秘书培训信息宣传纪魁显

秘书职业特性与素质要求

国家职业技能鉴定秘书专业委员会副秘书长教育部高职高专文秘教学指导委员会委员

教育部职业技术教育研究会文秘公关教学工作

委员会主任

张玲莉秘书工作需要专门的技能与悟性从微软换秘书看到了什么？比尔·盖茨之所以能有今天的成功，离不开和他一起并肩战斗的秘书露宝的功劳，正是有了露宝作坚强的后盾，才使得公司能在IT界处于霸主地位。作为一名秘书，露宝为我们作出了榜样，从而也证明了秘书工作没有年龄的界限，年龄大的秘书所具备的丰富经验和能力值得年轻秘书们学习借鉴。

在国外，秘书是一个越老越吃香的岗位。那么身为微软公司总裁的比尔·盖茨的秘书会是怎么样被挑选出来的呢？做秘书的第一要务是要会操心

比尔·盖茨的首任秘书——一个年轻的女大学生 微软创业之初，微软公司基本上都是年轻人，这些人做业务、搞推销都是一把好手，可是做起内务、管理方面的杂事，没有人能有耐心。而这些，对于第一任秘书——一个年轻的女大学生来说，似乎也不是她份内的工作，她对这些事的一副不闻不问的冷漠劲儿让盖茨很伤脑筋。他深切地感到，对公司里这些粗粗鲁鲁、风风火火的年轻人来说，应该有一位热心肠、能不论事无巨细的把后勤工作都揽下来的总管式的女秘书，而不能总让这方面的事来分技术人员的心。没过多久，比尔·盖茨就要求人力资源部门给他换个秘书。案例1：“微软”公司的女秘书教学秘书工作的基本特点与职能1．秘书属于办公管理中的助理、协理类岗位2．岗位角色：服务、协调、协助、管理、组织、参谋（1）服务――细致周到、全面、预见、一视同仁（2）协调――观察、调研、理清关系与事件眉目，稳妥操作（3）协助――合作而不越位、不抢功、不抱怨、不突出自己（4）管理――从属性管理、授权管理、有界限无范围（5）

组织执行――掌握工作流程、注意统筹兼顾（6）参谋――适时建言献策、提供多种建议方案供管理者选择

要求：把困难和方法一同提出来

案例2“EMC”公司的女秘书错在了哪里？案例解析显然，秘书瑞贝卡在这件事情上是做错了，她失误在哪里？很简单错在瑞贝卡不尊重“职场规则”，更不懂得秘书职业基本的要求。与其说这是“老外和中国员工的跨文化交流障碍”，不如说这是职业意识和非职业意识之间的障碍。？那么瑞贝卡对“职场规则”理解的缺失体现在哪里呢？第一，瑞贝卡不懂现代企业的岗位分工常识第二，瑞贝卡不懂现代企业的薪酬给付原则第三，瑞贝卡不懂得企业中的绝对服从原则第四，瑞贝卡不了解基本的“职业精神”原理从瑞贝卡的失误可以看到的问题1.单位用人存在认知上的失误2.秘书不是学历高的人就都能干好，但没有学识基础就一定会干不好3.秘书和其他专业工作一样需要专门的技术和岗位认知培训，不是任命后就自然能干好4.科研秘书同样需要角色定位和自我观念更新案例：一杯茶水折射出了什么？是服务、接待还是….?科研秘书日常工作与职能办文、办会、办事1.了解项目规划的制定、内容、实施特点及其变更2.拟写与科研管理相关的公文与函件3.日常科研项目管理工作的组织与实施过程服务4.办公室行政管理制度建设5.行政办公事务的管理6.协助开展项目管理工作的督办、检查、落实、反馈工作7.协助与相关业务及项目的对外沟通、联络、协调工作8.协助主管领导协调各科室、专业之间的工作衔接与配合9.准确上传下达相关信息与政策10.及时收集与科研相关的信息、资料供主管领导参考及时收存、整理、管理与科研、行政有关的文件、资料、档案12.相关会议的准备、管理与服务案例：工作日志不是可有可无秘书的“七种武器”1.细致、周到的思考习惯；一丝不苟的工作作风；2.办事守规矩；条理清楚、记忆准确；3.不擅权越位；忠实、诚实、不喧宾夺主、不推诿、耐心且宽容；4.精通文秘工作的基本知识、了解相关部门机构和人员配置；5.善于学习、具有一定的的外语水平和文字能力；6.掌握现代化办公手段；熟练使用办公自动化设备；7.具有较好的公关、沟通能力；懂得办公室的社交礼仪要求。案例：上任一个月的办公室主任案例：文字水平绝非一日之功：-------------令人发笑的“奶牛培训班”文字是给他人看的！秘书岗位的素质要求1．

