推行项目管理信息化提高项目管理水平

推行项目管理信息化提高项目管理水平项目是建筑施工企业最基础的业务单元，是以单体项目为对象，以工程项目的工期、质量、安全、文明施工、成本等目标为主要内容的生产组织管理。项目管理的过程就是整体分解和结合统一的过程。项目管理的突出特点是项目本身作为一个组织单元，围绕项目需求来组织资源，避免了资源的闲置和浪费，“用最少的人干最多的事”。项目管理一般是采用矩阵型的组织结构，可以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化，并能根据项目生命周期各个阶段的具体需要，适时调整组织的配置，以保障工作和组织的高效、经济运行。为了提高我公司项目管理水平和成本控制能力，作为信息化系统的重要组成部分，公司信息管理部从2003年8月选择了与中国建筑科学研究院下属软件公司PKPM协同开发了上海市安装工程有限公司项目管理系统，目前已进入了项目组试点阶段。1项目管理信息化的重要性1.1项目管理遇到的问题在实际工作中我们往往发现，有的项目已经施工一段时间了，但图纸还没有完成，为了避免造成项目延期，于是在没有预算的情况下材料和人工就已经到位并进行施工，个别项目甚至在工期进行到了将近一半都无法得到完整的图纸。长此以往，会对以后的项目进行造成无法估量的损失。为此我们制定了许多的制度和管理方法来控制项目成本，但是这些刚性的规章制度在实施过程中执行不力。既然依靠员工自身无法推行，所以就需要一套成熟的系统的信息化工具来执行，通过电脑来规范这些过程，目的是使项目的整个过程更加透明、规范、科学，从而达到有效控制项目成本的目的。1.2成本控制是项目管理信息化重点在项目管理中成本控制是最大的问题也是公司和项目部所最重视的，其中材料成本在整个项目成本中占的比重约为80%，能否对材料进行有效的管理可以说是项目资金运作的关键。还有，例如：施工任务书的编制，很多项目不按照要求进行人工结算，而将“领料”作为结算人工的方式，然后再根据“结算”的结果重新制作施工任务书。这种“以领代耗”的方式一直是项目管理中一个长期存在的弊病。由此造成的结果是管理流程严重颠倒，原本管理思想中的“事先控制”俨然变成了“事后汇总”。项目管理软件开发的重点就在于控制成本，主要有以下几点：①控制工程直接成本：材料成本、人工费、机械费。②加强质量管理，控制质量成本。质量成本是指项目为保证和提高产品质量而支出的一切费用，降低这一部分的费用同样可以大大提高成本控制能力。③组织连续、均衡有节奏地施工，合理使用资源，缩短工期、降低成本。④加强项目资料的及时整理，不但可以降低工程竣工期的资料处理时间，而且可以在遇到纠纷时及时索赔，从而降低成本。1.3提高员工管理能力，规范施工体系在许多项目中，项目经理会发现项目部的员工工作自觉性不够，其实这也是有许多方面原因造成的。其中就包括项目部成员对于项目进行情况不了解，导致了项目工作人员不知道近期要做什么，这样就加重了项目经理的工作量，同时让业主觉得施工情况比较混乱。推行项目管理信息化，就是为了通过软件规范项目管理的各个分部分项，明确告诉项目实施人员应该做什么和必须做什么。整个信息化的目的就是让公司项目管理理念形成一种统一的模式，而管理方法又可以多样化，也可以说是公司在施工过程中的企业文化。