某集团合同管理办法作业指引含表格

合同管理作业指指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1.目的使合同的签订、履履行规范化，并并最大限度的的避免风险。2.适用范围适用于公司对外外采购产品或或服务类合同同的管理主，要包括设计咨咨询类合同、施施工类合同、材材料设备类合合同、项目配配套类合同等等。3.定义索赔：当供方存存在不履行合合同的行为或或履行合同没没有达到合同同要求时，向向其提出要求求支付违约金金或赔偿损失失的行为。4.职责：事业部总经理//集团总裁根据《授权管理理手册》中的的审批权限需需要由其决定定合作单位或或由其批准实实施方案的项项目的相应合合同的审批。成本部负责设计咨询、项项目配套等合合同的审核；；组织工程及材料料设备采购合合同的起草、谈谈判及定稿；；本部门起草合同同的编号、报报批、分发、保保存；组织本部门起草草合同的交底底及相关合同同执行情况的的监督、检查查，并填写《合合同执行情况况记录表》；；项目所有合同的的汇总、统计计。设计部勘察设计类合同同的起草、谈谈判及定稿；；本部门起草合同同的编号、报报批、分发、保保存；本部门起草合同同的执行情况况的跟踪记录录，并填写《合合同执行情况况记录表》。项目部负责审核工程及及材料设备合合同；负责填写《合同同执行情况记记录表》。工程部参与工程及材料料设备采购合合同的起草、谈谈判及定稿；；（主要负责责技术部分的的编写）审核工程及材料料设备合同。行政人事部负责事业部所有有合同的收集集、归档、整整理工作；行政人事部法务务人员负责公司合同中中所涉及法律律条款的审核核，合同条文文准确性、严严谨性的审核核；负责协助执行部部门向违约合合同单位进行行索赔。财务部负责审核工程及及材料设备合合同。5.工作程序合同办理的原则则合法性原则：合合同管理必须须全面符合有有关法律法规规及行业规定定，使得公司司的权益能够够依法受到保保护。招标原则：合同单位应通过过招标方式确确定，拟签合合同正文及其其补充协议（包包括工程类合合同设计变更更与现场签证证协议、工程程保修协议、廉廉洁合作协议议），应作为为招标文件之之附件一并发发给投标单位位，投标单位位需对其进行行确认。但以以下情形除外外：某项业务或产品品已经集团审审批确定了长长期合作伙伴伴；政府、行业垄断断或媒体广告告等具有垄断断性质的业务务；按其他程序文件件要求可以直直接采购的业业务。利益明晰原则：：合同应清楚楚地界定、描描述各方的权权利和义务，以以杜绝模糊、歧歧义、推诿、扯扯皮现象；合合同中尤其应应有明确的、可可以界定清楚楚的合同价款款、结算办法法及付款方式式；如果合同同价款可能调调整，则应明明确调整依据据、调整方式式（如何计价价、总价如何何最后确定等等），并就各各类变更，如如工程类合同同设计变更与与现场签证的的有效性、可可控性作出明明确规定。标准文本原则：：订立合同应应当采用公司司统一制订的的合同标准文文本；尚未制制订标准文本本的，参照公公司或集团以以前最相类似似的合同标准准文本。事前签订原则：：对应该签订订书面合同书书并有款项收收付内容的业业务需事先签签订合同，然然后开始履行行。特殊紧急急情况下，应应有审批权限限领导的审批批，但应在一一周内按已审审批内容签订书面面合同，补全全手续。诉讼原则（适用用于工程类合合同）：工程程类合同条款款中关于合同同争议解决办办法一律采用用诉讼方式解解决，不得选选用仲裁或其其他方式。合同的起草、谈谈判、定稿、编编号设计类合同设计部负责根据据设计进度计计划要求完成成设计合同的的起草、谈判判、定稿（合合同一式六份份）。施工/监理合同同成本部根据承包包商进场计划划要求，在完完成承包商选选择工作后，及及时组织完成成施工/监理合同的的起草，由成成本部负责合合同的谈判及及最终定稿，工工程部、法务务人员等参与与合同的谈判判（合同一式式七份）。