党政机关公文格式

1、党政机关公文格式党政机关公文格式解读解读主 讲：张宝元张宝元党政机关公文格式党政机关公文格式解读解读 公文格式简单地说就是公文的表现形式。它相对于公文的内容而言，既由公文的内容所决定，又服务于公文的内容需要。这是我们理解公文格式的基本思路。 公文格式规范化和标准化是公文这种特定文书形式所决定的。 首先是公文的性质所决定的。我们知道，党政公文是具有决定效力，是由于公文的制发机关是依照党和国家的法律、法规成立并被授予相应职权的机关，其职权之一就是制发党政机关公文。 其次是公文的内容需要所决定的。公文的内容是一定法定机关意志的反映。不同内容的公文必然要求有与之相适应的外观形式去表现。格式不规范，不仅

2、影响公文的质量和美观，更重要的是会影响公文的效用，甚至由于格式不规范而影响机关工作效率，以及对工作造成失误。在实际工作中，这方面的问题主要是：无受文单位、简称不规范、没有版记、文种不正确，标题与内容不一致、纸张前后大小不一，印制不美观、装订不符合要求等。这些问题有时在同一份文件上就多处存在，直接影响了公文的严肃性和应有效用的发挥。因此，我们千万不要小视公文格式的规范化与标准化。 党和国家机关在公文处理工作中历来是十分重视公文格式的规范化和标准化的。早在20年前，国家技术监督局于1988年遵照国务院办公厅指示，发布了GB/T97041988国家机关公文格式国家标准试行方案。经过十多年的试行，国家

3、技术监督局于1999年12月批准发布了GB/T97041999国家行政机关公文格式国家标准，并于2000年1月1日开始实施。经过近12年的实施，不仅对国家行政机关公文，而且，对党的机关和企事业单位的机关公文的规范化和标准化起到了十分重要的作用。其中很重要的一个方面，是使公文格式中的各要素逐步由过去的不统一、不规范，逐渐趋于统一和规范。这就不仅从要求上，而且从实践上为党政机关公文格式完全统一、规范奠定了基础。所以，中共中央办公厅、国务院办公厅及时顺应时势的发展，于2012年4月16日发布了党政机关公文处理工作条例（以下简称“条例”），并于2012年7月1日起施行。国家质量监督检验检疫总局与国家标

4、准化管理委员会于2012年6月29日联合发布了中华人民共和国国家标准GB/T97042012党政机关公文格式（以下简称“国标”），并于2012年7月1日起实施。 条例和国标的实施，不仅彻底结束了建国以来党政公文处理工作不统一的历史，而且为适应党政机关工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化具有重要的意义。 国标的实施，将结束公文格式不统一和不规范的局面，将更有利于提升党政机关公文的法律地位，将更有利于提高党政机关公文处理工作的质量和效率。 要实施好国标，使党政机关公文以规范的崭新的面貌展现于世，重要的问题是要学习好国标。学习国标一定要与学习条例结合进行，只学习国标是不全面的，这

5、是因为，国标是以条例为依据制定的。此外，国标与条例也有一个分工的问题。属于公文格式中各要素的定义和原则要求在条例中进行规定；公文各要素的排列顺序和标识规则及与此相关的纸张、印刷要求以及公文的特殊格式等在国标中作出说明。这样，既缩小了条例的篇幅，又避免了相互重复，从这个意义上说，国标实际上是条例的一个附件。 公文的载体是它的纸介质。也就是说党政机关公文的基本表现形式是纸介质公文。这是由于党政机关公文所具有的性质和作用赋予党政机关公文的依据和凭证作用的缘故。 作为公文的纸介质载体，它的各项数据的物质表现形式油墨；其产品形态开本、规格、印刷、装订等，都属于公文格式规范化的范畴。同时，公文格式对公文的

