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文档简介
外贸函电FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters
英文商务信函写作的基本知识
1.1Introduction(简介)
目的:掌握商务信函的写作要求、写作原则、以及信封和信函的基本构成和行文要求。1.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters(英文商务信函写作七原则)“7C原则”,即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、体谅和完整。1.清楚(Clarity)商务信函应使读者一目了然,没有艰涩难懂或产生误会之处。2.简洁(Conciseness)言简意赅地表达所需表达的意思,同时又无损于书信的完整和礼貌。3.正确(Correctness)正确的商务信函不仅表现为语法恰当,标点符号和词汇拼写正确,还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。4.具体(Concreteness)商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句,应尽量运用具体的事实和数字,一般使用主动语态来陈述内容。5.礼貌(Courtesy)在商务信函的写作过程中,及时是礼貌之首。此外,应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气,语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。1.4AddressingEnvelopes(信封的写法)在寄往国外信函的信封上,收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置,都不同于国内信封的写法,见图1-1。图1-1寄往国外信函的信封写法GeneralTradingCo.28NorthRoadBeijing100020P.R.China
OverseasTradingCo.52HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlandsSTAMP
注意事项:
(1)寄信人姓名和地址应写在信封的左上角,且务必与封内地址在形式和标点上一致。(2)收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置,收信人的姓名和国名须分行书写。1.5PartsofEnglishBusinessLetters(英文商务信函的组成部分)
1.信头(Letterhead)信头也称为信笺抬头,由寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail地址和传真构成。信头通常位于信纸的最上端。2.日期(Date)日期顶边写在信纸的左边或右边,距离信头三到四行。注意事项:(1)年份必须全部写出。(2)月份最好用英文全拼,不提倡用缩略式。(3)日期可以用序数词或基数词。(4)年份前要加逗号。(5)日期切忌全部用数字表示。3.信函编号(Referencenumber)给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅,一般采用YourRef.(你方编号)或OurRef.(我方编号)。信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置,打上如下字样:YourRef.:OurRef.:5.称呼(Salutation)称呼写在信内地址下面空两行处。常见的正式称呼有:DearMr.Smith,DearMrs.Smith,DearMissBrown,DearMs.White。
如果称呼多个男性,则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs。Mrs.没有复数形式,如果称呼多个女性,则在姓名前用Mmes.,如Mmes.WhiteandGray。
写信给一家公司时,通常用DearSirs,也可以用Gentlemen。6.事由(Subject)
事由是为对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解,也便于登记归档和查卷。写在称呼下面、信的中间位置。事由下面可以划线,也可以不划线,有时可全部用大写字体。例如:
Subject:Men’sBicycles
Re:SalesConfirmationNo.2536
YourOrderNo.:
Reference:
7.信函正文(Bodyoftheletter)信函正文是商务信函中最重要的部分,要遵循“7C原则”。
正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主题,第二段详细讨论,第三段以总结或建议来结束全文。
需两页或更多的信纸时,在前一页最后一行的右边写上tobecontinued。续页应采用不带信头的信纸,并注明收信人名称、页数和日期。
如:Mr.JohnSmith,Page2,June3,20059.签名(Signature)
签名通常在信尾客套语下空三行的位置。签名可采用不同写法,一般包括:公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的头衔。有时,也可以不写公司名称。例如:
Yourstruly,
GeneralTradingCo.(Signature)
JohnSmith
SalesManager10.经办人代号(Referencenotation)
经办人代号是提供信件产生的信息资料,便于必要时查对之用。经办人代号是由信件口授者和秘书的姓名首字母组成,用冒号或斜线号分开,可用以下方式书写:
FCM/HL,FCM:HL,FCM/hl,fcm:hl11.附件(Enclosure)
假如信封内除信纸外,尚附有其他文件,可以在信中说明附件份数和内容。当附件只有一件时,注明Enclosure或Encl.即可;一件以上时,要加上编码,以便收信人识别,用Enclosures.说明。例如:
Enclosures3:
1.BirthCertificate
2.Visa
3.LetterofReference13.附笔(Postscript/P.S.)
