接货申请采购组长、供应科长审批车辆使用与仓管当面对接货物数量办理入库手续通知客户。10、票据催要流程执行员核对采购物资品种每月25日供应商供货发票催交核对数量、单价无误后上交公司财务。供应管理科长职务说明书岗位名称供应管理科长岗位编号所在部门供应链管理中心岗位定员1人直接上级供应链管理中心经理工资等级直接下级采购信息组长、采购执行组长薪酬类型所辖人员岗位分析日期2012年9月1日本职在供应链管理中心经理的领导下，负责公司物料采购成本、交期、质量、服务控制与管理，建立绩效管理机制，做好对本部门人员与供应商的管理。职责与工作任务职责表述负责制定公司全年采购预算与采购管理方案并推进实施。根据年度生产、销售计划，组织部门制定采购预算计划，编制采购运营书。职责一工作任务按照公司采购战略计划，发掘市场机会，带领部门人员创新观念，拓展工作思路。职责表述负责公司价格信息与供应商网络的建设，建立信息询价及商务谈判机制。组织下属广泛搜集市场与厂家信息，建立公司供应商信息库。关注分析市场发展趋，定期组织信息报告，按时提出采购建议。执行公司新供方开发流程，牵头做好新供方考察与选择工作。职责二工作任务组织公司采购招标及合同的申报，监督合同执行情况。职责表述负责制定公司物料供应方案，严格做好交期、质量、服务管理。根据生产物料需求，指导并监督采购计划的编制与实施。定期培训供应商质量标准，合理运用供应商资源，为公司采购标准的制定提供支持。根据生产季节定期与生产修订物料安全库存，确保供应，防止物料积压。职责三工作任务主动听取生产意见，定期对下属服务工作作出评价。职责表述负责建全部门内部工作流程、完善团队建设与供应商管理绩效考核机制。组织定期评价客户质量、信誉等级，按比例原则确定采购分配方案。组织编制并监督本部门工作流程及供应商管理机制的良性运行。做好部门员工队伍建设，严格推行部门人员工作绩效考核管理机制。职责四工作任务增强后备采购人员的培养。权力采购渠道、采购策略的建议权经理授权范围内采购价格及合同谈判权对采购质量有监督检查权对所属下级的工作的检查、考核权对所属下级的工作争议有裁决权工作协作关系内部协调关系公司内各部门、生产工厂外部协调关系供应商、合作伙伴等任职资格教育水平大学本科以上专业企业管理或相关专业培训经历知识培训经验2年以上采购工作经验，知识通晓企业管理知识具备采购管理、法律、质量管理、生产管理等方面的知识能有效的培养下级和指导下属工作技能技巧掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用能力个人素质具有很强的领导能力、判断能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、客户服务能力、市场分析与策划能力；忠诚度高，具有敬业精神，责任心强，开拓、创新精神强其它使用工具/设备计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、INTERNET/INTRANET网络）及通讯设备工作环境独立办公室,经常出差工作时间特征经常需要加班所需记录文档年度预算计划、阶段性工作报告考核指标采购利润额、物料交期、质量、服务、重要任务完成情况采购信息组长职务说明书岗位名称采购信息组长岗位编号所在部门供应链管理中心岗位定员1人直接上级供应管理科长工资等级直接下级采购信息员薪酬类型绩效考核所辖人员2人岗位分析日期2012年9月1日本职根据公司采购要求，在供应管理科长的领导下，关注、收集国家政策、宏观经济、行业动态信息及合格供方信息，分析市场发展趋势与价格变化，为采购决策提供建议与信息支持。职责与工作任务职责表述严格遵守公司采购信息制度，按计划需求确定需要进行市场分析的对象，将收集到的信息进行整理、汇总、分析。按照采价流程，定时安排采购信息员收集市场物料价格信息。每月提报公司物料价格信息变化及行情趋势分析报告。职责一工作任务每月分析公司物料库存，结合生产需求及市场行情提出采购建议。职责表述负责新供应商的开发，编制公司供应商名录，做好新供应商现场考察信息的整理及开发资料的建档管理。依照新供应商开发作业程序，初步了解供应商相关信息，形成供应商开发评审报告。建立公司合格供应商证件管理台账，定期评价证件有效性，确保合法采购。职责二工作任务确定需要现场考察的新供方，提出考察方案，定期提报公司供应商考察小组。职责表述负责公司研发新品或定制产品所需物料标准的参与制定及价格成本分析，参与价格初步谈判并提出规格制定的建议。依据采购程序及采购标准，对公司新品物料开展询价并在物料价格波动时进行成本分析。按照产品本身及产品的原料市场分析，对公司产品的成本提出合理建议。职责三工作任务关注行业内的技术、工艺动态，搜集竞品价格信息及成本可降低的替代物。职责表述负责公司供应商评价的记录、标准培训及采购合同、部门档案的保管。