公司企业公文管理制度

公司企业公文管理制度一、制度的目的公司企业公文是企业内部重要的信息载体，它关系到企业的信誉、形象和利益。为加强公司企业公文管理，规范公司企业公文的起草、审批、发放、保管和销毁工作，保证公司企业公文的合法性、准确性和保密性，提高公司企业公文的管理水平，制定本制度。二、职责（一）发文者获得发文权限的部门负责人或授权人可以发文；起草时应认真负责，公文格式、语言表达应规范，内容必须属实、准确，保密性要求高的内容应加上密级；发送时应注重保密，使用加密邮件或快递将公文传递给收件人。（二）收文者收到来文后应及时签收，并在指定时间内完成反馈或处理工作；收到机要文件后应按照规定的流程进行文件阅读、传递、存储等操作，严格保守机密。（三）头绪审批各类公文，确认签发主体和拟定行政措施；开具公函，保证公函格式的规范。（四）中心文件室按公文的类别、单位和年份归档，并及时建立、修改和完善文件档案管理制度；管理公司企业公文的电子备份。三、流程（一）公文起草起草单位应提交公文起草申请书，准备好书面材料或电子文档；公文起草应提交审批公文；审批公文应根据公文性质和紧急程度，确定审批人员和审批程序；审批人员应按照审批程序进行公文审核，审核通过后作出签署或否决的决定；公文签署人员应对公文内容进行仔细审查，输成电子版或手写版在公文下方签署名字或公章。（二）公文处理签发机关应按照公文文种填写完整的收文单位名称、通信地址、邮政编码、联系人、联系电话等必要信息，并交由发文人制作公文；发文人应在公文上附加发文日期，分发范围和公文等级，附上签发人名字及签发人公章；收文单位应根据收文日期和通信工具确定收文通道，并经办人在公文上签收登记。（三）公文传阅根据公文的工作程序，按照公文文件发起部门以及接收部门提供处理情况的机构进行相应传阅；传阅部门应及时处理公文，并把传阅情况在公文上面标明；公文传阅部门应按照公文督办要求处理公文，及时予以回复反馈。（四）公文归档所有的电子公文应在文书档案管理系统中存档，并按照公司企业文件管理的相关规定进行保管和归档。同时，为方便存储和检索，公文应按照文件类型、单位名称和年度进行分类归档，并定期进行审查，清理和整理。四、秘密及机密级公文的保密措施公司企业的一部分文件属于秘密和机密级别，这些文件的保密要求极高，必须采取严密的保密措施。对于秘密或机密文件，必须严格控制如何显示、通信、传递和传输信息；公文必须加上明码、副本和密级，确保计算机处于安全状态；在计算机文件的登记、流转和处理过程中应建立完善的安全保护机制，交流提供、接口控制；人员担任某种密级的保密工作前，必须通过保密测评和准入审查，严格限制该职责的范围。五、违反规定的处理对于违反公司企业公文管理制度的行为，应采取以下处理措施：加强对工作人员的业务培训和管理，严格执行公文管理流程；对于违反制度行为的人员，应根据行为性质，采取有效的处罚措施，包括但不限于口头警告、书面警告、通报批评或停职等；对于违反制度情节特别严重的人员，可以报请公司企业监督风纪委员会处理。六、附则本制度自发布之日起正式施行；凡对公文管理制度的问题有疑问的人员，应及时向公司企业公文办公室咨询；所有公司企业公文管理制度的修改、补充和解释，均由公司企业公文办公室负责。结束以上是公司企业公