计算机应用基础(中等职业学校校本教材)

1、计算机应用基础前言随着信息技术的快递发展，促使计算机的迅速普及和广泛应用，计算机的基本知识和操作成为每个新世纪人才的基本技能。中等职业学校担负着培养社会应用型人才重任，计算机应用基础是中等职业学校学生的文化基础课，该课程要求学生掌握计算机的基本知识、应用计算机进行日常办公的文字处理、了解网络的基本知识，学生掌握好计算机知识将为其学习后续课程更好地适应工作打下基础。本教材由计算机基础知识、WINDOWS操作系统、WORD文字处理系统、EXCEL电子表格、POWERPOINT演示文稿、计算机网络知识六部分组成。为适应现在中职教学教材引入了适当的例子，并在每章后配有课后练习，更强调了实用性。本教材在

2、内容上还兼顾教育部全国计算机等级考试（一级）的大纲，以扩大适用面。本书第一章由*编写本书在编写中得到校领导和教研室的许多老师的帮助和支持，在此表示衷心的感谢。当然，鉴于水平和经验的不足，书中也存在缺点、错误，望师生们给予指出。编者2013年8月计算机应用基础目录 图4- 54所示。3) 选择一种样式，单击“确定”。图4- SEQ 图4- * ARABIC 54 “自动套用格式”对话框4.4 Excel 2003的公式计算公式是在工作表中对数据进行分析、计算的等式。公式由运算符、常量、单元格引用值、名称和工作表函数等元素构成。它可以对工作表数值进行加法、减法或乘法等运算。还可以引用同一工作表中的

3、其他单元格、同一工作薄不同工作表中的单元格、或者其它工作薄的工作表中的单元格。4.4.1 公式的输入在Excel中可以创建许多种公式，其中既有进行简单代数运算的公式，也有分析复杂数学模型的公式。输入公式的方法有两种：一是直接键入，二是利用”插入函数”按钮，三是利用工具栏按钮。1直接键入的方法：1）选定需要输入公式的单元格。2）在所选的单元格中输入等号“”。3）输入公式内容。如果计算中用到单元格中的数据，可用鼠标单击所需引用的单元格，如果输入错了，在未输入新的运算符之前，可再单击正确的单元格；也可使用手工方法引用单元格，即在光标处键入单元格的坐标。4）公式输入完后，按Enter键，Excel自动

4、计算并将计算结果显示在单元格中，公式内容显示在编辑栏中。5）按Ctrl（位于数字键左端），可使单元格在显示公式内容与公式结果之间进行切换。从上述步骤可知，公式的最前面必须是等号“”，后面是计算的内容。例如，要在E3中建立一个公式来计算B3C3D3的值，则在E3中输入：B3C3D3输入公式后按回车键确认，结果将显示在E3单元格中，如图455所示。图455 “公式的输入”使用2. 利用”插入函数”按钮：输入的公式中，如果含有函数，可利用”插入函数”按钮将有助于输入函数。在公式中输入函数时，单击编辑栏的“插入函数”按钮“fx”，打开“插入函数”对话框，选择函数类型并输入数据范围，最后按“确定”即可，

5、如图456所示。图456 “插入函数”按钮的使用3利用工具栏按钮在Excel中，我们经常遇到求和、求平均值、求最大/小值的问题。早期的Excel版本在工具栏中提供了“自动求和（）”按钮，通过它可以很方便地对单元格区域求和，但求平均值和最大/小值一般只能通过手工输入公式实现。在Excel 2003中，单击“自动求和”按钮右侧的下拉按钮，我们会发现多出了“平均值”、“计数”、“最大值”、“最小值”等命令，通过这些命令，我们可以很方便地求出所选单元格区域的平均值（average）、单元格个数（count）、最大值（max）和最小值(min)。具体操作：1）选定参加计算的数据区域及存放结果的单元格地址

6、，如图457所示。图457 选定数据区域2）单击常用工具栏上的“求和按钮”右边的小三角形，选择公式类型，如图458所示。图458 “自动求和”按钮的使用4.4.2 公式的填充与复制1.公式自动填充在一个单元格输入公式后，如果相邻的单元格中需要进行同类型的计算（如数据行合计），可以利用公式的自动填充功能。其方法是：1) 选择公式所在的单元格，移动鼠标到单元格的右下角变成黑十字形，即“填充柄”。2) 当鼠标变成小黑十字时，按住鼠标左键，拖动“填充柄”经过目标区域，如图459所示。图459 复制公式的使用3) 当到达目标区域后，放开鼠标左键，公式自动填充完毕。2.复制公式上例中在E3中输入“B3C3

7、D3”，在F5中输入“B4C4D4以上例中复制E3的公式到E4为例，步骤：1) 单击单元格E3。2) 鼠标指针移到E3边框，按住Ctrl键拖动到单元格E4。4.4.3 公式的引用所谓“引用”，指的是通过引用设置，让Excel在公式使用指定某单元格或区域中的数据，也就是说，如果公式中引用了单元格B2，当B2中的数值改变以后，公式会自动根据改变后的数值重新进行计算，而不必重新修改公式。如此一来，公式的灵活性大大加强。在公式中引用单元格或者区域时，引用的类型可分为以下三种： 1相对引用：当把公式复制到其它单元格中时，行或列的引用会改变。所谓行或列的引用会改变，即指代表行的数字和代表列的字母会根据实际