每月对供应商服务评价结果进行汇总，做好对公司供应商评价的记录建立部门资料、竞价档案、采购合同、客户档案及外审资料等文件管理制度职责四工作任务公司与供应商之间沟通文件、通知的传递与执行、监督权力按照公司采购程序实施询价权公司物料价格初步谈判权公司领导审批后的价格维护权采购工作流程和方法的建议权工作协作关系内部协调关系公司内各部门、生产工厂外部协调关系供应商、合作伙伴等任职资格教育水平大专以上学历专业采购专业、法律专业或者企管专业知识熟悉采购工作流程；熟悉公司原材料性能、感官指标等，具备一定的业务知识；具备酿造产品知识、法律知识；技能技巧掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识个人素质吃苦耐劳、忠诚度高，具有敬业精神，责任心强有一定的组织能力、人际能力、沟通能力、计划能力任命方式供应链中心经理提出，人资中心批准备案，试用期3个月其它使用工具/设备计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、INTERNET/INTRANET网络）及通讯设备工作环境办公室工作时间特征经常需要加班所需记录文档工作报表、阶段性工作报告考核指标物料报告、新供应商开发、供应商评价、上级主管安排工作完成情况采购信息员职务说明书岗位名称市场信息员岗位编号所在部门供应链管理中心岗位定员直接上级采购信息组长工资等级直接下级无薪酬类型绩效考核所辖人员无岗位分析日期2012年9月1日本职按照公司采购要求，在采购信息组长的领导下对市场物料价格及生产厂家进行收集，提供市场一线价格及厂家信息，并索取有效证件。职责与工作任务职责表述严格遵守公司采购信息制度，按标准填报市场搜集的价格及厂家信息。每周按要求下市场了解公司物料价格行情，按时提报工作表单。职责一工作任务根据职责分工，对询价物料按照标准及规定时间完成询价并按时提报。职责表述负责职责内供应商证件索要及证件有效性的定期评价。每月对职责内的供方证件进行整理，对有效期预警的证件及时向供应商索取上报存档。职责二工作任务学习掌握公司供应商索证的证件范围，严格按照国家法律法规及公司规定索取有效证件。职责表述负责职责内供应商信息的提报及公司物料询价标准的执行与价格维护。主动与上级主管沟通，学习掌握公司询价标准，确保价格采集的真实性。职责三工作任务新供应商信息及时上报上级主管审核，按照新供应商开发流程，符合要求的备案储备。职责表述协助上级主管做好公司物料库存的核对及供方库存检查。每周按照上级主管要求，对公司重点物料库存统计上报，确保采购数据的分析。职责四工作任务外出出差按照要求对相关供应商生产现场及产品库存进行检查并提交检查报表。权力职责内物料的询价权对采购工作流程和方法的建议权执行公司业务员差旅资费标准工作协作关系内部协调关系部门内部外部协调关系供应商、合作伙伴等任职资格教育水平专科以上学历专业采购专业、法律专业或者企管专业知识熟悉采购工作流程；熟悉公司原材料性能、感官指标等，具备一定的业务知识；具备酿造产品知识、法律知识；技能技巧掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识个人素质吃苦耐劳、忠诚度高，具有敬业精神，责任心强有一定的组织能力、人际能力、沟通能力、计划能力聘用方式供应链中心经理同意，人资中心批准备案，试用期3个月其它使用工具/设备计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、INTERNET/INTRANET网络）及通讯设备工作环境办公室工作时间特征经常需要加班所需记录文档工作报表、阶段性工作报告考核指标报表、索证、服务、上级主管安排工作完成情况采购执行组长职务说明书岗位名称采购执行组长岗位编号所在部门供应链管理中心岗位定员1人（暂空缺）直接上级供应管理科长工资等级直接下级采购执行员薪酬类型所辖人员岗位分析日期2012年9月1日本职在供应管理科长的领导下，根据总公司确定的采购要求采购，保证各分公司所需生产材料供应及时，质量、服务符合公司的标准要求。职责与工作任务职责表述严格遵守公司的采购制度，审核采购周、月计划与采购订单，做好交期管理。监督采购执行员周、月计划的编制，制单的下发、回执及日到货计划的执行结果。监督采购订单与合同交期的完成情况，对异常情况分析原因，制定措施及时汇报。职责一工作任务根据生产季节，定期组织主动与生管分析原料安全库存，提出调整建议并认真执行。职责表述负责公司物料采购质量的控制及评审，确保物料质量符合生产要求。严格按照公司物料验收标准采购，培养采购执行员主动参与物料试机验收程序。鼓励采购执行员主动反馈供货中出现的异常情况，拿出解决方案及处理意见及时汇报。职责二工作任务带领采购执行员学习掌握验收标准，能够独立辨别质量问题，主动协商处理质量纠纷。职责表述负责对供应商库存的检查管理与交期、质量考核。安排采购执行员定时到供应商处检查生产及库存情况，对存在的问题及时上报。严格执行交期与质量考核，对造成生产计划调整的采购执行员及供应商实施经济处罚。