当公司在完成信息化项目管理后，在工作中员工可以通过相应的辅助手段清楚地明确当前的工作内容和工作目标。而当项目部所有的人都明确了工作后，项目经理也可以有更多的时间处理其他事务，这样同样可以减少生产成本、提高效益，并且树立公司规范管理的形象。2项目管理系统软件2.1项目管理软件设计开发理念项目管理是一个复杂的多方位的行为活动，项目管理是由一条主线流程和多条支线流程所组成的。一个项目的运作除了材料、人员的管理，还有大量的计划进度以及资料、表单。这些工作虽然不需要太多的技术，却也同样地繁琐和重要。对这些工作，我们设置了相应的工作模块，提供了详实的数据资料和各类表单。将原来的大量文字材料和表格整合为一个个简单明了的模块。从开发的目的以及项目管理的概念来看，我们开发项目管理系统的重点是创造一个能有效控制项目成本，规范人员行为的管理软件。我们的解决方案是以预算为管理基础，先确定项目管理人员权限与工作，明确每个项目人员的工作责任和权限，然后由各个施工员完成自己的分部预算构成主预算，以主预算为项目开始以及系统运行的基础，通过系统限定强制预算（软件设定每个项目在进行初始必须有预算，否则无法进行）的必要性，有效保障项目的成本不会超出预算。虽然在发生预算需要变化的情况下，可以通过各种签证单来修正，但是严格的条件限定和数据交换也可以清楚地记载每一笔发生的成本变动，并通过名为“成本管理”的模块迅速查询分析。即使是碰到上面提到的缺乏图纸的情况也可以清楚地管理材料和人工的成本，项目的每一分钱都记得明明白白。昼在主产预算完成智后，预算踩之后的每涝一笔进料膀领料都直稻接与主预轧算进行数妈据交换，请材料的每观次入库和炊使用都有锐明确的记奴录和附加瞎信息，任欢何时候项羞目的材料估和人工成舞本都一目脂了然。严苏格限定了势领料工作工和预算以抗及领料计切划之间的绍关系，让唯预算外的灰领料不能抢通过，从高管理的角开度堵住了季超支领料枣的漏洞，恩有效防止汗由于管理野粗放而造班成的浪费病。望勉当然劲，项目实家施过程中剥会有许多阴不确定因连素而造成集计划不断厘变更。从敞综合试点嫩项目组的燕要求以及女我们现场孤了解到的宁情况，我搅们设计了艇施工任务波更改单这轧样一个组森件。在明辜确项目管壮理人员的尖权责后，经可以对预昂算的内容杀和使用量滴进行更改最，确保现右场情况变惧动后的领帖料或人工翻调用能够品顺利完成喝并将此件兄发生的信班息记录下廉来。虽然才这只是一浇个简单的级小部件，捞但却使整评个系统以秒预算为基泻础的设计雀思想变得沃更为灵活嫁而非死板买。扬姻由于乱项目管理泛系统使用振了人员权丹限与身份脉认证统一椅的登录方悦式，规范咸了人员的寺工作，明充确了每个寺人的工作机职责。我棕们将完整蚀的项目管规理过程分希解为若干谷的部分并膜对应相应盖的模块，佛通过管理若员的分配贵为这些工艰作模块设拼置确定的僻工作负责肌人机。照乘涝尾2.2皱芒软件的结救构和流顺程粗时上安差项目管理欺系统是一抖个基尖于路C/摘S宾结构的软欧件项目管攻理系统。月它以一个江单独的项思目为运作屋单位，只世要有一台胡能担当主陆机的计算团机就可以送开展工作娱，客户机仇的数量不况限，人员伤可以在任握何一台计识算机上使狐用系统艘。出那在完窜成了系统袋安装后，岩我们需要帖进行项目职人员与权享限的配置凤。这个步这骤可以确城定项目的臣成员和他触们的工作洗以及查阅剩、审批各内种表格、座文件的权魔限。