8、的偏移量相应改变。 如上例中复制公式时，系统并非简单地把F4的公式照搬到F5，而是根据公式原来的位置和目标位置推算出公式中单元格地址相对原位置的变化。（由“B3C3D3”“B4C4D4”）如图4图460 相对引用的使用2绝对引用：当把公式复制到其它单元格中时，行和列的引用不会改变。 复制公式时，地址不变的单元格地址称为绝对地址。表现形式：在普通地址前加$。如：“D1”（相对地址）“$D$1”作用：采用绝对引用，引用的只是单元格的绝对地址，不会因为偏移量发生任何改变。3. 混合引用：行或列中有一个是相对引用，另一个是绝对引用。既有相对地址又有绝对地址。如$B3、B$3。接着绝对引用的方法二，按两

9、下“F4”键，字符“B”之前的“$”将会去掉，保留字符“3”前的“$”，此时表示对单元格B3进行混合引用，其中列为相对引用，行为绝对引用，如图461所示。图461 混合引用的使用在实际工作中，常常需要对公式进行复制操作。从上面不同类型的引用的定义中可以了解，当复制公式时，不同的引用会将对公式产生不同的影响，从而对计算结果产生不同的影响。所以，在创建公式之前，我们必须要搞清不同引用类型的区别。4.4.4 Excel常用函数的使用函数是一个预先定义好的内置公式。另一种形式的公式。利用函数可以进行简单或复杂的计算。例如，用SUM函数来对单元格或单元格区域所有数值求总和，可以比创建公式更灵活方便。Ex

10、cel提供了200多个函数，并将它们按功能分类，列在“插入函数”对话框。 1函数的格式函数由函数名，后跟用括号括起来的参数组成。如果函数以公式的形式出现，应在函数名前面键入等号“”。例如，求和，可以键入：“SUM（G4：G8）”2函数的输入在函数的输入中，对于比较简单的函数，可采用直接键入的方法。较复杂的函数，可利用公式选项板输入。公式选项板的使用方法： 1）选取要插入函数的单元格。 2）单击“插入”“函数”，或单击常用工具栏上的“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，如图462所示。图462 “插入函数”对话框3）在“选择类别”列表框中选择合适的函数类型，再在“选择函数”列表框中选择所需的

11、函数名。4）单击“确定”按钮，将打开“函数参数”对话框，它显示了该函数的函数名，它的每个参数，以及参数的描述和函数的功能，如图463所示。图463 “函数参数”对话框5）根据提示输入每个参数值，单击“确定”按钮，完成函数的使用。3常用函数下面介绍几个常用函数：SUM(A1,A2,)：求各项的和。A1,A2可以是数值或含有数值的单元格或单元格区域的引用。AVERAGE(A1,A2,)：求各项的平均值。A1,A2可以是数值或含有数值的单元格或单元格区域的引用。MAX(A1,A2,)：求各项参数中的最大值。MIN(A1,A2,)：求各项参数中的最小值。COUNT(A1,A2,)：求各项参数中数值型数

12、据的个数。参数的类型不限。如“=COUNT(12,D1:D3,“CHINA”)”，若D1:D3中是数据，则函数的结果是4。ROUND(A1,A2)：根据A2对数值项A1进行四舍五入。A20：对A1保留A2位小数。A2=0：保留A1的整数。A25,10,-10)10。4.5 Excel 2003的数据管理与分析按照数据库方式管理工作表是Excel的重要功能，它在数据管理方面提供了排序、检索、数据筛选、分类汇总等数据库管理功能。另外，Excel还提供了许多专门用于数据库统计计算的数据库函数。在关系数据库中，一个较复杂的数据库由若干张互相关联的数据表构成，一张数据表构成一个最简单的数据库。例如：学生

13、的成绩表、公司客户的有关信息表、库存帐目等。数据表与通常使用的若干行和若干列组成的二维表格相似，表中的第一行的各列标题称为“字段名”，字段名以下该列的数据称为该字段的“值”，由各字段的值组成的每一行称为数据库的“记录”。在Excel中，可以把数据表作为数据库来处理，实现排序、筛选、分类汇总等数据库功能。但是要把它作为数据库来处理，要满足以下条件：一张工作表只能建立一张数据库的一张表。工作表的第一行建立各列标题，列标题使用的字体、格式等应与下面的数据相区别。同列数据的类型应一致。工作表数据区不出现空白行或列。4.5.1数据清单数据清单就是通常的二维表格，是包含相关数据的一系列工作表数据行。数据记

14、录单中，每一行是数据库中一条记录。列是数据库的字段；列标题是数据库的字段名。对于记录单，Excel 2003还提供了一整套编辑和管理数据的功能，可以很容易地在其中处理和分析数据，为我们管理数据提供了更为简便的方法。在需要进行大量数据输入以及需要对工作表中的数据进行管理分析时，记录单功能就非常有用了。使用“记录单”的方式进行数据的添加。一用数据记录单管理数据清单数据表由字段结构和记录数据组成。而字段结构就是表格的列标题。记录数据就是表格中各行数据，如图464所示。图464 数据表1.建立数据表的字段结构在工作表的第一行输入各字段名。如：“品牌”、“七月”2.输入数据表的记录数据可直接在字段行的下

15、一行开始逐行输入记录数据，也可以用“记录单”命令输入记录数据。方法如下：1) 单击首行记录的任一单元格。2) 单击“数据”菜单“记录单”命令。（出现确认对话框，以确定首行作为数据表的标题字段，单击“确定”）出现记录单对话框，如图465所示。图465 新建“记录单”3) 在各字段框中输入新记录的字段值，用Tab键或者用鼠标单击的方法转到下一字段，每条记录输入完毕可按Enter键输入到数据表中，并转下一记录。直到全部记录输入完毕。3.编辑记录查找（定位）记录（两种方法）:在数据表中直接移动单元格指针到目标记录。或在记录单对话框中单击“上一条”或“下一条”或利用滚动条查找。条件定位单击查找范围的起始

