秘书学概论与实务考核习题与标准答案

1、秘书学概论与实务考核习题与答案 作者： 日期：2 秘书学概论与实务考核习题与答案1、封闭式办公室的优点是：（1）可满足单独办公的要求；（2）避免受到外界干扰，易于员工集中精力；（3）无噪音；（4）保密性强。2、封闭式办公室的缺点是：（1）建筑成本和能源成本高；（2）办公空间浪费比较大；（3）不利于对员工的监督和指导；（4）在一定程度上影响了员工之间的交流。3、秘书日常需维护的区域主要有三个：个人办公区、公共办公区和上司办公区。4、购买办公用品要注意以下事项：（1）办公用品不允许随意、无次序购买。（2）尽量货比三家，买到物美价廉的物品。（3）应保留一张货物订单，以便收到货物是核对。（4）为防止缺

2、货，应当有提前购买的意识。（5）对于消耗量大的物品，购买数量要充足。5、如今不懂计算机、不会使用计算机的人就是信息时代的“文盲”。除了计算机，办公室里其他的现代办公设备也越来越多，秘书的任务就是尽快掌握这些现代办公设备的使用和管理方法。主要包括：（1）打印机的使用与管理（2）复印机的使用与管理（3）传真机的使用与管理（4）移动存储设备的使用与管理6、接听电话的程序与技巧：（1）准备记录（2）摘机应答（3）辨识身份（4）认真听记（5）道别挂机7、电话交谈的要求：1.规范2.礼貌3.简洁4.保密8、电话交谈的技巧：1.不要直呼其名2.使用温和语言3.用肯定语气表示否定意思4.将命令形式转为请求形式

3、5.慎重使用“你”字开头9、邮件拆封时要注意：（1）拆封时发现邮票丢失或邮票、邮戳不完整，应当注明。（2）不能拆启标有“亲启”“保密”等字样的邮件，除非有领导的授权。（3）如果误拆不该拆启的邮件，应当立即封口，在信封上注明“对不起，误拆”字样，签上自己的名字，尽快转交收件人，并致歉说明。（4）如果是单位的订购邮件，应当找出当初的订购副本予以核对，看品种、规格、数量等是否一致。（5）如果是单据、支票或账单、结算单等，应当及时转交财务或付款等有关部门。（6）如果是广告等宣传资料，有用的如有关行业、产品的资料等，应当保存好或转交有关部门。（7）秘书如果经过授权可以对信函进行阅看，应该把其中某些重点内

4、容圈点或勾画出来，以提示领导注意。10秘书工作事务繁杂，更需要合理地分配时间，有效地利用时间，以提高工作效率，有效利用时间需做到：（1）明确自己的工作任务与职责（2）区分常规工作和非常规工作（3）巧妙灵活利用时间（4）善于使用时间管理工具（5）适应整个流程的正常运转（6）遵守组织制定的规章制度（7）记录和评估利用时间的有效程序11、前台接待是秘书的一项重要工作，它是沟通内部上下的“桥梁”，是联系外部的“窗口”，是企业的门面、喉舌，是企业形象的缩影。12、秘书和秘书部门在参与团体接待过程中，必须精心准备，周密实施。团体来访接待事关重大，为谨慎起见，一般应当事先拟定出详细的接待方案，按常规应该包括

5、以下几项基本内容：（1）接待方针（2）接待规格（3）接待安排（4）接待责任（5）接待经费（6）其他事宜12、涉外活动的基本原则：（1）不卑不亢（2）依法办事（3）内外有别（4）遵守礼仪13、涉外活动的礼宾次序：（1）按外宾身份与职务高低排列（2）按外宾所在国名英文字母排列（3）按时间先后顺序排列14、收文处理是对收到文书的办理和管理过程，一般包括文书的签收、拆封、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、注办等环节。15、拆封文书的要求：（1）拆封前核对来件的接受者（2）不该自己拆的文书不要拆（3）不损坏信封内的文书（4）取干净信封内的文书（5）如发现信封内没有材料，应及时与来件单位联系（6）拆开重

