变更索赔管理办法

变更索赔管理办法第一章总则为了进一步加强变更索赔工作管理，明确责任部门和人员的工作职责，强化目标和措施，依据xx号关于印发《xx集团有限公司工程项目增收创效管理办法》的通知，结合太焦项目特点，制定本办法。第二章管理体系和职责分工第一条管理体系建立集团公司指导，项目经理部统一组织，各工区具体实施的变更索赔管理体系。第二条职责分工1、项目经理部职责分工经理部成立变更索赔领导小组，项目经理为变更索赔第一责任人，对项目变更索赔负全责。（1）主管工经副经理、项目总工程师是变更索赔管理的具体责任人，带领各工区与建设、设计、监理单位联系沟通，保持稳定、和谐的公共关系；负责变更索赔工作策划和组织；定期召开变更索赔例会，总结前阶段工作，查找存在的问题，部署下一阶段工作重点，明确相关责任人，主动推进变更索赔工作。（2）工程部负责项目经理部变更索赔事项具体实施。结合现场具体情况配合工经部编制变更索赔策划书；配合工经部编制、报送本项目变更索赔年度目标计划；及时收集变更通知单、会议纪要等重要资料；根据合同条款，满足变更条件的及时上报变更资料；负责项目竣工后的收尾清理工作，保证变更索赔工作的连续性；负责收集地方政府、铁路局、公路等单位与变更索赔事项有关文件、合同、协议等，建立变更设计动态管理台账。（3）工经部要全面掌握、了解合同条款，结合现场具体情况编制变更索赔策划书；编制、报送本项目变更索赔年度目标计划；负责编制、报送本项目变更索赔动态管理台账、Ⅰ类变更设计跟踪情况、概算清理情况；负责项目竣工后收尾清理工作，保证变更索赔工作的连续性；负责与变更索赔事项有关的合同、协议、发票等收集整理工作，并做好台账。（4）物机部负责提供经建设单位确认的甲供料实际采购清单；负责提供工区甲控材料、地材，分季度实际采购清单，及物资采购合同；（5）安质环保部负责提供与铁路局签订的营业线施工安全协议、要点施工纪要、电报等文件。（6）财务部负责提供工程保险合同、缴纳发票；以及道路补偿、施工配合费等与变更索赔事项有关费用的发票。2、各工区职责分工工区为变更索赔计划方案的具体实施者，工区负责配合项目经理部开展变更索赔工作。负责与业主现场核查人员、设计人员、监理人员进行沟通，并保持良好的公共关系；落实项目增收创效目标各节点计划；主动、及时地办理增收创效各种现场签认手续；收集、整理、完善增收创效资料，并建立台帐妥善保管；编制、上报增收创效策划书及各项报表。第二章变更索赔工作管理变更索赔按施工前期阶段、施工阶段、概算第三条施工前期阶段变更索赔管理施工前期阶段经理部编制前期变更索赔策划书。根据投标资料，针对施工图招标和总价承包合同特点，结合大西公司具体规定，分析招投标文件，研究合同条款，对投标中的报价情况和预计施工风险、潜在赢利点做出分析，编制变更索赔策划书，为变更索赔工作提供指导。同时，经理部牵头各工区配合在设计单位施工图出图阶段，结合现场实际，对涉及地路、线站、工经等专业的重点事项列出图纸优化意见，与设计院沟通实施。第四条施工阶段变更索赔管理1、经理部职责（1）根据掌握的资料及时与建设单位、设计单位、监理单位进行沟通，力争早批复早计价；对于建设项目的总投资梳理工作，经理部经理和主管领导要亲自挂帅落实，确保每项变更、每个环节都有专人负责，积极给业主和设计单位提报各项基础资料，全力争取预期目标的实现。（2）开工后3个月内或图纸到位80%后，工经部组织完成对施工前期阶段编制的变更索赔策划书进行修订，报集团公司工经部备案，工区负责施工过程中变更索赔基础资料的收集与签认工作。（3）工经部负责掌握国家有关的政策、法规，认真分析合同条款相关规定，找出合理、合法的变更索赔理由，及时收集、整理可靠的变更索赔证据，确保变更索赔资料的合理性、合法性、全面性、及时性，并及时更新完善变更索赔台帐。（4）项目变更索赔策划实行动态管理，工经部至少每季度要组织召开一次变更索赔例会，对变更索赔事项进展情况逐一分析梳理，同时要对下一步工作做出安排部署。（5）组织各工区开展变更索赔学习培训。由集团公司工经部组织，经理部、参建子分公司和工区工经人员集中办公，办公地点设在经理部，共同编制变更索赔策划方案及目标，针对每个策划项目本着增收、创效、减亏的原则，从合同条款、工程量清单、规范、铁总和铁路局的文件、地方政府文件、类似项目概算清理铁总的批复情况、设计院常用的处理方法等论证策划方案的可行性，从而快速提供工经人员的业务水平。2、各工区职责（1）负责变更索赔资料的收集、整理及签认工作。负责配合经理部完成施工过程中各种变更索赔基础资料的签证与收集，各相关证据材料工区要有专人管理；要特别重视变更索赔的时效性，要注意合同中有关索赔期限的约定，防止在法律上逾期失效。一旦遇重大变更和索赔项目，工区要全面策划并及时编制变更索赔策划书，明确分工、负责完成各层次的报批签认手续，同时要密切跟踪信息。（2）项目变更索赔策划完成后，工区按照各自职责分工开展变更索赔管理工作，及时完成变更索赔资料的编制、审核、上报，并持续跟踪。（3）工程部、工经部、物机部、试验室等部门要互相沟通，积极配合，及时完善变更索赔项目施工内业资料的签认、收集，特别是特殊变更设计的技术、物资、试验等内业资料，使变更索赔事项符合设计和验标要求，顺利通过验收和审计。（4）工经部建立变更索赔动态月报表制度，变更索赔动态月报表每月10日前上报经理部，经理部汇总后每月10前上报集团公司工经部，特殊情况随时报告。3、编制变更索赔责任矩阵，把每一项变更索赔事项责任到经理部班子每个成员，及经理部各管理部门。第五条概算清理阶段进入概算清理阶段后，经理部经理和主管副经理牵头组织成立概算清理小组，概算清理小组由集团公司、参建子分公司、经理部、工区人员组成，全面分析清理概算项目，与建设单位及设计单位沟通，确保变更索赔项目能够成立并上报，同时每个项目、每个环节都有专人负责，积极配合建设单位和设计单位提报各项基础资料，排查影响概算清理阶段的重难点问题，制定解决方案，完成概算清理阶段的全部工作，确保预期目标的实现。第六条合同清理阶段概算批复后，经理部概算清理小组认真分析铁总批复的概算清理文件。持续跟踪、落实建设单位及设计院合同清理进展，涉及我经理部的个性问题及金额较大的共性问题要重点跟踪，争取尽早获得理想的分劈结果并及时签订补充合同；未明确的项目也需及时了解分劈情况，争取更大的分劈份额。第三章变更索赔风险防范第七条工区切实从基础工作入手，加强对变更索赔工作的风险防范和