16、记录（查找从该记录开始）。单击“数据”菜单“记录单”，打开记录单对话框。单击对话框中的“条件”按钮，出现条件对话框。在与条件相关的字段输入条件值。如：在“品牌”字段输入“海*”，表示查找产品名以海开头的产品，通配符“？”、“*”分别代表一个任意字符和多个任意字符。又如：在“合计”字段输入“200”，表示找销售量大于200的品牌产品。单击“下一条”查找，如图466所示。图466 条件定位4.修改记录先查找（既定位）要修改的记录，然后直接修改有关字段即可。注意：在记录单方式下定位时，记录单中具有公式的字段不能修改，当修改与之相关的字段时，它的值也随之变化。5.插入记录1) 选定某记录，将在该记录前

17、面插入记录。2) 单击“插入”菜单“单元格”命令，在“插入”对话框中选择“整行”，按“确定”。则当前记录前面插入一空记录。（或者单击“插入”菜单“行”命令）3)在空记录中输入新记录数据。6. 追加记录（即在数据表末尾增加新记录）1) 打开记录单对话框。2) 单击“新建”按钮。则左侧出现空记录，依次输入新记录数据。3) 输完后按回车。7. 删除记录1) 打开记录单对话框。2) 定位在要删除的数据。3) 单击“删除”按钮。（注：删除的记录不能恢复，是永久删除）4.5.2 数据排序1.使用工具栏的“排序”按钮排序 1) 单击某字段名（如：九月），该字段为排序关键字。2) 点击“常用”工具栏上的“升序

18、” 或“降序” 按钮。则记录按指定的顺序排列。2.使用菜单命令排序1) 单击“数据”菜单“排序”。打开“排序”对话框,如图467所示。图467 “排序”对话框2）在“主要关键字”中选择排序主要关键字（如：九月）以及其后的“递增”或“递减”，还可再选择“次要关键字”和“第三关键字”。排序会依次分主次按这些顺序排序。3）单击“确定”。3.对某区域排序若只对数据表的部分记录排序，则先选定排序的区域，然后按上述方法排序。所选区域记录按指定顺序排序，其他的记录顺序不变。4.恢复排序若要使经过多次排序的数据表恢复到未排序前的状况。可以事先在数据表中增加一个名为“记录号”的字段，并依次输入记录号1，2，3。

19、当对数据表进行多次排序后，按“记录号”字段升序排序即可恢复最早的顺序。4.5.3 数据筛选1. 筛选数据在数据表中，有时参加操作的只是一部分记录，为了加快操作，往往把那些与操作无关的记录隐藏起来。例如，在工资表（如图4-68）中查找工资最高的工程师，若从全体查找，要搜索9条记录，若按职称为工程师的条件筛选记录，则至多搜索3个记录，自然快得多。 图 4-68 工资表2. 自动筛选1) 自动筛选数据以上面工资表为例，筛选科室编号为2001的记录：单击数据区域的任一单元格。单击“数据”菜单“筛选”“自动筛选”。此时，数据表的每个字段名旁边出现了下拉按钮“”。单击下拉按钮，将出现如图4-69所示的下拉

20、列表。 图 4-69 自动筛选的下拉列表单击与筛选有关的字段（如科室编号）的下拉按钮，在出现的下拉列表中选择“2001”，则筛选结果中只显示2001科室的3条记录。2) 用自定义条件筛选在以上步骤中，若在下拉列表中选择“自定义”，则出现“自定义自动筛选方式”对话框，如图4-70所示。可自定义筛选。 图 4-70 “自定义自动筛选方式”对话框3) 取消筛选（两种方法）单击“数据”菜单“筛选”“全部显示”。单击“数据”菜单“筛选”“自动筛选”，然后单击筛选字段下拉按钮，在出现的下拉列表中选择“（全部）”项。3. 高级筛选在自动筛选中，筛选条件可以是一个，也可用自定义指定两个，但只能针对一个字段。而

21、高级筛选可以使筛选条件涉及多个字段，一次完成，如：科室编号1001且工资1000。这个用自动筛选实现要分两次完成，而高级筛选只要一次。构造筛选条件在数据表前插入若干空行作为条件区域，空行的个数以能容纳条件为限。根据条件在相应字段的上方输入字段名，并在刚输入的字段名下方输入筛选条件。同样的方法构造其他筛选条件。多个条件的“与”、“或”关系用如下方法实现。“与”关系的条件必须出现在同一行如表示条件“科室编号大于1001且工资大于1000”：科室编号 工资1001 1000“或”关系的条件不能出现在同一行如表示条件“科室编号大于1001或工资大于1000”科室编号 工资10011000执行高级筛选以

22、筛选条件 “科室编号大于1001且工资大于1000”在数据表前插入3个空行作为条件区域。输入如图4-71所示。图 4-71 高级筛选中条件区域的设置单击数据表中任一单元格，然后单击“数据”菜单“筛选”“高级筛选”。弹出“高级筛选”对话框，如图4-72所示。 图 4-72 “高级筛选”对话框在“方式”栏中选择筛选结果的显示位置，这里选“在原有区域显示筛选结果”。在“数据区域”栏中指定数据区域（一定要包括字段名的行），这里是“$A$4:$F$13”。在条件栏中指定条件区域，这里是“$A$1:$E$2单击“确定”。则原有数据被高级筛选结果所代替，如图4-73所示。 图 4-73 筛选后的结果3) 在

23、指定区域显示筛选结果可在上面的对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”，并在“复制到”栏中指定显示结果区域的左上角单元格地址（如$A$15）。4.5.4 分类汇总分类汇总是分析数据表的常用方法。例如在工资表中要按科室分类统计各科室人员平均工资。1.自动分类汇总以上面的工资表为例，按科室汇总各科室的平均工资。在汇总之前，首先要按分类字段进行排序。1) 按分类字段（科室编号）进行排序。2) 单击“数据”菜单“分类汇总”，出现“分类汇总”对话框，如图4-74所示。图 4-74 “分类汇总”对话框3) 单击“分类字段”栏的下拉按钮，在下拉列表中选择分类字段（这里选“科室编号”）。4) 单击“汇总方式”

