山河科技财务制度培训

1、 2014年财务制度培训年财务制度培训 湖南山河科技股份有限公司湖南山河科技股份有限公司 财务制度培训财务制度培训（1 1）物资出门管理制度）物资出门管理制度（2 2）差旅报销管理制度）差旅报销管理制度（3 3）费用报销注意事项）费用报销注意事项内内容容提提要要内内容容提提要要物资出门管理制度物资出门管理制度一、目的目的 为规范公司物资出门管理，保证物资畅通、安全流动，维护公司利益，确保公司财产不受损失。二、适用范围适用范围 适用山河科技所有出门物资的管理（如：原材料、产成品、委外加工物资等）、过境物资及其 他物资（设备等固定资产）。三、三、定义定义 过境物资是指施工单位自带工具及施工所需的工

2、程设备配件（非我司物料一律不得进入我司园区，否则将视同我司物资处理。四、职责四、职责4.1.1综合管理部公司转售的废旧生产用物资、设备配件及工程物资、固定资产（含生产设备、工装）的维修、转移、转售及对办公类物资（含转售的废旧行政物资）出门负责。4.1.2综合管理部门卫证物相符进行监督检查。需出门物资必须与物资出门放行证内容核实 一致后门卫方可放行，并回收一联物资出门放行证存档，并按照部门、单据类别进行分类存放， 每月 10 日、20 日、30 日综合管理部指定专人与财务部负责出门证签字的相关会计人员一一进行核对，核对无误后装订归档交财务保存。4.2 质量管理部需检修的仪表工具及到供应商处检测的

3、原材料或量具出门负责。4.3 .1 研发部研发部对其试验的物料出门负责。4.3.2研发部信息管理专员对电脑、电脑配件、打印机、传真机等物资的出门负责。4.4 财务部对出门证的管控：财务部对需归还的物资台账登记在共享平台上，各经办人可随时抽查看。经办人员物资回司后交保管部门，经保管部门确认无误后的签字后及时到财务部消账，月末财务部出具未归还清单给各经办人员及各部门负责人，督促经办人员及时归还物料。注：包含公司内所有物资的出门；（例：采购验退物资、销售原材料、外委物资、外送维修、借出（包括材料、工装、模具等）、送检；各部门负责人必须对本部门所开具出门证的审核、发放以及出门证的稽查负责。 五、要求五

4、、要求5.1 所有物料出门：必须一一对应的 ERP 单据作为附件（如库存调拨单、销货单仓库须回收签字完整的存根联作为备查），确实无 ERP 单据时：必须是开证部门副总及副总以上领导签字才能开具出门证。5.2加盖“山河科技物资出门专用章”或“整机配件物资出门专用章”的为本公司唯一有效的出门凭证。出门证专用章由财务部统一管理。5.3 所有物资的物资出门放行证均由需求部门开具，并由需求部门领导审核签字。如因工作需要，主管领导可以授权签字，但应报综合管理部、财务等部门集中备案。5.4 对外销售的材料、配件、产成品出门需凭 ERP 整机/配件销货等为基础直接进行物资出门放行；销货单上必须有市场营销部长（

5、或以上领导）审核签字后,直接至财务部办理出门证手续。5.5外来修理、检测物资入厂时，承接的职能部门需填写外来物资入厂登记表；相应物资出门时，承接劳务部门凭填写齐全、签字完整的外来物资入厂登记表直接至门卫处核对确认出门。5.6对外委托加工的物资出门，各部门凭ERP中的委外加工单、自制的物资外委申请单，由委外加工物资需求部门开具出门证；委外加工不合格需要返修的物资凭ERP中的委外退货单开具出门证， 凭生产副总（或以上领导）签字确认的物资出门放行证，到财务部办理出门手续，生产计划部门做备查账备查委外加工物资回厂情况。5.7 对外销售的废旧物资出门，废旧物资的数量或重量需要各废旧物资所属部门指定人员、

6、综合管理部指定人员、财务指定人员三方人员在打印出来的自制称重单上确认签字。对于量较大的及 较为特殊的废钢、废铁皮的处理必须经公司副总级领导审批，凭结算单据、自制称重单由综合管理部开具出门证，财务出纳办理交款手续再到财务会计处办理出门手续。5.8 公司物资,原则上不得外借,特殊情况由批准借出单位填写物资出门申请表，明确借用期限、原因，经公司副总签字后，开具 ERP 借出单再开具物资出门放行证到财务部办理出门手续。未入 ERP 系统的借出物资由财务进行登记（台账与各借出部门共享），由借出部门开具物资出门证；物资出门放行证由物料借出部门主管副总签字后，到财务办理出门手续。六六、说明、说明6.1 本公