职责三工作任务监督采购执行员对供应商库存周报制度的落实情况，指导并利用好供应商的库存。职责表述公司新品、定制产品采购执行管理与供应商票据管理。按工作流程，主动与采购信息主管对接新品与定制产品的价格及相关事宜，做好配合。按照公司财务要求，每月监督采购执行员的催票工作及供应商供货发票上交情况。职责四按时提报月度资金预算及周物料资金需求计划。权力在公司确定的合格供方范围内实施采购权对物料验收标准可行性的评议权对采购工作流程和实施方法的建议权对工厂仓管服务的监督权对供应商的交期、质量的管理权工作协作关系内部协调关系各生产工厂仓管、品保、物流、生产车间外部协调关系供应商任职资格教育水平大专以上学历专业酿造专业、采购专业、具备一定的法律法规常识培训经历知识培训知识熟悉采购知识、熟悉公司原料性能、酿造知识、基本的法律法规知识技能技巧掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识个人素质具有很强的判断能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、客户服务能力、；忠诚度高，具有敬业精神，责任心强，开拓、创新精神强任命方式供应链中心经理提出，人资中心批准备案，试用期3个月其它使用工具/设备计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、INTERNET/INTRANET网络）及通讯设备工作环境集体办公、生产实际现场办公工作时间特征随时需要加班所需记录文档月、周采购计划，采购订单，供应商考核记录，供方联络文件考核指标交期、质控、服务、票据、临时性工作完成情况采购执行员职务说明书岗位名称采购执行员岗位编号所在部门供应链管理中心岗位定员直接上级采购执行组长工资等级直接下级无薪酬类型所辖人员无岗位分析日期2012年9月1日本职在采购执行组长的领导下，做好物料计划的编制、跟催，确保按时按量供应，同时做好物料质量控制与服务。职责与工作任务职责表述严格遵守公司的采购制度，认真执行单一采购流程。按时编制周、月计划，做好制单的下发、回执及日到货计划的执行。对采购订单与合同执行过程中的交期异常问题及时汇报并积极解决。职责一工作任务按照季节安全库存确保物料在库数量，做到不缺货，不积压。职责表述严格按照公司物料采购标准采购，确保物料质量符合生产要求。掌握职责内物料的采购标准，主动参与物料的试机验收。主动下生产一线，对发现使用中出现的质量异常情况及时汇报并积极解决。职责二工作任务具备独立解决问题的能力，能够主动评审解决质量标准范围内的问题。职责表述负责对供应商库存的检查，对供应商交期、质量提出考核建议。定时检查供应商的生产及库存情况，对发现的问题及时上报。认真执行交期、质量管理，对造成生产计划调整的供应商及时提出考核意见。职责三工作任务落实好供应商库存周报制度，及时对供应商库存作出处理。职责表述负责供应商票据跟催。每月按时做好催票及供应商供货发票上交。职责四工作任务职责内物料资金需求及时上报上级主管。权力合格供方范围内实施采购权对物料验收标准可行性的评议权对采购工作流程和实施方法的建议权对工厂仓管服务的监督权对供应商的交期、质量的管理权工作协作关系内部协调关系各生产工厂仓管、品保、物流、生产车间外部协调关系供应商任职资格教育水平大专以上学历专业酿造专业、采购专业、具备一定的法律法规常识培训经历知识培训知识熟悉采购知识、熟悉公司原料性能、酿造知识、基本的法律法规知识技能技巧掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识个人素质具有很强的判断能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、客户服务能力、；忠诚度高，具有敬业精神，责任心强，开拓、创新精神强任命方式供应链中心经理同意，人资中心批准备案，试用期3个月其它使用工具/设备计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、INTERNET/INTRANET网络）及通讯设备工作环境集体办公、生产实际现场办公工作时间特征随时需要加班所需记录文档月、周采购计划，采购订单，供应商考核记录，供方联络文件考核指标交期、质控、服务、票据、临时性工作完成情况供应管理科常规工作表格部门序号工作表单频次采购信息组1新供应商调查表4个月2市场物料询价表1次周3常规物料行情分析表1次周4新品询价及成本分析表按规定时间5新供应商引入评审表不定时6物料竞价信息表不定时7物料订购申报表1次月采购执行组1物料采购计划表1次月、周2合同订购物料进度表1次周3新品（定制产品）物料进度表1次周4卸车服务统计表1次周5供方库存检查表1次周6产品调整申请表不定时7资金使用申请表1次周供应管理科奖惩制度一、目的为了规范采购日常操作行为，以规范部门奖惩制度管理。坚持以奖励、精神鼓励和物质奖励相结合；惩罚、思想教育和经济惩罚相结合。