高职院校图书馆勤工助学学生管理创新模式研究

高职院校图书馆勤工助学学生管理创新模式研究

1勤工助学中存在的问题在专业和领先的图书馆，还设立了助学工（以下简称助学工）的工作，这不仅缓解了图书馆由于缺乏人才而带来的工作压力，而且为贫困家庭的学生提供了相应的经济补贴和实践机会。勤助学生目前在高职图书馆中普遍存在、并将长期延续,重视和加强勤助学生的规范化、科学化管理已成为图书馆工作不可或缺的一部分。目前,高职图书馆勤工助学工作普遍存在学生上岗流动性大、学生岗前培训力度不够、学生与馆员之间沟通少、学生服务观念弱化等情况。如何根据当代大学生的特点,运用先进的管理理念和方法进行管理创新,使勤助学生的管理工作更上一层楼,是高职图书馆亟待解决的问题。为此,本文以广东轻工职业技术学院图书馆(以下简称“我馆”)为例,探讨高职院校图书馆勤工助学工作普遍存在的一些问题,以及如何建立起勤助学生自主管理为主的创新管理模式。2勤助学生使用过程中的问题笔者从2007年开始负责我馆流通阅览部勤助学生的管理工作,与其他高职图书馆一样,我馆在使用勤助学生的初期也遇到了很多问题,现总结如下:2.1勤助学生缺乏必要的培训和激励目前,绝大多数高职院校图书馆缺少对勤工助学工作的统筹规划和设计的权利,常常需要被动地适应学校的相关政策和法规。勤工助学的管理部门一般是学校学工处,勤助学生人选由学工处决定,高职图书馆没有直接筛选勤助学生的机会,无法把握用人质量关。勤助学生管理权和使用权的分离,导致图书馆难以制定稳定长远的发展政策与管理措施,对图书馆管理的有效性造成负面影响。我馆在2009年之前也是在每学期开学初,根据需求向学校申报需求人数,然后由学工处委派需要参加勤工助学的学生上岗。基本是即招即干,仓促上岗,没有经过必要的岗前培训,到岗后再由各部门馆员边干边教。学生的工资也是由学工处统一核算后发放,发放的时间往往不定时而且周期较长,学生有时几个月甚至一个学期才能拿到一次工资,这也从某种程度上极大地挫伤了他们的工作积极性。基于以上原因,很多学生对这份来之太易的工作不加珍惜,图书馆在给他们分配工作任务时,经常挑三拣四,给勤助学生的管理工作带来很大困扰。高职图书馆在招收勤助学生时,由于缺少选拔学生的自主权,难以真正做到择优或扶贫济困选才,绝大多数图书馆只是对学生进行了简单的面试,这从根本上让很多学生对这份工作不加重视,工作无法保持较长的连续性。另外,经常有部分学生因课业负担、缺乏吃苦耐劳的精神等原因中途退出,造成刚刚一批勤助学生熟悉了业务工作,又要重新招收和培训,并且这种交替多发生在高职院校开学之初,此时正是图书馆最繁忙的时期,从而对图书馆的工作带来了较大的冲击。由于勤助学生流动性大,更替比较频繁,图书馆经常会面临勤助学生结构断层、青黄不接的尴尬局面。即便花费时间和精力重新招聘,新加入的同学由于对图书馆业务不熟悉,也需要一定时间的培训和适应。人员的流动和不稳定性,浪费了图书馆的人力物力资源,也影响了其他学生的工作积极性。勤助学生流动性大已经成为阻碍高职图书馆勤工助学工作发展的最主要问题。2.3勤工助学培训不到位高职院校图书馆的工作具有一定的专业性,因此需要对勤工助学的学生进行相应的岗前培训。但从学校层面来分析,目前图书馆的勤工助学工作往往被学校定位为一项单纯的济困措施,没有从培养人才的高度来选拔高素质的大学生参与图书馆的管理和服务工作。从图书馆层面来分析,不少图书馆由于对勤工助学这种用工形式认识不到位,认为勤助学生是临时工,流动性大,没有必要对其进行规范和全方位的培训。