6、数据通过文字、符号、数字、图表、图形等表现形式也要做出规定。公文格式最终要解决的问题是公文规定是由哪些部分（简称“要素”）组成，这些要素的作用是什么，各要素的排列顺序、所处位置及其标识方法等。 下面，我们依照前面所述的公文格式的含义、作用和公文格式标准化的必要性以及公文载体的内涵要求，对国标条文进行具体解读。 1 1范围范围 本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印刷装订本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印刷装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。 本标准适用于党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可本标

7、准适用于党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。以参照执行。 使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定制等要求按照标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。执行。 本章规定了标准的内容范围，适用范围和特定范围。本章规定了标准的内容范围，适用范围和特定范围。（1）内容范围（2）适用范围（3）特定范围2、规范性引用文件 下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本使用于本标

8、准。凡是不注日期的引用文件，仅所注日期的版本使用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。 GB/T148GB/T148印刷、书写和绘图纸面尺寸印刷、书写和绘图纸面尺寸 GB3100GB3100国标单位制及其应用国标单位制及其应用 GB3101GB3101有关量、单位和符号的一般原则有关量、单位和符号的一般原则 GB3102GB3102（所有部分）量和单位（所有部分）量和单位 GB/T15834GB/T15834标点符号用法标点符号用法 GB/T15835GB/T15835出版物上数字用法出版物上数字用法 条

9、例条例规定，公文使用的汉字、数字、外文字符、计量规定，公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家标准和规定执行。单位和标点符号等，按照国家标准和规定执行。 3、术语和定义 3.1字Word 标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离字宽度的距离。 3.2行Iine 标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加字的高度加3 3号汉字高度的号汉字高度的7/87/8的距离。的距离。4、公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量

10、为公文用纸一般使用纸张定量为60g/60g/80g/m80g/m的胶版印刷纸的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度或复印纸。纸张白度80%90%80%90%，横向耐折度，横向耐折度1515次，不透明次，不透明度度85%85%，PHPH值为值为7.57.59.59.5。 由于公文的特殊地位,一方面要考虑公文外观严肃、庄重，另一方面更要考虑公文频繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。 公文用纸的质量为60g/80g/的胶版印刷纸或复印纸,是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差的一些单位可以采用纸张质量不低于60g/的胶版印刷纸，一般 公文用纸可以采用70

11、g/的胶版印刷纸。对于一些使用高档印刷设备的单位可以采用纸张质量不高于80g/胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定，可以使各使用单位根据具体情况掌握，总的要求是低不低于下线，高不高于上限。 公文用纸纸张白度的来源依据是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标，进行分析总结得来的。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一样，很不庄重；纸张白度过高，对视力影响很大，时间长了很不舒服。现在由于纸张的白度有加大的趋势，给阅读文件，特别是晚间工作阅读文件的同志的视力带来很大影响，所以，本标准把公文纸张白度的下限从原来的85%调到了80%。 横向耐折度15次是为了保证公

12、文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，直接影响公文效力的发挥。 不透明度85%是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致公文质量不高，影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。 PH值为7.59.5是根据国家档案局制定的行业标准DA/T1994文件用纸耐久性测试法中的相关规定确定的。这项行业标准规定，存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的PH值应为7.59.5PH值。代表酸碱度，PH7.5为

13、酸性纸；当PH9.5为碱性纸；PH在7.59.5中性纸。中 性纸吸水较差，利于保存。5、公文用纸幅面尺寸及版面要求（见图、公文用纸幅面尺寸及版面要求（见图1） 5.1幅面尺寸 “公文用纸采用公文用纸采用GB/T148GB/T148中规定的中规定的A4A4型纸，其成品幅面为型纸，其成品幅面为210mm210mm297mm”297mm”。 5.2版面 5.2.1页边与版心尺寸 “公文用纸天头（上白边）为公文用纸天头（上白边）为37mm37mm1mm1mm，公文用纸订口（左，公文用纸订口（左白边）为白边）为28mm28mm1mm1mm，版心尺寸为，版心尺寸为156mm156mm225mm”225mm

