公文的格式规范

广义公文：法定公文、专用公文、事务文书。（蓝色为狭义公文）按使用范畴公文分为15类：决策、决定、命令、公报、公示、通告、意见、告知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。（其中决策和公报是7月1日新增的）按来源分为：上行文、下行为、平行文。按性质作用分：法规性公文、指挥性公文、报请性公文、公布性公文、通联性公文、统计性公文。按保密程度分：绝密公文、机密公文、秘密公文。按办公时限规定分：特急件、加急件、平件（蓝色合称紧急文献）党政机关法定公文中，按规定只能单独使用，不能加以合并。公文的格式规范《党政机关公文格式》中将版心内的公文格式要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）下列、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线下列，末条分隔线以上的部分称为版记。版头版头：普通由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人和版头中的分隔线构成。份号：普通用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在左版心左上角第一行。密级和保密期限：普通用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。紧急程度：普通用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的次序自上而下分行排列。发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文献”二字构成，也能够使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边沿至版心上边沿为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。发文字号由发文代字、年份、次序号构成。年份、发文次序号用阿拉伯数字标注；年份应标注全称，用六角括号“〔〕”扩入；发文次序号不加“第”字，不编虚位（即1不编01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一种签发人姓名处在同一行。版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名构成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。主体主体：普通由标题，主送机关，正文，附件阐明，发文机关签名、成文日期和印章，附注和附件构成。标题：普通由2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关：编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一种机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多造成公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移致版记。正文：公文首页必须显示正文。普通用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文字构造层次序数依次能够用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；普通第一层用黑体字、第二层用楷体字；第三层和第四层用仿宋体字标注。附件阐明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件次序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。加盖印章的公文的发文机关签名、成文日期和印章：成文日期普通右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，普通在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关签名，印章端正、居中下压发文机关签名和成文日期，使发文机关签名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件阐明）一行之内。版记：普通由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期构成。