基层事业单位会计档案管理问题探讨

1、    基层事业单位会计档案管理问题探讨    李红胜摘 要 真实、完整、可用和安全的会计档案对单位内部开展研究、作出决策及上级部门开展财务监督检查具有重要意义。但在实际工作中，部分基层事业单位暴露出对会计档案管理重视不够，会计档案管理人员技能欠缺，会计档案存放环境恶劣，过期档案销毁不及时等问题。为完善会计档案管理工作，建议基层事业单位要提高思想认识，加强培训和业务指导，配置适宜的档案室并对会计档案及时清理，同时，随着会计信息化的广泛应用，应做好电子会计档案管理。关键词 会计档案；会计档案管理办法；档案管理；财经纪律；财务监督 g275.9 a 1002

2、-8129（2016）10-0160-04会计档案是事业单位档案管理的重要组成部分，是记录和反映单位经济活动的重要资料。规范准确的会计档案，是一个单位各个时期财务工作研究乃至决策的重要依据，是上级相关部门对其财务检查和年度审计的重要保障。为规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平，2015年12月11日，财政部、国家档案局对原会计档案管理办法（财会字199832号）进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号文形式发布了新的会计档案管理办法（以下简称办法）1，于2016年1月1日起施行。但在近半年的施行过程中暴露出了不少问题。本文不揣浅陋，就相关问题发表一孔之见，以引起同行注意。一、加强

3、基层事业单位会计档案管理工作的必要性会计档案是一个单位在进行会计核算等过程中接收或形成的记录和反映单位经济业务事项的具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料1。这些资料，一方面必须真实、完整、可用和安全，同时也可以作为这一单位后续工作中开展研究、作出决策或绩效考评的重要依据。对于上级管理部门而言，则是监督下属单位是否依法合规地执行国家财经纪律的重要保障。因为混乱的会计档案管理会给某些人弄虚作假、投机钻营提供可乘之机，是导致某一单位负责人私设“小金库”，酿成贪污、挪用以致造成国有资产流失等经济腐败问题的重要根源。另一方面，会计档案是事业单位档案管理的重要组成部分，必然涵盖单位财务工作的方方面

4、面。尤其是对于某些财会管理意识不强、基础资料备案存档工作不细致的基层事业单位，会计档案是进行历史资料及其数据查询的根本依据。所以只有建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，才能维护单位信息资料完整，使财务事项查询有据可依。二、当前基层事业单位会计档案管理存在的主要问题会计档案管理相关规定早已于1984年就颁布了办法，1998年作了第一次修订，2015年再次修订。可以说会计档案管理工作已经有法可依了。但据笔者了解，在部分基层事业单位中这项工作的开展仍存在一些严重不足，具体表现如下：1.对会计档案管理工作重视不够。据笔者所知，很大一部分基层事业单位几十年来从未整理过会计档案。即

5、便有过整理，在他们的意识中，会计档案管理也只是简单地将会计凭证和会计报表等基础资料保留，根本上不能按照办法的相关要求进行立卷归档。究其原因，一是不少领导认为建档只是财务人员的份内事，只要财务人员做好会计基础工作，具体说会计资料不丢失、不外泄就可以了。二是因为领导的错误认识，作为财务人员只是片面认为只要日常财务工作到位并注意了资料的收集、整理、保存即可，至于会计档案完整性和原始性如何，则另当别论，因而直至目前，基层会计建档工作只能停留在理论上。2.会计档案管理人员技能欠缺。鉴于目前仍有很多基层事业单位会计档案保管由财务人员负责，因为绝大多数会计人员日常工作繁忙，加上无专门人员负责，所以会计档案只

6、是作为材料无序堆积，难以按照办法要求定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。当然这是客观所在，究其原因主要还是主要部门负责人包括相关领导对会计档案管理相关法规学习不够深入，而深层原因是因为缺少专门档案人员，对会计档案的收集范围不了解，再加上缺乏档案管理的基本常识，因而会计档案管理成为只是会计资料的简单保管而已。3.会计档案存放环境恶劣。长期以来，多数基层事业单位缺少专门的档案管理人员和规范档案存放地点，致使会计档案保管室落满灰尘，常年无人问津，有的甚至成了老鼠和蟑螂的“乐园”。偶尔查阅档案，需要口罩手套等全副武装后才能触碰那尘封已久的记忆。所以档案管理办法所规定之防盗、防火、防