若写完信后还须附加项目时,就需补述,这类似于中文信中的附言。有时并非真正将忘了写的事情补上,而是故意引起对方的注意。附笔被放在抄送下方。在写完P.S.之后,有时也把签字人姓名的首字母缩写附在最后。1.6TheOpeningandConclusionofEnglishBusinessLetters
(英文商务信函的开头和结尾)信函的开头应该直入主题,要避免空洞。根据书写商务信函的目的不同,开头一般分为两大类:一是回复信件;二是主动与对方联系。对于回复信件,可采用以下方式开头。1.英文商务信函的开头(3)回复来信中的有关问题Withreferencetoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…InreferencetoReferringtoWereferto(4)回复来信中提出的要求或指示Asrequestedinyourletterof…AsrequiredAsinstructedAccordingtotherequest/instructionInaccordancewithIncompliancewithInconformitywith(5)表达满意和欣喜Weweregratifiedtolearnfromyourletterof…thatWeweregladItwasapleasure(6)表达遗憾和惊讶Weregrettolearnfromyourletterof…thatWeweresorryWeweresurprised对于主动和对方联系的商务信函,可以用以下方式开头。Yourcompanyhasbeenrecommendedtousby…Wehavelearntfrom…that…Thenameofyourreputablefirmhascometousthrough…Wehavehadyournameandaddressgiventousby…(1)通过别人的介绍了解到对方(2)对以前信函的补充或确认Furthertoourletterof…对我方某月某日的信函补充如下Withfurtherreferencetoourletterof…Confirmingourletter/conversationof…我方确认某月某日的信函/会谈Weconfirmthatoutletterof…and…我方确认某日信函并……Withfurtherreferenceto…对……进一步补充如下(3)通知对方一些情况Thisletteristoinformyouthat…WearepleasedWehavethehonorWehavethepleasureinformingyouthat…兹荣幸地通知贵方…Weregrettoinformyouthat…我们遗憾地通知贵方…2.英文商务信函的结尾商务信函的结尾应该简洁、中肯,与写信的主旨相符。根据是否需要对方回复把结尾分为两类。对于期待对方回复的信件,可以用以下的方式结尾。Weshallbegladtohavea/an/yourreply(answer,favorablenews,commentetc.)WehopetobefavoredwithWeshallbeobligedforWearewaitingforWeshallappreciateWelookforwardto对于期待对方回复的信件,可以用以下的方式结尾。Wetrusttohearfromyouabout/concerning/inthisrespect/inthismatter.WehopetohearWeshallbegladtohearPleaseletushearWillyouletushear对于无须对方答复的信函,可以用以下两种方式结尾:
(1)表达感谢或希望继续合作的意愿Wethankyoufortheservicesyourenderedinthismatter.Thankyouforyourattentiontothismatter.Weappreciateyourpatronageandhopethatthepleasantrelationshipestablishedbetweenuswillcontinue.Yourfavorablecooperationwillbegreatlyappreciated.(2)表达歉意Weapologizeforthedelayinreplyingtoyourletter.Weregretthetroublewearecausingyou.Pleaseacceptourapologyfortheinconveniencewehavecausedyou.Weregretthatweareunabletobeofassistancetoyou.Weregretthatwecan’tmeetyourrequirements.1.7UsefulSentencesinCommonBusinessLetters(一般商务信函中的实用语句)1.回信
Weareofferingasoundarticleatpopularprice,andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims.
Inanswertoyourfavorofthe8thJune,weinformyouthatweareunabletotakethegoodsofferedbyyou.
Inanswertoyourinquiryforbran,weofferyou40tonsofthesame.2.收讫
Weacknowledgereceiptofyourletterofyesterday,andgratefullyaccepttheappointmentonthetermsyoumention.
Weacknowledgereceiptofyourletterofthe15thinst.
Kindlyacknowledgereceipt,andhavethegoodssentbythelaststeamerinDecember.
Wedulyreceivedyourfavorofthe25thJune,contentsofwhichwenotewiththanks.3.通知
WeinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress.
Havingestablishedourselvesinthiscity,asmerchantsandgeneralagents,wetakethelibertyofacquaintingyouofit,andsolicitthepreferenceofyourorder.
Wearepleasedtoinformyouthatourbusinesswillbeturnedintoalimitedcompanyonthe1stAugust.4.确认
Inconfirmationofmycabletoday,Iregrettostatethatthefactorywascompletelydestroyedbyfirelastnight.
Weconfirmourcalloflastweekrespectingourofferstoyou.