24、栏的下拉按钮，在下拉列表中选择分类字段（这里选“平均值”）。5) 在“选定汇总项”列表框中选定要汇总的一个或多个字段（这里选“工资”）。6) 若在本次汇总前，已经进行过某种分类汇总，可用“替换当前分类汇总”决定是否保留原来的汇总数据。7) 若选定“每组数据分页”，则每类汇总数据将独占一页。若选定“汇总结果显示在数据下方”，则每类汇总数据将出现在该类数据的下方。否则，出现在该类数据的上方。8) 单击“确定”。汇总结果如图4-75所示。图 4-75 分类汇总后的结果分类汇总表左侧出现了“摘要”按钮。摘要按钮出现的行就是汇总数据所在的行，单击该按钮，则按钮变成，且隐藏该类数据，只显示该类数据的汇总结

25、果。单击按钮，则隐藏的数据恢复显示。汇总表的左上方有层次按钮，。单击，只显示总的汇总结果，不显示数据；单击，显示总的汇总结果和分裂汇总结果，不显示数据；单击，显示全部数据和汇总结果。2.多字段分类汇总在上例的步骤5）中可以选择多个汇总字段，如“工资”、“奖金”，则会出现“工资”、“奖金”的汇总数据。如图4-76所示。 图 4-76 选定“工资”、“奖金”汇总项后的汇总结果4.5.5 图表人们也许无法记住一长串数字，但很容易记住一幅图片。如果把工作表的数据用图表的形式来展示，就会更容易被接受和理解。图表以工作表的数据为依据，数据的变化会立即反映到图表中。图表建立之后，还可以对其进行修饰（字体、颜

26、色、图案等）。一建立图表对已建立的工作表，有三种方法建立图表：图表向导、自动绘图和用图表工具建立图表。图表既可以嵌入工作表，也可以单独作为一个工作表。例如有以下图表（图477）： 图 4-77 销售统计表1. 图表向导首先介绍两个名词：数据系列和数据点。1） 数据系列：数据系列是一组相关数据，通常源于工作表的一行或一列，如上图，月份：七月、八月、九月；品牌：彩虹、快乐、创新、新华。绘图时，同一系列数据用同一种方式表示（如：同一种颜色）。2） 数据点：数据点是数据系列中的一个独立数据，通常源于一个单元格，如月份系列中的“八月”，电视品牌系列中的“彩虹”等。以上表为例，建立相应图表的方法如下：选定

27、要绘图的单元格区域。这里选择A2:D5（少选一行，后面会提到），其中包括行、列标题，他们会出现在图中。单击工具栏中“图表向导”按钮（也可单击“插入”菜单“图表”），出现“图表向导4步骤之1图表类型”对话框，如图4-78所示。在“图表类型”栏和“子图表类型”栏中选一种。按下“按下不放可查看示例”按钮不放，能看到所选图表的实际效果。图 4-78 “图表向导4步骤之1图表类型”对话框单击“下一步”，出现“图表向导4步骤之2图表源数据”对话框，如图4-79所示。图 4-79 “图表向导4步骤之2图表类型”对话框 eq oac(,1)“数据区域”选项卡可在“数据区域”栏中重新输入图表源数据区域，也可单击

28、该栏右侧的折叠按钮（如图4-80所示），然后在工作表上重新选定区域，之后再单击折叠按钮恢复对话框的显示。图 4-80 数据区域的折叠按钮“系列产生在”栏有“行”、“列”的选择。行数据是某品牌电视机各月的销量，列数据是某月各品牌电视的销量。选择“行”，则列标题“月份”作为X轴上的项；选择“列”，则行标题（各种电视机）作为X轴上的项。这里选“行”。 eq oac(,2)“系列”选项卡可增加或减少图表中的数据系列。如增加第6行“新华”电视的销量数据系列：单击“添加”，在“名称”中输入“新华”，在数值栏中输入“=Sheet1!$B$6:$D$6”。也可单击折叠按钮后去工作表中选择区域。删除：在“系列”

29、栏（如图4-81所示）中选择系列，然后单击“删除”按钮。图 4-81“图表向导4步骤之2图表类型”对话框的“系列”选项卡单击“下一步”，出现“图表向导4步骤之3图表选项”对话框，如图4-82所示。该对话框可确定图表标题、坐标轴刻度、坐标网格线、图例、数据表等。“标题”选项卡：在“图表标题”栏中输入“三季度电视销量统计”；在“分类（X）轴”栏输入“月份”；在“数值(Y)轴”栏输入“销量”。 图 4-82 “图表向导4步骤之3图表类型”对话框“坐标轴”选项卡（如图4-83所示）：选中“分类轴”复选框（使X坐标下有显示“七月、八月、九月”）和“自动”单选框，为使数值轴上出现数值刻度应选中“数值（Y）

30、轴”复选框。 图 4-83 “坐标轴”选项卡“网格线”标签（如图4-84所示）：一般只设置Y轴的“主要网格线”，以便看清柱顶相应的数值大小。而不选择“次要网格线”，密集的网格线显得较乱。图 4-84 “网格线”选项卡“图例”标签（如图4-85所示）：选中“显示图例”复选框，显示图例。然后在“位置”栏选择图例显示的位置。图 4-85 “图例”选项卡“数据标志”标签：选定“无”，则柱顶不显示相应的数值。“数据表”标签（如图4-86所示）：若选中“显示数据表”，表示图表中出现数据表。图 4-86 “数据表”选项卡单击“下一步”出现“图表向导4步骤之4图表位置”对话框，如图4-87所示。可将图表作为其