采用龙两层权限吵分配，即失一层对项阴目的管理蕉人员（一妖般可认为央是项目经桥理）赋予慢其对整个抢项播目的管理恳内容；二包层由该项橡目管理人此员对项目斤实际中货的鸦3很大员等各修类人员进接行更细致腔的工作分暂配。这种迁分配非常也灵活，完各全可以按楚照项目的已实际情况饿进行至。杠谢项目管理直系统分为喊：成本管粒理、合同椒管理、劳拥动力管理赔、计划管足理、物资告管理、工宴程资料管谜理、施工耐预算、进图度计划、护安全管理壶、质量管炮理以及统险计分倘析奥1独0凡个主要功岂能部分。遍其中合同涨管理、劳点动力管理蒸、计划管掘理、物资悼管理、施宫工预算为扒整个系统储的主线流块程的组成盈部分。辅敲以成本管氏理、工程好资料管理亡、进度管评理、安全填管理、质通量管理五肚大辅助工士具模块渣。浓摊陪租2.2.同1坡杏系统主要认管理流辞程阶肢①绵基础信息拿与数据的筐录入：这劲部分工作脉是所有后墓续工作的脱前提，由业管理员建贩立项目人趣员并分配补相应的权筐限，然后休在战“仔合同管素理馋”躬部分确定咬项目中的兽承包、分杨包关系。摇这样我们婚就可以在臂系统中确捷立一个项梢目的基本浓结构和工供作情况。哀接着絮通瓜过厌“亦施工预凭算汗”绣生成或导畜入一份施葱工总预算纱，袍在魂“饺计划管灭理速”紫中通过生狼成单位工也程登记表唱、分部分环项登记表蠢确定该项既目的工作殃并将分包反合同与分利部分项建捉立关联。熟至此我们扮会发现，斥一个项目胖开工前的诵准备工作艘已经完全采在系统中报就绪了。遗②扁供应商管猜理：在完首成了基本煌信息和预溜算录入后升，我们应连该确定项许目中的供吹应商和分蠢包商。首心先，供应况商的管理悄步骤如下包：恨根据某公司每年猜提供的合歼格供应商君名册洒的崖EXCE纷L多文件略加滑修改使之产符合需要快的格式；沸替在税“岛基础信息矮维枪护敞”逝导入这些着供应商。乌在检查补扯充数据确咱保其无误辆后便可录侄入合格供截应商录入旧表，并供收项目挑选朝合作；仇项目波中临时需唯要合作的昼一次性供披应商则可气通过填呼写栽“销一次性合浑格供方报酷审词表嚷”央，审批后肢同样录入有合格供应慕商录入表吼。帮③姑分包商管愤理：根据化公司每年圆的合格分陡包商名册梁整理出符茂合格式要邮求然的美EXCE糟L稼表格；喉课在陕“简基础信息期维缘护材”是中导入分爹包商数据吴并检查补邮充确保无盛误后便可菌录瓶入难“血劳动力管南理称”叶中召的变“沾合格分包洗商录入界表童”测并供项目偶合作；侨在项锣目中临时貌需要合作也的一次性阿分包商在子填骗写扶“装一次性分缓包申请秆表记”申经审批后秃也可以录备入为合格测分包商录疾入表。昂据莫（注：在谜确定为合唉格分包商感后并选择乌合作，需谱填写相应随的雷“纤工程项目瞎分包申请扶表跌”昂和缘“户编组信息掠登记起表宴”古。）阿④胡材料的要抵料和采购劫：在项目剂正式开始拜后，我们概可以通过晶项目管理努系统来管忆理和控制侦材料。稿首先鸣在各分部论分项的月微要料计划皂表中选择贿要完成的检分部分项卫，结合先访前的预算轮数据，分低别生成各爽分部分项回的月要料跌计划。然妥后根据其世中所包含糖的甲似供丢/龄乙供信息查，分别生少成甲掉供真/矛乙供月要匆料计划汇斑总表并根傅据此表生闸成计划进懂行采购徐这样东，我们就紧可以通过坊系统对采量购计划的筋合理性和此必要性判溪断并控制追采购，避滔免了预算海不清造成慈的根据当负时需求进钢行采购，堤导致最后沃账目不清场，重畅新源“滥补做预信算舅”埋的情况。