因此,对待勤助学生常常是“重使用,轻培训”。在实践中,图书馆普遍存在着勤助学生培训不到位的现象。由于培训内容没有系统化等原因,培训工作常常一再简化,有时仅仅是馆员的简单口头讲解,使得勤助学生不能真正掌握在图书馆服务中应了解的业务知识,不能在岗位上游刃有余地发挥作用,严重制约了勤工助学工作的效益。因此,图书馆应改变零散化、短暂化的培训方法,对学生进行系统的岗前培训。2.4勤工助学工作管理不规范,考核和奖惩不到位高职院校勤工助学中心一般设在学生管理职能部门,而作为用人单位的图书馆却没有直接的人事管理权和劳动报酬分配权,导致勤工助学的学生干好干坏一个样,管理很不规范。除了管理不严格,高职图书馆对勤工助学工作的监督力度也不够,干好干坏没有一个标准,奖惩不分明,随意性较强,使得部分学生存在工作懈怠、工作质量达不到标准的现象。由于很多高职图书馆都没有制定针对大学生特点的完善的规划方案,没有充分考虑大学生上课与勤工助学之间的衔接问题、出勤保障问题,复习和考试期间时间调节问题等,因而往往缺乏完善的系统成文的勤工助学管理与监督制度、奖惩制度和激励机制,难以有效地调动勤工助学学生的工作积极性和主动性。2.5勤助学生缺乏交流由于到图书馆勤工助学的学生来自不同的院系,图书馆员对这些学生不够了解,加之在工作中接触时间短,很少与学生进行有效沟通。此外,由于勤助学生的工作时间和地点相对固定,从而使得不同书库不同时间段的学生之间也缺乏交流,这就致使勤助学生缺少集体归宿感和荣誉感,而且相关通知需要即时上传下达的时候也会遇到很多障碍。即时有效交流平台的欠缺,势必为学生的管理工作带来一定的难度。3勤工助学的权利性质在我国高职院校图书馆勤工助学工作中,图书馆往往处于相对被动的位置,缺少招聘、考核与评价勤助学生的主动权以及财政权,从而在根本上阻碍了勤助学生管理工作的良性运转和发展。因此,高职图书馆应把勤工助学工作作为长期发展战略的重要组成部分,积极争取相应的人事权与财政权。以我馆为例,经过几年坚持不懈的努力与争取,学校终于从2009年开始单独划拨图书馆勤工助学的专项经费到图书馆的经费预算里,同时也把勤助学生的管理权从学工处下放到图书馆,终于取得了图书馆管理勤助学生的人事权与财政权,拥有了管理的自主权和主动权,这从根本上改变了之前勤助学生管理权与使用权分离的尴尬局面,脱离了学生处和图书馆双重管理的处境,我馆的勤助学生管理工作也从此走上了良性循环的道路。3.2规范合同程序，加强前线培训3.2.1以考试和面试的方式选择职岗由于学生的素质参差不齐,招聘时都希望能招到工作认真负责、责任心较强、能吃苦耐劳的学生,为此要制定科学的招聘方式,做好图书馆对勤助学生的选拔工作。我馆自2009年开始每年只招聘一次,招聘时间一般定在新生入校的两个月之后,招聘前两周向各个院系办公室发布图书馆招人计划及招聘要求。鉴于学生总体数量较大,而每次只招收120人左右,因此在发布通知时要求每个班级只能推荐两名优秀的贫困学生来参加招聘,各班辅导员审核通过的素质较好、家庭真正困难的学生才能被列为招聘对象。多数高校图书馆招聘时一般只设有面试这个环节,但我馆一直坚持笔试和面试相结合。笔试的内容包含在新生入学时图书馆发放的《图书馆使用指南》,为了通过笔试,学生必须把这本小册子的内容背得滚瓜烂熟,通过这种方式可以让学生基本了解本校图书馆的整体情况,包括组织机构、规章制度、馆藏分布以及图书馆分类和排架的基础知识,为接下来的岗前培训打下良好基础。