会议供应机构

第四章会议供给机构第一节ＰＣＯ一ＰＣＯ的定义ＰＣＯ是英语ProfessionalConferenceOrganizer的缩写，是指通过为客户组织，经办会议而获取收入的专业的会议组织机构．1.二ＰＣＯ的工作１会议的促销宣传，新闻报道工作２各种印刷品的制作安排３会议地点和会议场所的选择４会议住宿〔宾馆〕的安排５会议餐饮的安排６会议预先注册和现场注册工作７会议财务管理工作，包括会议预算，会议资金筹措，会议本钱控制，会议现金管理等．2.８会议临时员工的招聘和培训，管理工作９会议翻译〔口译和笔译〕人员的安排１０会议技术设备和人员的安排１１会议社会活动，学术访问活动的安排１２会议旅行，游览等活动的安排１３会议附设展览活动的安排〔包括国际会议国外参展商的展品报关等〕１４帮助有关机构进行国际会议的申办，申报3.１５与海关协调参加国际会议的国外代表入境签证事宜１６协调，处理与当地政府机构包括公安，消防和海关等部门的关系．4.三ＰＣＯ的收费方式〔一〕包价式即帮助组织，运作，管理好一个会议一次性总共收取一笔费用，不管参会者人数的多少．〔二〕根本费＋参会者人头费即帮助客户完成一个会议，除了收取一笔根本费用外，再根据参会者人数每个人提取一定的费用．5.〔三〕参会者人头费即完全根据参会者人数的多少每个人提取一定的费用，不再收取根本费．〔四〕按小时收费即完全按照为社团组织或企业安排，组织会议的工作时间来收费，而不管参会者的多少，也不再收取根本费．6.第二节会议中心一根本场地，设施和效劳１具有固定座位和技术设备的剧场〔礼堂〕式大会议厅２有各种大小的隔音性强的中小型会议室３会议厅，室具有照明，空调等根底设施，设备４会议厅，主要会议室拥有话筒，音响，放映设备，投影银幕等必须的会议技术设备．如果是国际会议中心，还必须拥有同声翻译设备．7.５拥有大堂和其他公共区域〔作为会议登记，咖啡／茶歇等的地方〕６具有适当的餐饮场地，设施设备和效劳能力７有办公室〔可供会议组织者办公使用〕８有可以提供水，电，英特网接口等的展厅〔供举办会议附属展览活动使用〕９有存放展品的储藏室１０有〔展品〕装卸场地和设备8.二其他方面的要求１良好的可进出性２有效的导向系统３训练有素的专业会议效劳与管理人员４周围，附近有足够的宾馆和餐饮场所５配套效劳设施齐全６配有符合标准平安，消防设施，设备，会议期间有充足的平安保卫人员．9.第三节会议宾馆一会议场地，设施与效劳１拥有各种大小，类型的具有隔音效果的会议室２每个会议室都有可以独立控制的灯光，空调等根本设施３主要会议室拥有话筒，放映设备，投影银幕等必需的会议技术设备10.４有足够大的前厅和公共空间５有供会议组织者办公的房间６有超过最大会议接待人数的住宿，餐饮供给能力．７有充足的停车场地８有清晰的馆内外导向系统９有适当的可供举办会议附属展览活动使用的空间１０有可以存放展品的储藏空间11.１１有现代化的通讯系统１２有专业的接线员１３有适当的平安保卫人员和设备１４能２４小时提供以下效劳〔１〕大厅里有复印效劳〔２〕通讯效劳〔３〕会议技术支持〔４〕清洁卫生〔５〕会议室〔６〕急救效劳和其他医疗效劳12.二会议管理机构三提供会议客户需要的信息１各个会议室的平面图２每个会议室的面积３会议室的布置形式和相应可以安排的与会人数４可以使用的技术设施，设备５所有会议场所，设施，设备和效劳的价目表６专业会议效劳员工数量及其效劳经历13.第四节旅行社第五节交通运输商１对指定交通运输商的好处〔１〕会议给其带来大量的客源，提高其交通工具的利用率．〔２〕其名字被写入会议的各种宣传促销资料中，会议组织者帮其做了免费广告，提高其知名度，树立其在社会公众中的良好形象．〔３〕使用其交通工具的会议参加者都是可列入其客户档案，成为其未来促销对象．14.二对会议组织者的好处１可以从指定交通运输商那里获得一定数量的免费或折扣交通工具使用权．２可以通过指定交通运输商的销售网络或交通工具做促销宣传．15.第六节翻译公司第七节会议局一会议局的性质会议局是一个非营利性的组织机构，它负责对一个城市或国家的会议业进行规划和管理，为一个城市或国家对外进行会议业的整体营销宣传，并为所在城市或国家争取到尽可能多的会议在那里举行．会议局可以是一个政府机构，也可以是一个非官方机构或半官方机构．16.二会议局的特点１非营利性２中立性３以会议客户为中心．17.三会议局的工作1对所在城市或国家的会议业进行行业管理2代表所在城市或国家政府参加相关的国际会议组织,加强与各国会议组织机构和会议专业机构的联系.3规划,投资和管理所在城市或国家的会议根底设施,塑造会议目的地良好的整体环境.18.4制作所在城市或国家会议业的整体宣传促销,展示会议目的地的美好形象.5支持所在城市或国家的会议企业或会议主办者针对潜在的会议参加者的宣传促销活动.6为所在城市或国家争取会议在那里举行.7把争取到的会议客户介绍给所在城市或国家的PCO,会议中心或其他的会议供给商.19.8为外地(国)会议客户或PCO提供会议方面的咨询,提供所在城市或国家政府的有关规定和流程(如税法等)9帮助外地(国)会议客户或者PCO预选所在城市或国家的会议场所和会议供给商.10邀请,组织,帮助外地(国)会议客户或PCO到所在城市或国家进行会议地点的考察.11支持所在城市或国家有关部门或机构进行会议的申办工作.20.第八节政府一财政政策