14、”。 5.2.2字体和字号 “如无特殊说明，公文格式各要素一般用如无特殊说明，公文格式各要素一般用3 3号仿宋体字。特定号仿宋体字。特定情况可以作适当调整情况可以作适当调整”。 5.2.3行数和字数“一般每面排一般每面排2222行，每行行，每行2828个字，并撑满版心。特定情况可作适当个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整调整”。5.2.4文字的颜色文字的颜色“如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色”。条例规定，“公文用纸幅面采用国际标准公文用纸幅面采用国际标准A4A4型型”。这一规定使党政机关公文用纸完全采用国际标准A4型。第一次实现了党政机关公文用纸的

15、统一。6印制装订要求 6.1制版要求制版要求“版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过不超过1 1mm”mm”。 6.2印刷要求印刷要求“双面印刷；页码套正，两面误差不超过双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm2mm。黑色油墨应当达到色。黑色油墨应当达到色谱所标谱所标BL100%BL100%，红色油墨应当达到色谱所标，红色油墨应当达到色谱所标Y80%Y80%、M80%M80%。印品着墨。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划实，均匀；字面不花、不白、无断划”。 6.3 装订要求装订要求 “公文应当左侧装订，不掉页

16、，两页页码之间误差不超过公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm4mm，裁，裁切后的成品尺寸允许误差切后的成品尺寸允许误差2mm2mm，（原标准为，（原标准为1mm）四角成900, 无毛茬或缺损”。 骑马订或平订的公文应当： a）“订位为两钉外钉眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm；” b)“无坏订、漏订、重订，钉角平伏牢固”。 C）“骑马订钉距均订在折缝线上，平订钉距与书脊间的距离为3mm5mm”。 “包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落”。 长期以来，我们的机关公文缺乏一个较为系统的印制和装订规范。因此一些机关公文在印制和装订时由于不

17、知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，导致质量差，也不严肃。 所以在标准中将公文的印制和装订的要求专条规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的人员以及公文质量把关的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才符合国家行业标准。 （1）在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一个可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。 （2）在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。 （3）在标准中给出装订要求是保证公文在装订过程中的质量控制。 7、公文格式各要素编排规则 7.1公文格式要素的划分 条例条例规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧

18、急程度、规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。 本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下，公文末页首条

19、分隔线（不含）以上红色分隔线（不含）以下，公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上的部分称为版记。的部分称为版记。 页码位于版心外。页码位于版心外。 本标准将公文各要素划分为版头（过去称作本标准将公文各要素划分为版头（过去称作“眉首）、主体、眉首）、主体、版记三部分，是在认真总结我国公文处理经验的基础上确定的。版记三部分，是在认真总结我国公文处理经验的基础上确定的。其中其中“眉头眉头”、“版记版记”两个概念在公文印制行业已经多年两个概念在公文印制行业已经多年 使用，主体是在GB/T97041999

20、国家标准（以下简称“99国标”）中提出的新概念。本标准在公文各要素划分中，保留了“三个部分”的划分，延用了“主体”、“版记”的称谓，只是将原来的“眉头”称谓改为“版头”。这样既切题又通俗，便于理解和操作。 公文要素共有18项。其中有17项分别分布在“版头”、“主体”、“版记”中，也即公文的版心中。其中版头部分6项，即份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。主体部分9项，即标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记部分2项，即抄送机关、印发机关和印发日期。唯有“页码”情况比较特殊。既不在公文三个部分的任一部分内，也不在公文的版心内。而置

21、于公文的版心之外。 7.2版头 7.2.1份号份号 公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格标排在版心左上角第一行。 本标准规定编制份数序号用6位3号阿拉伯数字。过去没有规定几位数，本标准规定为6位数，使份号编排统一、规范。 7.2.2密级和保密期限密级和保密期限 涉密公文应当根据涉密程度分别标注涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密绝密”、“机密机密”、“秘密秘密”和保密期限。和保密期限。 标注密级和保密期限，一般用标注密级和保密期限，一般用3 3号黑体字，顶格编排在版心左号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注