6、要信件时应有两人在场16、文书的立卷是指将文件组合成案卷的工作。立卷的程序一般包括如下几步：（1）收集文件（2）鉴别文件（3）归卷（4）调整（5）排列、编号和编目17、信息收集的方法：（1）观察法（2）询问法（3）问卷法（4）网络法（5）交换法（6）购买法18、信息分类的方法：（1）分母分类法（2）地区分类法（3）主题分类法（4）数字分类法（5）时间分类法19、开放参观活动的准备：（1）通过调查研究，充分了解接待对象的情况（2）挑选并培训导游或解说人员，让其熟悉参观的项目（3）制作并至少提前一周寄发请柬。（4）确定接待服务处和接待人员（5）准备宣传小册子（6）准备礼品或纪念品（7）准备特殊的参

7、观用品（8）布置参观的场景20、举办任何一次会议都要消耗一定的人力、物力、财力。其支出作出科学的预算是开好会议的重要保障。会议经费预算一般包括：（1）场地费用（2）交通费用（3）食宿费用（4）资料费用（5）人工费用（6）其他费用21、会议的筹备方案越详细，越可能把问题减少到最小的程度。但是，紧急和意外的事件任然可能发生，拟定出应急方案可以保障会议在出现意外时能够按计划进行。应急方案的着眼点包括以下几个方面：（1）人员问题（2）场地问题（3）设备问题（4）资料问题（5）健康与安全问题（6）行为问题22、会议证件的制作的注意事项：（1）易于区分与会者的不同身份（2）要与会议性质和气氛相适应（3）要

8、与组织的文化理念相吻合；另外，总体上来讲要注意经济适用、美观大方。涉外会议的证件要用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。23、会前检查的主要内容有：（1）会议准备是否充分（2）会议期间能否排除各种干扰（3）环境条件与用品准备（4）文件材料的准备情况（5）会场布置情况的检查（6）会议保卫工作的检查（7）特殊类型会议相关工作的检查24、清退会议文件资料是指与会人员在会议结束时，根据规定将会上发的文件资料清理并退回会议秘书处。秘书首先要确定清退文件资料的范围，印制和下发清退文件资料的目录，并做好必要的解释工作。根据会议的实际情况选择合适的清退方法，清退过程中需要逐份清点、登记、填写文件登记清退表，

9、交接双方签字确认。如发现丢失要查明原因，及时向领导汇报。25、会议评估的主要目的是为了明确以下内容：（1）会议目标是否实现（2）会议的成本效益如何（3）与会者是否满意（4）以后会议中需要改进的地方26、秘书调整工作日志要注意：（1）安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或添加临时的、紧急的情况。（2）进行项目的时间调整、变更，仍应遵循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。（3）确定变更后，应当立即做好有关善后工作，例如通知对方、说明理由、防止误解等。（4）再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记和不做修改。27、训练1：×

10、×公司准备在2010年1月10日至11日在××省××市××××酒店召开2010年订货会议，于2009年12月20日发出会议通知。会期为两天，1月9日报到。报到地点在××××酒店1506房。请各地重要经销商参与，食宿费自理。 请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。28、训练2： 陈先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理，下面是他和他的秘书下星期一的活动安排： 上午10:30在办公室举行会议，所有的经理都参加。秘书要安排时间去银行取现金。12:30陈经理与北京

11、代理商王先生在文化大酒店共进午餐。秘书为人事部的朱迪小姐安排下午3:：00见陈经理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈经理与自己商谈下一次推销工作会议的日程安排，但不能占上午9:0010:00的时间，因为陈经理想在这段时间里处理他的信件。陈经理与夫人晚上7:30出发去康特公寓出席晚8:00的俱乐部聚餐会。秘书本人在晚上7:00要参加社交俱乐部举行的一个活动。请将这些内容分别填写在陈经理和他秘书的工作日志上。several group number, then with b ± a, =c,c is is methyl b two vertical box between of accurate size. per-23 measurement, such as proceeds of c values are equal and equal to the design value, then the vertical installation accurate. for example a, b, and c valueswhile on horizontal vertical errors for measurement, general in iron angle