拼多多集团办公室管理培训

1、拼多多集团办公室管理培训办公室管理和设置I。办公室管理基础知识1. 办公室管理的概念所谓办公室管理，就是对办公室的构成条件及其信息服务活动进行计划、 组织、指挥和控制的活动。管理的核心内容是采取一系列有效的手段、技术、 方法、制度，从而最大限度地调动办公室工作人员的积极性与主动性；管理的 目的在于实现包括制定计划、组织实施、指挥协调、监督控制诸环节在内的整 个过程的总体目标优化， 从而尽可能提高办公室的运行效率， 最大限度地实现 办公室的工作目的。2. 办公室管理的内容(1) 接收信息 (2) 记录信息 (3) 处理信息 (4) 传递信息3. 办公室管理的职能和任何社会管理一样，办公室管理也具

2、有二重性，即维护生产关系和组织 生产力， 提高工作效率。 在这里， 我们着重从后者出发谈谈办公室管理的职能。从组织生产力 (办公室所拥有的人、财、物 )角度看，办公室管理总是以制(计划目标 )定切实可行的计划为起点， 通过对办公室诸要素的组织和对人们的各项活动的 指挥与控制，使整个办公室的活动协调发展，最后以实现办公目的 为终点，构成一次循环；然后，在此基础上再提出新的目标，开始新的循环。这种周而复始的循环过程就是办公室的管理过程。这个过程的顺序是既定的，但每一次循环的目标和具体内容却不是简单地重复，而是根据不同的时间、 地空间上的点和条件加以变化。 正是由于管理过程的不断重复和各环节在时间、

3、 并存和继起，才使得办公室管理的任务和办公目的得以顺利实现。n。办公室的机构设置办公室机构设置的要求一个良好的系统或组织机构必须具备三个条件：是必须明确规定各成员的职务分工及其范围；二是根据职务规定责任与权限的分配，明确各职务间的相互关系；三是必须与公司系统的性质、规模相适应。从而使所有成员在这组织中有 一个协调的工作环境，每个成员都能为完成系统的目标很好地作出自己的努 力。这是因办公室的性质和地位决定其必须从全局出发协助领导去解决问题。为办公室是直接为领导工作服务的一个部门，办公室工作好坏直接影响领导决策的正确程度与贯彻执行决策的全部过程。 这是办公室与其他业务职能部门不 同之处。川。办公室

4、人员配备1. 配备原则由于办公室是为领导开展工作而设置的辅助性机构，因此，在选择和配备人员时，必须突出精兵简政、优化组合、健全制度、优质服务等原则。(1) 精兵简政原则从现代行政管理来看，只有精干的人员组合，才能有效地提高办公室工作 效率，使上情下达和下情上达，以及前后左右的联系渠道畅通无阻。通常一个拼多多集团办公室管理培训较小的组织和单位， 办公室人员应当限制在 5 人以内， 稍大一点的单位也不宜 超过 10 人。(2) 优化组合原则表现在工作安排中，是根据各人的长处和优势，进行合理分工，要求相互 配合，强调从全局着眼通力合作。(3) 健全制度原则办公室工作承办各种行政事务，涉及面非常广泛，

5、包括许多有关组织和个也应当在执人的利益及荣誉的具体问题。应当建立健全严格、细致、明确的规章和制度， 使办公室人员工作有章可循。 即便规章中有不尽合情合理的内容， 行中发现问题，及时向领导提供合理化建议。而不应借口拖延甚至放弃工作， 更不能凭主观情绪和旧有经验对制度和规章视若无睹。(4) 优质服务原则办公室作为领导工作的辅助机构，主要也是服务，怎样提供优质服务应当 是办公室人员明确的指导思想和信念。优质服务应主要把握三点： 平等。要求办公室人员对领导和基层员工一视同仁，确立对上负责和对 下负责实质是一致的观念。 及时。办公室承办的行政事务大都具有时效性、临时性等特点，要求办 公室人员具有时效意识

6、， 努力提高工作效率， 使办公室工作正常运转并取得成 效。 严格。办公室工作头绪很多，事务庞杂，容易导致“跟着感觉走”的倾 向，应当严格按照规章办事，防止发生不讲原则、亲疏有别的现象。遇到问题 多请示汇报，主动向其他部门请教和协调。2. 基本要求办公室的特殊地位，决定了对办公室人员的素质要求，主要是忠诚可靠、拼多多集团办公室管理培训谦虚好学、工作勤奋、廉洁奉公。(1) 忠诚可靠办公室人员为领导工作提供辅助，是领导的助手和参谋，岗位的重要性不言而喻。 办公室人员在工作中经常接触领导、 组织会议、处理公文、 保管文件、对外联络及处理内部事务等等， 耳闻目睹大量的机密信息，必须自觉防范失密、泄密的发