公文中的横排表格公文用纸幅面尺寸及版面规定公文的特定格式信函格式命令（令）格式纪要格式公文的撰写公文撰写的基本规定：合“法”、求实、合体、简要、严谨、精确、规范、完整、清晰、耐久。惯使用方法定公文撰写决定：合用于对重要事项作出决策和布署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适宜的决定事项。决定含有全局性、指令性、规范性等特点。普通分为：政策性决定、布署性决定和奖惩性决定。决策的正文构造：普通涉及决定根据（为此，特作以下决定或现就作出以下决定等语过渡到下文）、决定事项（分条列项）和执行规定三部分。告知：合用于公布、传达规定下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。特点：使用面宽、用途广泛、使用频率高。有“公文轻骑兵”之称。分类：按告知的内容和用途，可分为：公布性告知、批示性告知、知照性告知和转发性告知。公示：合用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。特点：郑重性、周知性、新闻性。类别：向国内外宣布重要事项的公示、宣布法定事项的公示。公示的标题写法：一种是发文机关名称加文种，另一种是只写“公示”二字。公示不列主送、抄送机关，但落款和日期不可无视。公示的正文写法：公示正文普通由公示缘由、公示事项和尾语三部分构成。事项内容比较简朴的，能够直陈其事，不必阐明根据和理由。结尾惯用“现予公示”“特此公示”等惯用语，也能够不用尾语。通告：合用于在一定范畴内公布社会各有关方面应当恪守或者周知的事项。特点：广泛性、规定性、专业性类别：法规性通告、事务性通告通告标题的写作：通告普通使用发文机关名称、事由、文种三种要素齐全的标题，根据需要，前两个要素也能够省去其中一项或者两项均省略，只标明文种。通告正文的写作：正文由通告缘由、通告事项和结尾构成。报告：合用于向上级机关报告工作，反映状况，回复上级机关的询问。特点：沟通性、陈说性、单向性。类别：按写作时间，分为定时报告和不定时报告；按内容性质分为工作报告、状况报告、回复报告和随文报告。报告的构造：报告正文的构造能够分为报告缘由、状况与问题、此后工作打算、尾语四个部分。报告的撰拟应注意下列几点：不夹带呈请事项；根据行文目的和上级需要组织文字，突出重点；及时；数字和数据真实、精确、全方面；建议明确、必定、具体细致，便于操作；回复询问时有针对性。请示：合用于向上级机关请求批示、同意。特点：单一性、期复性、急迫性。类别：求示性请示、求助性请示、求准性请示。请示的写作要领：请示缘由、请示事项、尾语。函：合用于不相附属机关之间商洽工作、询问和回复问题、请求同意和回复审批事项。特点：多向性、灵活性、有效性。类别：根据行文往来，可分为发函和复函；根据内容和作用，可分为商洽函、询问回复函和求批审批函。函的构造：函的正文普通由函请（复）缘由、函请（复）事项和尾语三部分构成。撰写函的注意事项：主旨要单一，做到一函一事；直陈其事，不绕弯子，不讲空话，也不必客套寒暄；在语言运用方面，要根据受文对象把握好分寸，符合自己的身份；态度要诚恳，尊重对方，不卑不亢；措辞要得体，多用雅语。意见：合用于对重要问题提出见解和解决方法。特点：指导性、针对性、原则性、多向性。类别：按照用途分指导性意见、呈请性意见和评定性意见；按照行文方向不同，分上行意见、下行意见、平行意见。通报：合用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要状况。特点：典型性、说理性类别：按内容分表彰性通报、批评性通报和状况性通报；按形式分直述性通报和转述性通报。通报正文构造：重要事实、分析评论、决定与规定。批复：合用于回复下级机关请示事项。特点：针对性、结论性、及时性。批复的标题：普通由发文机关名称、事由和文种三部分构成。批复的主送机关：普通只写一种，即报送请示的机关批复的正文构造：批复引语、批复意见和尾语。纪要：合用于记载会议重要状况和议定事项。特点：纪实性、提纲性、指导性类别：根据会议的性质，可分为例行办公会议纪要和专项性工作会议纪要纪要的正文构造：会议概况、会议精神、结尾。调查报告：对某项工作、某个事件、某个问题，通过进一步细致的调查后，将调查中收集到的材料加以系统整顿，分析研究，以书面形式向组织和领导报告调查状况的一种文书。特点：写实性、针对性、逻辑性。调查报告的类别：介绍典型经验的调查报告、揭发问题的调查报告、反映新生事物的调查报告、社会状况的调查报告。调查报告的格式：文章题名（标题）；作者签名；正文【调查目的、调查内容、调查方式、调查成果、调查体会（思考建议）】调查报告的构造：普通涉及四个部分：标题、前言、主体、结尾。简报：党政机关、人民团体、企事业单位广泛使用的一种比较特殊的文种。它能够用于报告工作、反映状况、指导工作、交流经验、传递信息。