旭金机械制造公司费用报销管理规定

旭金机械制造公司费用报销管理规定一、目的为了公司生产经营需要，根据公司实际情况，本着为出差人员提供一个较好的工作条件和更好地为公司的生产经营服务的指导思想，同时为了规范费用报销程序，完善财务管理，特制定本规定。二、术语费用：专指企业在经营管理过程中发生的各项费用，具体包括经营费用、管理费用、财务费用等费用。三、职责3.1费用经手人负责原始凭证的事由及《费用报销单》、《出差旅费报销单》和《领（借）款申请单》的填写，费用单据的粘贴及所需报销费用的报审报批。3.2部门负责人及分管副总相关领导负责费用的审核。3.3财务部负责人负责费用的审核。3.4公司常务副总、总经理负责费用的签批。3.5财务部出纳负责已签批费用的支付。四、报销标准4.1差旅费4.1.1住宿费标准（单位：元/天/间）地区标准标准等级重庆市属远郊地区、外埠一般非省会城市外埠一般省会城市沿海地区及北京住宿标准住宿标准住宿标准高层领导（总监以上）100150200部门经理6090170主任及工程师5070150其余员工4060100①出差人员的住宿费按实际住宿天数，凭住宿发票分地区按标准拉通计算报销。超过住宿标准的，超出部份原则上不予报销，出差期间（不包括会议）没有住宿发票的，按标准的50%计发本人，会议住宿实报实销。②与公司级领导一同出差的报销标准靠公司级领导。③出差地由客户接待安排住宿的，不报销住宿费。④两人共同出差在同一地方的，如果是同性须住一个房间，由其中一人报销当晚的住宿费。4.1.2伙食补助标准4.1.2.1外埠出差地区标准地区标准等级重庆市属远郊地区、外埠一般非省会城市外埠一般省会城市沿海地区及北京高层领导（总监以上）60元/天/人80元/天/人100元/天/人部门经理、40元/天/人50元/天/人70元/天/人主任及工程师30元/天/人40元/天/人50元/天/人其余员工25元/天/人30元/天/人40元/天/人①外出开会、培训、学习期间的费用若有主办单位统一安排的不予报销（主办单位统一结帐）。②有驻外补贴的，不再报销伙食费用。4.1.2.2市内出差市内（北培区及重庆近郊地区）出差伙食补助只补助中晚餐，每餐10元，销售人员在出差期间因招待用户已报销业务招待费的，按次数扣除当日的伙食费补贴。4.1.3出差交通费标准4.1.3.1乘坐火车标准乘坐火车时间在12小时以内的，购买硬座车票；乘坐火车时间在12小时以上的，可购买硬卧卧车票。公司级领导乘坐火车时间在12小时以上的，可购买软卧卧车票。4.1.3.2乘坐飞机标准除公司高层领导（副总经理或以上领导）外，其它出差人员不得乘坐飞机，如有特殊情况须乘坐飞机的，须由主管领导报经公司总经理同意。但有公司高层领导随行的情况，其他出差人员可根据具体工作安排选择乘坐交通工具。4.1.3.3外埠出差市内交通费用标准外埠出差市内交通费一般人员（包括销售人员）按每天20元标准包干使用，不再报销外埠市内交通车票及市属远郊地区的交通车票及地铁车费等（不包括往返机场的专线客车费用）。出差人员原则上不准乘坐出租汽车，如确系特殊情况乘坐出租汽车的，按次数扣除当日的交通费补贴。4.1.3.4市内出差交通费标准市内出差办事按车票实报实销。（销售人员因有销售提成所以不予报销）4.2招待费需招待时，必须请示公司常务副总或总经理，经同意后方能实施招待，否则不予以报销。4.3通讯费4.3.1通讯费是指用于工作联络的手机费用。报销标准如下：职位副总级部门经理级主任级文职人员手机费150元100元60元50元4.3.2实施流程A.除副总级和部门经理级直接按照4.3.1条执行。B．其他人员根据工作的属性和实际情况，由本人提出书面申请，交部门经理签批后，由常务副总批准执行。C.销售人员（含部级或以上管理员）由于在提成上有考虑，通讯费用不再考虑。D.该部分费用，每月由综合管理部单独造表，以报销的形式统一领出发放。4.4日常采购报销4.4.1以实报实销的形式进行报销，但报销凭证中必须有经签批的采购计划和入库单。4.4.2原则上，物资采购须有发票（100元或以上的物资采购必须有发票才能报销），非特殊情况下收据、白条不能报销。