事业单位人事档案管理面临的机遇和挑战研究

1、    事业单位人事档案管理面临的机遇和挑战研究    王毅摘 要事业单位的人事档案是员工个人的成长轨迹的记录，是与员工息息相关的档案文件。员工转正定级、职称的评定、参加社保、参加社会活动都需要用到它。随着我国事业单位的队伍不断壮大，庞大的人事资源群体给事业单位的档案管理带来了挑战。本文简要地分析了事业单位人事档案管理的现状以及信息化的时代给人事档案管理带来的机遇，同时也提出了应对策略。关键词档案管理；机遇；挑战doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.106g275.9；d630 a 1673-0194（2017）0

2、4-0-02随着科技的发展，现代化的程度也在逐步加深。事业单位的人事档案管理，也逐渐摆脱了人工检索的方式，许多现代化硬件的采用给事业单位带来了新的机遇，但同时也带给事业单位的人事档案管理带来了许多挑战。1 事业单位人事档案管理现状现如今，计算机设备在我国各事业单位人事管理的部门已经普及，人事档案的管理模式都是人工辅助计算机的管理模式。在信息化人事档案的基础上，其大多数都开始了档案信息开放，使档案的使用者不再限制于档案的管理人员，所有的员工都可以在其需要的时候进行档案查询，例如员工的职称评定、职位的调整以及相关福利的分配等都需要进行档案查询。档案信息的开放，可以使单位员工更加便捷地获取到想要的信

3、息。但是，信息档案的利用始终不够充分，人数上还是相对较少。由于部分管理人员的年龄过大，对计算机的使用存在一些问题，导致许多信息化设备并没用实现其在人事档案管理上的作用，使大多数设备形同虚设，只是单纯地为满足上级要求而建立。且有的人事单位将设备也建立在人工辅助的基础上，不能完全实现信息化的人事档案管理。档案软件不能做到及时的更新与完善，因此，内部很多档案都存在信息残缺的问题。2 事业单位人事档案面临的机遇2.1 信息技术的发展为人事档案的管理带来了技术支持信息技术的使用不仅改变了档案资料的形式，同时也促进了档案管理模式的创新。信息化网络管理与人事档案管理的融合，使数据系统可以对人事档案进行自动化

4、处理，从而在很大程度上减轻了人事档案管理人员的工作负担，也使档案的收录、保存、调取更加方便、快捷。2.2 人事档案的纸质载体得到了有效的保护人事档案的纸质载体，作为最原始的档案信息资料，具有很强的客观性，但由于单位或者个人的需求，需要经常进行翻阅。而经常进行翻阅，会对纸质的资料造成损坏。在信息化技术出现后，人们可以通过网络进行资料的查询和下载，不仅减少了工作人员对纸质档案的翻阅、查询工作，还使纸质档案得到了有效的保护，在查询的过程中不仅提高了查询效率和工作效率，还在极大程度上减轻了档案管理者的工作负担。2.3 档案管理的发展使人事档案管理人员的职业技能提升随着科技在档案管理中的应用，许多人事单

5、位更加注重了档案管理工作者的职业技能。在新设备的影响下，大量的年轻的档案管理人才被应聘上岗，为事业单位人事档案管理注入了新鲜“血液”。从事档案管理的人员也积极主动地提升了自身的职业技能，以求发展。大量先进的档案管理办法也随之出现，人事档案的管理质量得到了迅速提升。2.4 事业单位的改革给人事档案管理带来了机遇事业单位用人制度的改革，把传统用人的终身制度改为聘用合同制，改变了档案随着人走的被动局面。人事档案教导人才服务机构进行专业的、统一的管理，这在极大程度上降低了人事档案管理工作的强度，使档案的管理机制更加清晰。在创建档案的过程中，不再注重历史性的梳理，而更加注重了工作者的工作状态。在这种工作