鸡⑤住材料的现俩场管理：帖材料管理轨是项目成府本管理中龙最重要的执部分，而悬材料管理设最重要的台部分无疑恨就是现场草的领料管失理。在系技统中，我命们将各分狱部分项的尘预算导入圈，由于预叮算中的材近料编号和浩名称经常戴不按标准筹格式填写右，直接生顶成材料数鱼据可能出芹现各种问湖题，导致伍系统管理吉混乱，故受我们需要欺先对这些暴材料进行讽分类。特在筒“炒基础信息朋维姻护埋”丝中潜的耗“萌物资基础怒信蛾息冒”禾界面，我炭们可以看饺到先前导裙入的预算均中的材料晚和一个国以家标准的比材料类别术，只需将遣各种预算尘中的材料睡进行拖放格就可以对驼其进行归圾类。我们堵的调查发筑现，施工砖员往往在颤一个项目帐中接触到后的材料类状别并不很爱多，而且蛛经常重复研。但每次困填写却都晨需要在庞察大的材料奇库中查找欺某一种材架料。为此滨我们为材晶料设计拿了督“狗助记雄码礼”劫，在归类能的过程中业我们可以啦通鼠过赴“欢助记缓码帽”系来指定一办种材料，奉在后面的或操作中只足要输入简查单的助记娱码就可以市立刻指定嘱相应材料跳，对材料阻的管理提横供了很大垫的帮助，采增加了系死统的易用望性。至此蝶，完成了押材料维护奋的工作。假（注：材肥料归类完患成后，物羊资管理中警的库存材朱料金额收唱发存表便茫可自动正僚确生成。希）而今后豆现场材料盾的出入库宁都需要通怖过填写入营库单（叹甲且/由乙供）、痕领料单（跨计男价迹/弓未计价）获、退料单逝等会自动椒进行数据伯统计的系精统表单才朴能进行，与严格地把餐握了现场巩材料的使撕用。律从项汪目现场掌超握的情况计来看，大昏部分项目婶在材料领旅用方面的询管理都有体很多不足津之处。多箩数是由于错预算不明古确，领料捆往往缺乏燕控制，为羞了保持工艇程进度，呆只要来领秘就给料，丰在项目竣持工时往往凡会发现支逝出很多不住必要的材废料费用，介领料计划鞭成为了一盯张过后再荐补的统计缓证明。而建项目施工展员本身也矛经常因为提工作忙碌送或其他各捡种原因搁医置这一工浪作，甚至墓有的材料么是施工班量组做好领瞒料单交给终施工员签浙字。从管攻理的角度沫来说这显退然是存在标问题的，五首先施工豆员在领料怎的同时不要可能清楚刊地记得各盖次累计的峡领料量，巨只有在登献帐的时候万才能发现崇，所以，串施工员每煮次在使用项的时候也侧不会特别菌注意节约守材料，反尖正每次领汪料都没有倒问题，就历无所谓什躁么领料计锡划和合理驴使用材料眼了。同时验由于材料颈员在项目赚中不可能仆时时做出玻准确的材谷料出入库记的汇总帐证目，项目绿经理也比描较难以在腔发生问题觉后解决。渴使用秘项目管理郊系统的主斯要目的之饼一就是规录范化收发卡料，在每震次收料和巾发料的同待时都记录砍数据并实棍时汇总，惠在使用材站料的范围升，也作出备了以下严射格的控制笛。暖首先珠，必须是议材料预算江中有的，墓如果没有次可以通纪过护“郊基础信息盘维剑护沉”重部分建立雨相应的材流料类别关材系对材料虑分类。然匹后根据甲唇乙双方供矮料的不同混分配到甲两供材料入爽库验收和醉乙供材料唉验收入库原。地其次密，在实际录使用中，援甲乙分别帖填写各自存的领料单谣领料，而衬在这一操麻作的同时浮，库存材泡料的数量争也会相应迫地变化。紫由于这一模切都是在逼系统中完柱成的，而读且数据间缎有着绝对材的对应关池系，任何逮超出预算乌的领料除乔非专门的益审核否则肿不能进行卫，这就对眉领料数量掩的上限有色了约束。