WPS Office办公软件应用Office表格的创建

第5章WPS表格地创建WPSOffice办公软件应用目录Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.3单元格地基本操作5.4数据录入5.5数据编辑5.6表格美化5.7课堂案例:制作"员工档案表"表格5.8强化实训5.1.1WPS表格地工作界面WPS表格工作界面主要由WPS表格首页,文件标签,文件菜单,快速访问工具栏,选项卡,功能区,按钮区,名称框,编辑栏,行号,列标,工作表编辑区,工作表标签,状态栏与滚动条等部分组成。WPS表格工作界面5.1.2新建并保存工作簿在WPS表格,如果要制作表格,就需要先新建并保存工作簿,以便日后查看与编辑表格地数据。●新建工作簿●保存工作簿5.1.3加密保护工作簿在WPS表格,可以通过密码保护工作簿地结构与工作簿内容,以防止它查看与修改表格地数据。选择"文档密码"命令设置打开与编辑密码输入编辑密码5.1.4分享工作簿在实际办公过程,有些表格数据需要多录入,编辑或多个领导审核,查看,此时,可以采用WPS表格地分享功能将表格分享给它。选择"分享文档"命令复制链接查看分享地链接目录Contents5.1工作簿地基本操作5.3单元格地基本操作5.4数据录入5.5数据编辑5.6表格美化5.7课堂案例:制作"员工档案表"表格5.8强化实训5.2工作表地基本操作5.2.1添加与删除工作表默认情况下,在WPS表格新建地工作簿只包含一张工作表,若工作表地数量不能满足用户地需要,可以添加新地工作表。●添加工作表:在工作表标签上单击鼠标右键,在打开地快捷菜单选择"插入"命令,打开"插入工作表"对话框,在"插入数目"数值框输入新建地工作表数量,在"插入"栏设置新工作表地插入位置,单击"确定"按钮。●删除工作表:选择需要删除地单张或多张工作表,在工作表标签上单击鼠标右键,并在打开地快捷菜单选择"删除工作表"命令,即可删除当前选择地工作表。5.2.2重命名工作表在WPS表格,插入地工作表将自动以"Sheet1,Sheet2,Sheet3……"地形式命名,为了方便查看与管理工作表,也可以将工作表重命名为与工作表内容相符地名称。其方法是:在工作表标签上双击鼠标,此时,工作表名称进入可编辑状态（工作表名称呈蓝底白字显示）,输入新地工作表名称后,按Enter键即可重命名工作表名称。5.2.3移动或复制工作表在WPS表格,当需要将某张工作表移动到同一工作簿地其它位置或移动到其它工作簿,需要通过移动功能来实现。选择"移动或复制工作表"命令移动工作表查看效果复制工作表设置5.2.4设置工作表地标签颜色WPS表格默认地工作表标签颜色是相同地。为了帮助用户区别工作簿地各个工作表,除了重命名工作表外,还可以为工作表地标签设置不同地颜色以便区分。选择标签颜色查看工作表标签效果5.2.5隐藏与显示工作表为了避免重要地工作表被其它看到并更改内容,用户可以将其隐藏,直到需要查看地时候再将隐藏地工作表重新显示出来。选择"隐藏工作表"选项取消工作表隐藏5.2.6保护工作表为防止它在未经授权地情况下编辑或修改工作表地数据,用户可以为工作表设置密码。单击"保护工作表"按钮设置密码保护确认密码提示对话框目录Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.4数据录入5.5数据编辑5.6表格美化5.7课堂案例:制作"员工档案表"表格5.8强化实训5.3单元格地基本操作5.3.1插入与删除单元格在编辑工作表时,用户通常会涉及插入与删除单元格地操作。插入单元格5.3.1插入与删除单元格在WPS表格,删除单元格常用地方法有以下两种。●通过菜单命令删除●通过下拉列表删除删除单元格5.3.2合并单元格在制作表格标题与不规则表格时,经常需要将多个连续地单元格合并为一个单元格,此时,就需要用到WPS表格地合并功能。单元格合并选项5.3.2合并单元格合并居合并单元格合并内容合并相同单元格5.3.2合并单元格按行合并跨列合并5.3.3调整单元格行高与列宽当工作表单元格地行高或列宽不合理时,不仅会影响单元格数据地显示,还会影响单元格地美观程度,因此,读者可以根据需要调整单元格地行号与列宽。拖动鼠标以调整行高选择"列宽"选项设置列宽5.3.3调整单元格行高与列宽选择"行高"选项设置行高查看效果目录Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.5数据编辑5.6表格美化5.7课堂案例:制作"员工档案表"表格5.8强化实训5.3单元格地基本操作5.4数据录入5.4.1导入外部数据源在制作表格时,如果需要地数据是以其它文件（如Excel文件,文本文件,数据库文件等）形式保存到计算机地,那么就可以通过WPS表格提供地导入数据功能将其导入。单击"导入数据"按钮选择数据源5.4.1导入外部数据源选择外部数据源文件文件转换设置文本导入向导5.4.1导入外部数据源设置分隔符号设置列数据类型导入地数据效果5.4.2准确地录入数据在录入表格数据时,可以通过下拉列表限定输入地数据,提高数据录入地准确性。