二、适用范围采购部所有人员三、奖励、处罚具体细则及标准如下（1）、奖励奖励一具备下列情形之一的，经财务核实评价，按照公司绩效考核规定执行。1、关注国家政策、宏观经济、行业动态，及时提供有效信息与采购建议，为公司降低采购成本或节省采购资金的。2、对公司物料竞标确定的采购价格，采购员通过物料价格信息询价、谈判或引入新供方，产生价格下浮或较大效益的。3、为维护公司利益，在对外经济活动中能一次性为公司节约资金的。奖励二具备下列情形之一的，经部门主管核实评价，提出执行。1、对公司采购业务方面的工作能提出合理化且有价值的建议，经审核评定确能给公司带来效益且被采纳的。2、在物料紧缺、原材料供应紧张的情况下，能提前完成采购任务，为公司解决困难，贡献突出的。3、采购员在采购工作中一贯忠于职守，积极负责，廉洁奉公，事迹突出，维护公司形象和声誉，为提高公司经营效益、挽回公司损失等方面有突出业绩、贡献或表现出众的，参与评选公司年度优秀员工，由公司颁发荣誉证书。（2）、处罚1、所有采购人员不得向供应商泄露公司信息或机密，不得将物资的底价或竞争方的信息透露，一经发现，对责任人处以50200元的罚款。2、对于多购或误购的，造成经济损失在5000元以下的，处以50200元的罚款，500010000元的，处以200500元的罚款，超过10000元的，作无薪开除处理。另主管领导管理不善，负连带责任。3、凡是漏购的给生产上造成重大待料情况的，且已超过一天以上，处以责任人50200元的罚款，另主管领导负连带责任，处以双倍处罚。4、所订购的物料在正常生产周期内不能按时购回的，必须说明原因及时上报给主管领导处理，未上报的造成生产待料的对责任人处以50元的处罚。主管领导处理不了的立即上报给部门经理或分管副总。5、采购员不得接受供应商的礼品、现金、支票等有价证券，不得向供应商借款等，一经发现对受贿人处以2000元的罚款，情节严重的，给予无薪开除处理，并送交公安机关处理。6、采购员不得与供应商会餐、娱乐，不得借用交通工具以及接受供应商提供的其它方便或款待等，一经发现，视情况处以50200元的罚款。7、采购人员在采购物资时必须货比三家，在同等质量的情况下，选择价格便宜的。核价人员若查实到相同物料的价格在采购时低于采购员所采购的价格，视情况对采购员按照差价的510倍进行处罚。8、工作时间内必须保持电话畅通，关机或停机处以10元/次处罚。9、每日七点二十到岗，不得迟到，迟到者处以10元/次的处罚。10、接到生产部或技术部等部门物料待料情况问询时，必须在2小时内回复具体的到货时间。如有违反，处以50元/次的处罚。11、在供应商断货时，因不能影响生产的情况下必须要选择价格高的供应商时，内采需经主管领导确认后方可订货。未按此要求操作的予以50元/次的处罚。12、准确记录会议纪要，并按时将会议精神传达给部门经理和分管副总，未发送的处以20元/次的处罚。13、未请假擅自离岗的按旷工处理，另处以50元的罚款。14、正常程序请假，假期内出现的工作问题，由请假人负主要责任（80），职务代行人负次要责任（20）。包装材料采购流程一、周计划的对接和执行1、每周周三生产管理科下发周计划草稿，其中确定好周五、周六生产计划，以保证周五、周六包材的供应；2、周四生产管理科下发修改后周计划，根据仓库库存、供方库存（要求各供应商周四发库存统计表）做采购计划，其中远途物资或生产周期较长的包材应根据生产计划以及库存上限进行补库，像瓶盖、玻璃瓶等不经常改版的包材供方应保持一定的库存量；3、周四收到周计划后，若包材不能按照周计划及时供应，应在当天及时与生产管理科沟通，是否可以延后生产，避免造成怠工现象；4、在确定好的周生产计划改动时，及时与生产管理科沟通，其他生产计划是否改动，根据改动情况补充仓库库存；5、采购计划应综合考虑生产计划、仓库库存、供方库存、供方生产能力、生产周期、在途运输时间等因素；6、当天到货不合格影响明天生产计划的，及时与生产管理科沟通二、月计划的对接以及执行1、每月28日31日生产管理科下发月生产计划，根据生产计划的15倍做采购计划，建议正常产品除外箱外均可一次性下单采购，根据生产计划分批到货；外箱可根据周计划相应下单采购2、根据月计划回复生产管理科，包材是否可以满足生产，并对接部分常规定制产品的生产计划；三、包材的到货以及相应补库1、根据生产计划提前补充库存，争取做到提前2天到货2、每天给生产管理科以及相应的仓库管理员发明天的到货计划（根据生产管理科建议以后做周到货计划），并于每天下午查看当天的到货情况；3、关注仓库库存，要求仓库保管员对未达到库存下限的物资发邮件通知；4、周计划调整后库存未达到下限的应及时下单补库，对远途物资应清楚在途运输时间，提前发货避免缺货；5、在途物资中必须带有随货通行检验报告以及到货数量6、要求供应商特别是商标发货后以传真形式说明发货时间、品种以及数量四、月底发票的核对以及上交1、每月25日与远途物流到货的供应商对接到货数量以及价格（25日前都已到货的可提前对接），对接好后开发票，附近供应商入库单都已带回自行对账，29日前送至我公司，并附带对账单；2、收到发票与入库单后，核对无误后交到财务科，并对已上交的发票做好记录。