国企人事档案信息化管理

1、国企人事档案信息化管理一、国企人事档案管理的现状与存在的问题经调查，从管理方式上看，目前多数国企的人事档案管理以人工管理为主，计算机管理为辅。虽说是计算机管理，但是建立在传统的手工模式基础之上，计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。这种计算机辅助管理档案工作不同外界发生联系，只为档案部门内部服务，起不到资源共享作用。从提供利用方面来看，人事档案主要是封闭利用，被动服务，只对发起利用需求的用户提供服务，利用面狭窄，利用率不高。从信息化程度来看，人事档案管理并没有配备相关网站主页，也没有目录数据库甚至全文数据库，不能实现网络检索，一些基本信息(如姓名、出生日期、学历等)的查询都

2、要通过翻阅原始档案来完成。随着形势的发展和单位用人对人事档案管理工作要求的变化，传统手工管理方式存在的问题日益突显：缺少检索工具，查全率与查准率不高，无法高效快速地提供利用；查档受时间、空间的限制，必须在工作时间，在档案室才能查阅；重复性工作较多，有时一份档案需要借用好几次，多人也无法同时查阅一份档案；档案在查借阅过程中，丢失、破损的现象时有发生等等。二、人事档案信息化管理的优势1.提高档案管理人员的工作效率和业务水平人事档案实现信息化管理后，通过在管理系统中建立档案数据目录和检索工具，可实现精确查询，查全率、查准率相比手工模式有较大提高。一次数据录入就能多次多人利用，并能在人事档案管理网站上

3、共享，查阅者可以自行通过网络进行实时便捷查询，极大程度地提高档案信息利用率和管理人员的工作效率。随着人事档案信息化管理工作的开展，档案管理人员必须定期参加相关培训，学习信息技术与管理知识，从而提升自身的业务水平。2.保护纸质档案传统手工模式管理人事档案，整理、借查阅都要通过与档案实体接触来完成。接触人事档案原件的机会越多，档案的寿命与客观真实性越容易受到威胁。如果实现人事档案信息化管理，所有人员的人事信息都可以从数据库中获得，大大减少了人员与纸质档案接触的机会，在延长纸质档案寿命的同时保障了档案信息的真实安全。3.充分发挥人事档案的作用，更好地为人力资源管理服务人事档案实现信息化管理后，相关管

4、理人员可轻松进行数据的统计整合并进行打印输出：根据当前日期自动计算员工的年龄、工龄；进行附条件搜索，如搜索全体党员、全体女职工等；方便地统计出各类学历、职称员工的人数等等。这些数据的统计整合能充分发挥人事档案的作用，为企业编制人力资源规划、制定人才招聘政策、绩效考核等提供参考依据，促进企业人力资源的合理配置，更好地为企业人力资源管理服务。三、推动实现国企人事档案信息化管理的措施通过分析目前国企人事档案管理存在的一些问题可知，推动实现人事档案信息化管理，必须要改变传统手工模式的人事档案管理方式，提高人事档案管理人员的服务意识和人事档案管理的信息化程度。实现国企人事档案的信息化管理应该先易后难，分

5、步实施，具体可分两步走：第一步，建立一个优质的人事档案网站和人事档案信息管理系统，并配备相应的检索工具。在这一阶段人事档案网站主要起宣传作用，人事档案信息管理系统主要采用目录数据库的方式，并具有以下功能：根据关键信息(如姓名、出生日期、参加工作时间、学历、职称等等)提供模糊查找和精确查找；对档案的借阅、调用、内容变动等信息进行记录并提供查询；按相关信息进行数据计算、统计；按一定条件进行排序等。第二步，完善人事档案信息管理系统，建立人事档案全文数据库，并在人事档案网站上提供个性化服务。全文数据库和个性化服务是档案信息化管理的必然趋势。将人事档案全文扫描形成个人电子档案并上传到数据库中，实现档案的

6、全文检索，档案的查阅如同百度搜索一样便利。档案管理人员应提高主动服务意识，将可以公开的人事档案在网站上进行推送，提供个性化服务，不仅能使员工更全面地了解自己，了解他人，也能更好地推动企业人力资源管理工作。四、国企人事档案信息化管理需要解决的问题1.把握开放利用程度，处理好利用与保密之间的关系如果重保管轻利用，人事档案的价值会大打折扣，如果重利用轻保管，人事档案的安全和保密会受到影响，所以人事档案信息化管理必须要把握开放利用程度，处理好利用与保密的关系。一方面，在保密和安全许可的范围内，提倡以人为本，保障人的知情权；另一方面，要严格遵守隐私法的规定，对不能公开的内容坚决进行保护。总之，在确保档案

7、安全和不泄密的前提下，最大程度地发挥人事档案的利用价值。2.培养高素质的人事档案信息化管理人才信息技术是不断发展、不断进步的时代产物，这就决定了人事档案的信息化管理工作具有很强的时代性。如何将手工模式下的管理人员转变为适合现代化、信息化管理模式的高素质人才，是国企进行人事档案信息化管理必须解决的问题。首先要加大信息化管理的宣传力度，提升管理人员的信息化管理意识；其次要加强对管理人员专业技能的培训。通过转变管理人员的思想观念，积极开展档案信息化管理培训，使管理人员认识到人事档案信息化管理的必要性，主动参加档案信息化培训，提升自己的信息技术操作能力，从而更好地推进人事档案信息化管理工作。21世纪是信息社会的时代，信息化管理已渗透到社会的各行各业，因此，现代化的、积极的人事