档案室档案的安全保管措施和有效利用

1、 龙源期刊网 档案室档案的安全保管措施和有效利用作者：徐世广来源：卷宗2015 年第 11 期摘 要：档案室中的档案资料多、分类复杂，管理不当则极易造成档案的损坏和信息缺失。本文结合档案工作中的实际情况，通过对介绍档案保管工作中存在问题的探讨，对保护档案安全、维护档案信息、以及档案资料的有效利用给出建议。关键词：档案；档案安全；档案利用1 前言近年来，自然灾害的频繁发生，档案安全管理工作面临严峻考验，尤其是在自然灾害面前，档案管理措施不当，极易造成灾难性的损失。尽力做好档案保管工作，提高管理工作人员的意识与操作技能是档案管理培训的首要任务。在新形势下，如何运用新的技术方法开发利用档案资源、提高

2、现代档案室的服务水平也成为档案管理工作者急于解决的问题。2 档案安全保管的措施档案安全保管是档案工作中的重中之重，强化档案安全保管意识，建立健全的档案管理安全体制，做好灾难预防工作，是确保档案安全的主要方式。对档案安全管理主要包括档案的实体安全、信息安全以及政治安全等方面，在做好对档案工作的管理中，应当主要做好以下几个方面：2.1 强化管理意识、明确责任档案维护工作的重点是保证档案室资料的完整性与安全性。单位应当加强对档案安全维护工作重视，坚持“安全第一”的原则，实行主管领导负责制，明确责权，强化对日常的管理，做到措施到位，责任到人。档案所属部门的领导应加强档案安全工作的宣传，建立档案管理小组

3、，完善安全管理系统，制定明确的档案管理、登记、检查等工作的流程，将各项档案安全管理工作落到实处。2.2 提高档案管理人员的技术与意识档案管理工作人员的业务水平直接影响到日常工作的效率，尤其是近几年来，档案室引进了新的管理技术和管理设备。这就需要档案管理工作人员发挥主观能动性，积极主动的学习档案管理工作的业务知识、加强对档案保管的管理操作能力。为了满足当前形势下的档案管理工作的，必须加强对相关工作人员的业务培训，按照岗位不同、分层次、多渠道的进行业务培训，培养熟悉档案管理工作知识、掌握新的管理技术的专业性人才进入到档案管理岗位。 龙源期刊网 2.3 落实安全工作管理措施在日常的档案管理工作中，要

4、将档案管理、保密、查阅、销毁等各制度落到实处。把档案安全工作与档案接收、档案管理和利用工作结合起来，相互配合。档案室内必须要有定期的防火防盗、防尘、防虫、防潮等各项安全检查，做好安全保管设备的检修与维护工作，定期更新消防器材，加强对排水系统的检测与维护，对档案室底层窗户进行加固。将各项安全防护措施落到实处，才能保障档案室的日常安全，能够做到对各种突发装状况的紧急应对。2.4 加快档案信息化进程，实行档案的数字化管理自然灾害的发生会导致地方档案室资料的严重损害。汶川地震时期，丢失了很多很有价值的历史档案，这就引起了相关档案管理部门的反思。对自然灾害的措不及防教育我们，档案的安全管理必须依照“预防

5、为主、防治结合”的原则，采用先进的技术，加快档案数字化管理进度，有效的延长档案的使用寿命，保证档案的安全1。在传统的档案管理方式中，纸张档案的管理已经逐渐凸显出很大的问题。传统的纸张档案管理成本高、占用空间大、易受潮损坏，这些问题都对档案的使用寿命构成了威胁。更重要的是，在地震、火灾等大型自然灾害面前，传统的档案室会面临毁灭性的破坏2。在互联网信息化时代，档案管理技术有了新的发展。依托计算机、档案室可以建立起一套系统的、自动化的档案信息管理系统，将要进行长期保存的档案进行数字化录入，完成档案的信息化，规模化保存。对有特殊要求的资料，在数字化保管的同时也要重视对纸质资料的管理。需要注意的是，对电

6、子档案的管理也要及时进行有效的备份与加密处理，以保证信息的安全性和保密性，确保电子文件的安全。3 档案信息资源的开发利用3.1 加强档案资源建设，为档案信息资源的开发利用打好基础档案收集是档案资源开发工作的基础，没有档案资料就无法构建资源信息网络，没有资源信息自然也就无法做到对资源的有效开发。这就要求档案部门要做到准确、及时的信息录入，丰富馆藏资源，为资源信息的开发打下基础。3.2 加大档案开放力度，满足开发利用档案信息资源的需求档案开放要在保护档案所有权者利益的基础之上，遵循遵循“开放档案的范围应最大化，档案保密的范围应该最小化”的首要原则，加快档案开放进程3。加快对档案的鉴定，制定科学的降解密制度。3.3 运用现代化信息技术手段，提高档案信息资源开发利用水平 龙源期刊网 通过资料录入，计算机扫描等手段将不同的档案转化成为数字信息，达到利用计算机和互联网来建立信息化网络，实现自动化管理和数据传输的目的。开展计算机检索、网络信息传递、网络信息咨询等服务，公开发布档案信息，以适应社会发展与时代要求。4 总结信息化技术广泛应用的今天，档案资源的开发和利用也应当满足社会经济发展的需求。档案管理的最终目的是为了开发利用档案资源，创造其应有的经济效益和社会效益，为我国政治、经济、文化各项事业服务。参考文献1宋丽.如何提高企业档案安全防