22、。上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 保密期限是对公文密级的实效加以规定的说明。如公文制发单位能够知道保密期限，在秘密等级和保密期限间用“ ”隔开。如“绝密3个月”，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。需要说明的是，如不需标注保密期限，秘密等级的两字间应空1字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空1字距离，以使该字段不致过长。保密期限中的数字由原来的汉字改为阿拉伯数字。 7.2.3紧急程度紧急程度 公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注别标注“特急特急”、“加急加急”，电报

23、应当分别标注，电报应当分别标注“特提特提”、“特急特急”、“加急加急”、“平急平急”。 如需标注紧急程度，一般用如需标注紧急程度，一般用3 3号黑体字，顶格编排在版心左上号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按份号、角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 紧急程度是对公文送达时限的要求。根据条例规定，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。具体“特急”、“加急”的时间要求是多少，“1999国标”释义解释说由各地行政机关主管自行确定”。本标准对此

24、虽没有作明确说明，但也没有对“1999国标”的释义否定，这意味着认同这一要求。本标准在紧急程度的规定中将原来的“急件”改称为“加急”。标注位置，本标准则规定标注在公文首页，即版心左上角。（“1999国标”规定紧急程度、密级和保密期限标注在公文首页右上角）这是本标准的一项重要改变。 7.2.4发文机关标志发文机关标志 由发文机关全称或规范化简称加由发文机关全称或规范化简称加“文件文件”二字组成，也可以使二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。用发文机关全称或规范化简称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm35mm，推荐，推荐使用小标

25、宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。以单独用主办机关名称。 如需同时标注联署发文机关名称，一般应将主办机关名称排列如需同时标注联署发文机关名称，一般应将主办机关名称排列在前；如有在前；如有“文件文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。署发文机关名称为准上下居中排布。( (见图见图2 2、图、图3 3、图、图4 4） 发文机关标志的字

26、体，本标准推荐用小标宋体字。这是因为小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分。应该说不宜用于党政机关发文标志。 发文机关标志的字号，本标准未作规定。“1999国标”规定的发文机关标志的字号的最高限是22mm15mm。以“国务院文件”发文机关字号为最高限，就是要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关的发文机关标志字号要小于“国务院文件”，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。党的发文机关标志的字号自然应以“中共中央文件”为最高限，其他各级党的机关发文机关标志的字号要小于“中共中央文件”。 关于发文机关标志的位置，

27、发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm，也就是留出35mm（约3行）位置用于标注上述的份号，密级和保密期限，紧急程度。要特别注意的是，即使上述3项要素都不需要标注，也要留出这段空白，也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm35mm72mm距离。 鉴于上述原因，本标准规定的党政机关公文的发文机关标志位置为72mm。所以，党政机关在设计文件“红头”时，只有一种形式，即平行文、下行文、上行文发文机关标志距离上页边为72mm。这一改变不仅使党政机关公文形式取得了统一，而且使用于平行文、下行文和上行文的公文“红头”格式取得了统一，既实用、美观，又提高了公文页面的利用率。这是

28、公文格式的一项重大改革。 7.2.5发文字号发文字号 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。主办机关的发文字号。 发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加括入；发文顺序号不加“第第”字，不编虚位（即字，不编虚位（即1 1不不编为编为0101），在阿拉伯数字后加），在阿拉伯数字后加“号号”字。字。 上行文的发文

29、字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。在同一行。 发文字号的位置，本标准规定在发文机关标志下空二行位置，并规定在发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。这样就明确了发文机关标志与红色分隔线之间的距离是3行位置，而发文字号应排在第3行，并且不要紧贴红色分隔线，空出约4mm的距离（实际掌握只要不贴红色分隔线即可）。 7.2.6签发人签发人 上行文应当标注签发人姓名。上行文应当标注签发人姓名。 由由“签发人签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。居右空一三字加全角冒号和签发人姓名组成。居右空一字，编排在发文机关标志下空