公司设备备件采购流程为有效利用好软件对设备备件管理，提高公司设备备件采购效率，提高服务质量，制定以下工作流程1、每周各工厂动力科上报仓管科周设备备件申请单（按工厂内部规定时间），申请单需按照公司发展中心统一编制的备件编码、名称、规格的要求填写；2、仓管科核对动力科每周上报的备件申请单并进行区分，对公司已确认编码、名称、规格及价格的备件录入软件申请单中，经工厂经理审核后周三将申请单转至供应管理科进行采购；新增备件（软件中无编码及价格的）申请单书面上报至发展中心（按发展中心规定时间）；入库时须按照瑞比中的采购订单入库；3、发展中心负责公司备件的编码、名称、规格的校对，每周对工厂申请单中的新增备件进行编码，按时间要求将新增备件申请单转至供应管理科；4、供应管理科在每周三通过瑞比软件接收工厂经理签批的备件申请单，按需求编制采购订单并实施采购，同时录入至瑞比备件采购订单中；5、供应管理科每周在对发展中心编码后的新增备件询价、提报、定价并进行价格维护后按照需求编制采购订单并实施采购；6、供应管理科每周三与工厂仓管对接备件到货情况并分析原因，确保供应及时性。促销品验收程序一、目的为规范公司宣传品及促销品的管理，特制定本制度。二、适用范围适用促销品、礼品、赠品等三、职责市场部根据销售需求情况确定促销物料的制作标准与数量。供应科负责促销物料供应商厂家信息的搜集、竞标以及采购实施。品保部根据市场部提供的标准，对促销品验收。储运科负责促销品的保管、发放。财务部负责物料的账款结算。四、促销品基本流程（一）采购申请、设计、采购1、市场部每年制定宣传、促销物料第二年的需求比例，将所需促销物料的要求、标准及数量以书面形式提交供应科。2、市场部对促销物料的外在进行设计，提供标准实物样品。3、供应科负责促销物料厂家的搜集、询价、谈判、采购实施。（二）验收、入库已到厂的促销物料由品保部根据市场部提供标准（或者是竞标留样的样品）对采购的促销品进行验收，并签字确认。（三）验收评定1、合格，由品保部开具验收合格报告单交于促销物料仓管，打单入库。2、让步接收，供应商所供物料与标准有异议的，由供应科、品保部与市场部共同评审出具评审意见，可接收的由品保部开具让步接收验收单交与促销物料仓管，由供应科对供应商进行考核处理。3、不合格，供应商所送货品有质量问题，经品保部检出，并把结果与市场部沟通，双方达成一致，由品保部开具不合格验收单交促销物料仓管与供应科，由供应科对供应商作出退货与处罚处理。供应管理科业务管理规定1、公司物料执行月度采购价格（本月26日下月25日，合同除外，期间物料价格允许下调，不允许上调），要求各采购组每月20日前提报下月物料需求计划（行情易变化的，如粮食、添加剂原料），由采购信息组集中开展询价工作经谈判程序后提报公司定价委员会审批后执行；2、各采购组长每月25日前提报下月物料资金使用预算表，经供应管理科主管审核汇总后统一提报采购委员会（董事长）审批后转回执行；3、每月物料采购订单统一要求各采购组长审核后集中在5日发送公司供应商，给予同一供方生产安排提供方便，确保做好同批次物料质量的稳定性，周物料供应计划可以根据生产自行调节；4、菏泽工厂采购组可提供新供方信息资源，统一提报集团信息组按流程进行合格供方的申报，未经集团公司列入合格供方范围的不允许采购；5、涉及合格供方、物料价格、采购资金统一由集团供应管理科依据程序经采购委员会、定价委员会审批后实施；6、工厂间因生产产品调整所需调拨物料（采购数量少的，采购数量大的按公司确定合格供方下达采购订单），采购执行人员可直接对接进行调拨，不需要经过生产管理中心协调，对不配合执行人员可向供应管理科主管投诉；7、公司决策性采购及大型包材版面更改工作由供应管理科统一对下达通知，各采购组严格按要求实施。采购流程（补充管理办法）为更好的推进菏泽采购管理，在公司采购流程基础上，补充以下管理办法1、采购信息11以供应链管理中心供应科信息组为主，菏泽采购组统一执行价格信息表格化管理；12菏泽采购组应积极从当地搜寻新供方，确定后的合格供方列入菏泽合格供应商库，并报供应链管理中心供应科备案，定期对合格供方评审。2、商务谈判21菏泽采购组对当地采购的小麦粉、小麦麸、纸箱、煤炭等大宗物料采购按照公司采购程序由公司定价委员会与供应科共同参与竞价与谈判来确定供货厂家与采购价格，并在供应链管理中心供应科备案；22对五金、劳保等物料的采购实行菏泽当地“定点采购”，由菏泽采购组按照采购程序组织竞价与谈判确定供货厂家后报供应链管理中心供应科备案，“定点采购”单位价格情况每季度上报备案，如有临时突发价格变动应及时上报协调处理。