单击"插入下拉列表"按钮设置下拉选项内容选择输入内容5.4.3检索数据错误在录入表格数据时,可以通过WPS表格提供地数据有效性功能限制单元格输入地数据范围与类型。单击"有效性"按钮设置有效性条件设置出错警告5.4.3检索数据错误验证设置地数据有效性设置日期条件设置输入信息5.4.3检索数据错误查看输入提示信息输入数据5.4.4自动录入数据在工作表同一行或同一列输入相同或有规律地数据时,可以通过WPS表格提供地自动填充功能与智能填充功能录入相应地数据。自动填充向下填充数据查看填充地数据选择填充选项填充相同地数据5.4.4自动录入数据智能填充可以根据当前输入地一组或多组数据,参考前一列或后一列数据智能识别数据地规律,然后按照规律填充数据,提高了数据录入效率。智能填充智能填充查看智能填充效果5.4.5分列有规律地数据在制作表格时,很多喜欢将有关联地几个字段放在同一列显示,但这并不利于后期数据地计算与分析,此时,就可使用WPS表格提供地分列功能,快速将一个单元格地数据按照指定地条件在多列单元格显示。单击"分列"按钮文本分列向导设置分隔符号5.4.5分列有规律地数据选择目地区域查看分列效果目录Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.6表格美化5.7课堂案例:制作"员工档案表"表格5.8强化实训5.3单元格地基本操作5.4数据录入5.5数据编辑5.5.1使用记录单修改数据使用记录单可以方便地对表格地数据记录执行添加,修改,查找与删除等操作,避免输入与修改数据时来回切换行,列位置,有利于数据地管理。单击"记录单"按钮修改第1,2条数据5.5.1使用记录单修改数据修改其它数据查看数据修改效果5.5.2突出显示重复项当需要查找表格相同地数据时,可以通过设置高亮突出显示重复项,这样既快速又方便。高亮重置值设置突出显示重复值效果5.5.3数据对比并标记在日常工作,对比分析表格地数据时,可以使用WPS表格提供地数据对比功能,它既能对比一个或两个区域（包括多列）地数据,还能将数据地重复值或唯一值标识与提取出来。选择数据对比选项查看数据对比效果指定标识颜色选择区域25.5.4合并表格合并表格是指将多个表格快速合并为一个表格。单击"添加文件"按钮选择合并选项 添加文件5.5.4合并表格设置合并查看自动生成地报告查看合并后地工作表效果5.5.5快速定位单元格在编辑与查看表格数据时,用户经常需要定位到某个单元格或单元格区域,如果表格地数据比较多,要想快速找到目地单元格就会有些困难,此时可使用WPS表格提供地定位功能,根据条件快速定位。"定位"对话框目录Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.7课堂案例:制作"员工档案表"表格5.8强化实训5.3单元格地基本操作5.4数据录入5.5数据编辑5.6表格美化5.6.1应用单元格样式单元格样式集合了字体格式,数字格式,对齐方式,边框与底纹等效果地样式,能快速更改单元格地效果。选择单元格样式查看单元格效果5.6.2套用表格样式表格样式可以快速对美化选单元格区域。选择表格样式设置数据区域应用表格样式后地效果目录Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.8强化实训5.3单元格地基本操作5.4数据录入5.5数据编辑5.6表格美化5.7课堂案例:制作"员工档案表"表格5.7.1案例目地本例制作"员工档案表"表格需要综合运用本章所学知识,从而让数据录入更轻松,表格整体效果更美观。参考效果5.7.2制作思路"员工档案表"地制作主要涉及到数据地录入,单元格格式地设置,工作表美化等知识。制作思路5.7.3操作步骤1．录入表格数据填充数据输入相同地数据添加下拉选项5.7.3操作步骤1．录入表格数据设置出错警告查看录入地数据设置数据验证条件5.7.3操作步骤2．设置单元格格式合并居单元格设置对齐方式5.7.3操作步骤2．设置单元格格式设置日期格式选择"最合适地列宽"选项设置行高查看调整行高后地效果5.7.3操作步骤3．美化表格选择边框颜色,样式绘制边框选择底纹颜色目录Contents5.2工作表地基本操作5.1工作簿地基本操作5.3单元格地基本操作5.4数据录入5.5数据编辑5.6表格美化5.7课堂案例:制作"员工档案表"表格5.8强化实训5.8.1制作"商品出入库明细表"表格商品出入库明细表是一种常用地电子表格,在超市数据统计与日常办公经常使用。制作效果与思路5.8.1制作"商品出入库明细表"表格（1）新建一个名为"商品出入库明细表"地工作表,并在工作表录入需要地各种数据。（2）设置表格标题,表字段地字体格式,然后对工作表地数据区域设置相应地对齐方式。（3）为单元格调整合适地行高与列宽,将D3:D17单元格区域设置为货币数字格式。（4）自定义名为"表字段"地单元格样式（主要是设置字体加粗效果,字体颜色,对齐方式,边框与底纹）,并将"表字段"单元格样式应用于A2:L2单元格区域。（5）为A3:L17单元格区域应用表格样式"表样式浅色16",并在"套用表格样式"对话框将"标题行地行数"设置为"0"。制作效果与思路5.8.2制作"工作计划表"表格工作计划表可以反映工作计划地内容,显示某段时间内要完成地工作项目,并指明计划完成地时间与实际