时间管理人力资源部员工培训新员工培训PPT模板课件

1、时 间 管 理,商务简约 工作总结 工作计划 动态模版,演讲人：XXX,时间是一种快速移动的资产,01,02,03,时间管理概述,时间管理的步骤,时间管理工具,目 录,CONTENTS,用最简单的办法测试你是否能掌握时间，以下问题只需回答“Yes” Or “No,请先自测,1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7.你时常在做重要工作时被打断吗？ 8. 你时常把工作拖到最后一

2、分钟，然后很努力地去做完它们,9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10.你在办公室用餐吗？ 11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？ 16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来,你有几个Yes呢,1216个“yes”： 救命！你在时间管理上需改进 812个“yes” ： 当心！你需要重新审视你的时间行动指南 48个“yes” ： 可以！方向正确，但需要提高冲劲 04个“yes

3、” ： 恭喜！请坚持并保留你的方法,你的时间值多少钱,365天 114天 ) 8小时,一年,法定假日,工作时长,2008小时/年,工作时长,浪费很多个小时 = 亲手扔掉好多好多 的人民币,浪费 1 个小时 = 亲手扔掉一张 的人民币,浪费 2 个小时 = 亲手扔掉一张 的人民币,举个 栗子：年薪10万,时间管理概述,01,时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与指引。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间，所以说做好时间管

4、理，不在于管理时间，更重要在于管理好你的精力，这才是时间管理的本质,什么是时间管理,当 下 受手机干扰很难专注一段时间做一件事，当下的任务被各种琐事打断也浪费了很多时间,过 去 不知道自己到现在做了哪些事，甚至是这个月、这一周做过那些事都没有一个清晰的印象,将 来 没有一个清晰的目标，规划也没有具体的执行计划，当面对一个棘手的大块任务时无从下手,为什么要进行时间管理,效率，就是用最小的代价或花费获得最大的结果。时间管理可以帮助更加专注当前任务，也可以避免脑袋里装载太多事情而产生压力，可以防止时间长了遗忘重要的任务,效 果 effetiveness,效果，就是得到期待的结果。时间管理可以通过分解

5、较难任务，从而减少拖延，更容易达到目标；另外，时间管理记录了已完成任务，在回顾时能够增加成就感,效 率 efficency,为什么要进行时间管理,时间管理的步骤,02,GTD 就是Getting Things Done的缩写，意思是“把事情做完”，是一个管理时间的方法。 GTD的核心理念是必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。 GTD的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一种消灭压力的高效工作方法,时间管理的五个流程,

6、收集哪些事？ 一切未竟之事，无论大小、轻重、缓急，只要是那些等待处理的、需要改进的、引起注意的事务，都要收集起来,收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（未整理的念头）（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中,用什么收集？ 可以用纸笔记录，也可以用手机软件记录，但是推荐使用效率更高的手机软件。需要注意的是，不要在多个地方收集，那样不仅会导致遗漏，还会分散精力,操作步骤,整 理,组 织,回 顾,执 行,收 集,整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。很多时候在添加任务时并没有经过深思熟虑，很可能就是一个灵感，将这些stuff按是否可以付

7、诸行动进行区分整理。对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理或者予以删除，只保留需要进行下一步行动的事情,操作步骤,整 理,组 织,回 顾,执 行,收 集,两分钟原则 两分钟是一个分水岭。任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做；如果不行，则把它存档以便查询，或把它扔掉，或者使它成熟以便下一步的处理,操作步骤,整 理,组 织,回 顾,执 行,收 集,组织：第一，对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统；第二，对下一步行动的组织分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单,下一步行动 Next actions 要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定

8、会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。例如，如果事项为“写项目报告”，下一步行动可能会是 “给Jim打电话问报告的要求” 。 项 目 Projects 每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“项目”。使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。 等 待 Waiting for 当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件，就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。 将来/可能 Someday/Maybe 这些事情你需要在某个点去做，但是不是

9、马上。例如：“学习英语”，或者“进行一个潜水假期,操作步骤,整 理,组 织,回 顾,执 行,收 集,回顾：回顾只需要定期进行，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作,回顾哪些内容？ 01 回顾收件箱里已经收集的任务，看是否都已经整理和理清，要确保收件箱没 有遗留的任务。 02 检查单个任务是否都已经及时完成，如果未完成要分析原因，可能是任务不 够具体，也可能是没有时间，如果未完成则都要重新安排。 03 梳理项目完成情况，因为项目都是由多个单项任务构成，所以要检查这些任 务是否在各个阶段已经完成