材料/设备合同同成本部根据材料料/设备进场计计划要求，在在完成承包商商及供应商选选择工作后，及及时组织完成成材料/设备合同的的起草、谈判判和定稿（合合同一式八份份）。合同的审批设计类合同设计部将定稿后后的合同及附附件，连同《合合同审批表》一一起传至成本本部审核。成本部对合同条条款进行复核核后，提交财财务部审核，审核后交行政人事事部法务人员员进行法律审审核，再交设设计部分管领领导根据《授授权管理手册册》的审批权权限进行权限限内的审批，权权限外合同经经审核后交总总经理审批。审批完的合同由由行政人事部部根据公司的的印章管理权权限加盖合同同章并存档《合合同审批表》后后转至设计部部，合同成立立。工程、材料设备备合同成本部将工程合合同及附件（定定标单位审批批表、中标通通知书、招标标文件等），连连同《合同审审批表》一起起传至对应项项目部进行审审核，项目部部审核后提交交工程部。工程部对合同条条款进行审核核，审核完成成后提交财务务部复核，复复核后交行政政事部法务人人员进行法律律审核，再交交成本部分管管领导审核，合合同金额在200万以内的提提交事业部总总经理审批；；合同金额在在200万以上的，由由事业部总经经理审核后，提提交集团成本本管理部审核核，成本管理理部分管领导导审核，集团团总裁审批。审批完的合同由由行政人事部部根据公司的的印章管理权权限加盖合同同章并存档《合合同审批表》后后转至成本部，合同同成立。合同签署的原则则合同原则由对方方优先签字盖盖章。合同审批原则上上应按顺序依依次作业，特特殊情况下经经公司管理层层同意，各级级审批人可同同步作业，或由管管理层召集会会议审批。合同经双方签字字、盖章后，按按法律、法规规规定或合同同约定必须办办理公证手续续的由合约部部门负责办理理，按法律规规定必须经政政府有关部门门批准才能签签订的合同必必须经批准后后才能签订。审批“签字组合合”每一项经济合同同的签订，须须按“审批程序”的规定，完完成“签字组合”。“签字组合”是是指各部门的的经济合同签签订时应根据据审批程序和和审批权限在在“合同审批及合同盖章审批批表”上完成必要要的审批签名名。当部门经理外出出时，受托者者应出具部门门经理授权的的委托书，委委托书须注明明委托的事项项、委托的权限以及及委托的期限限。负责“合同印章章”的管理员和和负责公司“公章”的管理员，只只给完成了“签字组合”的经济合同加盖盖经济合同印印章或公章，对对于未完成“经济合同审审批表”的合同，印印章管理员拒拒绝予以盖章章。未经审核核、未加盖经经济合同印章章的合同，财财务管理部门门拒绝执行。合同文件的流转转接收由合同同经办部门经经办人或其委委托人负责。合同的编号、登登记、保管、存存档事业部各责任部部门负责按《合合同分类及编编号管理作业业》的规定对对合同进行编编号。合同起草部门负负责将签订的的合同做以下下处理：设计部负责将设设计合同分发发给乙方2份，成本部1份，部门存存档1份，财务部1份，行政人人事部档案室室1份；成本部负责将工工程及材料设设备合同分发发给乙方2份，项目部1份，部门存存档1份，工程部1分，财务部1份，行政人人事部档案室室1份，集团成本管管理部备案1份。合同的交底、执执行、反馈与与总结合同的交底：在在合同签订之之后，合同起起草部门一般般至少就主体体合同向合同同执行部门有有关人员进行行合同讲解交交底，，并将将交流情况形形成会议纪要要。工程及材料料设备合同的的交底可说明明工期、质量量、工程范围围、付款方式式、发包单位位职责（即甲甲供材料设备备、甲方限价价、甲方分包包等范围）、总总分包的关系系等，以便各各岗位人员协协调、配合。