五、报销流程5.1经手人填单5.1.1《费用报销单》填写与粘贴（1）《费用报销单》适用于费用支出的报销。每次报销应对费用发票按照要求进行分类，同一类费用发票粘贴在一张《费用报销单》上，并在《费用报销单》上注明附件张数。（2）填写的金额大小写应等于或小于附件金额。填写时必须使用钢笔或签字笔(蓝色或黑色)，字迹清晰工整且书写正确。（3）费用附件应区别正式单据和非正式单据。将非正式单据与正式单据区分开来后再分别按照以下费用类别进行分类粘贴。例如：报销的费用包括餐费收据、汽油费发票、购买办公用品发票，则应填写三张以上的费用报销单，将餐费收据、汽油费发票、购买办公用品发票分别粘贴在不同的《费用报销单》后。（4）罚款属正式单据必须单独粘贴。（5）伪票、不正规发票或无效签章的票据一律不予报销。5.1.2《出差旅费报销单》填写与粘贴（1）报销出差费用应填写《出差旅费报销单》，报销单上各项目应根据实际情况填写，费用附件（发票）分类粘贴在《出差旅费报销单》上，并在《出差旅费报销单》上注明附件张数。（2）填写的金额大小应等于或小于附件金额。“出差事由”栏简单写明事由，填写时必须使用钢笔或签字笔(蓝色或黑色)，字迹应清晰工整，且书写正确。（3）出差车船费、伙食补贴、住宿费等分开填写。5.1.3费用经手人填写《费用报销单》、《出差旅费报销单》，按照要求进行附件（发票）粘贴。无附件（发票）的须经证明人签字，将证明粘贴在报销单上，单独填写。5.2行政审批流程5.2.1报销金额在500元或以下的审批流程经手人将粘贴好的《费用报销单》、《差旅费报销单》报部门负责人和分管副总核签，然后送财务部核签，再送常务副总核批，最后再到财务部实施报销。审核时注意以下内容：A．部门负责人、常务副总根据实际情况对发生的费用事由及费用金额进行审核，确认属实的，据实签字。B．财务审核财务部费用审核人按以下程序和方法对《费用报销单》、《出差旅费报销单》等相关费用进行严格审核。（1）审核报销单据填写是否正确，经手人、部门负责人签字是否真实完整。（2）审核确认费用发票附件的分类粘贴的恰当性，附件与报销单金额是否相符。（3）审核附件张数是否填写属实。审批流程图：部门经理核签报销部门经理核签报销人制单财务实施报销财务实施报销常务副总核批财务核签分管副总核签5.2.1报销金额在500元以上的审批流程经手人将粘贴好的《费用报销单》、《出差旅费报销单》报部门负责人和分管副总核签，然后送财务部核签，再送常务副总核签，再送总经理核批，最后再到财务部实施报销。审核时注意以下内容：A．部门负责人、常务副总根据实际情况对发生的费用事由及费用金额进行审核，确认属实的，据实签字。B．财务审核财务部费用审核人按以下程序和方法对《费用报销单》、《出差旅费报销单》等相关费用进行严格审核。（1）审核报销单据填写是否正确，经手人、部门负责人签字是否真实完整。（2）审核确认费用发票附件的分类粘贴的恰当性，附件与报销单金额是否相符。（3）审核附件张数是否填写属实。（4）审核合格后在报销单上的相应位置签字，并在报销单上注明支付方式，对于超过3000元的大额费用金额，尽量采用银行付款结算方式。C．报帐金额在500元（含500元）以下的，常务副总经理作为最终审批者；报帐金额在500元以上的，总经理作为最终审批者。审批流程图：常务副总核签财务核签部门经理核签报销人制单常务副总核签财务核签部门经理核签报销人制单分管副总核签分管副总核签财务实施报销财务实施报销5.3报销实施经手人将最终审批后的《费用报销单》、《出差旅费报销单》报财务部出纳处报销。出纳员在实施报销时须遵循以下事项：A．再次核查报销凭证是否真实有效。B．审核《领（借）款申请单》上的预支金额与实际预支金额是否相符并确认退（领）金额。六、相关规定6.1公司员工不得虚报冒领费用，不得相互串通隐瞒，否则一经查实，即从其当月工资中扣除相应金额，并按《行政奖惩规定》的相关条款进行处罚。6.2凡在公司借（请）款出差的人员，必须在出差期满回单位后一周内完善报销手续并到财务冲账，否则不予再次借款。6.3财务部报帐的时间定于每周二下午和周五下午。特殊情况须报请公司相关领导批准。6.4在签批过程中，签批者必须严格把好关，否则按报销金额的50%从下到上承担经