31、中对象插入到指定工作表中，或将它单独存放为一个新工作表。图 4-87 “图表向导4步骤之4图表类型”对话框单击“完成”。2“图表”工具单击“视图”菜单“工具栏”“图表”，调出“图表”工具栏，如图4-88所示。图 4-88 “图表”工具栏1）选定要绘图的数据区域。2）单击图表工具的“图表类型”下拉按钮，选择一种，则图表就出来了。用图表工具建立的图表是嵌入式图表。3）图表的移动和缩放单击图表，则图表边框上出现8个小黑块，可以拖动进行大小调整或移位。二、增减和修改图表数据图表建立后，有时希望增加或删除数据系列或数据点。例如，在电视机销售统计表中新增一种电视机的销售情况，或增加一个月电视机销售情况等，

32、那么如何在图表中做相应的改动呢？下面介绍的方法能使图表随着数据的增、删、改自动做相应的修改。1增加图表数据 eq oac(,1)增加相邻数据单击图表，激活它，其边框出现8个小黑块，如图4-89所示。同时，在工作表中与图表对应的数据区域及两个坐标区域分别被不同颜色的框线包围。在每个框线右下脚都有一个句柄，用鼠标拖动句柄就可以增加或删除相邻区域的数据到图表中。图 4-89 图表被激活的状态 eq oac(,2)增加不相邻数据（用复制粘贴的方法）方法：选定要增加的图表数据区域。单击“复制”。单击图表，然后单击“粘贴”。该方法也适用于独占一个工作表的图表，因为图表的数据也与之分离。跨越工作表的粘贴：用

33、“编辑”菜单里的“复制”、“粘贴”命令。（因为右键快捷菜单里面没有）2删除图表数据1）单击图表中要删除的数据的任意一个图，则该系列所有的图均出现记号，如图4-90所示。图 4-902）按“删除”键（或单击“编辑”菜单“清除”命令的“系列”项），删除后的图表如图4-91所示。图 4-91 删除一行数据后的图表注：用上述增加图表数据的方法一中也可删除某些相邻数据。3修改图表数据图表与相应的数据区域是关联的。修改表格中数据，相应图表也会自动修改。1）图表修饰有时希望改变图表文字的字体、颜色或增加底纹图案等。具体步骤：单击图表，激活它。单击“格式”菜单“图表区”，出现“图表区格式”对话框，如图4-92

34、所示。在对话框中可以设置“图案”、“字体”、“属性”。图 4-92“图表区格式”对话框4.6 Excel 2003的页面设置与打印4.6.1 设置页面单击“文件”“页面设置”命令，或单击打印预览窗口上方的“设置”按钮，可以打开“页面设置”对话框，其中有4个选项卡，如图所示4-93所示。 图 4-93 “页面设置”对话框1设置打印格式单击“页面”标签，在其选项卡中各项的含义如下：1）方向其中有“纵向”和“横向”两个单选按钮。选“纵向”时，表示从左到右按行打印；选“横向”时，表示将数据旋转90度打印。2）缩放比例一般采用100%比例打印，有时行尾数据未打出来，或者工作表只有1行，可以采用缩小比例打

35、印，使行尾数可以打印出来，或使末页一行能合并到上一页打印。有时又需要放大比例打印。在这里，可以根需要指定缩放比例（10%400%）。另外，还可以调节页高和页宽度使一页多打印几行（列）。3）纸张大小单击“纸张大小”的下拉按钮，在出现的下拉列表中选择纸张的规格（如：A4，B5等）。4）打印质量单击“打印质量”的下拉按钮，在出现的下拉列表中选择一种，如300线。这个数字越大，打印的质量越高。5）起始页码为确定工作表的起始页码，可输入一个数字。如1，则工作表的第一页的页码将为1。2设置页边距单击“页边距”标签，出现的选项卡如图4-94所示。1）设置页边距在“上”、“下”、“左”、“右”栏中分别输入相应

36、的页边距。2）设置页眉/页脚与纸边的距离 在“页眉”和“页脚”栏中分别输入相应的页边距。3）设置“居中方式”该处设置打印位置，一般按“靠上左对齐”对齐打印，也可以选择“水平居中”或“垂直居中”方式打印。图 4-94 “页面设置”对话框的“页边距”选项卡3设置页眉/页脚单击“页眉/页脚”选项卡（如图4-95所示），单击“页眉”下拉列表框中的下拉箭头，选择这个页眉的形式，就给工作表设置好了一个页眉，从预览框中可以看到页眉的效果；图 4-95 “页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡页脚也可以这样来选择，但我们这里还是自定义一个：单击“自定义页脚”按钮，打开“页脚”对话框（如图4-96）。设置后单击

37、“确定”按钮回到“页面设置”对话框；单击“确定”按钮我们就可以看到我们设置的页眉和页脚的效果了。图 4-96 “页脚”对话框“页脚”选项卡中的各按钮的含义，如表41所示。按钮名称单击按钮后的功能字体设置字体、字型、字号页码自动输入当前页码总页数自动输入总页数日期自动输入当前日期时间自动输入当前时间路径&文件自动输入当前工作簿路径&文件名文件自动输入当前工作簿名称标签名自动输入当前工作表名称图片自动插入图片表41 4设置打印参数单击“工作表”标签，打开“工作表”选项卡，如图4-97所示。1）设置打印区域若只打印部分区域，则在“打印区域”框中输入要打印的单元格区域；也可以单击右侧的折叠按钮，然后到