10、，还要看先前的计划在现在看来是否需要改变。 04 回顾整个工具系统，把检查发现的问题进行更新，下周只需要按照计划执行,操作步骤,整 理,组 织,回 顾,执 行,收 集,在执行阶段主要面临两件事。第一件事是执行已经安排的既定任务，完成之后继续执行下一步行动。第二件事是一些突发事件。这些事有的是需要立即去做，那就需要放下手头事情，而有些是需要过段时间安排，那你只需要记下（添加到收集箱里），再接着做你正在做的事情,根据价值观和四象限工作法选择下一步行动,重要性,根据环境对任务进行分类：打电话、计算机旁、外出等 将相同环境下的任务集中处理，可以提高效率,考虑现在有多长可利用的时间 根据时间长短，选择合

11、适的任务,注意调节工作节奏，将难度大、耗费尽力的任务与简单任务交替安排，防止疲劳,环 境,时 间,精 力,GTD 的要点,把任何任务和 项目具体成行动,清空你大脑 的内存,时间管理工具,03,日 程 表 用5分钟拯救24小时,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,0,早起,清晨事项 晨间日记 早锻炼 阅读/工作 早餐 补觉,在 路 上,处理工作待办事项,午休 午餐,处理工作待办事项,自己喜欢做的事情,在路上 晚饭,睡前 休闲 聊天 泡脚,追剧 躺床刷 失眠,晚睡晚起 晨间日记 早锻炼 早餐,迟到,东搞 西搞

12、,垃圾 快餐 午休,聚会 无效 社交,追剧,低精力 没心情 被打扰 拖延、焦虑,你一天的日程是怎么样的,日程表,2XXX 年 5 月 8日,待办事项 每天用在日程表上的时间不超过5分钟 列下今天能做的事 记住突如其来的事 可以随时录入 不必全部完成,时间 事项 记下开始一件事的时间点 写下所做事务的关键词 诚实记录 简单记录（15分钟内可以不记,日程表,时间归类的意义,时间消耗分类,找到浪费点,娱乐类,损失类,消耗类,休息类,社交类,工作类,无节制的娱乐,无谓浪费,执行效率低,重复性消耗,社交及媒体,过长休息,最好的时间放在产出最大的事情,时间记录的意义,时间助手,时间医生,时间卫视,一旦记录

13、 必然反思 一旦反思 必然进步,现场作业,分组： 01 以昨天为例，列出各自1天的时间消耗 02 分析时间使用的效果 03 找到最大的时间浪费点,要求： 01 如实反映自己的真实情况 02 工作期间如有娱乐情况请标记出来 03 各分类所消耗的时间要具体到小时 04 每组推荐1人上台分享，比比谁列的更加具体和清晰,晨间日记 让每一天都值得回忆,如何写晨间日记,填写基础信息并进行晨间自问,今天最重要的一件事是什么？ 我今天该如间善待我的身体？饮食？运动？ 我今天要字咖些新知识？ 我今天我要拥有怎样的心情？ 我今天怎样比昨天做的更好？早安,01,02,填写生活6大平衡,做了什么？ 想了什么？ 收获了

14、什么？ 哪些做得不足？ 解决方案是什么？ 下一步该如何做,03,填写成功日志与值得改善,昨天最成功的3-5件事情或亮点 昨天可以改善的事件,04,阅读梦想导航,拟定本年度最核心的四个目标 把年度目标分解到月和周,05,阅读人生信条,座右铭 做事准则,形式上采用“九宫格”的形式 九宫格就是你关注的9个层面 而不是所有的东西你都写,晨间日记的两个要点,写日记的时间要在早上 不要超过3分钟,早上写日记的优点,计划性,客观性,灵活性,持续性,晨间日记模板,四象限法则 轻松分不清工作优先级,01 先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 02 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 03 先做容易的事，然后再

15、做难做的事。 04 先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花 费大量时间才能做好的事。 05 先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。 06 先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。 07 先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。 08 先做别人的事，然后再做自己的事。 09 先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。 10 先做有趣的事，再做枯燥的事。 先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人 所拜托的事，然后再其他人所拜托的事,请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式,重要,紧急,不重要,不紧急,第一象限：重要紧急 原则：立即去做 时间占比：20% - 25,第二