7、渍、防有害生物的条例2只能成为一纸空文。究其原因，主要是单位领导对档案管理工作投入不够，作为基层事业单位，一缺经费（无专项预算），二缺场所（缺专门档案室），因而无法按照档案管理的要求办理。随手随处存（丢）放“陈年旧账”就成为了专业人员的另类习惯。4.过期会计档案销毁不及时。办法明确规定“会计档案的保管期限分为永久、定期两类”，其中定期类保管期满确无保存价值的会计档案可以销毁。但很多基层事业单位对于远远超过保管期限且符合销毁条件的会计档案，并未进行销毁，以至成为“僵尸档案”。这类档案不但严重占据了储存空间，而且造成资源浪费。究其原因，一是原办法所要求的“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”规

8、定，被一些单位负责人错误认为是在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人3，因而为了避免可能发生的风险，这些负责人不愿在任期内进行会计档案的销毁工作；二是财务人员面对繁复的日常事务，亦有多一事不如少一事之想，因此自然而然将会计档案销毁工作放在了一边。三、完善基层事业单位会计档案管理工作的主要措施1.提高思想认识，加强会计档案管理。在事业单位全面推行预算绩效管理的新形势下，在事业单位财务审计检查和反腐倡廉工作进入常态化之时，会计档案作为前述工作的重要依据，各单位有必要且有义务确保会计档案真实、完整、可用、安全。尤其是单位管理者为跟上新形势，有必要了解建立会计档案及其管理的重要性，因此借助新办法

9、颁布实施的东风，制定单位内部会计档案管理规定，应努力从制度层面使本单位会计档案管理水平更上一层楼。2.加强培训和业务指导，提高会计档案管理人员技能。首先是主管部门或各基层事业单位负责人应组织财务人员参加会计档案管理培训，着力让财务人员了解并掌握会计档案整理的基础知识、基本业务和操作技能。其次，档案主管部门应努力熟悉档案管理的业务流程，从规范管理的角度加强对基层事业单位开展会计档案管理业务工作的培训和指导。以长江水利委员会为例，这样一个庞大会计系统而言，长江委财务局作为财务主管部门，在取得相关领导同意的情况下，应及时组织委属单位财务人员就会计档案的范围、内容及相关法规进行培训，这是一项功在千秋，

10、利在后代的大事。其次，长江档案馆作为长江委专业档案管理部门，更应从档案专业管理的角度对从业人员进行培训，并在日常档案管理工作中加强指导，从而完善基层事业单位会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定等工作。3.配置适宜的档案室，保障会计档案安全。基层事业单位可以遵照办法要求将会计档案委托给上级档案主管部门代为管理，因为这样的主管部门有专门的档案管理设施和专门培训的管理人员。像长江委这样的大型事业单位，完全可以将会计档案资料归档到委档案馆即长江档案馆，这样做既能保障会计档案的安全，又可节省基层单位人力、物力和财力。再说，因会计档案保存期限长甚至属永久性保存物，对于不具备委托专业档案管理部门的基层事业

11、单位，要防止会计档案的毁损、丢失，应在单位内部配置适宜的档案室，指定专人负责，定期对档案室进行清理，可有效做好档案室防盗、防火、防渍、防有害生物产生，从而长效地服务科研及经济发展作出贡献。4.及时清理会计档案，定期进行鉴定销毁。按照中华人民共和国会计法中华人民共和国档案法及会计档案管理办法等有关文件要求，努力做好会计档案的立卷、归档工作，及时清理会计档案，这是会计档案工作人员义不容辞的职责。因此，档案管理人员定期梳理待销毁档案清单，由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行，严格销毁必鉴定，先鉴定后销毁，同时消除单位负责人不愿销毁的错误认识，从而推动会计档案销毁工

12、作有序进行。5.加强电子会计档案管理，促进会计档案管理迈上新台阶。时下，电子会计档案已成为电子会计资料的归属，何况新办法明确将电子会计档案纳入会计档案范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案1。随着信息化的发展，很多单位已经实施会计电算化或会计信息化多年，之前可能只归档了纸质档案，大量的电子数据没有同步备份和归档，而新办法明确了电子会计档案的管理要求，有鉴于此，基层事业单位应与时俱进，积极做好电子会计资料的日常备份、整理工作，确保电子数据真实、完整、可用、安全，归档时应将电子数据和读取平台一并移交，以免出现电子数据不能读取的问题。其实，纸质档案转化为电子档案也是档案管理的趋势，这样做不但可节省空间，延续时间具“保鲜”功能，而且