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1、 第四讲 文书档案整理 简化整理方式：以件为整理单位，2003年（含）之后的文书档案； 国家档案行业标准归档文件整理规则传统组卷方式：以卷为整理单位，2002年（含）以前的文书档案！从未进行过规范整理的单位全部按简化方法整理 第一节 简化方法整理(P15) -归档文件整理规则一、总则(业务类材料可参照)1、适应办公自动化及档案管理现代化的需要2、作为文书档案保存的各种纸质文件材料3、以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒二、整理原则1、遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用2、贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、强化利用”的业务工作方针三、整理要

2、求1、归档文件应齐全完整，保管期限划分准确 档案进馆单位依据经当地档案行政管理部门核准的归档范围(据职能细化到科室)和保管期限表，确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。 2007年（含）起的按国家档案局2006第8号令执行(从未整理过的,可将所有年度均按此执行)2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 3、归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。 所用档案管理软件须符合江苏省地方标准文书档案文件级目录数

3、据库结构与交换格式（ DB325052002）要求。 四、整理方法四、整理方法 整理工作流程（一般）： 收集分类（按年度、期限分开） 同一年、度一期限内，按时间先后排序（） 盖章 编号 抄目录（输机） 装盒 盒子正面盖单位章 盒子侧面内容填写1、件的确定 一般以每份文件（一个主题）为一件，文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信及存根等一本作为一件（）；成套的会议材料各为一件（按会议日程将材料连续排列编号）；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿

4、不存档的，将正文与发文稿纸作为一件； 正文与文件处理单为一件（有重要领导指示的，应计入页数）；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定单位组合（表头名称或填写单位），可装订在一起作为一件。2、装订（1）归档文件以“件”为装订单位。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，

5、正文在后。（2）采用不锈钢订在文件左侧装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变;（3）短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。3、分类 分类方法有：保管期限年度机构；保管期限年度问题；保管期限年度 三种方法中的任一种进行分类。分类方法一经确定，应保持相对稳定。文件较多的单位，可采用前两种方法中的任一种进行分类，文件较少的单位可采用保管期限年度分类法（一般采用此法）。（-给定分类号-)（实际操作） A：保管期限年度（） 先设置好分类号WS（软件用四位WS00 ） 将应归档材料按 年度 分开每个年度的材料再按 永久、30年、10年 分开 B:保管期限年度问题(略)

6、按问题分类，一般可分为“党群类”、“业务类”、“行政类”等等。原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即“党群类”、“行政类”、“生产技术类”、“经营管理类”。（实际操作） 设置分类号:党群类WS01,业务类-WS02,行政类-WS03 , 将材料先按年度分开、再按材料内容(党群类、业务类、行政类) 每一类里再按 永久、30年、10年 分开 C:保管期限年度机构（部门或科室）(略)（实际操作）设置分类号:办公室WS01,业务指导科-WS02,保管利用科-WS03 ， 将材料先按年度分开、再按材料内容(办公室、业务指导科、保管利用科,) 每一类里再按 永久、

7、30年、10年 分开 （具体整理过程中涉及到划分（具体整理过程中涉及到划分期限、年度期限、年度、机构或问机构或问题）题）（1）按保管期限归类(将材料划分保管期限) 即将材料（2007年及以后）按永久、30年、10年分开；2006年及之前材料按永久、长期、短期 分开。（新建档单位全部按新规定新建档单位全部按新规定）（2）按年度归类 即按文件形成年度分开。 年度的确定：一般以文件落款日期为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年（案件材料，批复、请示等）；几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的材料落款日期为准。（3）按机构（或问题）归类（了解） 将文件材料按其内容

8、涉及到的机构或问题分开。机构分类法与问题分类法不能同时采用，只能选择其中的一种。 按机构分类按机构分类：由某个机构承办的归档文件，归入该机构类；由几个机构承办的，可归入主要承办机构类中（一般适用于机构相对稳定的机关）。 按问题分类，按问题分类，一般可分为党群类、业务类、行政类等等。原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即党群类、行政类、生产技术类、经营管理类。 4、排列、归档（件与件之间的排序） 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列，并给定每件唯一唯一件号。 被装订为一件的多个材料，其排列顺序按如下 ：同一事由中的文件，按文件形成先后

9、顺序排列；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 事由：是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。对于一次请示，在批复收到后，可视为事由办理完毕。 因故未及时整理归档的零散文件材料， 可排在同一期限相应年度、问题(机构)的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，并在备考表中加以说明。5、编制归档号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号（）。归档号包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）等。归档号填写在归档章内，其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号

10、、总页数，选择项为机构（问题）等。归档章式样如下： 归档章采用红色红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。文件首页确无盖章位置，可在文件首页前另附纸页加盖归档章。（P19）全宗号0504年度2007室编件号23总页数机构或问题WS保管期限永久馆编件号7全宗号：填写档案馆给各单位编制的代号。年度：填写文件归档年度。应写完整，如2007。保管期限：填写归档文件保管期限的简称(永、长、短)。件号：填写文件的排列顺序号。各单位只需填室编件号。在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。机构（问题）：用中文或分类号填写机构或问

11、题名称。总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。数一下就行。全宗号0504年度2007室编件号23总页数机构或问题WS保管期限永久馆编件号76、编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。要求做到准确、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。（1）归档文件应逐件编目。 归档文件目录设置有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。件号：填写室编件号。责任者：填写制发文件的组织(个人)，应填写全称或规范化的简称。文号：填写文件的发文字号，须填写完整。如澄政发2003第8号。归档文件目录年度：2003 保管期限：永久件件号号文件编号文件编号责任者责任者 题