30、二行位置。字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人签发人”三字用三字用3 3号仿宋体字，签发人姓名用号仿宋体字，签发人姓名用3 3号楷体字。号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。时与上一行第一个签发人姓名对齐。 7.2.7版头中的分隔线版头中的分隔线 发文字号之下发文字号之下4mm4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 版头中的分隔线是文件

31、版头的组成要素之一。它的作用是分版头中的分隔线是文件版头的组成要素之一。它的作用是分隔文件版头和正文。颜色为红色，与版心等宽即隔文件版头和正文。颜色为红色，与版心等宽即156mm。文。文件版头中有红色分隔线，显得庄重、美观。件版头中有红色分隔线，显得庄重、美观。 7.3主体 7.3.1标题标题 由发文机关名称、事由和文种组成。由发文机关名称、事由和文种组成。 一般用一般用2 2号小标宋体字，编排于红色分隔线向下空二行位置，号小标宋体字，编排于红色分隔线向下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距适当，

32、标题排列应当使用梯形或菱形。称，长短适宜，间距适当，标题排列应当使用梯形或菱形。 为保证公文首页必须显示正文，标题过长时可以予以变通。为保证公文首页必须显示正文，标题过长时可以予以变通。如如“批转或转发的请示、报告，标题中不冠机关名称，在全批转或转发的请示、报告，标题中不冠机关名称，在全文末尾写上机关名称。文末尾写上机关名称。”又如又如“批转或转发的资料性或没有批转或转发的资料性或没有抬头（即主送机关）的文件，标题一般不冠机关名称，在标抬头（即主送机关）的文件，标题一般不冠机关名称，在标题下面注明机关名称和年、月、日，并用括号括起来。题下面注明机关名称和年、月、日，并用括号括起来。”（引自国务

33、院办公厅秘书局（引自国务院办公厅秘书局19951995年年4 4月修订的月修订的国务院文件国务院文件格式细则格式细则）这样，公文标题中的事由部分的字数就会减少。这样，公文标题中的事由部分的字数就会减少。如有必要，标题中的发文机关名称也可以不出现。如有必要，标题中的发文机关名称也可以不出现。 7.3.2主送机关主送机关 公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类机关统称。 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个名称后标全角冒号。如主送机关名称过多致公文首页 不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法与抄送的标注方法相同。 本标准中提到的“如主送机关名称过

34、多致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。”这里所说的“版记”从具体位置来说，有两种情况，一种是当版记中没有“抄送”时，主送机关名称应标注在“印发机关和印发日期”之上；如果版记中有“抄送”时，主送机关应标注在“抄送”之上。标准中提到的“同类机关统称”，是说普发性公文由于主送机关过多，且都是属同类的机关，或者是几个同类行的机关，这样就可以用“同类机关统称”标注主送机关。如“各省、自治区、直辖市人民政府”。“各市、州党委，各市、州人民政府，省直各部门”。 7.3.3正文正文 公文的主体，用来表述公文的内容。公文的主体，用来表述公文的内容。 公文首页必须显示正文。一般用公文首页必须显示

35、正文。一般用3 3号仿宋体字，编排于主送机号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用次序数依次可以用“一、一、”“”“（一）（一）”“”“1.”“1.”“（1 1）”标注，标注，一般第一层次用黑体字，第二层次用楷体，第三层次和第四层一般第一层次用黑体字，第二层次用楷体，第三层次和第四层次用仿宋体字。次用仿宋体字。 公文正文除对版式重视外，按条例规定，还要做到人名、地名、时间、数字、引文等准确无误；文字、数字、计量单位和标点符号用法规范，合乎有关国家标准和规定。 7.3.4附件说明附件说明

36、公文附件的顺序号和名称。公文附件的顺序号和名称。 如有附件，在正文下空一行左空二字编排如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件附件”二字，后标二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如件顺序号（如“附件：附件：1.1.”）；附件名称后不加标）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。字对齐。( (见图见图9)9) 7.3.5发文机关署名、成文日期和印章发文机关署名、成文日期和印章 7.3.5.1加盖印章的公文加盖印