3、采购执行31菏泽采购组按照公司确定的合格供方名单或“定点采购”名单实施采购；32供应链管理中心供应科加强对菏泽采购组业务监督指导，执行统一计划采购模式，对供应的及时性与物料的合格率考核；33菏泽采购组按照公司决策及供应科的建议对行情变化较大的物料实施统一规模性采购，并由供应科对执行情况监督考核；34菏泽采购组对合格供方更换、票据管理、货款支付执行公司采购程序及供应链管理中心供应科相应的管理制度。一、巧媳妇企业供应商开发流程（一）图1巧媳妇供应商开发流程图（二）作业流程描述巧媳妇新供应商开发流程QXFFGYLQ1供应市场分析Q101建立供应商名录Q102供应商能力调查表的整理Q103供应商现场考察Q104供应商数据整理Q105相关数据存档巧媳妇公司新供应商开发流程流程编号具体描述执行部门岗位Q11初步搜集供应商名称、联系方式等基础资料，建立供应商名录供应链管理中心采购信息主管Q12开展信息收集工作，填写供应商能力调查表供应链管理中心采购信息主管Q13确定需要现场考察的供应商，并实施供应链管理中心采购信息主管Q14供应商现场考察信息的整理供应链管理中心采购信息主管Q14酱供应商开发资料归档供应链管理中心采购信息主管（三）新供应商开发作业流程微观描述1Q11根据公司产品要求，对国内外的供应市场进行拉网式搜索，方式上采取行业内咨询、网络查询、电话联系等方式。这个环节的工作主要是以简单信息的收集为中心，主要内容是企业名称、联系电话、联系人三部分，形成供应商名录。2Q12开始填写供应商能力调查表要求内容，信息收集方式主要是电话联络，可以讲供应商能力调查表传给对方，并由对方回传，也可电话沟通，问答的形式将供应商能力调查表填写详细（相关附件供应商能力调查表）3Q13根据供应商能力调查表体现的信息进行分析，确定需要现场考察确认供应商的名单，然后实施考察，确定供应商能力调查表信息的真实性，并初步了解供应商规模、设备、人员等信息，形成供应商开发考察报告。4Q14对供应商的相关数据进行详细整理，形成书面报告并完好保存。书面报告编写要求，必须体现以下内容规模、设备、技术能力、管理能力人员素质几个主要方面。5Q15将所有相关数据录入供应商信息档案（相关附件供应商信息档案模板）（四）附表1供应商能力调查表（生产型）1供应商企业名称2负责人或联人姓名3地址邮编4电话传真5供应商企业成立时间6主要产品7职工总数其中技术人员人；工人人8年产量/年产值（万元）9生产能力10样机/样品、样件生产周期11生产特点成批生产流水线大量生产单台生产12主要生产设备齐全、良好基本齐全、尚可不齐全13使用或依据的产品、质量标准A国际标准名称/编号B国家/行业标准名称/编号C供应商企业标准名称/编号D其他14工艺文件齐备有一部分没有15检验机构及检测设备有检验机构及检测人员，检测设备良好只有兼职检验人员，检测设备一般无检测人员，检测设备短缺，需外协16检测设备校准情况有计量室全部委外部计量机构17供应商主要客户（公司/行业）18新产品开发能力能自行设计开发新产品只能开发简单产品没有自行开发能力19国际合作经验是外资企业是合资企业给外资企业提供产品无对外合作经验20职工培训情况经常、正规地进行不经常开展培训21是否经过产品或体系认证是（之处具体内容）否QS认证绿色食品认证HACCP认证ISO9000认证有机加工者证书2供应商能力调查表（经销商）1供应商企业名称2负责人或联系人姓名3地址邮编4电话传真5供应商企业成立时间6主要经销产品7职工总数其中技术人员人；工人人8注册资金9供应商主要客户（公司/行业）10国际合作经验是外资企业是合资企业给外资企业提供产品无对外合作经验11仓库面积12运输工具情况自有（数量）租用（数量）企业负责人签名盖章日期年月日二、巧媳妇企业供应商选择流程（一）图2巧媳妇供应商选择流程图巧媳妇企业新供应商选择流程QXFFGYLQ2Q201初选具有实力的供应商Q202成立供应商考察小组（根据不同产品确定小组成员）Q203调查、考察供应商（需要调查、考察的内容）Q204填写供应商考察表Q205供应商评选（三步法）（二）巧媳妇企业供应商选择作业流程描述巧媳妇公司新供应商开发流程流程编号具体描述执行部门岗位Q201初选具有实力的供应商供应链管理中心采购信息主管Q202供应链管理中心组织成立供应商考察小组供应链管理中心采购信息主管Q203对潜在供应商进行现场考察供应链管理中心、品保部、生管中心等相关部门成员Q204填写现场考察相关表格考察小组成员相关部门成员Q205初选供应商供应链管理中心采购信息主管Q206桶相互选供应商进行加工承揽合作的初步洽谈，并进行具体的合作谈判供应链管理中心部门主管Q207同供应商签订合作协议供应链管理中心部门主管（三）巧媳妇企业选择供应商作业微观流程描述1Q201初选具有实力的供应商供应链中心根据国家相关法律法规的要求及公司的显示需求，确定供应商应该具备的资质，并以供应商开发阶段整理的供应商大名单为依据，从中筛选出具有实力的潜在供应商。1）入选供应商在企业证件方面应具备的资质由生产管理中心品保部对供应商“食品卫生及安全方面”应具备的资质提出要求，供应链中心按要求筛选确定供应商考察名单。