合同执行合同执行部门有有责任按合同同条款要求对对合同全面执执行，执行部部门、成本部部、财务部三三方相互复核核和监督。有关合同履行中中的书面函件件、文书、电电报等均为合合同的组成部部分，相关人人员应及时积积极地收集、整整理、保存有有关资料，为为索赔做好基基础工作。对合同履行过程程中的违约情情况或违反合合同的干扰事事件，合同履履行部门应及及时查明原因因，通过取证证，按照合同同规定，及时时、合理、准准确地向对方方提出索赔（含含违约）。由由于对方责任任，我方权益益受损时，签签约部门有责责任收集证据据并报行政人人事部法务岗岗，及时追究究对方的责任任。当我方接接到对方的索索赔（含违约约）书面报告告后应及时处处理、举证或或反诉。对合同本身条款款在执行过程程中如发生纠纠纷，合同履履行单位应及及时分析查明明原因，并报报行政人事部部法务人员，及及时与对方协协商解决，若若协商不成时时，根据合同同约定，在法法律规定的时时效内向仲裁裁机关申请仲仲裁或向人民民法院提起诉诉讼。合同反馈：合同同执行部门将将合同执行过过程中发现的的问题及时填填写《合同履履行反馈表》反反馈给合同起起草部门。各部门根据相关关程序规定对对合作商进行行评定工作；；起草部门根据《合合同履行反馈馈表》填写《合合同执行情况况汇总表》，如如无反馈记录录则不必填写写。合同变更、补充充协议的签订订合同依法订立后后受法律约束束，不得擅自自变更或解除除。若确需变变更或解除时时，由合同签签订人查明原原因，提出意意见，经批准准签订的部门门审核后，再再同对方协商商，达成一致致意见，并依依法签署变更更或解除合同同的书面协议议；合同变更更必须由原合合同签订部门门负责更改，按按合同评审程程序办理合同同变更评审经经批准后办理理书面的合同同变更手续，做做好变更文件件的整理、保保存和归档工工作，变更后后的合同与原原合同发放的的范围相同。对于特殊情况下下合同履行过过程中的合同同中止，必须须及时办理中中止手续，收收集因中止合合同给我方带带来的经济损损失的证据和和资料，以及及时追究对方方的责任，中中止的合同又又恢复继续履履行时，依相相同的程序办办理恢复手续续，合同的中中止和恢复都都必须书面通通知本公司总总经理办公室室。对于合同的终止止，合同履行行部门应做好好终止记录，收收集履行过程程中所有与合合同有关的文文件，做好经经济往来和合合同结算工作作，办理解除除合同的手续续，资料由合合同部门保存存。合同资料信息处处理成本管理部按项项目不同对除除前期类合同同外的其余七七大类合同进进行汇总、统统计，编制《**项目合同台帐帐》，并保证证实时进行更更新。由财务管理部负负责每月将登登记盖章的合合同目录信息息送交成本管管理部，以便便核实合同台台账，防止遗遗漏。责任与奖惩合同洽谈、签订订人员应具有有相应的业务务能力和专业业知识，遵纪纪守法，严禁禁借工作之便便假公济私，严严禁签订违法法合同、无效效合同、权利利义务不对等等和执行后不不利于本企业业的合同。任何单位和个人人均有权检举举、揭发利用用合同进行违违法活动的行行为，对检举举揭发有功人人员，依照国国家有关规定定给予奖励并并负责保密。对下列情况之一一的，须根据据情况追究有有关责任人员员的行政、经经济直至法律律责任：在合同签订过程程中，违反本本管理规定，玩玩忽职守给本本企业造成损损失的。未经授权或超越越代理权限，不不依规定程序序滥签合同，签签订无效合同同，给本企业业造成损失的的。在合同履行过程程中，由于单单位、部门或或个人失职致致使合同不能能正常履行给给本企业造成成损失的。在签订、履行合合同过程中，利利用职权和工工作之便索贿贿受贿，徇私私舞弊致使国国家和企业的的利益受到损损害的。6.支持文件《工程及材料设设备采购管理理流程》7.相关记录《合同审批表》（注：适用于各类合同起草后的审批过程）《**项目合同同台帐》合同审批表经办部门：