办公事务管理

苏娟芳

第六章

办公室事务管理工作点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本目录值班管理电话事务办公室环境管理印信管理点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本一、办公室环境管理优化办公环境的原则办公室布置办公室布局办公室环境的含义办公室绿化美化办公室健康安全管理点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本指一定组织的所有成员所处的大环境。指秘书机构所处的内部环境，包括秘书机构所处的人文环境和自然环境。是一种无声的语言，体现着一个单位的风格和精神面貌，向来访者传递着本单位方方面面的信息。一、办公室环境管理办公环境广义狭义点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系和部门负责人的影响力、秘书部门内部的凝聚力等。办公条件等要素构成的环境一、办公室环境管理秘书机构内部自然环境秘书机构内部人文环境办公自然环境的管理一、办公室环境管理建筑设计室内光线办公设备室内空气办公室布局办公室布置人——物——环境点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本二、优化办公环境的原则舒适整洁布局合理和谐统一影响办公室效率的六大因素有哪些？二、优化办公环境的原则空气光线声音空间文件设备点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本三、办公室布局开放式布局混合式布局封闭式布局点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本三、办公室布局开放式布局将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有人员按照工作程序安排在个工作单元中就位。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本三、办公室布局开放式布局一是有利于沟通；二是有利于节省办公空间和办公成本。难以进行带有秘密性的工作，噪音大，使人难以集中注意力开展工作；对于一些人来说，可能会有被监控的压抑感。局限性点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本三、办公室布局封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在各自独立的房间，组成一个个独立的办公室。各职能部门之间的信息不能得到及时的沟通；工作协调不快捷方便，工作效率受到一定的影响；办公空间的占用效率降低，增加了办公成本。局限性优点有利于保密；有效的保护个人隐私；有易于使人集中精力。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本三、办公室布局混合式布局指在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分割开来，组成若干个工作区域。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本办公室布置工作空间的安排办公室物理条件管理四、办公室布置点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本1.尽量使用自然光2.配置台灯，避免直射人眼3.光源来自两个方向4.避免电脑、玻璃等物品反光刺激人眼睛1.远离噪音源内墙：白色、乳白色浅色调空气流动速度：

0.25m/s四、办公室布置空气声音色彩光线相对湿度：

40-60%温度：

22°C左右会议室：淡黄色天花板：白色地板：纯色2.用隔音玻璃、隔音板控制噪音3.播放轻音乐办公室物理条件管理点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本

办公室的排列要求：1.按照办公工作程序的先后顺序自前而后直线朝同一方向摆放排列2.排列方向应使管线来自左方，以便顺光书写阅读3.注意合理安排公关活动空间办公桌摆放要求：足够放置常用的办公用品，理想的办公桌是多平面转角电脑桌。办公桌的排列与摆放四、办公室布置工作空间的安排办公桌面的摆放：在离办公桌桌面15cm高的位置划个弧形，放置工作经常用到的物品。常用文件夹应归类。一些小的办公用品应放在抽屉。点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本办公室绿化通过铺设地毯、布置现代化装饰品或摆放彩色的组合器具等，来增强办公室的美感。绿化是办公室美化的重要内容

适时适量为原则五、办公室绿化美化办公室美化六、办公室的健康安全管理建筑隐患物理环境方面隐患办公家具方面隐患办公设备及操作中隐患树立健康安全意识消防隐患第二节

值班管理点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本一、值班的类型工作时间值班节假日值班

特定岗位的专门性值班机关值班室值班领导值班、秘书人员值班、中层干部值班、机关一般工作人员值班值班是按时间分工的工作方式，是秘书部门重要的日常工作之一。值班时间值班人员身份值班人承担责任二、秘书值班的主要任务值班管理传递信息接待工作承办临时事项安全工作处理突发事件编写值班材料三、值班工作制度值班室岗位责任制度领导干部值班制度请示报告制度交接班制度安全防范制度保密制度第三节

电话事务点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本主叫电话程序特殊电话的处理技巧被叫电话程序第三节电话事务点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本自我介绍通话准备一、主叫电话程序拨号准备情绪准备确定合适的时间内容准备准确陈述内容正确拨号礼貌告别对方至少让电话响六次以上基本礼节主旨要求告别要求点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本随时做好记录准备认真听记对方陈述迅速摘机礼貌应答二、被叫电话程序结束通话三、特殊电话处理技巧接听重要电话接听纠缠电话过滤恐吓电话过滤代接电话第四节

印信管理点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本一、印章印章的种类印章的管理刻制、颁发、启用和停用点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本一、印章印章的种类领导人名章单位印章根据使用场合不同，单位印章有以下几种形式：单位一般公章套印章钢印签名章署名章电子签名章印章的刻制、办法、启用、停用印章的刻制单位公章一律不得私自刻制。各级人民政府的公章一律由上级人民政府刻制颁发。企事业单位刻制印章必须经过有关部门批准，需在持有公安机关办法的特种行业营业执照的单位制作。印章的颁发和启用上级领导机关向下级领导机关颁发正式印章，必须正式行文。印章启用，要按印章执法权限，由上级机关向下级机关正式启用通知。启用通知上印模应用蓝色印油，以示首次使用。印章的刻制、办法、启用、停用印章的停用一般由于机构变动或者机构名称改换，也有的是上级有关部门通知改变印章图样，或因印章损坏而停用。停用后，应按有关规定，及时将停用印章送交执法机关封存或者销毁，并进行登记，备案。印章的刻制、办法、启用、停用点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本一、印章专人保管防止污损确保安全印章的管理点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本登记制度端正清楚用印审批检查制度一、印章印章的使用点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本二、介绍信的管理和使用介绍信的保管专人负责管理牢固加锁，随用随开存根要妥善保管，并做好归档。开出后未使用，应将介绍信退回给管理人员。收回后贴于存根处，并注明未使用情况。填写错的介绍信，应在其上画一