坑加上月需期求计划的岸限制，从零而相对严谨格地控制滋了施工用威料的精确融数量。霞再次借，对于项输目部材料耍管理人员粘权限主要强是由项目筐部的材料仁员负责，口施工员可根以根据工扬程要求开支领料单至嘱材料员处竿领料，在侦系统中所读有的权限淡都是由项饼目系统管室理员分配是的，一般道情况下，现在整个材盛料处理过蹈程中，系禽统记录下足每次领料厕数量和使跨用量，只姨要项目经怨理浏览一推下汇总数医据，就可么以知道是湿工程的哪深个分部分兵项出了问先题并迅速诚解决，同毅时材料员衬也可以在胳材料存量类，使用数咐等方面更眠加直观地钓了解情况叨，遇到各稼种问题可齐以很容易迈地找到问客题原因，额提醒项目岸经理。对柳于施工员脑，就要求诊他们在工痒作中，事暗先都要有专周密的安锯排，不能距没有计划身地工作，挡提升工作蚕质量，不钓然同样的江工作有的牲需要的材奴料不同，需就可以在娱工作中找蚀出需要提戒高的地方笛，这对于跪施工员的露成长至关半重要。项朽目管理系勿统就是要捡不断帮助及施工员解野决问题，瞒是一个发钻现问题、担寻找原因吉、修正错置误的循环输往复的过象程。金⑥暑施工任务沟书：施工懂任务书是浴项目管理奇中重要的僵组成部分据，是对施淡工计划和绵完成情况里的主要记宽录资料。永在生施工通任务书前忧，我们必溉须有完成抽的分包合填同基本信垂息、工程其项目分包由申请表、纠班组信息明登记表。食与通过手修工填写施刊工任务书饺不同，施剑工句员只须选出择相应的霜分部分项歇、班组信吼息、单位辞工程等。钩通过交换恳数据项目荒管理系统跪由预算和伍计划自动梅生成施工斤任务书。源这样就避往免了因数伴据不清或犁遗漏疏忽湾造成的错身误，也防赢止了施工柄完成后再验补填施工坑任务书的倒情况出现厚。败施工壳任务书生脏成后可以础保存及打搅印以备所筑需，在实舍际施工完笔成后，再盈次打开相附关的施工披任务书，犁将实际施傲工量填入佣并提交，殿其中的数形据就会自枪动地与预好算和材料映库存等内横容进行数恶据交换，永清楚地记逢载下施工栗工程进行康的实际情麻况。绞孝炼2.2.泡2爷穿系统支线泡管理流程叛以上矿几个部分辫是项目管短理系统中辈的主要管附理流程，泪这个流程危中交错使混用到了系注统中的合蝴同管理、光劳动力管墨理、计划捞管理、物性资管理、屑工程资料治管理、施软工预卫算吵6鉴个主要部罚分。它们塘是项目管水理中使用拥最多最重碧要的部分她，其相互丧之间存在乱着紧密的运数据关系坟，是成本葡控制的关轿键。其他非的部分功鹿能如下：启成本津管理：在置成本管理钓中通过录顾入个别基妥本信息后概结合项目租实际发生化成本的各呼种数据表妻单可以清兄楚直观地退描述项目动成本的管残理情况。粮工程敲资料管理田：提供了耐各类工程稍中所需要御用到的表草单、文件兔、资料格会式等，方屿便生成这祝些文件和台资料办。年打安全佛管理：记鸦录了详实机的安全管浅理资料和镇实例，为急项目安全乏工作提供蚀了参考和幼依据。菊质量馆管理：提则供了大量加的项目质桨量方面文酬件的表单仅、资料，岭内容丰富暗，为项目用质量资料影的生成提侍供了极大纹的方便。似进度在管理：该愿部分的功摸能误与谋MSP液ROJE符C永T亩软件类似锤。这些项条目常用的够软件工具调为从事相轧关工作的易人员提供寻了极大的赵便利。初坏葛2.3更丹项目信息量化试点情掠况好由于碎在项目上黑进行推行趟信息化没眼有成熟的帽经验，所