如何开好高效会议

如何开好高效会议2023/5/182023/5/18为什么要开会？2023/5/18研讨需要思考的问题开会必要性会议形式会议目的什么是会议2023/5/18会议

“会”从字面含义上讲，基本意思是聚、见集等；“议”从字面含义上讲，基本意思是讨论、商议。

2023/5/18

是指有组织、有目的的言语沟通活动方式；是有目的性的、有控制性的集会；是有关人员聚集在一起，围绕一个主题发言、提问、答疑、讨论，通过语言相互交流信息，表达意见，讨论问题，解决问题。2023/5/18为什么会议低效（一）从会议要素的角度来分析会议的主要要素有：主题、议程、参会人、主持人、记录人、时间、地点等。我们从这些角度，对会议低效的原因分析如下：1、无主题或议题繁多2、没有会议议程3、参会人过多或缺乏针对性4、未指定主持人或未有效主持5、未做会议记录或记录的不及时6、时间选择不恰当7、地点选择不恰当（二）从会议过程的角度来分析1、会议前缺乏准备1）没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等；2）开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料；3）没有提前准备好会场、开会设施、会议讨论材料、会议签到表等。2、会议中缺乏控制1）没有严格按照会议的议程进行;2）未能很好地控制时间，如未能及时开始或拖沓、冗长，未能及时结束;3）会议气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言；或领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧;4）与会者相互间争吵，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击的现象;5）未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象;6）议而不决，没有形成有效的决策。3、会议后缺乏跟踪会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪，这样的会议也几乎是无任何意义的！无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，同时也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。会议成本2023/5/18如何开好高效会议一、会议作用二、会议时机三、会议分类四、会议流程五、注意事项一、会议作用开展有效沟通信息交流与分享协调工作矛盾解决工作问题决策与实施二、会议时机1、适于开会的情况2、不适于开会的情况三、会议分类A、全体大会B、研讨会C、技术论坛D、座谈会F、工作例会G、总结会议……2023/5/18四、会议流程

会议准备开始展开归纳结束会后追踪会议进行人员落实会场布置仪器设备交通饮食其它会议准备主题与议程：确定主题时需考虑：

主题内容与目的密切相关针对主题涉及内容合理分类重要内容专人负责专项主题预先准备资料

确立议程考虑因素：议程较长（超过2小时）或议题过多，可安排多次短会。工作汇报，可提供书面资料（PPT），会议只讨论最重要主题。注意重要主题排列顺序。会议主持参与会议准备宣布会议开始提出会议议题控制引导进程评价会议效果会议结果追踪会议进行中……时间控制控制开始/结束时间提醒发言时间调整会议进度安排休息时间

会议记录准确记录会议要点核实重要信息撰写会议纪要2023/5/18会议跟踪目的：

落实会议效果，确保安排如期进行，达成会议目标。注意事项：会议纪要行动方案落实检查监控措施

一：会议一言堂二：会议跑题三：会议延时四：议而不决

五、会议注意事项会议模拟会议主题工作总结会谢谢2023/5/18畅想网络Imagination

Net