高调做事、低调做人；2．

周全服务、重视细节、平等待人；3．

多学、多看、多做、多想、少说；4．

会办、会说、会做、会管；5．

手勤、眼勤、腿勤、嘴勤；6．

营造和谐办公环境（软环境、硬环境）；7．

甘当配角、适时回避；8．

主动调节心理、情绪，不要哀乐于形色；9．

考虑周密，沟通方式得当；10．注重个人修养和人格魅力养成案例：功亏一篑的白宫秘书--德西蕾·罗杰斯

秘书较岗位探的禁却忌忌讳1．不送拘小越节，鲁大大残咧咧恰；2．不控修边伤幅，抽形象绝不佳同；3．摇办事羞情绪泻化，俱阴晴司不定堂；4．出办事江不专遭业、陕文笔鞋差、跨无效张率；5．勉常出旱纰漏抱、经黑常需代要领彩导提逐醒；6．质嘴勤堆手懒槽，随程便指授使他连人做乖事；7．应爱扯迅闲话赛、扑钉风捉真影、侨说话裂不负法责任俯；8．侍把办慈公室忙当作避私人毕事务蒙处理际场所要；9．蚁看人哑下菜库，办洗事缺战乏公阁允；10．临窄时动棕议，梯执著壳说服装，乐宝此不栋疲。案例指：办弯公室殊文化壳中的溜忌讳停：“不尺是你责错了西，而伤是我却错了现”秘书落办公监室工写作的羞礼仪角要求1礼仪哨是社黑会组雾织的苹公共狼关系性工作催人员贝在公塑关活及动中冻，为笛了塑木造个将人和橡组织杠的良浅好形浮象而辆应当爆遵循警的尊斑重他盯人，概讲究胆礼节喜，注有重仪跨表、岛仪态振、仪灯容、柱仪式法等方旬面共斤同认皆可的贡规范凑和程尺序。仪容远、仪杏表、麦仪态仪容轧是个步人仪仰表的牧重要膨组成拜部分笔，由字发式祥面容愚、面岗容以蛙及人剃体所梅有未蓄被服诸饰遮景掩的抛肌肤糕等内宁容构倍成。希仪容株在人铸的仪维表美炊中占裕有举充足轻肠重的溜地位颜。仪表浆是指栗人的皱外表狱，包耽括人脸的容架貌、粥姿态浮、服盗饰和吧个人疲卫生荣等方绍面，厚它是吗人精棒神面董貌的堂外观每。仪莫表在人口际交咱往的萄最初岂阶段卡，往染往是膀最能旺引起标对方注劲意的岭。仪态渗是指纪人的敲举止共行为袜，“就站有故站相避，坐有敢坐相伏”，剑温文辩尔雅截，从吸容大姑方，彬彬勿有礼低已成术为现败代人蓝的一社种文刊明标耳准。秘书园办公锄室工膨作的毯礼仪柏要求2掌握愈服饰芝礼仪服饰蓬是人牲形体灶的外景延，傅服饰记又是软一种狸无声蒸的语矛言，尊它传冒示着面一个役人的册个性墓、身骑份、罗涵养图及心翻理状豪态等酸多种英信息秘，直夸接关残系到冠别人盈对他过个人码形象毅的评经价。选择轿服饰总穿戴姿的基腥本原者则1．环狭境协禁调2．社葡会角机色协看调3．自栽身条真件协岁调4．时够节协键调着装银讲究名与技防巧1.女士只的着拉装技教巧2.男士脱的着碗装技啊巧3.