虽然限制了应聘人数,我馆的招聘会每次仍然会有400多人参加,这也算是校园里规模最大的一次招聘会了,短时间内全部由图书馆老师来完成面试显然是不可能完成的任务。因此在招聘之前会先培训前一届的优秀勤助学生做面试官,每两人组成一个面试小组,拿着事先打印好的面试问题(8个问题里任选3-4个)对应聘学生进行提问,以了解他们的想法和应变能力,面试完成后给出相应的面试分数及评语,为图书馆老师最终确定入选名单提供重要参考。这样通过笔试和面试的双重筛选,可以选拔到真正对图书馆工作感兴趣,具有较强责任心、综合素质比较高的学生,他们通过层层选拔进入图书馆之后,也会更加珍惜这份来之不易的兼职工作。每次招聘会给参与招聘和应聘学生都提供了难得的锻炼机会,老一届勤助学生既锻炼了能力,又从面试官的角度领悟到了应聘的要诀,应聘的学生则提前预演毕业求职时的场景,为他们以后步入社会增加就业砝码。通过招聘会初步选拔出符合图书馆要求的学生,但图书馆老师对他们的工作能力和个人素质都了解甚浅,往往需要经过一段时间的考察和定岗后,才会发现某些同学的素质不高,责任心不强或不服从老师的分配等情况,以上这些都会影响部门工作效率和工作质量。我馆采取的办法就是给学生一个月的试用期,对学生进行各方面的考察。在这期间,图书馆和试用期的学生有着双向选择权,应事先跟学生说明如果觉得自己不适合图书馆的工作或者不能坚持在图书馆做完三个学期,必须在试用期结束之后做出选择,在此之后如果没有特殊原因原则上不能随便退出勤助队伍,这也算是学生和图书馆之间一个口头的协议和承诺。据不完全统计,采取此项措施之后,有大约80%的学生可以一直坚持做一年半,招聘也由之前一年两次减为一年一次,为图书馆的工作减轻了负担。由于每次试用期之后大约都会有15%-20%的学生主动退出或未能转正,所以招聘的人数与实际需要人数是按照1.2∶1的比例来进行。3.2.2集中授课培训岗前培训是做好服务的首要环节,岗前培训需要正规化和制度化,讲解→示范→考试→定期的考核要形成一条龙的培训进程,以强化勤助学生的工作责任感和工作技能。我馆的岗前培训由各岗位负责馆员和勤助老生共同进行,每次培训开始时,首先都会由专业馆员进行集中授课,使新勤助学生了解本校图书馆的规章制度、馆藏分布、文献分类、图书排架、文献检索以及工作流程等基本情况,并通过培训使学生树立以读者为中心、爱岗敬业、团结协作的精神。除了集中授课培训,我馆在培训方面采用的另一个方法是人培育人的方式。要求原有学生以老带新,做好传、帮、带,使新来的同学尽快熟悉图书馆业务。一般是由一个优秀的老生带10个左右新人,分别在各个书库或阅览室,手把手地传授基本的工作技能和各个工作环节的注意事项,比如示范如何排架和调架,如何整理乱架书刊,图书如何整架、倒架等。新上岗的学生刚开始进入工作时会产生畏难情绪,缺乏自信,那么应在第一个月的实习期内,让老生带领他们跟岗实习,通过老生的言传身教,新人很快就能熟悉工作流程并进入工作状态,在实习期结束时还会再进行一次工作考核,各个工作环节完全合格者方可转正。3.3引入竞争激励机制图书馆要使勤助团队的管理制度化、科学化和系统化,必须建立起健全的规章制度和奖惩制度,强化管理与监督,引入激励和约束机制,不仅可使学生各司其职,各尽其守,也是解决工作随意性大、工作时间变化多这些问题的根本保障。