38、工作表中选定打印区域。2）每页打印表头若工作表有多页，要求每页均打印表头（顶标题或左侧标题），则在“顶端标题行”或“左端标题列”栏中输入相应的单元格地址。3）打印顺序若表格太大，一页容纳不下，系统会自动分页。如要打印一个80行40列的表格，而打印纸只能打印40行20列，则该表格被分成4页。打印顺序指的是这4页的打印顺序。4）打印网格线在“打印”栏中可以决定是否打印网格线、行号列标等。图 4-97 “页面设置”对话框的“工作表”选项卡4.6.2 打印预览一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了

39、。它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。4.6.3 打印工作表打开“文件”菜单，单击“打印”命令，就可以打开“打印内容”对话框，如图4-98所示。1设置打印机若配备多台打印机，（比如在一间办公室里5台电脑配备3台打印机组成的局域网），单击“名称”栏的下拉按钮“”，在下拉列表中选择一台当前要用的打印机。图 4-98 “打印内容”对话框2设置打印范围在“范围”栏中有两个单选按钮，单击“全部”单选按钮表示打印全

40、部内容；而“页”单选按钮则表示打印部分页，此时应在“由”和“至”栏中分别输入起始页号和终止页号。若仅打印一页，如第2页，则其实页号和终止页号均输入2。3设置打印份数在“打印份数”栏输入打印份数，若打印2份以上，还可以选择“逐份打印”。一般是逐页打印，如逐页打印2份的顺序是：1页，1页，2页，2页；而逐份打印的顺序是1页，2页，1页，2页。习题 4习题4一、选择题1保存Excel 工作簿文件的默认扩展名是_。(A) .doc (B) .xls(C) .exl (D) .ppt2在单元格中输入字符串“060377”（学号）时，应输入_。(A) 060377(B) 060377(C) 060377

41、(D) 3日期1900-1-15在系统内部的存储是_。(A)1900-1-15 (B)1900/1/15(C) 15 (D) 190001154选定多个不相邻单元格区域，正确的操作方法是_。(A)选择一个单元格区域，按住“Ctrl”键不放，再选择各个单元格区域。(B) 选择一个单元格区域，按住“Alt”键不放，再选择各个单元格区域。(C)直接用鼠标选择各个单元格区域。(D) 单击“编辑”菜单中的“查找”命令。5若要选定区域A2:C5，错误的方法是_。(A)按住鼠标左键从A2拖动到C5。(B) 按住鼠标左键从C5拖动到A2。(C) 在名称框中输入“A2:C5”(D) 在编辑栏中输入“A2:C5”

42、6某区域由A1，A2，B1，B2，C1，C2六个单元格组成。下列不能表示该区域的是_。(A) A1:C2 (B) C2:A1(C) C1:A2 (D) A1:C17在Excel 2003中要输入分数“1/4”，应该输入_(A) 0 1/4 (B) 0.25(C) 1/4 (D) 0,1/48在同一工作簿中，Sheet1工作表中的D3单元格要引用Sheet2工作表中F5单元格中的数据，其引用表述为_。(A)=F5 (B)=Sheet2!F5(C)=F5!Sheet2 (D) =Sheet2#F59工作表中表格大标题对表格居中显示的方法是_。(A)在标题行处于表格宽度居中位置的单元格输入表格标题。

43、(B) 在标题行任一单元格输入表格标题，然后单击“居中”工具按钮。(C) 在标题行任一单元格输入表格标题，然后单击“合并及居中”工具按钮。(D) 在标题行处于表格宽度范围内的任一单元格输入表格标题，选定标题行处于表格宽度范围内的所有单元格，然后单击“合并及居中”工具按钮。10在Excel2003中文版中，可以自动产生序列的数据是_。(A)第一 (B)A (C)星期一 (D) 111在Excel2003中，选定整个工作表的方法是_。(A)单击工作表左上角行号和列号的交叉点。(B) 右键单击任一单元格，从弹出的快捷菜单中选择“选定工作表”。(C) 按下“Shift”键同时双击位于第一行第一列的单元

44、格。(D) 在名称框中输入“all”，按回车。12在“B3”单元格中输入公式“A1+A2”，并得到结果“13”，当仅改变“A1”的值时，“B3”的运算结果_。(A)会发生变化 (B) 保留原有值“13(C) 会显示出错信息 (D) 与“A1”13在Excel2003中建立图表时，我们一般_。(A)建立完图表后，再输入数据 (B) 先输入数据，再建立图表(C) 在输入数据同时，建立图表 (D) 首先建立一个图表标签14若要在单元格中输入函数，则点击“_”菜单。(A)编辑 (B)插入 (C)工具 (D) 数据15在Excel中产生图表的源数据发生变化后，图表将_。(A)不会改变 (B) 被删除(C

45、) 发生相应改变 (D) 按新数据被新建一个，但旧图不变16下列操作不能对数据表排序的是_。(A)单击数据区中任一单元格，再单击工具栏中“升序”或“降序”按钮。(B) 选择要排序的数据区域，再单击工具栏中“升序”或“降序”按钮。(C) 选择要排序的数据区域，再单击“数据”菜单的“排序”命令。(D) 选择要排序的数据区域，再单击“编辑”菜单的“排序”命令。17在高级筛选中，筛选条件_。(A)只能是一个 (B) 可以指定两个，但只能针对一个字段(C) 条件区域位于数据表后 (D) 可以涉及多个字段18在Excel2000中选取“自动筛选”命令后，在清单上的_出现了下拉式按钮图标。(A) 所有单元格