着装况的忌没讳礼貌除沟通养与交坝际的您原则礼貌挡沟通访与交长际：真诚命尊重平等雷适度自信发自律信用巾宽容交际救与服埋务的娇范围酸：接待帆学生—换位碌思考司、关恭心、厕耐心智引导接待帅同事--狗-了解夜需求崭、不前分亲悉疏接待验领导--昏-预知牌信息畜、提侄前准椒备接待坛媒体--项-逐级尖请示悠、切茄忌随躺意接待棋咨询辣者--滩-主动农热情弊、细徐致了盈解、裤及时袖汇报服务词的范岛围：会议锤服务舅、活赢动服妨务、碗教务纠、考践务服僚务接待胖中的膜迎送荡礼仪忙基本协要求1．见末到来稿宾应息面带焦微笑凉、主贴动问穗侯2．正市在工朴作，香要立士即放屯下手门中的扬事情企迎上陕前去3．礼蜘貌地牢称呼迈对方壳并与睛之握呼手4．招搏呼客罚人坐今下并渐为客绵人上粥茶5．客晒人告搁辞时暖，应障等客舒人起缝身后复再站谱起来叙相送6．主耗动为贴客人听取下毙衣帽锄、皮年包等受物品7．当尿客人烈带有茅较多届、较暗重的条物品纲时，险应主休动帮铅客人密提物8．视闲情况葱将客既人送辆至电渠梯口愤、门引口或之车上9．与阔客人冤握手睛道别激，目剥送客宋人离抬去。10．来黎有迎情声、劝送有艇去声总、问与有答咸声语调颈友善赶、眼墨到、挪口到角、意好到营造膜和谐票工作何环境干净捕、安怠静先守自重电话逝用语严礼貌田规范接待鹊多用顽征询荡语役正众向沟沈通说菌明办公竖不办斧私--腹--厨--避开苏与工种作无逆关的动事情设备键摆放张、室堆内装虚饰、屿工位重布置指有规孙矩守时服、守煌规、嗓守约人际央沟通嗽与工菜作协您调技偶巧人际颈沟通较与工泰作协躁调的正基础善于姻倾听借、勤废于思较考有备疮而来锻、换爹位思辟考学会摆用局仿外人凯的位露置看在待分辰析问欲题案例淘分析：“权脚利”智与“蜂影响勺”该如志何使用？“引址导”旗与“沫细节秒”如何窗引导冤？--宁-用你眠的智勺慧化描解矛纽奉盾什么丹是细额节？--扑-不是委所有吐的东勺西都害可以货拷贝如何遭成为言领导狗的得避力助奖手为自呈己准样确定乳位、国摆触正与幻玉领导惩的关自系在授枕权下稼行动木、烧依规译而行工作默得力--演--来自闷信任怒：不要宜耍小痛聪明案例尾：芦汽车躺的机酸器盖枯子为脚何没仅有温跟度？工作粥得力--日--来自磁能力陵与责牢任心“憾事绢撼事”协助棕领导内完成筋工作哥总结工作仍有程花序、够有计劈燕划、路才能叹有内崭容可确总结工作毫总结大的作狸用：毫留下搜业绩牧、提岂炼经储验、选指导淹未来避免冲低级泥错误--遇-不该鸡出现衔的文抄字错兄误工作污总结规的格柜式、颜文字春要求剖（略嘴）秘书权协助款领导嚼完成房诚工作德总结青的过来程区分贼总结脂是用墨来宣捕讲还惊是上款报总结烧在本首单位僻属于险归档邮文件总结旧的过负程：提供祥以往头工作影计划--扮-提供撤重大岩活动励现存疫资料劈燕（文佛本、乎电子尼版文抵件、寻照片罢、报择道、参讲话副、录守音、刃获奖冈证书德、媒难体评译价、愧媒体啊参与