以我馆为例:在日常工作管理上,要强化管理与监督:(1)出勤管理:到岗出勤情况能反映出学生对工作的一个最基本的态度,本馆采取的是签到式管理,各个书库上班的学生统一在一楼总服务台签到,来时签到,离开时签离,由本人签到,其他人不得代签。(2)工作管理:每个书库和阅览室都有一本工作留言记录本,供交接班的学生联系工作用,每个人上班之前看看留言本里有什么未完成的工作需要继续,下班之前也要写下自己的值班工作记录。负责书库管理的老师和小组长也会根据情况在留言本上安排工作,同时老师可在留言本上留下对他们工作表现的评价,表示对学生工作的肯定。(3)加强监督措施,严禁学生在工作时间擅自离岗、看书、聊天等,加大巡查力度,发现问题及时批评指正,该馆采取的具体措施是书库值班的老师每半天至少巡查书库两次以上,并在“老师巡查本”上签到并记录相关情况。要引入激励机制,做到奖惩分明。制定勤助学生的考核标准和奖惩规则,定期对他们的工作进行考核,尽量杜绝上班迟到、旷班、不能按时完成工作量的现象发生。比如该馆的规定是迟到早退要扣除一定工时,旷班一次的同学除扣除工时外还给予警告,两次以上则予以劝退处理,对于工作中不称职、不服从领导、不负责任的学生,图书馆要及时予以撤换;对于工作中认真负责、积极肯干、表现优秀的同学,图书馆则给予一定的表彰和奖励,如颁发“优秀勤工助学馆员”证书,在图书馆主页上予以通报表彰,还可将他们的活动视为社会实践体现在个人档案记录中,同时还可在使用图书馆时给予便利条件,比如增加图书借阅量,延长借阅周期以及赠送电子阅览室免费上机时间等。在团队工作中引进竞争激励机制是充分发掘勤助学生潜能,调动工作积极性和主动性,实现价值最大化的最佳途径。综观勤助学生管理模式现状,大部分高职图书馆还在延续传统管理模式,即老师“派活”、学生“干活”,学生是完全被动地工作。不妨可以仿照学生会、社团等机构建立一种以学生自主管理为主、老师指导为辅的自主管理模式。图书馆各部门负责人负责监督本部门勤助学生的管理,下设学生团队组长,各小组长全权负责所在部门学生的工作安排,协调各部门的学生调动,及时解决本部门学生在工作中遇到的问题等,实现学生自主管理。当然其工作内容和方向必须始终围绕图书馆工作的需要,因此,专职老师的指导和引导作用不容忽视。如我馆自2008年开始采用的就是学生自主管理模式,实行图书馆“指导老师+小组长”负责制。勤工助学团队一般有100人左右,从中挑选4-5个工作能力强、业务熟练、具有奉献精神的同学担任组长,成为团队的带头人。由图书馆负责老师提出具体要求,各小组长根据勤助学生课程表的安排,在每个学期的开学之初排出各书库和阅览室各个时段的值班表,以不影响上课为准,并要求所有勤助学生的上班时间要基本平均。学生分配到具体岗位后,由指导老师负责勤助学生的岗前、岗中培训,在日常工作中,由书库老师监督检查。小组长则负责各个岗位的任务安排,在老师的指导下根据实际情况安排工作重点:比如开学初还书量大,小组长会安排一定的学生加班上架;比如文学类及计算机类的书乱架较多,小组长会定期安排学生进行整理;当某个时期较多同学出现同样的工作失误时,小组长也会安排开会进行讨论改进等;当组员临时调课或者实习时,组长还需要协调其他人来代班以保证每个岗位都不会空缺。让勤工助学的学生实行自我管理,实际上就是为其提供一个真正意义上的职业训练的平台,有助于培养学生的职业素质、解决问题的能力和团队协作精神。与传统管理模式相比,勤助学生自主管理模式无疑有着明显的优势,它增加了学生的自主权,调动了他们的积极性,从被动完成任务到主动承担重要责任,角色进行了转