会议简报：较大型和重要的会议用来专门报道、交流会议重要内容、进展状况，反映与会人员意见和建议的一种文字形式，能起到引导会议健康发展的作用。简报的类别：从时间上分：有定时的和不定时的两种；按阅读范畴分，有只送领导机关或领导人传阅、同时发送上下、左右机关传阅、内部传阅等几个；按内容性质分：会议简报、工作简报（动态）、状况简报、专项简报等。会议简报的构造：普通由报头、报身（正文）、报尾三部分构成。政务信息：涉及党务、政务、纪检等综合信息。信息是指由上级机关（党委、政府、组织、纪检及有关部门）采集、通过特定载体反映与经济、社会管理及公共服务有关的活动状况或数据方面的消息。特点：政治性、综合性、真实性、有效性、针对性、超前性、内向性。作用：党政信息是决策的根据，是领导的“耳目”，是沟通上下级关系的桥梁。“下情上传，上情下达”。政务信息的分类：从上报的角度看，可分为：动态信息（做法+效果，或状况+解决成果）、经验信息（做法经验成果）、问题信息（问题因素建议）、意见信息（事由意见）。写作要点：主题凝练、立意新颖、构造严密、层次清晰、风格庄重、语言精练。总结：是对一种阶段的工作、学习或思想认识所做的回想、检查、评价的书面概括，是人类认识活动的基本方式之一。类型：根据内容不同：工作总结、生产总结、学习总结、教学总结、会议总结等；根据范畴不同：全国性总结、地区性总结、部门性总结、本单位总结、班组总结等；根据时间不同：月总结、季总结、年度总结、阶段性总结等；根据性质不同：全方面总结、专项总结。写作要点：突出重点、突出个性、实事求是。日常事务文书撰写慰问信：以单位或个人的名义向对方表达慰问的书信。以电报的形式称为慰问电。基本格式标题：可写成"慰问信"、“写给XXX的慰问信”或者"xxxx致xxxx的慰问信"。称谓：（空两格）称谓应表达尊敬。正文部分：简要文字讲述因素、背景，提起下文；较全方面具体地叙述事实、表达慰问或学习；结合形势提出但愿，表达共同的愿望和决心，以激励的话结束全文。签名和署时：普通写在右下角先写姓名，在姓名下写日期。表彰信：特定受信者体现对被表彰者优秀品行颂扬之情的一种专用书信。构造：标题、称谓、正文、结尾、落款。格式标题。写成"表彰信"即可。称谓（顶格）。普通写给被表彰人的上级领导单位。事迹通过（交代表彰的理由、指出行为的意义）。表彰的语句。学习的语句。感谢信：得到某人或某单位的协助、支持或关心后答谢别人的书信。作用：对于弘扬正气、树立良好的社会风尚，增进社会主义精神文明建设有着重要意义。分类：按感谢对象的特点分：写给集体的感谢信和写给个人的感谢信；按存在形式分：公开张贴的感谢信和寄给单位、集体或个人的感谢信。感谢信的构造普通由标题、称谓、正文、结语、签名与日期五部分构成。（1）标题。可只写“感谢信”三字；也可加上感谢对象，如“致张子鸣同窗的感谢信”、“致平安物业公司的感谢信”；还可再加上感谢者，如“赵明康全家致××社区居委会的感谢信”；（2）称谓。写感谢对象的单位名称或个人姓名。如“××交警大队”、“刘自立同志”。（3）正文。重要写两层意思，一是写感谢对方的理由，即“为什么感谢？”二是直接体现感谢之意。感谢理由。首先精确、具体、生动地叙述对方的协助，交代清晰人物、时间、地点、事迹、过程、成果等基本状况；然后在叙事基础上对对方的协助作恰贴、诚恳的评价，以揭示其精神实质、必定对方的行为。在叙述和评价的字里行间要自然渗入感谢之情。体现谢意。在叙事和评论的基础上直接对对方体现感谢之意，根据状况也可在体现谢意之后表达以实际行动向对方学习的态度。（4）结语。普通用“此致敬礼”或“再次表达诚挚的感谢”之类的话，也可自然结束正文，不写结语。（5）签名与日期。写感谢者的单位名称或个人姓名和写信的时间。祝贺信：对别人获得的成就、获得某种职位、组织的成立、纪念日期表达祝贺的公文。构造：普通由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。请柬（邀请信）类型：结婚请柬、个性请柬、邀请函、单位请柬等。构造：普通由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分构成。聘任书构造：由标题、称谓、正文、结尾、落款五部分构成。倡议书：个人或组织基于推动某项工作、开展某项活动等需要，向社会或者有关方面公开提出某种做法、规定，并但愿得到附和响应的惯用文书。多用于文化、生态、社会等领域。分类：根据倡议者的不同：个人公布的倡议书和组织公布的倡议书；根据倡议对象的不同：面对全社会的倡议书和面对有关单位的倡议书。构造：普通涉及倡议事由、倡议事项、呼吁和号召。告启文书撰写启事：机关单位、社会团体、企事业或公民个人公开声明某件事情，但愿有关人员参加或者协助办理而使用的告知性应用文。特点：公开性、广泛性、实用性、随意性。种类：按内容：招生启示、寻物