6、下，使档案的细节更加清晰，增添了档案的服务性质，同时也提升了档案的服务价值。2.5 人事档案的应用价值得到了提高人事档案的信息化管理，可以使人事档案的信息资源达到共享。在过去的档案管理方式上，人们多注重信息的存储与整理，很难达到信息化的资源共享，同时也限制了事业单位人事资源的整体把控，很难使事业单位对人力资源进行合理地优化配置和使用。但是随着信息化时代的到来，打破了传统的管理理念，把人事档案管理与信息化技术进行了有机的结合，从而达到了资源上的共享，使人事档案管理更具系统化。由此，丰富和拓展了人事档案的服务领域，实现了对人力资源档案的合理运用，实现了人事档案所存在的价值。3 人事档案管理面临的挑

7、战及应对策略3.1 信息技术的发展给事业单位人事档案管理带来的挑战信息技术在档案管理中的应用，对事业单位人事档案的管理技術也提出了更高的要求。其不仅要加强管理者管理软件的开发与利用、自身的计算机水平，同时还要求管理者对网络安全技术进行掌控。当今科技的发展迅速，对工作者的技术要求也不断更新，在学习技术的同时，也要求管理者要制定出相应的管理规范以及档案使用的制度，防止档案信息的破坏和盗取。为加强档案的管理，相关人员应注重对事业单位人事档案管理人员的培训。首先，在事业单位人事档案管理人员的选择上，应充分注重应聘者的职业技能，在员工上岗之前应进行专业的相关技能培训，培训合格后才可上岗；在职的岗上员工，

8、要定期进行系统的维护和升级，以确保系统的安全性，并定期进行岗上员工的技术培训，不断加强管理人员的基本技能，从而跟上时代的发展。其次，在提升网络技能的同时，还要加强相关制度以及法律法规的完善。应建立完善的资料查询制度，对单位人员进行基本的培训，并规定单位内员工通过自己的员工号和密码进行网络人事档案的查询与下载，同时完善相关的法律制度，使事业单位人事档案管理有完善的法律保护，极大程度地确保档案的安全以及员工的工作效率。3.2 传统人事档案管理理念受到了挑战 人事档案的管理工作是对个人档案的收集、管理，同时还有对个人工作的分析等实际情况的录入。这使人事档案管理的工作职能成为针对工作人员救治信息的录入

9、，成为事业单位对工作者职业考核的标准，这种管理理念使事业单位人事管理工作的定位产生了重大偏离，并成为人事档案管理工作进行的重大阻碍。事业单位档案管理部门要对自身的工作职能做出正确的定位，转变自身的档案管理理念，明确人事档案管理的正确目的和方向，对以往的工作进行简单的总结与反思，并加快工作细节与工作态度的转变。3.3 事业单位人事档案管理的服务职能受到挑战事业单位人事管理把终身制改为合同制，虽然对人事档案管理工作的发展有着一定的推动作用，但也给人事档案管理的服务职能带来了巨大挑战。怎样做好人事档案对事业单位以及工作者的服务，已成为档案管理者共同关注的问题。首先，相关领导要确定管理者的岗位及岗位职

10、责，使各个环节做到专人专用，让任何一个环节的员工，都能为自己所在环节进行问题的解决以及快速完成其所在岗位的工作任务，做到岗位的专人专用，实现岗位人员的专业化。这不仅可以有效地提高人事档案管理人员的专业化水平，同时，也可以使工作效率得到有效的提高。其次，规定岗位的所在职责及服务职责，做到职责个人化，在管理的过程中，各个岗位的员工不仅要明确自身的岗位职责，做好自身的本职工作，更要明确自身的服务功能。明确岗位的职责使人事档案能够及时进行录入，对存在的问题能及时得到改正。通过岗位职责的定制，可以有效地避免遇到问题时员工互相推卸责任的现象，使问题得到快速有效的解决。档案管理人员要对单位同事进行简单的档案指导，使其能够积极主动地配合档案管理的基本工作，并可以应用个人的档案系统。这样不仅可以提高对人事档案的应用度，同时也给人事档案管理带来了便利。4 结 语现代化技术的应用，给我国事业单位人事档案的管理带来了机遇，显著提高了档案管理的工作效率，但在带来机遇的同时，档案管理人员也应提高自身的技术水平和自身的综合能力，做好其给人事档案管理带来挑战的应对工作，使事业单位人事档案管理工作更加规范、科学，使人事档案工作能有进一步的发展。主要参考文献1冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战j.档案管理，2014（3）.