7、司物资出厂时，门卫应将各部门开具的物资出门放行证与出厂物资认真核对，单证信息与实物相符的方能放行；如不相符，不得放行并上报其主管领导。6.2 除上述规定外,本公司任何单位及个人不得擅自将产品、材料、工器具、设备、废旧物资带出门，未加盖物资出门放行证专用章的出门证物料出厂，门卫一律不得放行。禁止没有出入厂手续或 出入厂手续不符合上述规定的物资出厂,若违反上述规定将追究当事人及单位领导责任，对于给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的赔偿责任及刑事责任。6.3 以上未提及的出门物资一律由财务部负责协调、阐述其出门证开具的具体归口部。6.4 所有系统单据的打印次数应为第一次，重复打印的，需注明原因

8、并由部门负责人签字同意；物资出门放行证上需详细注明物料名称、数量等，不足可附清单。6.5 出门证不得涂改，否则视同失效；出门证当日有效，隔日作废；财务集中保管出门证期限为 一年。 6.6出门证发放：到财务登记序列号后以旧换新领取。七七、禁令、禁令7.1应严格按分管范围开具物资出门放行证。代替开证所造成的经济损失由审批签字的领导负责，并对经办人和审批领导每张予以 200 元的处罚。7.2对出门手续办理不规范而予以加盖出门章的、对手续办理不全而予以放行的，视情况予每张予以 200 元的处罚直至赔偿全额经济损失。7.3门卫对加盖出门章的、对手续办理不全而予以放行的及未履历职责每张予以 100 元的处

9、罚。7.4财务人员不抽查不监督的每张予以 200 元的处罚。7.5门卫验证放行发现证、物不符时，对经办人每张予以 50 元的处罚。 7.6 财务部每月负责编报借出物资的归还情况表，并抄送各部门一份。逾期一月仍未归还，报公司领导审批后，由财务部对借出人按借出物资价值的 10%不低于 200 元来给予罚款；逾期两月未还，借出人等值赔偿。7.7整机返司后，市场部在一个工作日内通过邮件告知财务部。对返回物资不及时销账的，按每张每天予以 50 元的处罚。7.8员工自带私人物资出门未办理出门手续，门卫要求查验时，员工应积极配合。7.9节假日、公休日（非上班时间）物资紧急出门，归口部门分管部长及以上副总电话

10、通知综合管理部部长后，综合管理部部长电话通知门卫放行，但经办人须在第一个工作日内补办出门手续。 经办人未按时补办有关正规手续的，逾期未补，按每张每天罚款 200 元（此规定由综合管理部门执行、开具罚款单，并交出纳收费）。物资出门流程图物资出门流程图物资出门流程图物资出门流程图八、表单附件八、表单附件1.物资出门放行证（各经办部门）物资出门放行证（各经办部门）2.物资出入厂登记表（门卫）物资出入厂登记表（门卫）3.物资出门申请单（公司物资个人外借）物资出门申请单（公司物资个人外借）4.物资出门管理台账（财务部）物资出门管理台账（财务部）差旅报销管理制度差旅报销管理制度一、一、目的目的 为加强公司

11、经营成本控制，进一步提高工作效率，根据国家差旅费的有关规定，结合公司目前的实际情况，特制定本制度。二、二、适用范围适用范围 适用于公司全体员工三、三、职责职责 各经办人对各项费用的合法性、合理性、真实性、必要性和风险性承担直接经济责任；各级负责人承担审批下属人员各项支出的真实性、合理性、必要性，并负连带责任；财务负责人对各项费用的合法性、有效控制承担经济责任。四、四、出差规范与要求出差规范与要求4.1出差人员应强化市场竞争意识，时间成本效益意识和情报搜集意识。出差人员应妥善计划，本着节约，高效的原则，充分发挥自身潜能，依据工作时间，任务轻重缓急合理安排工作日程和最佳经济路线，保质保量，按时完成

12、出差任务。4.2出差人员应按指定的时间出发，到达和返回，特殊情况途中请假，须先经公司主管领导批准，并只报销指定出差路线的费用。即扣除绕道期间用的车船，住宿及其他杂费和补助，同时视绕道期间请假的性质，确定工资及奖金的扣除数（在工资内反映）。4.3出差人员应经常保持与部门负责人的联络，随时汇报工作进展等情况；出差人员在外工作应自觉维护公司企业形象，举止得体，不得做有损公司权益和声誉之事。4.4出差借支和报账时均作为必需的附件财务方予以受理。出差期间费用严格按照出差费用预算项目及金额控制。4.5出差回司应于三个工作日内（节假日顺延）将出差费用报销单填好，并将原始票据分类按时间先后顺序粘贴整齐到财务部

13、报账；会计报销三个工作日内完成。4.6杜绝人为作假报账，一旦发现一律不予报销，并予以报销单据50%金额处罚，并通报批评。两次以上作假，由财务报请综合管理部劝退处理。4.7报账一律填写差旅费用报销清单，在所附凭单上由经办人签字和部门主管签字。4.8原始附件一律按时间先后顺序分类整齐粘贴在粘贴单上，并注明单据数量及金额。对于报销凭证原始附件未粘贴、签字不齐全的报销会计可拒绝受理。4.9旅费报账一律填写出差费用报销单，并在备注栏写上出差事由，经部门内部审核员和部门负责人审核后由内勤人员报送财务，财务方予以受理，否则一律退回。五、五、出差费用报销规定出差费用报销规定5.1员工出差市内交通费及伙食补助实