根据不同的采购物资，对供应商的资质要求如下A原料、辅料以及与食品直接接触的包装材料（如塑料桶、酱Q206初步洽谈并进行试制认证Q207商务谈判Q208合同签订盒、酱袋、瓶类等）供应商生产许可证、卫生许可证、税务登记证、营业执照、产品每年一次的外检报告（A、外检报告中的必检项目由品保部提出要求；B、原料经过深加工的原料，例如豆粕、面粉、小麦麸）B纸箱、标签类供应商印刷许可证、税务登记证、营业执照、条码准印证2入选供应商在规模方面的要求根据行业排名、企业注册资金等确定供应商规模2Q202成立供应商考察小组由供应链管理中心组织，针对不头痛的采购物资，确定供应商考察小组1）原辅料供应商生产管理中心、品保部、供应链管理中心、财务中心2）不予食品直接接触的包装材料供应商生产管理中心、品保部、财务中心、产品部、供应链管理中心3）与食品直接接触的包装材料供应商生产中心、品保部、财务中心、产品部、供应链管理中心3、Q203调查、考察供应商合理选定供应商的评选标准，以保证根据目标选出最适宜的供应商。供应商考察小组在对供应商进行实地考察时，需要手机和观察的信息如下1）基本情况2）管理状况3）质量体系4）设计、工程及工艺5）生产6）企划与采购7）环境管理8）地理位置4、Q204填写供应商考察表供应商考察小组对供应商继续拧实地考察后，小组成员就各自承担的考察目标，填写考凭结果巧媳妇企业供应商考察表5、Q205供应商评选供应链管理中心手机分析供应商考察小组的评价结果，针对不同的供应商，采取相应的评选方法进行供应商的选择。1）评分法适用于低值易耗品的采购2）采购成本分析比较法对于从采购商品质量与交付时间均满足要求的供应商，陈本成为决定供应商选择结果重要因素的情况下，成本分析法可以解决问题。3）招标采购法当采购物资数量大、供应市场竞争激烈的时候，可以采用招标方法选择供应商。招标方法竞争性强，采购方能在更广泛的范围选择供应商，以获得供应条件有利的、便宜而实用的物资。但招标方法手续繁杂，时间长，不能适应紧急采购的需要。招标采购微观流程图如下图3巧媳妇企业招标采购微观流程供方名称联系方式设备情况生产能力生产外环境生产状况生产内环境所用原料情况称量、计量器具质管状况生产卫生状况库存交流事项意见或建议参加人员日期巧媳妇企业战略采购招标流程QXFFGYLQ3Q301对供应商进行资格预审Q302准备招标文件Q303发布招标通告、发售招标文件Q304接收供应商投标Q305开标Q306评标Q307决标巧媳妇企业招标采购围观作业流程描述巧媳妇企业采购招标流程流程步骤编号具体描述执行部门执行岗位Q301供应链管理中心编制供应商资格预审文件，邀请潜在供应商参加资格预审，发售资格预审文件，最后进行资格评定。供应链管理中心供应市场分析专员Q302供应链管理中心准备招标文件，包括投标须知、合同条款、技术规格、投标书的编制要求、投标保证金额、报价表等清单。供应链管理中心供应市场分析专员Q303供应链管理中心将招标文件发售给通过资格预审的供应商。供应链管理中心供应市场分析专员Q304供应链管理中心按照招标文件规定接收供应商投标。供应链管理中心供应市场分析专员Q305招标委员会按照招标公告中规定的时间、地点进行公开招标，并做好开表记录。招标委员会委员会成员Q306招标委员会根据招标文件中确定的标准和方法，对每个投标商的标书进行评价和比较，编写并上报评标报告。招标委员会委员会成员Q307招标委员会评出最低投标价的投标商。招标委员会委员会成员6、Q206初步谈判及试制认证初步选定供应商后，由供应链管理中心同供应商就试制认证前，开模具、制版的费用及版权问题进行洽谈，确定相关事宜后，进行产品的试制认证图4巧媳妇企业试制认证微观流程Q401接受已确认设计资料Q402联系供应商提供样品Q403对样品印刷版面进行签字确认Q404对样品进行检验确认Q405生产试用Q406通知供应商样品合格Q407商务谈判战略采购部视觉传播组研发中心生产中心样品试制认证过程QXFFGYLQ4巧媳妇企业试制认证微观作业流程描述巧媳妇企业样品试制认证流程流程步骤编号具体描述执行部门执行岗位Q401供应链管理中心接收已经确认的设计资料供应链管理中心采购专员Q402供应链管理中心根据需求联系供应商提供样品及相应标准供应链管理中心采购专员Q403视觉传播组对印刷类包材进行印刷版面的确认视觉传播组设计专员Q404研发中心根据供应链提供的验收标准对所有的物料进行相关检测确认研发中心研发中心主管Q405加工厂将样品进行生产试用确认，并反馈结果给研发中心和供应链管加工厂生产中心主管理中心Q406供应链管理中心将样品试制认证合格的结果通知供应商供应链管理中心采购专员Q407供应链管理中心同样品试制合格的供应商进行合作谈判，签订合作协议供应链管理中心采购专员7、Q207商务谈判供应链管理中心同供应商展开正式的合作谈判。8、Q208合同签订供应链管理中心同供应商就合作细节达成一致后，双方签订合同。