Weconfirmourrespectsofthe3rdJune,andinformyouthatyourconsignmenthasdulyarrived.
Confirmingourletteroflastweek,weaskyoutoappointanearlyinterviewwithourrepresentative.5.愉快欣慰
Wehavethepleasuretoinformyouthatwewillforwardbytomorrow’smailtotheBankfivebondsofUSD500each.
Wehavethepleasureofenclosingherewiththedocuments.
WehavepleasureinenclosingherewithaBillofLadingcovering50balesofcotton.6.附函
Weencloseforrealizationdraftsasperthelistatfoot.
Enclosedpleasefindtheinvoiceof80baleswoolboughtbyyourorder.
Enclosedpleasefindthreeordersforimmediateattention.
Anorderformisenclosed.Fillitoutandattachyourcheck.7.迅即
Kindlyseetheemptysacksarereturnedaspromptlyaspossible.
Thegoodswereatoncedispatchedbyrailtoyouraddress.
Pleasegiveusforwardinginstructionspromptly.
PleasedeliverthesegoodswithallspeedtotheLondondock.8.依照、关于
Inaccordancewithyourletterofyesterday,Iamsendingtonight15casesofwhisky.
Referringtoourconversationofthismorning,weencloseapamphletdescribingournewarticles.
Withreferencetoyourletterofthe16thinst.,wearegladtoinformyouthattherehasbeenagreatdemandforthearticles.9.期满、到期
ThesteamerwillbedueinYokohamaonthemorningofthe15thMay.
Ireceivedinduecourseyourletterofthe28thJune.
Wehavedulyreceivedyourvaluedfavorofthe16thMay.10.抱歉、遗憾
Wearesorrytolearnfromyourletterofthe10thJunethatyourcustomerisstilldissatisfiedwiththecondition.
Wearesorrythatwehavetakenthelibertyinwritingyouprematurelyonthesubject.
Iamregrettedtohavetoinformyouthattwocasesofthemaresobadinquality.11.荣幸
Wefeelspeciallyhonoredtobegiventhisopportunitytomeetsuchanicegroupofdistinguishedpeoplelikeyou.
Today,wefeelverymuchhonoredtohaveProf.Wilsonwithus.12.感谢
Wetakethisopportunitytothankourpatronsandfriendsfortheliberalsupportextendedtousduringourbusinesscareer.
Weappreciateyourtellingusaboutthedefectivesets,andaregladtomakethingsright.
Whilethankingyouforyourvaluedsupport,Iwishtoaskforacontinuanceofyourconfidenceinthenewcompany.13.提供服务
Wewishtoassureyouthatweappreciateanopportunityaffordedusforservice.
Inthemeantime,pleasebeassuredofourmostcordialgoodwishesandofourdesiretobeofservice.
Wethankyoufortheopportunitytobeofservicetoyou.
Wearealwayspleasedtoserveyouatanytime.14.希望、愿望
Wehopetohearfromyoufavorably.
Wehopethatyouwillgivethismatterpromptattention.
Wehopethisactionwillmeetwithyourapproval.15.留意签名
Wewouldaskyoukindlytonoteourrespectivesignaturesgivenbelow.
Irequestyourattentiontohissignature,appendedbelow.16.诚请回信
Thensendbackthepostcardandwe’llgladlytellyouwithoutabitofobligation,ofcourse.
Apostcardisenclosedforyourconvenienceinrequestingfurtherinformation.
MakeoutyourcheckforUSD50,putitintheenclosedenvelope,andstartitonitswaytousatonce.1.8FormatsofEnglishBusinessLetters(英文商务信函的格式)商务信函要达到良好的沟通效果,一方面要撰写恰如其分的句子和段落,另一方面还必须运用恰当有效的信函格式。英文商务信函有三种常用的格式:缩行式(theindentedform),齐头式(theblockform)和修正齐头式(themodifiedblockform)。(1)缩行式
如图1-2所示,缩行式信函的日期行、结尾客套语、作者姓名和头衔都从所在行中间偏右的位置开始写,事由行居中。每个段落的第一行从左边界空5个字母的位置开始,其他各行都从左边顶头写。图1-2缩行式信函格式LetterheadOurRefNo.:YourRefNo.:
June1,2005InternationalInvestmentLtd.77PearlRoadSwanton,Manchester,EnglandDearMadam,………………..……………………………………………………..……
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