7、生。(2) 谦虚好学办公室是公司的窗口和门面，其人员则是领导身边的“近臣”，被人视为领导的代表或代言人，直接关系领导的形象和威信。 办公室人员应充分认识自己所处的特殊位置，尤其注重谦虚谨慎， 平等待人， 尊重他人， 不能前倨后恭，傲气临人，以势压人。不因认为自己掌握情况多、接触事物早而沾沾自喜，而要自觉地向群众学习，向实际工作者学习， 不断提高自身的知识素养和工作技 能。(3) 工作勤奋所以办公室人员应办公室人员工作点多面广，许多工作只能埋头苦干。好出风头、信口开河 是大忌。 许多细小甚至琐碎的具体事务要办公室人员承担， 当发挥兢兢业业、默默无闻、埋头苦干、不计名利的优良传统。(4) 廉洁奉公

8、办公室人员的工作特点，经常是对上靠近领导，对下管理许多的人、财、 物，如果没有廉洁奉公的基本素质和要求， 而且将严重影响领导及整个组织的 对内对外形象。w。办公室人员个体素质结构1. 知识结构办公室工作头绪繁多，涉及面广，要求工作人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家” 。因此办公室人员尤其要秉承“活到老学到老”的思 想，不断给自己充电。2. 能力要求能力，对于办公室人员而言，是指完成其承担工作的本领。基本上可分为 基础能力、 一般技巧和特殊技能三个层次。 这是办公室人员知识结构和良好素 质在工作中的综合体现。办公室人员应具有基本的写作和办事能力。对日常会议和领导指示的记 录，要能领会

9、精神，把握实质；起草文件应突出重点，观点鲜明，逻辑、层次 清晰；公文处理要言简意赅，快速及时。如果会议记录挂一漏万，甚至错误百 出，起草文件事无巨细，轻重不分，词不达意，这样的办公室人员则缺乏基本 的工作能力，应当考虑提高其能力或调离。同时，办公室人员还要办事干练， 具备基本的办事能力，包括办文要及时、简洁，办会要有序、有效，对于领导 交办的其他事务要准确、踏实地去完成。反应迟钝，办事拖拉，遇到困难一筹 莫展的人，即便是忠诚老实，也因缺乏基本能力，而决不会成为一个称职的办 公室人员。3. 道德素质主要是服这是指办公室人员与自身工作和职业活动密切相关的行为规范。从领导、埋头苦干、公道正派、严守机

10、密等等。(1) 服从领导这是由办公室人员职业性质所决定的，作为领导工作的助手和参谋，要求 所作所为，举手投足，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其 是，别出心裁胡乱发挥，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性也 只能在服从领导的前提下发挥， 而且更多地限于建议献策等方面。 其中要注意， 不能将个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决 策。(2) 埋头苦干办公室工作性质，决定其人员的工作主要是实干，而不是夸夸其谈。要围 绕领导的工作来展开活动， 要求招之即来， 来之能干。 不听召唤， 或阳奉阴违， 也是职业的大忌。期望通过跟随领导而沽名钓誉、仗势欺人和出人头

11、地，都是 办公室人员的工作纪律所不允许的。 相反，只有抱定在具体而又繁忙的工作中， 任劳任怨，脚踏实地，密切联系实际的态度，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精 神，才能成为合格和优秀的办公人员。(3) 公道正派办公室人员在工作中经常接触领导，与领导相对熟悉，关系密切。这就尤 其要注意自重自强， 不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导， 阿谀奉承， 溜须拍马，这种做法是把工作中的服务关系庸俗化。同时，也不应利用接近领 导的机会，进谗言，泄私愤。上下左右内外各方面的沟通工作中，要注意化解 矛盾，消除分歧，促进团结，而不应制造矛盾，扩大分歧，以图从中渔利。对 待上级领导， 不论资历职务， 接待来宾及基层

12、群众， 都要一视同仁， 平等相待。切忌因人而异， 亲疏有别， 更不能看来头办事情， 只有公道正派的办公室人员， 才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。(4) 严守机密办公室工作人员还有一个显著特点，是掌握和知道机密较多，并容易成为 打探消息的渠道和获取情况的对象。 因此， 要求办公室人员必须具备严守机密 的职业道德，自觉加强保密观念。以往泄密、窃密现象的发生，许多是由于办 公室人员的过失造成的。有意泄密、窃密是个人品格问题，姑且不论。即便是 无意的泄密，也大都因为吹嘘、炫耀，嘴巴不牢，这是职业道德问题。要求办 公室人员具备这一道德素质， 首先要克服爱慕虚荣的心态， 才能真正做到不把 机密作

13、为“吹牛”的材料和资本。4. 心理条件了解和掌握必要的心理知识， 培养良好的心理品质， 对于做好办公室工作， 也具有重要意义。V .办公室人员群体素质结构一个有效的办公室群体，应具备以下几项功能：(1) 办公室群体必须充分了解自己的任务(2) 办公室群体内部应有健全的意见沟通(3) 办公室群体中的个体之间应保持高度的相互信任和相互忠诚(4) 办公室群体中各个体之间应当相互协调和支持作为一个有系统性的办公室群体， 它的各个个体在活动中形成了扬长避短 的“互补性” ，即每个个体活动是整体活动的一部分，整体活动也是个体活动 实现的先决条件， 一个健全的办公室群体， 个体之间应当毫无顾虑地相互出谋 划策、磋商讨论，彼此支持。(5) 办公室群体应当实行差别协调办公室群体的各个个体在智力、 才能、 技术和性格上必然各具特点，