37、章的公文 公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。根据盖印章。根据条例条例的这一规定，公文有加盖印章和不加盖的这一规定，公文有加盖印章和不加盖印章之分。印章之分。 加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居

38、中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序排列在联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章最后一个印章端正、居中下压发文

39、机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（见图首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（见图7、图、图8） 7.3.5.2不加盖印章的公文不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，比发文机关署名首字右

40、移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。字数。 联合发文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依联合发文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。次向下编排。 印章是公文的生效标志。除条例规定的有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章之外，不加盖印章的公文（除加盖签名章和一些企业签字的公文）应视为无效公文。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。 7.3.5.3加盖签发人签名章的公文加盖签发人签名章的公文 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件

41、说单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。下空一行右空四字编排成文日期。 联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务

42、、签务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。名章；签发人职务应当标注全称。 签名章一般用红色。签名章一般用红色。 7.3.5.4成文日期中的数字成文日期中的数字 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即虚位（即1 1不编为不编为0101）。）。 7.3.5.5特殊情况说明特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

43、本标准其所以作这样的规定，是鉴于现行公文常出现一种“此页无正文”的格式，即当正文之后的空白容不下印章或签发人签名章位置时，需将印章或签名章加盖在下一页空白页上，于是在该空白页第一行顶格标注“此页无正文”，并用括号括起来。这样虽然是考虑到了防止空白页私加文字，但正文之后的空白则给做伪造假留了缺口。为了堵上这个缺口，应在出现上述情况时，以采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可以容下印章或签名章的位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章或签名章与正文同处

44、一页，不留任何空白，堵上了私加公文也就是变造公文的漏洞。因此，今后，出现上述情况时，不允许采取标注“此页无正文”的方法解决。 7.3.6附注附注 公文印发传达范围等需要说明的事项。 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 7.3.7附件附件 公文正文的说明、补充或者参考资料。 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表达一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注附件二字及附件

45、顺序号。(见图10) 7.4版记 7.4.1版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位置版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边重合。 7.4.2抄送机关抄送机关 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类机关统称。 如有抄送机关，一般用如有抄送机关，一般用4 4号仿宋字体，在印发机关和印发日期号仿宋字体，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。之上一行、左右各空一字编排。“抄送抄送”二字后加全角冒号和二字后加全角冒

46、号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除如需把主送机关移至版记，除“抄送抄送”二字改为二字改为“主送主送”外，外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。 值得注意的是，本标准对抄送机关名称之间标什么符号没有明值得注意的是，本标准对抄送机关名称之间标什么符号没有明确说明。这主要是考虑到抄送机关的层次不同和排

47、列次序不同。确说明。这主要是考虑到抄送机关的层次不同和排列次序不同。如果是同一层次的抄送机关，其之间应该用逗号隔开；如果是同一层次的抄送机关，其之间应该用逗号隔开； 如如“抄送机关按党、政、军、群的顺序排列；人大常委会办公抄送机关按党、政、军、群的顺序排列；人大常委会办公厅、全国政协办公厅、高法院、高检法排在后面，但应另起一厅、全国政协办公厅、高法院、高检法排在后面，但应另起一行；如抄送民主党派中央应排在最后，单独另起一行。行；如抄送民主党派中央应排在最后，单独另起一行。”（国务院文件格式细则国务院文件格式细则国务院办公厅秘书局国务院办公厅秘书局19951995年年4 4月修订）月修订）。如遇

48、到这种情况如遇到这种情况, 因抄送机关中有同一层次的，也有不同层次因抄送机关中有同一层次的，也有不同层次的，因而有并列关系的，也有不是并列关系的，所以所用标点的，因而有并列关系的，也有不是并列关系的，所以所用标点符号也不同。如符号也不同。如“国务院办公厅转发关于农业综合开发若干政国务院办公厅转发关于农业综合开发若干政策的通知策的通知”抄送机关名称标点符号用法：抄送机关名称标点符号用法：“抄送：党中央各部抄送：党中央各部门，各计划单列市人民政府门，各计划单列市人民政府,中央军委办公厅、总后勤部。中央军委办公厅、总后勤部。 “人大常委会办公厅, 全国政协办公厅、高级人民法院,检察院。 各民族党派中

