浅谈如何做好办公室文件的档案管理工作

1、    浅谈如何做好办公室文件的档案管理工作    石长富摘要：在管理办公室中的重要文件时，需要重点做好基本的整理工作，确保文件能够被妥善保存，在有使用需求时，可快速找到，保障文件档案材料的使用效率。现代档案管理工作中运用了更加先进的方法与管理思想来支持日常的管理活动，在面对办公室文件时，同样可通过一些新型管理方法提升文件管理效率，确保在新的办公模式下，有效落实文件档案管理任务。关键词：办公室文件;档案管理;管理方法办公室在各个单位中具有重要作用，随着办公模式不断更新，办公方式也出现了改变，在管理办公室中重要的文件档案时，应明确现有管理系统中的问题，调整

2、管理措施，加大对文件管理负责人的培训力度，使其能够在这项较为基础性的管理工作中有良好的表现。本文根据对管理办公室文件这项工作的认识，探讨应如何将其中的档案管理工作做好，以此支持后续的档案文件应用。1 档案管理工作的现实意义档案管理工作重在收集、整理、保存各种资料。档案管理工作真实的记载了本单位各重要事项的始末及办理过程，对事件的办理过程进行了记载。为以后引用、查阅和借鉴资料发挥了重要的作用。档案管理具有完整性、安全性、及时性和有序性的特点，以相关的文件，资料等为管理对象。以纸质或实质为载体进行记录，分门别类的归入档案存档。良好的档案管理工作对于整个单位的有序进行有着特别重要的作用，不仅可以协调

3、领导的直接分管部门及时完成相关工作，还有助于检查工作完成的效果，更有利于上下级部门的沟通协调。总的来说，办公室档案工作的质量和效率直接影响着整个单位全局工作的顺利进行。应该采取措施进一步改进办公室档案的管理工作。2 档案管理期间的主要问题在办公室中围绕各类工作文件进行档案管理工作时，存在一些比较明显的管理问题，仅仅运用常规的档案管理方法，很难完成管理目标，还会在文件管理过程中产生差错，影响到最终的文件管理结果。办公室中保存的档案文书具有丰富繁多的类别，在进行分档管理时，对文件的归类不精准，会影响到后续其他环节的档案管理任务。办公室中的工作内容复杂，除了整理与应用档案文件之外，还需要应对一些其他

4、的事务，包括接听电话以及日常接待的任务，受到其他工作的影响，留给整理归档档案的时间就比较少了，因此归档整理工作存在不及时的问题。配备办公室工作人员，未按照实际工作情况进行配备，最终导致一些档案管理任务无人负责，这方面的工作也做得不够精细;一些办公人员本身并非是档案管理的专业人士，在工作中凭借自己的认识与经验展开工作，导致管理档案文件的工作存在极大的随意性，缺少统一的档案管理标准。3 调整档案管理工作的可行举措各单位要结合本单位的实际情况，树立正确的意识，利用先进的现代技术，专业的人才，采取更方便、有效的措施，建立更加科学的档案管理体系，更高效的做好办公室的档案管理工作。3.1 配备专门的工作人

5、员展开分管档案的工作办公室工作内容琐碎而又复杂，很多办公人员都需要同时处理多种事务，管理档案文件的工作比较分散，常常会出现后期管理人员与前期管理人员不一致的情况，导致最终的管理难度被提升，文件档案管理质量也无法达到相应的管理标准，因此首先需要解决人员配备的问题，指派专门的工作人员来管理文件档案，负责全程的管理任务，包括接收文件档案，为文件编设序号，提交领导进行审阅，获取处理意见，按照处理要求完成最终的文件档案处理任务，保障档案文件可以被及时处理，不会延误最佳的处理时机。3.2 打造先进完整的档案管理系统首先要通过先进科学化的信息技术手段来改进办公文件管理工作模式，大部分档案管理单位都已经启用了

6、新的信息化管理模式，确保同时兼顾电子档案与纸质档案两种不同形式的档案管理与应用需求，但是办公室中使用的仍旧是传统化的管理模式，耗费时间多，整体效率水平低，最终形成管理效果也很差。因此办公室也应当积极地面对信息化时代的新挑战，在现有技术条件下，以更加高效的方式来处理所有的档案文件，做好技术上的改革。在初期建设全新的档案管理系统时，可以对其他的优秀档案管理单位进行学习，借鉴管理档案的经验，吸收先进的管理思想，充分发挥出信息网络与电子技术的作用。在优化档案文件管理体系时，首先可优化检索功能，确保查找档案材料的工作能够以更加便捷的方式展开，在良好的网络条件下，可对文件资料库进行远程查询与管理，为了保障

7、档案文件访问安全，可设置访问权限，避免所有人都能随意地进入到资料库中，随意查找与更改文件档案，可采取分级管理的方式进行档案管理工作，不仅在既有的档案管理工作基础上，提升了管理文件的效率，同时也规避了安全风险。完善档案管理系统，不能忽视对管理者的培养，考虑到办公室中管理技术与信息化等综合技术水平日益提升，人员必须能够正确地应用系统，发挥出系统的作用，避免在文件档案相关的操作中出现过多的差错，面对办公人员管理档案时，存在的专业化水平低的问题，可从基础知识培训工作开始，帮助其补充专业领域中的理论知识，结合管理档案文件的实践工作，不断提升业务能力，除了理论知识培训之外，还可组织前往其他的档案管理单位中

8、进行参观与学习，经常性地进行技术性交流工作，共同解决文件档案管理中的问题，在文件档案管理的工作领域中共同取得进步。3.3 加强档案管理工作意识工作意识与思想影响着档案管理者的实际行动，因此为了彻底解决当前存在的主要档案管理问题，必须要从思想上改变领导人员与直接负责档案管理工作的办公人员，消除其对于档案文件存在的落后思想，明确在大数据时代中，档案文件中承载的信息资源的重要性，同时也要以动态的眼光看待档案文件管理系统，不能长期地保持原地踏步的状态，而是要积极地改进。依照办公室的具体工作情况，构建文件档案管理工作制度，确保制度要求是合理可行的，而后就应当按照制度要求实施档案管理干工作，一方面要改进管

9、理方式，另一方面还要注重档案的有效利用，在呈现出文件档案材料的應用价值时，需要面对档案文件的需求者，应当摆正服务态度，增强服务意识，使保存在办公室中的文件档案也能够展示出其信息应用价值。进一步调整责任分配系统，使每一位办公人员都能够明确其在档案文件管理中的职责，以更加强烈的责任感面对日后的文件档案管理工作。4 结束语档案材料在现代办公活动中处于极其关键的位置，各个单位需要结合自身的发展情况，来落实文件档案管理方面的各项工作，重视文件中的档案材料，既要对纸质的文件档案展开管理，同时也要管理存入计算机中的电子档案，面对不同类型的档案要运用差异化的管理措施，通过现代化技术来完善档案管理系统，吸收专业人士强化档案文件管理队伍，建设先进且科学的档案管理体系，确保办公室中的档案管理工作能够以更加高效的方式完成。参考文献1张法强. 浅谈如何