1在税收上给予会议企业各种优惠

2给在本城市(国家)召开的会议本身以外的补助.3给带来会议的机构或者个人以奖励.二规定为会议的顺利召开提供便利.21.三规划四工作效率开辟绿色通道,减少审批手续,缩短审批时间.五平安保障22.第五章会议的申办活动第一节国际社团组织会议申办的报批一国际社团组织会议的审批制度(一)我国审批国际社团组织会议的根本要求与程序23.1举办国际社团组织会议必须办理报批手续2举办国际社团组织会议的机构必须具备一定的资质3申请举办国际社团组织会议的程序(二)国际社团组织会议审批的权限和时限1国际社团组织会议审批的权限2国际社团组织会议审批的时限24.二国际社团组织会议的

报批程序(一)报批前的准备工作1会议的申办者和承办者2我国的学术水平3会议经费平衡4举办城市5举办时间和会期25.(二)研究国际社团组织的有关文件(三)办理报批手续

1会议名称

2会议时间

3会议地点

4会议组织者

5预计会议人数26.6会议宗旨,目的,背景,做简单的介绍7会议经费来源8会议附设展览会9会议联系人(四)国际会议的批件(五)申报国际会议时注意的问题1国际社团组织的会议的再次申报2国际社团组织会议的变更27.第二节国际社团组织会议

申办的准备一建立申办机构(一)组织委员会1人员组成2主要职责(二)程序委员会1人员组成2主要职责28.(三)会议秘书处1人员组成2主要职责(四)与PCO联合申办二制定申办方案三编制申办预算29.(一)申办文件制作费用1会议申办报告2辅助申办材料(二)出国费用1国际旅费是最大的支出2国外食宿费用也是一笔不小的数目(三)活动费用1宴请费用2礼品费用30.(四)接待费用1食宿费用2宴请费3国际旅费(五)其它费用四筹措申办经费(一)申办资金属于风险投资31.(二)申办活动要有足够的经费(三)申办经费的主要来源1行政事业费2PCO3旅游机构32.第三节国际社团组织会议的

申办报告一申办报告的主要内容(一)邀请信1必须有以主办单位负责人的名义签发的邀请信2最好有以主办单位的上级主管单位负责人的名誉签发的邀请信3也应该有以会议举办城市市长的名誉签发的邀请信4以会议承办单位负责人名誉签发的邀请信33.(二)学术内容1中国在该学科领域的背景2拟定的会议学术主题3拟定的会议讨论的学术范围4初步的学术方案(三)中国的介绍(四)主办城市的介绍(五)大会会址的详细介绍34.(六)宾馆的介绍(七)旅游景点,参观,购物地点的介绍1当地城市旅游资料2会伴活动的去处3中国其它著名旅游城市的旅游景点(八)交通和通讯(九)初步预算1会议收入35.会议的收入主要来自注册费的收入会议的收入还应包括会议附设展览的收入,企业赞助和广告收入有的国际社团组织希望申办国的政府也对会议赞助,表示对该会议的重视2会议支出(1)筹备期间的费用,主要是印刷费,邮寄费和常设秘书处的办公费用36.(2)接待国际社团组织有关人员的现场考察(3)会议邀请特邀报告人的费用(4)学术筹备的支出,论文审定,论文印刷(5)会议期间的支出,会场和设备的租金,招待会和宴会(6)上缴国际社团组织的金额3预算结果37.(十)组织机构1应将该国家所有在该领域内的世界上有一定影响的人士都列在申办书中,以显示国家的团结2可用框图的形式表示出会议的组织机构,包括会议程序委员会,组织委员会,秘书处领导下的学术部,会务部,财务部,展览部38.二申办报告的制作和提交(一)申办报告的制作(二)申办报告的提交三辅助申办材料39.第四节国际社团组织会议的