12、题 名名文件形成文件形成 日期日期页页数数备注备注1澄政发20031号江阴市政府办关于.的批复2003010652澄政发20052号江阴市档案局关于江阴市2002年度档案工作先进的表彰通报2003010993江阴市档案局协议聘用职工200303243题名：文件标题。(一般照实抄录) A、文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录； B、文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录； C、没有题名或题名不规范的，需自拟标题，外加“”号。（如：红头“通知”） D、文件的附件独立性强，正文不能反映附件内容时，附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。 E、批复与请示作为一件时，只对批复进行编

13、目，但必须在标题后加括号说明，如（含请示）。 F、同一事由形成多份文件的应分别编号、编目。如一次会议、一项活动(一般指重大会议或活动等。 G、介绍信及存根、会议记录等作为一件的及干部任免等文件除在归档文件目录中作为一件抄录外，还应在专门模块中录入，以便检索、利用。日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20030213。没日期的需考证，不能确定的用“0”补齐(软件)。页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。备注：注释对该文件需加以说明的情况。包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁等。 （2）归档文件目录用 A4 纸。（3）归档文件目录应装订成册并编制封面。其装订方法有：A A

14、、一年装订一本。一年装订一本。 B B、每年区分保管期限装订成三本。每年区分保管期限装订成三本。 C、每年区分机构（或）问题装订成若干本。 归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）（见式样）。（4）在软件中形成的归档文件目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。载体推荐为一次写光盘。（整个目录库文件）7、装盒（1）档案盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、不不同年度、不同保管期限的文件不得装在一盒内；同保管期限的文件不得装在一盒内；采用机构（问题）分类的，不同机构（问题）不得装在同一盒内。A、档案盒封面应标明全宗名称，即填写各单

15、位的名称。B、档案盒脊背上设置有全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等为必备项，机构（问题）等为选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；C、盒号即档案盒的排列序号。各单位可按保管期限依年代先后顺序用铅笔编写盒号。如以保管期限年度分类的，盒号的编写方法是：永久 2003 110 长期 2003 112 短期 2003 15 2004 1120 2004 1223 2004 612如以保管期限年度机构分类法，其盒号编写方法是：永久 2003 办公室 12 监督科 3 保管科 412 2004 办公室 1214 监督科 15 保管科 16长期 2003 办

16、公室 14 监督科 5保管科 614 2004 办公室 1517监督科 18 保管科 19D、档案盒需用档案局监制的无酸纸档案盒。（2）备考表 备考表置于盒内文件之后。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。日期：填写归档文件整理完毕的日期。五、排架排架 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致。 如按保管期限年度分类的，其上架排列方法是永久：2003 20042005；长期：200320042005

17、；短期：200320042005。 如按保管期限年度机构分类的，其上架排列方法是：永久：2003 办公室 监督科 2004办公室 监督科 ；长期：2003 办公室 监督科 2004办公室 监督科；短期： 2003 办公室 监督科 2004办公室 监督科。 同一保管期限内的档案依年代次序上架，同一保管期限内的档案依年代次序上架，不同保管期限的档案分别排架。不同保管期限的档案分别排架。 第二节第二节 传统方法整理传统方法整理 （文书立卷（文书立卷）-了解 一、文书立卷的含义一、文书立卷的含义 指文书处理部门或业务部门将办理完毕的具有保存价值的文件材料按照它们在形成过程中的联系和规律，组合成案卷的过

18、程。二、文书立卷程序。二、文书立卷程序。 1、分类：将文件按照年度、问题、保管期限等特征分类：将文件按照年度、问题、保管期限等特征分开。分开。 第一步，分清年度 首先是文件材料集中起来，按文件内容针对的年度分开，把不属于本年度立卷的文件材料剔除出去，留下本年度立卷的文件材料。 第二步，分级别、或分机构、或分问题。 分级别，是指在同一年里将文件按其作者之间的关系，分成上级文件、本级文件、下级文件三个部分。 分机构，是指按组织机构立卷的单位，则应把全年的文件材料按内部组织机构分开。 分问题，是指按问题立卷的单位，则应把全年的文件材料，按内容涉及的问题，分成若干个大类。 第三步，分保管期限 分保管期

19、限，就是指分卷过程中，还要把材料按保管期限分开。 2、组合：将经过分类的文件按照文件的问题、机构、保管期限等特征组合在一起。 （同一年度的材料中，内容相近、或相关联的组合在一卷或分几卷）3、编目（1）卷内文件的系统化排列：一般按时间先后顺序或问题重要程度或上下级关系排列。（2）卷内文件页号的编写：在每页正面的右上角和反面的左上角编页号，空白页不编页号。（3）卷内文件目录的填写： 顺序号：填写卷内文件排序后的序号，每本案卷内材料从“1”开始编顺序号。 页号：填写每份文件起号，最后一份文件要填写起止号。 其他内容填写与“简化方法整理”相同。（4）卷内备考表的填写 备考表置于卷内文件之后，项目包括卷内情况说明、立卷人、检查人和立卷时间。 卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 （5）案卷的装订装订前的准备工作：拆除金属物;破损的文件要修补、裱糊；对不便装订的文件如介绍信等要用专用纸粘贴；对报表、图纸等文件要裁剪或折叠。装订的效果：结实、整齐、美观。装订的方法: “三孔一线法”（6）案卷题名的拟写。用一句通顺的语句将案卷的主要内容概括出来。要求:语句通顺简明扼要。结构要完整。注意用语.如:“关于”等。 （7）案卷封面的填写全宗号:指档案馆给立档单位的代号。类目名称:一般不填。案卷题名的填写: 开头