46、内 (B) 底部(C) 字段名处 (D) 左侧19对Excel的分类汇总功能，下列叙述中正确的是_。(A) 一次操作只能针对一个字段进行分类汇总。(B) 在分类汇总之前需要按分类的字段对数据排序。(C) Excel的分类汇总方式是求平均值。(D) 可以使用删除行的操作来取消分类汇总的结果。20在打印工作表前就能看到实际打印效果的操作是_。(A)点击“打印预览”按钮 (B) 切换到大纲视图(C) 按F1键 (D) 点击“打印”按钮二、判断题1一个Excel工作簿至少要有3张工作表，最多可含有255张工作表。（ ）2Excel 2003具有数据库管理能力。 （ ）3在不同工作簿之间可以移动或复制工

47、作表。 （ ）4C6单元格的含义是位于第C行第6列的单元格。 （ ）5单元格的格式按输入数据的格式而定，一旦确定，将不能更改。（ ）6Excel图表中的大多数图表项可被移动或调整大小。 （ ）7不能同时选定多个工作表。 （ ）8工作表删除之后将无法恢复。 （ ）9删除一列单元格时，若该列含有行方向的合并单元格，仍可删除该列。 （ ）10在Excel中序列的填充共有等差序列和按日期填充两种。 （ ）第5章 PowerPoint2003 演示软件第5章 PowerPoint2003演示软件在现代信息社会中，人们有各种需求和进行各类信息的交流，例如：个人或公司介绍、商品介绍、统计分析报告、商务计划、

48、项目概况和总结、学术讨论、论文答辩、学期报告等。众所周知，一次生动的报告或介绍除了要有丰富的材料、雄辩的口才外，配上一套图文并茂、层次分明、主题突出、有声有色的幻灯片，会使得演讲更能突出观点，吸引听众，加深印象，提高报告效果。PowerPoint2003既可以制作讲演稿、宣传稿、投影胶片和幻灯片，还可以直接在计算机屏幕或投影仪上放映制作的多媒体电子演示文稿。5.1 PowerPoint基础知识与基本操作5.1.1 功能与用途PowerPoint2003是MiscrosoftOfficeXP2003套装软件的成员之一，它是专门为制作演示文稿（幻灯片）设计的软件，能够制作出集文字、图形、声音以及视

49、频剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿，把自己要表达的信息组织在一组图文并茂的画面中，用多媒体方式表达观点、传达信息。PowerPoint2003为制作幻灯片提供了一整套易学易用的工具，演讲者能够简易地设计制作出符合需求地幻灯片。因此，PowerPoint2003已为公司管理、营销、技术部门人员甚至是广大师生广泛采用，教师用它来编写电子教案，加强与学生之间地良好交流；学生用它来撰写论文答辩，使老师更好了解自己的论文课题。PowerPoint2003是建立在Word2003和Excel2003的基础上的，它除了提供一般的文本演示文稿制作外，还提供了图形和图表的制作功能，因而可以在幻灯片中创建或者插入

50、各种类型的图形、图表；它还增加了动画效果和多媒体功能，可以根据演示内容设置不同的动画效果，也可插入背景音乐或者演讲者的旁白解说；它还提供了不同放映方式的设置和演示文稿的“打包”功能。由于PowerPoint2003的功能多样，设计演示文稿时要遵循“主题突出、层次分明；文字精练、简单明了；形象直观、生动活泼”等原则。在演示文稿中要尽量避免使用大量的文字叙述，利用图形、图表来解释文字，用旁白、声音来说明内容，用动画来增强演示效果，但是要注意简单、朴素的原则。5.1.2 启动与退出 PowerPoint2003的启动PowerPoint2003的启动方式有3种：（1）单击“开始”“程序”“Miscr

51、osoftPowerPoint”命令，即可启动PowerPoint2003，如图5-1所示。图5-1 从“开始”菜单启动PowerPoint2003（2）如果PowerPoint 2003已在桌面上创建了桌面快捷方式的图标，双击该图标即可启动。前两种的打开方式只是打开一个空白的演示文稿，如图5-2所示。图5-2 空白的演示文稿（3）直接双击“我的电脑”中某文件夹内已存在的后缀名为“.ppt”的文件图标即可启动并打开该演示文稿。当打开多个演示文稿时，如果要在多个演示文稿之间进行切换：则可单击当前演示文稿中的“窗口”下拉菜单中的想要切换的演示文稿的名称。 PowerPoint 2003的退出与关闭

52、一、退出PowerPoint 2003的退出方式有4种： （1）单击已打开的演示文稿中的“文件”下拉菜单中的“退出”命令。（2）单击演示文稿窗口标题栏右端的关闭按钮。（3）双击演示文稿窗口标题栏左端的控制菜单的图标，或者单击该图标在弹出的对话框中选择“关闭”命令。（4）按快捷键AltF4。二、关闭当打开多个演示文稿时，采用这些退出方式将一次性关闭所打开的所有演示文稿。如果只想关闭当前的演示文稿保留其它的演示文稿继续运行可以采用如下关闭方式：单击已打开的演示文稿中的“文件”下拉菜单中的“关闭”命令。单击演示文稿窗口菜单右端的关闭按钮。5.1.3 创建演示文稿当启动PowerPoint 2003后

53、，用户单击“文件”的下拉菜单中的“新建”命令，则可在窗口的右侧的“新建演示文稿”下的“新建”栏中选择3种创建演示文稿的方式如图5-3所示：空演示文稿根据设计模板根据内容提示向导接下来分别介绍这三种创建演示文稿的方法。图5-3 新建演示文稿 空演示文稿“空演示文稿”是由不带任何设计模板，但带布局格式的白底幻灯片组成。默认的情况下如图5-4所示，显示的是“应用幻灯片版式”中“文字版式”的第一种“标题幻灯片”。如果直接单击窗口右边应用幻灯片版式中的任意版式，就可对窗口中央的幻灯片窗格中的版式进行修改。图5-4空演示文稿“空演示文稿”除了上述的打开方式外，还可以采用直接单击窗口中“常用工具栏”中的“新