16、象限：重要不紧急 原则：有计划去做 时间占比：65% - 80,第三象限：不重要紧急 原则：授权或另约时间 时间占比：15,第四象限：不重要不紧急 原则：尽量不做 时间占比：1,四象限法则是时间管理理论的一个重要观念。出自美国管理学家史蒂芬.柯维要事第一一书中。 是指应有重点的，把主要的精力和时间集中放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然,四象限法则,重要,紧急,不重要,不紧急,区分一三象限 第一象限和第三象限难以区分，第三象限对人们的欺骗性是最大的，它很紧急的事实造成了它很重要的假象，耗费了人们大量的时间。依据紧急与否是很难区分这两个象限的，要区分它们就必须借助另

17、一标准，看这件事是否重要,优先解决第一象限 首先要有准确的判断能力，确定是既紧急又重要的事情，然后优先处理,投资第二象限 第一象限的事情重要而且紧急，由于时间原因人们往往不能做得很好。第二象限的事情很重要，而且会有充足的时间去准备，有充足的时间去做好。可见，投资第二象限，它的回报才是最大的,走出第四象限 具有假象的第三象限因为它的紧急性往往使人们难以脱身，所以人们经常会跌进第四象限而无法自拔。例如，打麻将的时候三缺一，只要一玩起来就很难脱身，而且要耗费很长的时间才能打出结果,重要,紧急,不重要,不紧急,看电视/玩游戏/上网 闲聊/等待/闲逛/看热闹 无谓的会议/应酬,任何非预约的事项 闲聊电话

18、/微信/QQ 下属请示和报告 别人求帮忙,客户投诉 安全事故 人事/财务危机 即将到期的任务 燃眉之急的重要任务,目标/计划 各种沟通 培训工作/培养下属 知识管理/技能提升 预防措施（锻炼、安全,重要,紧急,不重要,不紧急,第一象限：重要紧急 原则：立即去做 时间占比：20% - 25,第二象限：重要不紧急 原则：有计划去做 时间占比：65% - 80,第三象限：不重要紧急 原则：授权或另约时间 时间占比：15,第四象限：不重要不紧急 原则：尽量不做 时间占比：1,看电视/玩游戏/上网 闲聊/等待/闲逛/看热闹 无谓的会议/应酬,任何非预约的事项 干扰电话/微信/QQ 下属请示和报告 别人求

19、帮忙,目标/计划 各种沟通 培训工作/培养下属 知识管理/技能提升 预防措施（锻炼、安全,客户投诉 安全事故 人事/财务危机 即将到期的任务 燃眉之急的重要任务,任务划分的技巧 让工作更加条理清晰,现场作业,01 以昨天为例，列出各自1天的事项清单，包含想要做和必须做的事 02 对应放到时间四象限里面 03 思考分别按照怎样的方法处理这些事情,番茄工作法 让拖延症不治而愈,01,02,03,04,05,06,07,设定你的番茄钟（软件、闹钟等）一个番茄闹钟代表一个工作周期，时间是25分钟,开始完成第一项任务，直到番茄钟响铃，表示25分钟已到,停止工作，并在列表里该项任务后画个X,休息35分钟，

20、活动、喝水等,开始下一个番茄钟，继续该任务。一直循环下去，直到完成该任务，并在列表里将该任务划掉,每四个番茄钟后，休息25分钟,每天开始的时候规划今天要完成的几项任务，将任务逐项写在列表里（或记在软件的清单里,番茄工作法是由弗朗西斯科西里洛于1992年创立。使用番茄工作法，选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后在纸上画一个X休息5分钟，每4个番茄时段多休息一会儿,番茄工作法,中断,工作25分钟,活动清单,今日待办,休息5分钟,记录,自我评估与调整,今日待办,选择一个活动,番茄工作法图解,开启一个番茄钟,在日程表中选择一件“待办事项” 预估使用多少个番茄钟完成 开启番茄钟，开始专注工作 记录执行情况,番茄工作法表单,2XX9 年 5 月 8日,吃番茄的正确姿势,01,02,03,在某个番茄钟的过程里，如果突然想起要做什么事情: 非得马上做不可的话，停止这个番茄钟并宣告它作废（哪怕还剩5分钟就结束了），去完成这件事情，之后再重新开