其中定价流程如下图5巧媳妇企业采购定价流程巧媳妇企业采购定价微观作业流程描述巧媳妇企业采购定价流程流程步骤编号具体描述执行部门执行岗位Q501由供应市场分析专员在经过市场调查、分析、商务洽谈等工作后，形成采购报告，提交供应链管理中心主管审批供应链管理中心供应市场分析专员Q502供应链管理中心主管审批采购报告供应链管理中心供应链管理中心主管Q503生产中心主管审批采购报告生产中心生产中心主管Q503财务中心主管审批采购报告财务中心财务中心主管Q504供应市场分析专员负责通知各加工厂生产经理、采购内勤、财务主管供应链管理中心供应市场分析专员巧媳妇企业采购定价流程QXFFGYLQ5Q501采购专员提交采购报告Q502供应链管理中心主管审批Q503生产中心主管审批Q503财务中心主管审批Q504采购专员通知各加工厂相关人员执行等相关人员执行价格三、单一采购的基本业务流程（一）流程图6单一采购业务流程图巧媳妇企业单一采购中观流程巧媳妇企业新供应商开发流程流程编号具体描述执行部门执行岗位Q601生产中心每月将各工厂的物资需求集中整理发给供应链管理中心生产中心生产中心秘书Q602供应链管理中心根据需求分配定额定制订货单供应链管理中心供应商管理专员Q603将定制好的订单发给各工厂采购内勤供应链管理中心供应商管理专员Q604各工厂采购内勤给供应商下订单供应链管理中心采购内勤Q605采购内勤根据订单的时间追踪到货情况供应链管理中心采购内勤单一采购流程QXFFGYLQ6Q601生产需求Q602供应链制定订货单Q603发工厂采购内勤Q604下订单Q605订单追踪Q606验收入库Q607付款Q606品保对生产用采购物资进行验收，合格产品入库工厂品保部品保人员Q607财务根据供应商账期和供应链的资金分配计划支付货款财务中心工厂会计（二）定单追踪和跟催图7定单追踪和跟催微观流程图巧媳妇企业订单跟踪和跟催微观流程描述巧媳妇企业订单跟踪和跟催微观流程流程编号具体描述执行部门执行岗位Q701工厂采购内勤按照供应商管理专员分配的配额将订单下发给相关供应商工厂生管部采购内勤Q702工厂采购内勤定期对订单定期进行跟踪落实，记录订单执行情况工厂生管部采购内勤Q703工厂内勤将不能按订单要求完成的异常情况及时反映给供应商管理专员工厂生管部采购内勤Q704供应商管理专员针对采购内勤反馈回的异常情况与供应商进行协调解供应链管理中心供应商管理专员定单追踪和跟催流程QXFFGYLQ7Q701下发订单Q702跟踪订单执行情况并记录Q703异常情况反馈供应链Q704协调解决Q705反馈工厂内勤决Q705供应商管理专员将异常订单处理结果告知采购内勤，并由采购内勤继续跟踪订单供应链管理中心供应商管理专员（三）验收和收货图8验收和收货微观流程图巧媳妇企业采购作业验收和收货微观流程QXFFGYLQ8Q801供应商供货Q802品保检验Q803采购内勤将情况报供应链管理中心Q804供应链管理中心协调Q806生产中心和研发中心主管确认Q808入库Q805生产经理和品保主管确认Q807退货巧媳妇企业采购作业验收和收货微观流程描述巧媳妇企业采购作业验收和收货微观流程流程编号具体描述执行部门执行岗位Q801供应商根据订单要求按时将物资送到工厂Q802品保人员根据验收标准对采购物资进行检验品保部质检员Q803采购内勤将检验异常情况第一时间反馈给供应链管理中心工厂生管部采购内勤Q804“让步接收”的物资由供应商管理专员与供应商进行协调；“退货”物资由供应商专员直接报生产中心和研发中心进行协调供应链管理中心供应商管理专员Q805工厂品保主管和工厂主管根据物资实际情况和供应商管理专员与供应商协调的结果确认是否收货加工厂品保主管、工厂主管Q806生产中心和研发中心主管，根据物资实际情况，结合供应商管理专员与供应商协调的结果，确认是否收货生产中心、研发中心主管Q807供应商管理专员通知采购内勤退货供应链管理中心供应商管理专员Q808品保检验合格的产品直接入库；不合格品根据相关主管的处理意见（见不合格品处理单）可以入库的办理入库手续生管部仓管员（四）支付货款和记录维护图9巧媳妇企业支付货款和记录维护流程图巧媳妇企业支付货款和记录维护QXFFGYLQ9Q901入库Q902发验收入库单Q903开发票Q904接收发票Q905工厂主管签字Q906财务入账Q907根据账期将应付款报供应链管理中心Q908供应链进行资金调匹配Q909工厂财务部付款巧媳妇企业支付货款和记录维护微观流程描述巧媳妇企业支付货款和记录维护微观流程流程编号具体描述执行部门执行岗位Q901仓管人员将允收的物资及时入库生管部仓管员Q902各相关部门及时完成ERP维护工作，采购内勤三天内将采购验收入库单传真或发邮件给供应商生管部采购内勤Q903供应商根据接收到的采购验收入库单开具发票Q904采购内勤接收发票并核对生管部采购内勤Q905工厂主管对采购内勤核对完的发票签字确认加工厂工厂主管Q906财务人员将工厂主管签字的发票审核入账会计部工厂会计Q907工厂财务主管根据账期于每月28号前将下月的付款计划报供应链管理中心会计部工厂财务主管Q90