49、央。” 如果如前所述，当主送机关过多而使公文首页不能显示正文或使用“纪要”文种以及在文件首页不标注主送机关的其他文件，使主送机关名称移至版记中时，标点符号使用与抄送机关的标注方法相同。 7.4.3印发机关和印发日期（见图印发机关和印发日期（见图5、图、图6） 公文的送印机关和送印日期。公文的送印机关和送印日期。 印发机关和印发日期一般用印发机关和印发日期一般用4 4号仿宋体字，编排在末条分隔线号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编将年、月、日标

50、全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编为为0101），后加），后加“印发印发”二字。二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开细分隔线隔开。 关于版记的位置，应置于公文最后一面（封四），使末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况： （1）公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标注版记，此时版记放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。 （2）公文的幅面如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般是4的倍数，此时版记也一定放在最后一面，而不管前面的空白

51、有多少（一般不超过3面）。 （3）公文有附件时。如果附件最后一页的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果公文是批转、转发式文件，被批转、转发文件最后一页也有版记，而此版记不能代替批转、转发文件的版记，批转、转发文件应标注自己的版记。 7.5页码 公文页数顺序号。公文页数顺序号。 一般用一般用4 4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm7mm。单页。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记

52、前有空白页的，码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。页码应当连续编排。公文的首页一定要标注页码，不能搞暗码。公文的首页一定要标注页码，不能搞暗码。 本标准规定页码分别置于公文左下角（双页码）和右下角（单页码），并在页码左右各放一条一字线，是为了便于阅读。 8公文中的横排表格 A4A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。页码表头在订口一边，双

53、页码表头在切口一边。 公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放抄送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。 在实际工作中，有些公文需要附一些表格。为使表格装排得规范，本标准对表格如何放置作了明确规定。对于横排A4表格的页码，应将页码放在横表格的左侧，单页码置于表格的左下角，双页码置于表格的左上角，单页码横表表头在订口一边，双页码横表表头在切口一边。这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向下看，否则有可能出现单双页表格全放在订口一边或切口一边，阅读公文时就要反复颠倒来看，很不方便。 9公文中计量单位、标点符号和数字的用法。

54、公文中计量单位的用法应当符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T15834，数字用法应当符合GB/T15835。 10公文的特殊格式 10.1信函格式信函格式 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为边缘至上页边为30mm30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。使用主办机关标志。 发文机关标志下发文机关标志下4mm4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm

55、20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm170mm，居中排，居中排布。布。 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。第一个要素与该线的距离为急程度的顺序自上而下分行排列。第一个要素与该线的距离为3 3号汉字高度的号汉字高度的7/87/8。 发文字号顶格居版心右边缘排在第一条红色双线下，与该线的距发文字号顶格居版心右边缘排在第一条红

56、色双线下，与该线的距离为离为3 3号汉字的号汉字的7/87/8。 标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。 第二线红色双线上一行如有文字第二线红色双线上一行如有文字, ,与该线的距离为与该线的距离为3 3号汉字的号汉字的7/87/8。 首页不显示页码。首页不显示页码。( (见图见图11)11) 版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。内最下方。 （1）“信函式信函式”公文在机关日常事务中主要用于平行文和下行公文在机关日常事务中主要用于平行文和下行文，而且使用频率很高。文，而且使用频率很高。“信函式信函式”公文与公文与“文件式文件式”公文不同公文不同的是：发文机关名称上边缘距上页边的是：发文机关名称上边缘距上页边30mm，打破了本标准规定，打破了本标准规定的的“文件式文件式”公文上白边为公文上白边为37mm的界限，将的界限