14、行“节约归己，超支自理”的“总额包干办法”。公司各类人员乘坐交通工具及住宿标准见出差费用标准明细表。5.2出差伙食补贴计算：实际出差全天数*标准+非全天数*标准*比例（伙食补贴比例按早20%， 中晚40%计算）；若有发生招待费则取消当餐的伙食补贴，另市内外出办公误餐费12元/餐。三日内到综合管理部门登记山河科技误餐登记表，本月28号由综合管理部至出纳现金结算。5.3住宿费在规定的限额内凭发票按标准报销（发票必须注明住宿天数、起止时间，未注明天数的发票视同一天），实际住宿未超过标准部分，节约部分50%归己；超标部分自理。（按住宿发票的天数计算住宿补贴,其余视为在途。当天返回则不报销当天住宿费用。

15、）5.4参加各种会议、培训期间的伙食补助、住宿费按会议培训通知（报账时须提供书面文件；无会议培训通知，视同举办单位提供伙食、住宿）报销。举办单位安排伙食、住宿者，不再享受补助；未统一安排者，按伙食、住宿标准报销。5.5因公出差人员自行解决住宿而未发生住宿费用的（差旅费报销单上须注明），可按每人每天25元发放住宿补贴。5.6按规定出差乘坐汽车、火车、飞机等其他交通工具，凭当日当次车票据实报销。因私误车退票、转签费、购餐车座位费，不正规的定票费等其他不符合规定的费用票据，一律不予报销；火车票定票费一律在40元/张标准内核报，有特殊原因需公司主管领导批准；退票费应在票据背面注明原因并有公司主管领导签

16、字方有效。5.7飞机报销要求:公司副总（含副总）以上人员可以乘坐飞机外,其他人员如遇特殊情况需乘坐,应在出差审批单交通工具栏中特殊注明，按公司主管领导批准意见执行，报账时将申请单一并附上,事先无报告一律按硬卧标准报销，不再另行报告，一律按此标准执行；乘坐飞机报账时一律附上登机牌，否则不予以报销。5.8有火车通行的地区以火车作为首选交通工具，连续乘车时间超过8小时以上（且乘车夜间时间超过6小时），价格相当的情况下可乘坐火车硬卧或汽车，符合乘坐硬卧条件而购买座票者，节约部分50%补贴。5.9近郊及省内当天往返出差，自乘公交车须提供标准车票，详细填写公出事由，时间及往返路线等；公司派车出差，发生的除

17、汽车费用外的费用可由司机或用车经办人报销，但票据上应有随同人员签字证明方有效；所有汽车费用一律由随同司机报销。5.10严格控制出差期间的的士费用，一般情况不报销包车费用，特殊情况须公司主管审核，总经理批准同意；在长沙市内一般情况不予以报销的士费用，若有发生详细填写公出事由，时间及往返路线等，并有部门主管在票据背面同意签字，金额较大（50元以上）须总经理批准方可报销。5.11对于多人多部门出差，根据出差目的分别由专人负责报账；若目的一致则归口一个部门一次性报账；差旅住宿费按每个人的对应标准简单汇总合计。5.12借调出差的费用一律由发出借调部门承担并负责报账。5.13境外出差，报账时，每张票据上应

18、用中文注明时间、地点、费用明细（何种费用、消费人员）、外币金额及折合后人民币金额；外币兑换时汇率水单应报账时一并附上，若没有则按出差期间的平均汇率进行换算。5.14 出差期间发生招待费应事先在填写在出差审批单中出差特别申请事项，经公司领导批准同意后方可予以报销，但需单独列报；出差期间发生的手机费按通讯费用报销管理制度SWT-WI/HR-146.1.3项报销，报账时需提供话费发票（能显示长途及漫游费）。5.15出差不论法定节假日只享受出差相应补贴，不再享受加班补贴等。六、报账流程六、报账流程报账人填写差旅费用报销清单部门内勤初审部门主管审核财务审核总经理审财务进行帐务处理出差费用标准明细表出差费用标准明细表七、表单附件七、表单附件1.出差审批单出差审批单2.差旅费报销单3.山河科技误餐登记表山河科技误餐登记表费用报销注意事项费用报销注意事项1：报销单据的填写规范，必需要有部门负责人（上级）的签字才算有效，否则不予报。2：车补和招待费的报销，票据的日期只能是发生费用当月的，跨月票不予报销（实报实销原则）!油票和过路费的票据分开贴，报销单上写总共的车补费用合计数。3：火车票和长途汽车票要按日期的先后贴好，订票费可以写在当日费用的其他那一栏，不用单独写在后面。4：不同类别的发票需要分开贴。（标准：a. 火车票和长