54、建”命令的方式直接建立“空演示文稿”。 根据设计模板所谓的“模板”是一个系统预先设计好的包括幻灯片的背景图案、色彩的搭配、文本格式、标题层次及演播动画等的代用模板文档（*.pot）。“设计模板”是一种包括了幻灯片的背景、配色方案和预定定义的标题和文本格式的模板文档。如图5-5所示，当选择了“根据设计模板”后，可以单击窗口右边的“应用设计模板”中任意一个图标默认的“空演示文稿”就会变为所选的模板的文稿，如果想利用自己电脑中另外的模板，可以单击“浏览”在弹出的“应用设计模板”对话框中选择所要的模板在电脑中保存的位置后，单击“应用”按钮即可。图5-5 根据设计模板如图5-5可知幻灯片设计有三个可选项

55、：1、设计模板 2、配色方案 3、动画方案。设计模板只是给了预定好的背景、配色方案和预定定义的标题和文本格式，如果觉得颜色不适合自己的设计风格则可以单击“配色方案”，就可以修改；如果觉得动画效果不适合则可以单击“动画方案”修改，在默认的情况下，“动画方案”选的是“无动画”。如图5-6所示 “动画方案”选择的是制作的演讲文稿的文本的动画效果。图5-6 动画方案 根据内容提示向导“根据内容提示向导”创建基本文稿是一种适合初学者的简单方法。在向导的提示下，从系统预先定义好的一系列的演示文稿类型选择一种，并按提示一步一步操作，从而生成具有不同专业风格和不同应用范围的演示文稿的基本框架，并在这些幻灯片的

56、恰当位置上，已有一些提示性的文字。在此基础上，只要对文稿的具体内容进行键入、修改就可创建一个符合需求的演示文稿。当单击图5-3窗口右边的“根据内容提示向导”后就会弹出一个“内容提示向导”的对话框，在图5-7中可看出“内容提示向导”从“开始”到“完成”中间共3个步骤。图5-7 内容提示向导的开始单击“内容提示向导的开始”对话框中的“下一步”，则转变为关于“演示文稿类型”的对话框，如图5-8所示可知“演示文稿类型”分为7类，第一类是“常规”包括：通用、推荐策略、传达坏消息、培训、集体讨论例会、资格证明、统计分析报告、建议方案、论文、试验报告；第二类是“企业”包括：商务计划、财政状况总览、公司会议、

57、雇员任务、团体主页、公司手册、文件清单、股票上市公告、招标方案、投标方案；第三类是“项目”包括：项目概况、报告进程或状态、项目总结、可行性研究报告；第四类是“销售/市场”包括:产品销售或售后服务、市场计划、产品/服务概况、商品介绍；第五类是“成功指南”包括：推销您的想法、激发团队精神、主持会议、演示技巧、管理组织变革、介绍并感谢演讲人；第六类是“出版物”包括：贺卡；第七类是“其它”包括：学期报告、计划纲要、事故调查分析报告、质量检查报告。如果单击“全部”按钮则会显示所有分类中的内容。初学者可以根据自己的需要在不同分类中找出类似要用的模板进行修改。图5-8 演示文稿类型如果单击“演示文稿类型”对

58、话框中的“完成”就会根据所选的文稿类型跳过后面2个步骤，直接建立一个默认的文稿，如果单击“下一步”则会转变为关于“演示文稿样式”的对话框。如图5-9所示则可以选择输出的类型：默认是“屏幕演示文稿”、Web演示文稿、黑白投影机、彩色投影机、35毫米幻灯片。图5-9 演示文稿样式如果单击“演示文稿样式”对话框中的“完成”就会根据所选的文稿类型跳过后面1个步骤，直接建立一个默认的文稿，如果单击“下一步”则会转变为关于“演示文稿选项”的对话框。如图5-10所示可以为演示文稿增加个“文稿标题”，增加个页脚，其中包含页脚左边是“上次更新日期”即幻灯片最后完成日期，中间是“页脚文本框”中所填写的内容，右边是

59、幻灯片的页数图5-10 演示文稿选项单击“演示文稿选项”的“下一步”则会转变为“内容提示向导完成”的对话框。如图5-11所示单击“完成”则会根据前面所选项建立好一个模板的演示文稿。图5-11 内容提示向导完成根据以上3种方法可以创建适合自己所需要的演示文稿，演示文稿建立完成后要及时保存。保存方式有3种：（1）单击已打开的演示文稿中的“文件”下拉菜单中的“保存”命令。（2）单击常用“工具栏”上的“保存”按钮。（3）按快捷键AltS。5.1.4 PowerPoint视图PowerPoint能够以不同的视图方式显示演示文稿的内容，使演示文稿易于浏览、便于编辑。PowerPoint 2003提供了多种

60、基本视图方式，如：普通视图、幻灯片浏览视图、备注页视图和幻灯片放映视图，还有幻灯片的黑白视图（为了便于输出成为黑白幻灯片）。单击已打开的演示文稿中的“视图”下拉菜单中的各项命令就可以进行视图切换。另外在窗口左下方有三个按钮用来快速切换幻灯片的视图，分别是“普通视图”、“幻灯片浏览视图”、“幻灯片放映（从当前页开始放映）”。 普通视图普通视图就是PowerPoint的默认视图，如图5-12所示它将窗口分为3个窗格，将幻灯片、大纲和备注页集成到一个视图中。左窗格显示的是幻灯片的大纲内容；右上窗格显示的是幻灯片的效果，对单张幻灯片的编辑主要在此进行；右下窗格是备注窗格，用于输入备注信息。单击左窗格大