现场申办一现场申办人员(一)现场申办人员的组成(二)现场申办人员的条件(三)现场申办人员的出国经费(四)申办人员的出国手续二现场申办活动40.(一)公关活动1与国际社团组织的联系2宴请3私下交谈(二)参加理事会1陈述报告2答复以下问题3表决(三)参加全体代表大会41.第五节企业会议的竞标一企业会议筹划的原那么(一)社会性原那么(二)科学性原那么(三)实效性原那么(四)创新性和可操作性的原那么42.二企业会议的程序及分工(一)立项阶段1主题是否具有迫切性2能否有足够的预算支持会议的开展3会议进行具有根本的可行性(二)调研阶段(三)筹划阶段包括拟定活动内容和形式,安排会议流程,确定会议时间,拟定活动布置方案,制定预算和落实工作分配的方案等.43.(四)实施阶段会议的前期运作是指以会议筹划方案为根本,细致的安排筹划方案上的工作,在根据工作的情况适当的调整会议方案.现场实施包括会议当天的场地布置,人员工作情况,执行整体流程的工作.(五)评估阶段包括会议运行过程中出现的问题和会议的完成情况,最终取得的成果,产生差距的原因等.44.三企业会议的竞办过程(一)招标招标企业编制招标文件,企业发出的投标邀请信包括:1招标企业的介绍,招标会议的背景2投标人须知:一些重要名词的定义和解释,投标文件的编制要求,投标文件的递交方式和地点,以及截止日期,开标的时间和评标的方法,投标费用和中标效劳费等45.3用户要求:会议的名称,会议招标内容,会议所要到达的目的,报价要求,筹划书提交或提供效劳的时间等.4投标人有关资格和资信证明文件5企业规定的其他的应当说明的事项(二)投标会议的承办企业在规定的时间,地点递交合格的投标文件46.(三)开标按照招标文件的规定举行开标仪式,当众宣读投标文件中开标一览表内容,记录后各投标人确认签名.(四)评标会议小组按照要求对投标文件进行评审和比较,根据最后的评标结果,向主观部门提出书面报告,推荐合格的中标候选人47.五)定标集中会议小组和上级主管部门的意见确定中标人.由招标企业发出中标通知书.(六)中标企业按照招标文件的规定和中标结果与中标公司签订书面合同并履行合同.四企业会议承办人的审验标准1是否具有法人资格并能够旅行和承担相应的会展活动民事责任.2审核公司的实力和专业水平48.第六章会议筹备管理第一节会议初期筹备一会议组织机构的建立(一)秘书处下的工作小组1学术组起草确定征文通知书中的全部学术局部的内容接收会议论文49.(3)组织论文的审稿会(4)编辑,校对和出版论文集(5)起草注册通知书中的全部学术局部的内容(6)制定会议期间的详细学术日程(7)提出会场,设备使用方案(8)安排学术参观活动(9)组织会后编辑会中的学术内容50.2会务组各轮公告的编辑和印刷论文集的印刷各轮公告的邮寄各轮公告反响表的搜集和制作数据库会场和设备的保障所有社会活动的安排代表注册用品的准备现场注册工作人员的管理51.3公关宣传组4接待组会前预定宾馆,预测宾馆房间数量,协商价格会前将代表住店信息提供给宾馆,协助宾馆安排代表用房安排国内代表的返程机票和车票安排会议代表的就餐52.5财务组编制会议预算收取代表的各项费用支付会议的各项开支轻快发生变化时调整预算并及时向会议各级领导汇报会议结束后,完成财务报告53.6筹资组编制筹资文件搜集可能给会议提供赞助的个人和企业的名单与可能的赞助个人和单位联系,协商签到筹资合同催要赞助款7附设展览组54.8交通组9旅游组提供通知书中的有关旅游局部的内容联系国外旅游机构安排代表的国际旅游安排会议期间的旅游参观活动组织会前,会后的旅游活动安排会议期间的会伴轰动10安保组55.(二)确定会议对外公布的联络人1通信地址和联系人2电子邮件3会议网页4556.二制定会议工作方案(一)会议的阶段划分1初期筹备阶段的主要工作2征集论文阶段的主要工作3代表注册阶段的主要工作4会议举行期间的组织工作5会议的后续工作57.(二)重要日期确实定1开始征集论文的时间2论文投稿的截止时间3论文接受通知书的发出4注册通知的发放时间5预先注册的截止时间6宾馆和旅游预定的截止时间58.三发布会议第一轮通知

四选择PCO五编制会议预算和落实会议筹备经费六初步挑选会议场所和会议住宿,餐饮场所或供给单位.59.

第二节会议论文征集一确定会议的专业内容1确定会议的